SlideShare a Scribd company logo
1 of 49
Project Management
and
Digitalisation Document
Fachrul Azizi - 0811601087
Nurhalim -1211600075
Tedi Purwanto - 1211600216
Andi Rohmana Saputra - 1211600208
1
Struktur Tim Perencana
TASKS
Name: Fachrul

Picture

 Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan ,
memastikan proyek berjalan lancar serta
membuat laporan mengenai perkembangan
proyek dan melakukan presentasi akhir proyek
Name: Nurhalim

( Fachrul Azizi )

 Bertugas menganalisa proses digitalisasi
dokumen yang akan diimplementasikan,
dimulai dari menganalisa , perubahan dana,
posisi keuangan serta pembuatan schedule
proyek
Name: Tedi Purwanto
Picture

(Andi)

Picture

(Tedi)

(Nurhalim)

 Bertugas mengembangkan sistem aplikasi
digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan
yang telah ditetapkan, merumuskan
perancangan berbasis web
Name: Andi Rohmana Saputra
 Bertugas mengembangkan sistem aplikasi
digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan
yang telah ditetapkan, merumuskan
perancangan berbasis web

2
Karakteristik produk/ jasa/ output

Produk yang dihasilkan adalah sebuah aplikasi Manajemen Dokumen

Screen Caps

3
PROJECT OBJECTIVES
Tujuan dari proyek ini adalah :
•Mempunyai sebuah sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga mempermudah dan
mempercepat pencarian surat / dokumen yang sesuai kebutuhan.
•Mempermudah dalam kegiatan pengarsipan.
•Menjalankan pengarsipan surat/dokumen dalam bentuk digital secara terstruktur dan tersistem dalam
rangka efisiensi penggunaan ruang dan waktu penyusunan, terutama yang bersifat cepat bergerak
dan berumur pendek, dengan tetap memelihara efektifitas pencarian dan distribusi untuk kebutuhan
administratif dan atau informatif di masa depan.
•Meminimalisasi kesalahan pengarsipan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia.
Dalam rangka pencapaian maksud dan tujuan di atas, pelaksanaan pekerjaan ini diharapkan untuk
mencapai sasaran sebagai berikut:
•Dihasilkannya sebuah format digital dari dokumen-dokumen/surat-surat dari keseharian PT. XYZ.
•Tersusunnya sistem dan prosedur perekaman, pengelolaan, dan pendistribusian persuratan dan
dokumentasi di dalam internal PT. XYZ.
•Terbangunnya sebuah sistem informasi pengelolaan dokumen dan persuratan yang terintegrasi
berbasis Web.
•Sebuah sistem yang mampu untuk melakukan pengelolaan administratif surat masuk dan keluar.
•Sebuah sistem pengelolaan pengarsipan surat/dokumen.
•Pembuatan surat / dokumen standar secara otomatis.
•Penelusuran riwayat, status dan keterkaitan dari surat / dokumen.
•Memberikan peringatan secara otomatis atas status dan proses dari surat / dokumen.
4
Review Sistem Digitalisasi Dokumen
Seluruh Proses Digitalisasi yang sudah di buat akan dilakukan review
oleh Sistem Analist Dan Project Manager
Reviewer / Stakeholder

1 st

(Sistem Analist)
Facrul

 

(Project Manager)
Andi Rohmana

Release

 

Teddy Purwanto

Final

 

 

 

(Devlopment)

Sistem yang telah dibangun oleh Project Manager, System Analyst,
Devlopment. Sistem yang telah dianggap final akan direlease setelah
disetujui oleh PM
5
MILESTONES & DELIVERABLES

MILESTONES LIST

Tanggal

Milestones

Duration

1 Oktober 2013

Initiation & Planning

10 D

15 Oktober 2013

Pengembangan
Aplikasi

54 D

30 Desember 2013

Pengujian / UAT

18 D

23 Januari 2014

Closing

12 D

10 Februari 2014

Serah Terima

1D

Project Charter Due Date :
Waktu pengerjaam project dimulai dari 1 Okt 2013.
Dengan lama durasi adalah 95 Hari.
6
PROJECT DELIVERABLE

Sebagai hasil dari pekerjaan ini adalah:
a. Sebuah Sistem Management dan Digitalisasi Dokumen.
b. Akan dilaksanakan pelatihan dan pendampingan.
c. Akan diberikannya sebuah buku petunjung penggunaan
aplikasi(User Guide).

7
DEPENDENCIES

 Ketergantuang terhadap keberhasilan proyek :
a. Dibutuhkan scaning yang khusus.
b. Tingkat ke akuratan dalam OCR tinggi jadi cukup memakan
waktu untuk proses OCR.
c. Proses pencarian terhadap indexing isi dokumen baru dapat
dilakukan setelah proses OCR selesai dilakukan.

8
PROJECT CONSTRAINTS

a. Sistem harus selesai dalam waktu 95 hari kerja.
b. Sistem harus memenuhi segala aspek yang telah disepakati.
c. Sistem harus lulus uji kualitas.
d. Mendukung minimal web browser Internet Explorer, Mozilla FireFox, Safari
dan Google Chrome.
PROJECT ASSUMPTIONS

a.Vendor pernah mengerjakan proyek yang hampir serupa.
b.Vendor sudah memiliki template aplikasi.
c. Pengerjaan dilakukan sebenarnya 2 bulan sebelum kick-off. On the
background of the project.

9
PROJECT MANAGER’S AUTHORITIES / RESPONSIBILITIES
1.

Melakukan integrasi dari semua unsur dan sumber daya yang terkait
berupa jadwal, pemantauan biaya, pemantauan hasil pekerjaan

2.

Memantau pelaksanaan digitalisasi dokumen/arsip yang
membutuhkan waktu lebih dari 95 hari

3.

Memeriksa kualitas media digitalisasi serta hasil digitalisasi
dokumen

4.

Memeriksa keaslian, identifikasi error, efisiensi, integritas metadata
terutama pada dokumen/arsip, video digital

5.

Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit pendukung serta
pihak vendor maupun user

6.

Melakukan analisis usulan perubahan proyek digitalisasi
10
STAKEHOLDER REGISTER
Fahrul
Organization

Andi Rohmana

Fahrul

Tedy Purwanto

Supervisi dan Sponsor

Management

Project Manager

Analyst

Role On Project

Mengkoordinasikan
Bertanggung jawab untuk
informasi yang dibutuhkan memberikan kebijakan dan
tentang proses bisnis
pengarahan selama proyek
berlangsung, merupakan
anggota dari Steering
Committee proyek

Unique Fact

Sopan, Tegas, Tepat waktu Lulusan pasca sarjana MM Berpengalaman 3 tahun
Berpengalaman 2 tahun
Prasetya Mulya
dalam pengelolaan proyek dalam merancang sistem/
sistem infomasi
aplikasi

Level of Interest

Memiliki integritas yang
tinggi baik kepemimpinan
maupun bidang teknologi
informasi

Level of Influence

Memiliki Ketertarikan yang
sangat tinggi terhadap
sistem informasi
manajemen (Very High)

(medium)
Tegas dan berwawasan luas Memiliki pengaruh yang
kuat/ sangat tinggi (very
high) untuk mewujudkan
perubaahan dan
transformasi teknologi.

Berperan sebagai pengelola Berperan untuk merancang
proyek baik perencanaan sistem sesuai kebutuhan
maupun implementasi
proses bisnis
sistem informasi

Memiliki integritas yang
Memiliki Ketertarikan yang
tinggi baik kepemimpinan tinggi pembuatan aplikasi
maupun bidang teknologi berbasis web base
informasi
(medium)
Memiliki pengaruh yang
tinggi, dan tegas terhadap
bawahan

(High)
Memiliki pengaruh yang
tinggi sebagai leader dan
berwawasan luas

Suggestion On
Anda diharapkan menjalin Anda diharapkan memiliki Anda diharapkan menjalin Anda diharapkan menjalin
Manage Relation ship komunikasi dan laporan
wawasan yang luas, ulet
komunikasi dan laporan
kordinasi dan cepat dalam
tepat waktu
dan dapat menjallin
tepat waktu
memberikan laporan
komunikasi dengan baik.
11
STAKEHOLDER REGISTER
Andi Rohmana

Tarwoco

Arif Mugiono

Aryo Sandi Yudo

Nurhalim

Developer

Tester

Trainer

Technical Communicator

Deployment Team

Berperan dalam
mengembangkan sistem
aplikasi sesuai dengan
design dan rancangan
yang telah disepakati

Bertanggung jawab
untuk menjamin bahwa
sistem aplikasi memiliki
kualitas yang
dipersyaratkan dengan
melakukan berbagai
macam pengujian

Berperan dalam
memberikan pelatihan
kepada pengguna/user
seputar aplikasi yang
sedang dikembangkan

Berperan dalam
membuat dokumentasi
teknis dan penggunaan
sistem aplikasi.

Berperan dalam
menyiapkan segala
infrastruktur , hardware
dan software yang
dibutuhkan untuk
instalasi sistem

Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun
dalam merancang
dalam pengujian aplikasi dalam pelatihan aplikasi dalam pembuatan
sistem/ aplikasi
sistem informasi
sistem informasi
dokumentasi dan
penggunaan aplikasi

Berpengalaman 2 tahun
dalam menyiapkan dan
instalasi hardware
maupun software

Memiliki Ketertarikan
yang cukup tinggi
terhadap bahasa
pemrograman berbasis
web
(Medium)
dapat diandalkan dalam
pembuatan project
aplikasi scope besar
maupun kecil.

Memiliki Ketertarikan
yang cukup tinggi
terhadap teknologi
informasi terbaru

Tertarik sebagai trainer
dan hobby mengajar

Memiliki Ketertarikan
yang cukup tinggi
terhadap pembuatan
aplikasi

Memiliki Ketertarikan
yang cukup tinggi
terhadap teknologi
informasi terbaru

(Medium)
Memiliki pengaruh,
karena teliti dalam
pengujian aplikasi
sistem.

(Medium)
Memiliki pengaruh,
karena dapat diandalkan
sebagai trainer

(Medium)
Memiliki pengaruh,
ketelitian dan kejelasan
dalam pembuatan
dokumentasi teknis

(Medium)
Memiliki pengaruh,
pengetahuan terhadap
infrastruktur dan
jaringan komputer

Anda diharapkan bekerja Pastikan aplikasi berjalan Anda diharapkan bekerja Terus Menjalin
cepat dan jujur
tanpa error.
cepat dan jujur
komunikasi dan teliti
terhadap pekerjaan

Anda diharapkan bisa
bekerja cepat dan teliti.
12
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan

Keterangan

Tipe Aplikasi

Web Based

Platform

Support Windows Platform, Mendukung web
server Apache, Client OS harus mendukung
Windows XP, Vista dan 7, mendukung
pengembangan aplikasi berbasis web 2.0
Aplikasi bersifat Web Base Application.

Kebutuhan Fungsional

Aplikasi menggunakan bahasa Indonesia.
Dapat menerima surat masuk dalam bentuk
elektronik maupun hardcopy untuk dapat
dicatat dalam agenda.
13
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan
Kebutuhan Fungsional

Keterangan
Menyimpan dokumen dari bentuk apapun ke dalam
database sehingga membentuk document
management yang baik dan handal dalam pencarian
di kemudian hari.
Terintegrasi dengan scanning system, sehingga surat
masuk jenis hard copy dapat langsung di scan dan
disimpan ke dalam aplikasi dan diintegrasikan ke
dalam system web yang sama.
Dokumen yang telah didigitalisasi dapat dikirim
secara langsung kepada yang dituju.

14
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan
Kebutuhan Fungsional

Keterangan
Pengiriman surat/dokumen dilakukan secara
elektronik.
Tersedianya indikator atau informasi kepada user
ketika adanya surat/dokumen yang masuk atau
telah diterimanya surat/dokumen yang dikirimkan
serta adanya informasi pencatatan waktu ketika
surat/dokumen dikirimkan dan diterima.
Dokumen yang telah di-digitalisasi dapat tergroup
dalam folder yang telah disetup.
Memiliki standard hirarki dari struktur folder dan
sub folder yang memungkinkan pengguna dan
atau sekelompok pengguna untuk mengatur
dokumen.
15
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan
Kebutuhan Fungsional

Keterangan
Mampu men-generate nomor surat/dokumen
masuk dan keluar secara otomatis, berdasarkan
aturan penomoran yang digunakan.
Dapat mengklasifikasikan perihal, asal dan tujuan
surat/dokumen.
Dapat membuat, menyimpan dan menambahkan
catatan pada resume surat/dokumen. Melihat isi
dokumen pada waktu melakukan indexing.
Dapat mengirimkan surat/dokumen kepada user
lain yang berada dalam system yang sama.

16
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan
Kebutuhan
Fungsional

Keterangan
System dapat memberikan informasi
terhadap status surat/dokumen ataupun
disposisi yang dikirimkan, apakah sudah
dibaca oleh penerima atau belum.
Penerima dalam memberikan response
terhadap surat yang diterima.
Dapat melakukan pencarian
surat/dokumen secara mudah dan cepat
berdasarkan index/metadata yang telah
ditentukan dan langsung melalui web
browser secara online.
17
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan
Kebutuhan Fungsional

Keterangan
Dapat melakukan penelusuran terhadap
surat/dokumen berdasarkan kelompok
departemen/bagian/satker, tahun, bulan dan
tanggal, sehingga mempermudah dalam
melakukan pencarian dan analisa.
Dapat mengetahui posisi surat/dokumen yang
dikirimkan, sehingga dapat ditelusuri jumlah hari
pergerakan surat/dokumen pada setiap bagian
dan tindakan yang telah dilakukan.
Menyediakan workflow service, untuk
pengiriman dan pelacakan surat/dokumen yang
dikirimkan secara internal dan setting waktu
untuk setiap flow.
18
PROJECT SCHOPE
Uraian Kegiatan
Kebutuhan Fungsional

Keterangan
Memiliki user Authorization Level untuk melakukan
pengaturan terhadap hak akses dari setiap
pengguna.
Dapat menampilkan laporan berupa laporan
rekapituiasi, maupun detail terhadap agenda surai
masuk, surat keluar, jadwal, dan laporan lainnya
yang terkait dalam format HTML.
Dapat menampilkan laporan berupa Business
Intelligence, yang dapat dengan mudah
menunjukkan status dari keadaan yang terjadi,
sehingga dapat dilakukan analisa dan tindakan yang
diperlukan.
19
PROJECT SCHOPE

Uraian Kegiatan
Kebutuhan Fungsional

Keterangan
Dapat menampilkan informasi berjalan
(running text) yang ditentukan sendiri oleh
administrator.
Dapat memberikan update berita atau news
kepada pengguna aplikasi.

20
QUALITY PLAN
Tujuan Quality plan proyek ini adalah :
1.Memastikan training untuk staff/user berjalan lancar
dan sesuai pada jadwal yang telah ditentukan
2.Memastikan sistem yang telah jadi dapat berjalan
dengan baik
3.Memastikan seluruh taff dapat menggunakan aplikasi
dengan mudah dan baik

21
COMMUNICATION PLAN
Information Type

Description

Frequency

Participants/
Distribution

owner

Laporan

Melaporkan hasil analisis

Pada saat

Project Sponsor,

Manajer

Pendahuluan

dan desain proyek

selesainya

Stakeholders dan

Proyek

fase Analisis

Tim proyek.

dan Desain
(Minggu
Laporan status

Melaporkan perkembangan

proyek

proyek proses digitalisasi

Rapat koordinasi

dokumen
Komunikasi mengenai

dengan Stakeholders informasi perkembangan
proyek serta menjalin

Pertama)
Mingguan

Project Sponsor,

Manajer

(Setiap hari

Stakeholders dan

Proyek

Senin)
Dua

Tim proyek.
Project Team dan

Manajer

Mingguan

Para Stakeholder.

Proyek

Mingguan

Project Sponsor,

Manajer

Bulanan

Stakeholders dan

Proyek

Minggu

Tim proyek.
Project Sponsor,

Manajer

Terakhir

Stakeholders dan

Proyek

kordinasi dengan para
stakeholder.
Melaporkan perkembangan
proyek dan pelaksanaan
training
Laporan pelaksanaan Melaporkan pelaksanaan
training
training
Mereview laporan

Tim proyek.
22
PROCUREMENT PLAN : Vendor Selection

23
MANAJEMEN RESIKO

a. Proses pembacaan hasil indexing lama bisa berbulanbulan tergantung dengan proses OCR.
b. Karena banyak dokumen lama yang sudah rapuh sangat
rentan akan kerusakan.
c. Waktu yang sangat singkat menjadi faktor riskan.
Walaupun vendor sudah berpengalaman.
d. Rentan pencurian data oleh operator.

24
ESTIMASI BUDGET
No
Job Project
Biaya Personil
1 Project Manager
2 Sistem Analist
3 Database Engineer
4 Programer
5 Hardware Technician
6 Implementer
7 Transportasi
8 Biaya Lain - lain
TOTAL BIAYA PROJECT
HARGA PROJECT

Jumlah Tenaga
Kerja
1
1
1
3
2
2
10
10

Waktu
Project
3bln
3bln
3bln
3bln
2bln
2bln
3bln
3bln

Biaya
Rp20.000.000,00
Rp12.000.000,00
Rp 7.000.000,00
Rp 6.000.000,00
Rp 3.500.000,00
Rp 2.500.000,00
Rp 100.000,00
Rp
50.000,00

Keuntungan dari project

Total Biaya
Rp60.000.000,00
Rp36.000.000,00
Rp21.000.000,00
Rp54.000.000,00
Rp14.000.000,00
Rp10.000.000,00
Rp 3.000.000,00
Rp 1.500.000,00
Rp199.500.000,00
Rp450.000.000,00
Rp250.500.000,00

bulan 1
bulan 2
bulan 3

Rp 65.500.000,00
Rp 70.500.000,00
Rp 63.500.000,00
Rp199.500.000,00
25
ESTIMASI BUDGET
Tahapan Pembayaran
Pembayaran
Ke

Pembayaran Pada
Bulan

Besarnya
Pembayaran

Biaya yang Diterima

1

1

20%

Rp90,000,000.00

2

2

35%

Rp157,500,000.00

3

3

45%

Rp202,500,000.00

Total Pembayaran

Rp450,000,000.00

26
Kurva S Project
Bulan Ke
Planned Value
(PV)-Cumulative
Actual Cost

1

2

3

Rp90,000,000 Rp157,500,000 Rp202,500,000
Rp65,500,000 Rp136,000,000 Rp199,500,000

27
PROJECT NETWORK DIAGRAM

28
29
30
31
Gantt Chart Level 1 &2

32
33
34
35
36
37
WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS)

WBS Level 1 To See The Detail

38
WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS)

WBS Level 2 Initiation & Planning

WBS Level 2 Pengembangan Aplikasi

39
WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS)

WBS Level 2 Pengujian

WBS Level 2 Closing

WBS Level 2 Serah Terima

40
Struktur Organisasi Proyek
Project Manager
(Fahrul)

Project Admin
(Andi Rohmana)
ROLES AND RESPONSIBILITIES
Name: Project Manajer
 Bertanggung jawab Bertanggung jawab untuk memberikan
kebijakan
dan
pengarahan
selama
proyek
berlangsung,
merupakan anggota dari komisi pengendalain p royek
Name: Project Admin
 Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan , memastikan proyek
berjalan lancar serta membuat laporan mengenai perkembangan
proyek dan melakukan presentasi akhir proyek
Name: Analist
 Bertugas menganalisa proses digitalisasi dokumen yang akan
diimplementasikan, dimulai dari menganalisa proses scanning,
perubahan dana, posisi keuangan serta pembuatan schedule
proyek
Name: Development
 Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen
sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan
perancangan berbasis web
ROLES AND RESPONSIBILITIES
Name: Tester
 Bertugas Bertanggung jawab untuk menjamin bahwa sistem
aplikasi memiliki kualitas yang dipersyaratkan dengan melakukan
berbagai macam pengujian yang telah ditetapkan
Name : Trainer
 Bertugas Bertanggung jawab untuk Bertugas untuk memberikan
pelatihan-pelatihan kepada pengguna seputar penggunaan sistem
digitalisasi dokumen
Name : Tekhnical Communication
 Bertugas untuk membuat berbagai dokumentasi teknis dan
penggunaan sistem digitalisasi dokumen yang sedang dikerjakan
Name : Deployment
 Bertugas untuk mempersiapkan segala infrastruktur pendukung
berupa hardware atau pun software yang dibutuhkan, melakukan
instalasi sistem, memastikan bahwa sistem dapat diakses oleh
pengguna dan berjalan dengan baik sesuai dengan peruntukannya
Manajemen Resiko

 Dokumen/arsip digital tidak dapat diakses.
 Proyek ini memiliki risiko terhadap kerusakan media
penyimpanan.
 Media digital semakin memperparah akses pada
media lama, bahkan beberapa format yang digunakan
saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD,
semuanya mempunyai siklus hidup terbatas.
 Infrastruktur jaringan dan server yang telah ada
sebelumnya kurang dapat memenuhi kebutuhan
sistem yang akan dijalankan atau penggunaanya
belum optimal
ANALISA KUALITAS RESIKO
Impact

No

Risk Name

R1

Dokumen/arsip digital tidak
dapat diakses

R2

Proyek ini memiliki risiko
terhadap kerusakan media
penyimpanan

R3

Format yang digunakan saat
ini, seperti CD, rekaman
video DigiBeta, dan DVD
mempunyai siklus hidup
terbatas

V

R4

Infrastruktur jaringan dan
server yang telah ada
sebelumnya optimal

V

R5

Kegagalan proses digitalisasi

V

Probability

High

Medium
V

V

Low

High

Medium

Low

V
V

V

V

V
Matrik Tanggung Jawab Tugas

P : Participants

A: Accountable

R

: Review Required
Antisipasi Resiko

Melakukan migrasi agar tetap dapat diakses.
Merubah format media digital terkini
Dilakukannya update secara priodik atau berkala
Pemindahan data dari media penyimpanan lama ke yang
media terkini
 Mengoptimalkan penggunaan server yang ada





 Transfer dari media analog ke media digital
 Media penyimpanan dibedakan sebagai dokumen
secara permanen dalam server dan dokumen lain
yang khusus untuk pelayanan
ANTISIPASI RESIKO

a.Tingkat akurasi dalam OCR di turunkan.
b. Perlu sebuah policy dan kehati-hatian dalam
melakukan scaning terhadap dokumen lama.
c. Diperlukan policy yang ketat agar menjaga
pencurian data.

48
Kesimpulan & Saran
Dalam mencapai tujuan penyelamatan dokumen/arsip melalui digitalisasi
harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip preservasi dan mampu
menyesuaikan dengan teknologi yang lebih baru, yaitu dengan:
1.Mempertahankan data dalam bentuk aslinya tanpa pengkodean baru,
yang bisa mengakibatkan hilangnya metadata atau kehilangan keaslian
generasi digital.
2.Khusus data audio dan video patut mempertahankan kode waktu,
metadata, dan isi informasi.
3.Kemampuan untuk meniru kesesuaian dengan rekaman asli dan
pemeliharaan media dokumen/arsip aslinya.
4.Kemampuan untuk secara efektif mengidentifikasi pendeteksian atau
bahkan penyembunyian kesalahan dan jenis lain sambil mempertahankan
kualitas dokumen/arsip digital.
5.Kemampuan perangkat lunak untuk menghasilkan metadata yang mampu
menangkap secara otomatis kelengkapan isi informasinya.
6.Kemampuan menjaga efisiensi dalam digitalisasi dan proses setelah
terdigitalisasi sehingga lebih hemat waktu dan biaya.
7.Kemampuan dalam mengurangi kapasitas penyimpanan dengan tetap
mempertahankan kualitas sebaik mungkin dan persyaratan bandwidth
(lebar transfer data) untuk transfer atau mengakses data.

More Related Content

What's hot

Makalah manajemen proyek sistem informasi
Makalah manajemen proyek sistem informasiMakalah manajemen proyek sistem informasi
Makalah manajemen proyek sistem informasi
Ar Schwarzenegger
 

What's hot (20)

Tugas 5 project charter
Tugas 5 project charterTugas 5 project charter
Tugas 5 project charter
 
Makalah manajemen proyek sistem informasi
Makalah manajemen proyek sistem informasiMakalah manajemen proyek sistem informasi
Makalah manajemen proyek sistem informasi
 
Project charter tugas uas project management
Project charter   tugas uas project managementProject charter   tugas uas project management
Project charter tugas uas project management
 
Project Charter Aplikasi Tracking Barang
Project Charter Aplikasi Tracking BarangProject Charter Aplikasi Tracking Barang
Project Charter Aplikasi Tracking Barang
 
Dokumen Perencanaan Proyek
Dokumen Perencanaan ProyekDokumen Perencanaan Proyek
Dokumen Perencanaan Proyek
 
Tugas 5 - MPPL - Project Charter
Tugas  5 - MPPL -  Project CharterTugas  5 - MPPL -  Project Charter
Tugas 5 - MPPL - Project Charter
 
Proposal Project Management Plan
Proposal Project Management PlanProposal Project Management Plan
Proposal Project Management Plan
 
SIstem Informasi Pemesanan Barang - Wulanda Anggoro
SIstem Informasi Pemesanan Barang - Wulanda AnggoroSIstem Informasi Pemesanan Barang - Wulanda Anggoro
SIstem Informasi Pemesanan Barang - Wulanda Anggoro
 
Proposal pembuatan aplikasi
Proposal pembuatan aplikasiProposal pembuatan aplikasi
Proposal pembuatan aplikasi
 
Project Charter
Project CharterProject Charter
Project Charter
 
Proposal Proyek Aplikasi Web Percetakan
Proposal Proyek Aplikasi Web PercetakanProposal Proyek Aplikasi Web Percetakan
Proposal Proyek Aplikasi Web Percetakan
 
Studi kelayakan sistem siap
Studi kelayakan sistem siapStudi kelayakan sistem siap
Studi kelayakan sistem siap
 
Project charter
Project charterProject charter
Project charter
 
Proposal Penawaran Aplikasi "FedEx"
Proposal Penawaran Aplikasi "FedEx"Proposal Penawaran Aplikasi "FedEx"
Proposal Penawaran Aplikasi "FedEx"
 
Project charter
Project charterProject charter
Project charter
 
Perencanaan manajemen proyek
Perencanaan manajemen proyekPerencanaan manajemen proyek
Perencanaan manajemen proyek
 
Project charter
Project charterProject charter
Project charter
 
Project charter
Project charterProject charter
Project charter
 
MPPL Tugas 5 - Project Charter
MPPL Tugas 5 - Project CharterMPPL Tugas 5 - Project Charter
MPPL Tugas 5 - Project Charter
 
Project charter
Project charterProject charter
Project charter
 

Viewers also liked

Perencanaan proyek wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planning
Perencanaan proyek   wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planningPerencanaan proyek   wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planning
Perencanaan proyek wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planning
Anindya N. Rafitricia
 
Pertemuan 1 manajemen proyek ibsi
Pertemuan 1 manajemen proyek ibsiPertemuan 1 manajemen proyek ibsi
Pertemuan 1 manajemen proyek ibsi
Rony BolaNk
 
Proses Bisnis Aplikasi Perusahaan
Proses Bisnis Aplikasi PerusahaanProses Bisnis Aplikasi Perusahaan
Proses Bisnis Aplikasi Perusahaan
Trivinaa Santoso
 
Warwick Gap Project Charter
Warwick Gap Project CharterWarwick Gap Project Charter
Warwick Gap Project Charter
Petros Leandros
 
EDLD 5388 Project Charter
EDLD 5388 Project CharterEDLD 5388 Project Charter
EDLD 5388 Project Charter
Lisa Costello
 
Project Charter - Weddle
Project Charter - WeddleProject Charter - Weddle
Project Charter - Weddle
Joanne Weddle
 
09 project charter
09 project charter09 project charter
09 project charter
Ainul Yaqin
 
INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...
INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...
INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...
Wesley Brown
 

Viewers also liked (20)

Ppm Project Administration Plan
Ppm Project Administration PlanPpm Project Administration Plan
Ppm Project Administration Plan
 
Perencanaan proyek wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planning
Perencanaan proyek   wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planningPerencanaan proyek   wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planning
Perencanaan proyek wbs, matrix tanggungjawab, gantt chart, network planning
 
Project Charter Guide
Project Charter GuideProject Charter Guide
Project Charter Guide
 
PM Scope Management Plan
PM Scope Management PlanPM Scope Management Plan
PM Scope Management Plan
 
Pertemuan 1 manajemen proyek ibsi
Pertemuan 1 manajemen proyek ibsiPertemuan 1 manajemen proyek ibsi
Pertemuan 1 manajemen proyek ibsi
 
Proses Bisnis Aplikasi Perusahaan
Proses Bisnis Aplikasi PerusahaanProses Bisnis Aplikasi Perusahaan
Proses Bisnis Aplikasi Perusahaan
 
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
 
Ppsi pertemuan-5
Ppsi pertemuan-5Ppsi pertemuan-5
Ppsi pertemuan-5
 
Warwick Gap Project Charter
Warwick Gap Project CharterWarwick Gap Project Charter
Warwick Gap Project Charter
 
EDLD 5388 Project Charter
EDLD 5388 Project CharterEDLD 5388 Project Charter
EDLD 5388 Project Charter
 
Project Charter - Weddle
Project Charter - WeddleProject Charter - Weddle
Project Charter - Weddle
 
Scope requirements tugas uas kelompok project management
Scope requirements   tugas uas kelompok project managementScope requirements   tugas uas kelompok project management
Scope requirements tugas uas kelompok project management
 
09 project charter
09 project charter09 project charter
09 project charter
 
Project Charter
Project CharterProject Charter
Project Charter
 
Sdpln si-kopkar-v4
Sdpln si-kopkar-v4Sdpln si-kopkar-v4
Sdpln si-kopkar-v4
 
Wedding Project Charter
Wedding Project CharterWedding Project Charter
Wedding Project Charter
 
INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...
INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...
INFO 461 AS08 Project Charter, Implementation Strategy Plan & Change Manageme...
 
proses bisnis
proses bisnisproses bisnis
proses bisnis
 
Project charter
Project charterProject charter
Project charter
 
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN PEMAHAMAN MASYARAKAT TERHADAP PENTINGNYA...
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN PEMAHAMAN MASYARAKAT TERHADAP PENTINGNYA...LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN PEMAHAMAN MASYARAKAT TERHADAP PENTINGNYA...
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN PEMAHAMAN MASYARAKAT TERHADAP PENTINGNYA...
 

Similar to Project charter digitalisasi dokumen

Similar to Project charter digitalisasi dokumen (20)

Tugas 3
Tugas 3Tugas 3
Tugas 3
 
Kerangka Acuan Kerja Aplikasi "FedEx"
Kerangka Acuan Kerja Aplikasi "FedEx"Kerangka Acuan Kerja Aplikasi "FedEx"
Kerangka Acuan Kerja Aplikasi "FedEx"
 
ETS-MPPL-Indihome online
ETS-MPPL-Indihome onlineETS-MPPL-Indihome online
ETS-MPPL-Indihome online
 
MPSI_P_1.pptx
MPSI_P_1.pptxMPSI_P_1.pptx
MPSI_P_1.pptx
 
Presentasi tgs manpro kelompok
Presentasi tgs manpro kelompokPresentasi tgs manpro kelompok
Presentasi tgs manpro kelompok
 
Mppl tugas 3 - KAK
Mppl   tugas 3 - KAKMppl   tugas 3 - KAK
Mppl tugas 3 - KAK
 
0009-P01_merged.pdf
0009-P01_merged.pdf0009-P01_merged.pdf
0009-P01_merged.pdf
 
Fp dokumen perencanaan proyek
Fp dokumen perencanaan proyekFp dokumen perencanaan proyek
Fp dokumen perencanaan proyek
 
presentasi RMK-REV.pptx
presentasi RMK-REV.pptxpresentasi RMK-REV.pptx
presentasi RMK-REV.pptx
 
KAK Universitas Narotama_5116100060
KAK Universitas Narotama_5116100060KAK Universitas Narotama_5116100060
KAK Universitas Narotama_5116100060
 
Tugas3_KAK
Tugas3_KAKTugas3_KAK
Tugas3_KAK
 
Kerangka Acuan Kerja - ETS MPPL E 2019
Kerangka Acuan Kerja - ETS MPPL E 2019Kerangka Acuan Kerja - ETS MPPL E 2019
Kerangka Acuan Kerja - ETS MPPL E 2019
 
0009-P01.pdf
0009-P01.pdf0009-P01.pdf
0009-P01.pdf
 
Kak
KakKak
Kak
 
ETS MPPL 2019
ETS MPPL 2019ETS MPPL 2019
ETS MPPL 2019
 
Ets mppl
Ets mpplEts mppl
Ets mppl
 
Terms of reference - ETS MPPL E
Terms of reference - ETS MPPL ETerms of reference - ETS MPPL E
Terms of reference - ETS MPPL E
 
0009-P01.pdf
0009-P01.pdf0009-P01.pdf
0009-P01.pdf
 
Kerangka Acuan Kerja
Kerangka Acuan KerjaKerangka Acuan Kerja
Kerangka Acuan Kerja
 
ETS MPPL E
ETS MPPL EETS MPPL E
ETS MPPL E
 

Recently uploaded

.....................Swamedikasi 2-2.pptx
.....................Swamedikasi 2-2.pptx.....................Swamedikasi 2-2.pptx
.....................Swamedikasi 2-2.pptx
furqanridha
 
1. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 2024
1. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 20241. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 2024
1. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 2024
DessyArliani
 

Recently uploaded (20)

MODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdfMODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
 
PPT MODUL 6 DAN 7 PDGK4105 KELOMPOK.pptx
PPT MODUL 6 DAN 7 PDGK4105 KELOMPOK.pptxPPT MODUL 6 DAN 7 PDGK4105 KELOMPOK.pptx
PPT MODUL 6 DAN 7 PDGK4105 KELOMPOK.pptx
 
MODUL PENDIDIKAN PANCASILA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL PENDIDIKAN PANCASILA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdfMODUL PENDIDIKAN PANCASILA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL PENDIDIKAN PANCASILA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
 
.....................Swamedikasi 2-2.pptx
.....................Swamedikasi 2-2.pptx.....................Swamedikasi 2-2.pptx
.....................Swamedikasi 2-2.pptx
 
MODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdfMODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
 
Topik 4_Eksplorasi Konsep LK Kelompok_Pendidikan Berkelanjutan
Topik 4_Eksplorasi Konsep LK Kelompok_Pendidikan BerkelanjutanTopik 4_Eksplorasi Konsep LK Kelompok_Pendidikan Berkelanjutan
Topik 4_Eksplorasi Konsep LK Kelompok_Pendidikan Berkelanjutan
 
OPTIMALISASI KOMUNITAS BELAJAR DI SEKOLAH.pptx
OPTIMALISASI KOMUNITAS BELAJAR DI SEKOLAH.pptxOPTIMALISASI KOMUNITAS BELAJAR DI SEKOLAH.pptx
OPTIMALISASI KOMUNITAS BELAJAR DI SEKOLAH.pptx
 
MODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 3 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 3 KURIKULUM MERDEKA.pdfMODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 3 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR MATEMATIKA KELAS 3 KURIKULUM MERDEKA.pdf
 
power point bahasa indonesia "Karya Ilmiah"
power point bahasa indonesia "Karya Ilmiah"power point bahasa indonesia "Karya Ilmiah"
power point bahasa indonesia "Karya Ilmiah"
 
Penyuluhan DM Tipe II Kegiatan Prolanis.ppt
Penyuluhan DM Tipe II Kegiatan Prolanis.pptPenyuluhan DM Tipe II Kegiatan Prolanis.ppt
Penyuluhan DM Tipe II Kegiatan Prolanis.ppt
 
PELAKSANAAN + Link2 Materi BimTek _PTK 007 Rev-5 Thn 2023 (PENGADAAN) & Perhi...
PELAKSANAAN + Link2 Materi BimTek _PTK 007 Rev-5 Thn 2023 (PENGADAAN) & Perhi...PELAKSANAAN + Link2 Materi BimTek _PTK 007 Rev-5 Thn 2023 (PENGADAAN) & Perhi...
PELAKSANAAN + Link2 Materi BimTek _PTK 007 Rev-5 Thn 2023 (PENGADAAN) & Perhi...
 
AKSI NYATA Numerasi Meningkatkan Kompetensi Murid_compressed (1) (1).pptx
AKSI NYATA  Numerasi  Meningkatkan Kompetensi Murid_compressed (1) (1).pptxAKSI NYATA  Numerasi  Meningkatkan Kompetensi Murid_compressed (1) (1).pptx
AKSI NYATA Numerasi Meningkatkan Kompetensi Murid_compressed (1) (1).pptx
 
Modul Ajar IPAS Kelas 4 Fase B Kurikulum Merdeka [abdiera.com]
Modul Ajar IPAS Kelas 4 Fase B Kurikulum Merdeka [abdiera.com]Modul Ajar IPAS Kelas 4 Fase B Kurikulum Merdeka [abdiera.com]
Modul Ajar IPAS Kelas 4 Fase B Kurikulum Merdeka [abdiera.com]
 
1. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 2024
1. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 20241. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 2024
1. Kisi-kisi PAT IPA Kelas 7 Kurmer 2024
 
Panduan Memahami Data Rapor Pendidikan 2024
Panduan Memahami Data Rapor Pendidikan 2024Panduan Memahami Data Rapor Pendidikan 2024
Panduan Memahami Data Rapor Pendidikan 2024
 
MODUL AJAR SENI RUPA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR SENI RUPA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdfMODUL AJAR SENI RUPA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR SENI RUPA KELAS 6 KURIKULUM MERDEKA.pdf
 
MODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 5 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 5 KURIKULUM MERDEKA.pdfMODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 5 KURIKULUM MERDEKA.pdf
MODUL AJAR BAHASA INDONESIA KELAS 5 KURIKULUM MERDEKA.pdf
 
Penyebaran Pemahaman Merdeka Belajar Aksi Nyata PMM
Penyebaran Pemahaman Merdeka Belajar Aksi Nyata PMMPenyebaran Pemahaman Merdeka Belajar Aksi Nyata PMM
Penyebaran Pemahaman Merdeka Belajar Aksi Nyata PMM
 
RENCANA + Link2 MATERI Training _"SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001_2015)".
RENCANA + Link2 MATERI Training _"SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001_2015)".RENCANA + Link2 MATERI Training _"SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001_2015)".
RENCANA + Link2 MATERI Training _"SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001_2015)".
 
BAHAN PAPARAN UU DESA NOMOR 3 TAHUN 2024
BAHAN PAPARAN UU DESA NOMOR 3 TAHUN 2024BAHAN PAPARAN UU DESA NOMOR 3 TAHUN 2024
BAHAN PAPARAN UU DESA NOMOR 3 TAHUN 2024
 

Project charter digitalisasi dokumen

  • 1. Project Management and Digitalisation Document Fachrul Azizi - 0811601087 Nurhalim -1211600075 Tedi Purwanto - 1211600216 Andi Rohmana Saputra - 1211600208 1
  • 2. Struktur Tim Perencana TASKS Name: Fachrul Picture  Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan , memastikan proyek berjalan lancar serta membuat laporan mengenai perkembangan proyek dan melakukan presentasi akhir proyek Name: Nurhalim ( Fachrul Azizi )  Bertugas menganalisa proses digitalisasi dokumen yang akan diimplementasikan, dimulai dari menganalisa , perubahan dana, posisi keuangan serta pembuatan schedule proyek Name: Tedi Purwanto Picture (Andi) Picture (Tedi) (Nurhalim)  Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan perancangan berbasis web Name: Andi Rohmana Saputra  Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan perancangan berbasis web 2
  • 3. Karakteristik produk/ jasa/ output Produk yang dihasilkan adalah sebuah aplikasi Manajemen Dokumen Screen Caps 3
  • 4. PROJECT OBJECTIVES Tujuan dari proyek ini adalah : •Mempunyai sebuah sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga mempermudah dan mempercepat pencarian surat / dokumen yang sesuai kebutuhan. •Mempermudah dalam kegiatan pengarsipan. •Menjalankan pengarsipan surat/dokumen dalam bentuk digital secara terstruktur dan tersistem dalam rangka efisiensi penggunaan ruang dan waktu penyusunan, terutama yang bersifat cepat bergerak dan berumur pendek, dengan tetap memelihara efektifitas pencarian dan distribusi untuk kebutuhan administratif dan atau informatif di masa depan. •Meminimalisasi kesalahan pengarsipan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia. Dalam rangka pencapaian maksud dan tujuan di atas, pelaksanaan pekerjaan ini diharapkan untuk mencapai sasaran sebagai berikut: •Dihasilkannya sebuah format digital dari dokumen-dokumen/surat-surat dari keseharian PT. XYZ. •Tersusunnya sistem dan prosedur perekaman, pengelolaan, dan pendistribusian persuratan dan dokumentasi di dalam internal PT. XYZ. •Terbangunnya sebuah sistem informasi pengelolaan dokumen dan persuratan yang terintegrasi berbasis Web. •Sebuah sistem yang mampu untuk melakukan pengelolaan administratif surat masuk dan keluar. •Sebuah sistem pengelolaan pengarsipan surat/dokumen. •Pembuatan surat / dokumen standar secara otomatis. •Penelusuran riwayat, status dan keterkaitan dari surat / dokumen. •Memberikan peringatan secara otomatis atas status dan proses dari surat / dokumen. 4
  • 5. Review Sistem Digitalisasi Dokumen Seluruh Proses Digitalisasi yang sudah di buat akan dilakukan review oleh Sistem Analist Dan Project Manager Reviewer / Stakeholder 1 st (Sistem Analist) Facrul   (Project Manager) Andi Rohmana Release   Teddy Purwanto Final       (Devlopment) Sistem yang telah dibangun oleh Project Manager, System Analyst, Devlopment. Sistem yang telah dianggap final akan direlease setelah disetujui oleh PM 5
  • 6. MILESTONES & DELIVERABLES MILESTONES LIST Tanggal Milestones Duration 1 Oktober 2013 Initiation & Planning 10 D 15 Oktober 2013 Pengembangan Aplikasi 54 D 30 Desember 2013 Pengujian / UAT 18 D 23 Januari 2014 Closing 12 D 10 Februari 2014 Serah Terima 1D Project Charter Due Date : Waktu pengerjaam project dimulai dari 1 Okt 2013. Dengan lama durasi adalah 95 Hari. 6
  • 7. PROJECT DELIVERABLE Sebagai hasil dari pekerjaan ini adalah: a. Sebuah Sistem Management dan Digitalisasi Dokumen. b. Akan dilaksanakan pelatihan dan pendampingan. c. Akan diberikannya sebuah buku petunjung penggunaan aplikasi(User Guide). 7
  • 8. DEPENDENCIES  Ketergantuang terhadap keberhasilan proyek : a. Dibutuhkan scaning yang khusus. b. Tingkat ke akuratan dalam OCR tinggi jadi cukup memakan waktu untuk proses OCR. c. Proses pencarian terhadap indexing isi dokumen baru dapat dilakukan setelah proses OCR selesai dilakukan. 8
  • 9. PROJECT CONSTRAINTS a. Sistem harus selesai dalam waktu 95 hari kerja. b. Sistem harus memenuhi segala aspek yang telah disepakati. c. Sistem harus lulus uji kualitas. d. Mendukung minimal web browser Internet Explorer, Mozilla FireFox, Safari dan Google Chrome. PROJECT ASSUMPTIONS a.Vendor pernah mengerjakan proyek yang hampir serupa. b.Vendor sudah memiliki template aplikasi. c. Pengerjaan dilakukan sebenarnya 2 bulan sebelum kick-off. On the background of the project. 9
  • 10. PROJECT MANAGER’S AUTHORITIES / RESPONSIBILITIES 1. Melakukan integrasi dari semua unsur dan sumber daya yang terkait berupa jadwal, pemantauan biaya, pemantauan hasil pekerjaan 2. Memantau pelaksanaan digitalisasi dokumen/arsip yang membutuhkan waktu lebih dari 95 hari 3. Memeriksa kualitas media digitalisasi serta hasil digitalisasi dokumen 4. Memeriksa keaslian, identifikasi error, efisiensi, integritas metadata terutama pada dokumen/arsip, video digital 5. Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit pendukung serta pihak vendor maupun user 6. Melakukan analisis usulan perubahan proyek digitalisasi 10
  • 11. STAKEHOLDER REGISTER Fahrul Organization Andi Rohmana Fahrul Tedy Purwanto Supervisi dan Sponsor Management Project Manager Analyst Role On Project Mengkoordinasikan Bertanggung jawab untuk informasi yang dibutuhkan memberikan kebijakan dan tentang proses bisnis pengarahan selama proyek berlangsung, merupakan anggota dari Steering Committee proyek Unique Fact Sopan, Tegas, Tepat waktu Lulusan pasca sarjana MM Berpengalaman 3 tahun Berpengalaman 2 tahun Prasetya Mulya dalam pengelolaan proyek dalam merancang sistem/ sistem infomasi aplikasi Level of Interest Memiliki integritas yang tinggi baik kepemimpinan maupun bidang teknologi informasi Level of Influence Memiliki Ketertarikan yang sangat tinggi terhadap sistem informasi manajemen (Very High) (medium) Tegas dan berwawasan luas Memiliki pengaruh yang kuat/ sangat tinggi (very high) untuk mewujudkan perubaahan dan transformasi teknologi. Berperan sebagai pengelola Berperan untuk merancang proyek baik perencanaan sistem sesuai kebutuhan maupun implementasi proses bisnis sistem informasi Memiliki integritas yang Memiliki Ketertarikan yang tinggi baik kepemimpinan tinggi pembuatan aplikasi maupun bidang teknologi berbasis web base informasi (medium) Memiliki pengaruh yang tinggi, dan tegas terhadap bawahan (High) Memiliki pengaruh yang tinggi sebagai leader dan berwawasan luas Suggestion On Anda diharapkan menjalin Anda diharapkan memiliki Anda diharapkan menjalin Anda diharapkan menjalin Manage Relation ship komunikasi dan laporan wawasan yang luas, ulet komunikasi dan laporan kordinasi dan cepat dalam tepat waktu dan dapat menjallin tepat waktu memberikan laporan komunikasi dengan baik. 11
  • 12. STAKEHOLDER REGISTER Andi Rohmana Tarwoco Arif Mugiono Aryo Sandi Yudo Nurhalim Developer Tester Trainer Technical Communicator Deployment Team Berperan dalam mengembangkan sistem aplikasi sesuai dengan design dan rancangan yang telah disepakati Bertanggung jawab untuk menjamin bahwa sistem aplikasi memiliki kualitas yang dipersyaratkan dengan melakukan berbagai macam pengujian Berperan dalam memberikan pelatihan kepada pengguna/user seputar aplikasi yang sedang dikembangkan Berperan dalam membuat dokumentasi teknis dan penggunaan sistem aplikasi. Berperan dalam menyiapkan segala infrastruktur , hardware dan software yang dibutuhkan untuk instalasi sistem Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun Berpengalaman 2 tahun dalam merancang dalam pengujian aplikasi dalam pelatihan aplikasi dalam pembuatan sistem/ aplikasi sistem informasi sistem informasi dokumentasi dan penggunaan aplikasi Berpengalaman 2 tahun dalam menyiapkan dan instalasi hardware maupun software Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap bahasa pemrograman berbasis web (Medium) dapat diandalkan dalam pembuatan project aplikasi scope besar maupun kecil. Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap teknologi informasi terbaru Tertarik sebagai trainer dan hobby mengajar Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap pembuatan aplikasi Memiliki Ketertarikan yang cukup tinggi terhadap teknologi informasi terbaru (Medium) Memiliki pengaruh, karena teliti dalam pengujian aplikasi sistem. (Medium) Memiliki pengaruh, karena dapat diandalkan sebagai trainer (Medium) Memiliki pengaruh, ketelitian dan kejelasan dalam pembuatan dokumentasi teknis (Medium) Memiliki pengaruh, pengetahuan terhadap infrastruktur dan jaringan komputer Anda diharapkan bekerja Pastikan aplikasi berjalan Anda diharapkan bekerja Terus Menjalin cepat dan jujur tanpa error. cepat dan jujur komunikasi dan teliti terhadap pekerjaan Anda diharapkan bisa bekerja cepat dan teliti. 12
  • 13. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Keterangan Tipe Aplikasi Web Based Platform Support Windows Platform, Mendukung web server Apache, Client OS harus mendukung Windows XP, Vista dan 7, mendukung pengembangan aplikasi berbasis web 2.0 Aplikasi bersifat Web Base Application. Kebutuhan Fungsional Aplikasi menggunakan bahasa Indonesia. Dapat menerima surat masuk dalam bentuk elektronik maupun hardcopy untuk dapat dicatat dalam agenda. 13
  • 14. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan Menyimpan dokumen dari bentuk apapun ke dalam database sehingga membentuk document management yang baik dan handal dalam pencarian di kemudian hari. Terintegrasi dengan scanning system, sehingga surat masuk jenis hard copy dapat langsung di scan dan disimpan ke dalam aplikasi dan diintegrasikan ke dalam system web yang sama. Dokumen yang telah didigitalisasi dapat dikirim secara langsung kepada yang dituju. 14
  • 15. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan Pengiriman surat/dokumen dilakukan secara elektronik. Tersedianya indikator atau informasi kepada user ketika adanya surat/dokumen yang masuk atau telah diterimanya surat/dokumen yang dikirimkan serta adanya informasi pencatatan waktu ketika surat/dokumen dikirimkan dan diterima. Dokumen yang telah di-digitalisasi dapat tergroup dalam folder yang telah disetup. Memiliki standard hirarki dari struktur folder dan sub folder yang memungkinkan pengguna dan atau sekelompok pengguna untuk mengatur dokumen. 15
  • 16. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan Mampu men-generate nomor surat/dokumen masuk dan keluar secara otomatis, berdasarkan aturan penomoran yang digunakan. Dapat mengklasifikasikan perihal, asal dan tujuan surat/dokumen. Dapat membuat, menyimpan dan menambahkan catatan pada resume surat/dokumen. Melihat isi dokumen pada waktu melakukan indexing. Dapat mengirimkan surat/dokumen kepada user lain yang berada dalam system yang sama. 16
  • 17. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan System dapat memberikan informasi terhadap status surat/dokumen ataupun disposisi yang dikirimkan, apakah sudah dibaca oleh penerima atau belum. Penerima dalam memberikan response terhadap surat yang diterima. Dapat melakukan pencarian surat/dokumen secara mudah dan cepat berdasarkan index/metadata yang telah ditentukan dan langsung melalui web browser secara online. 17
  • 18. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan Dapat melakukan penelusuran terhadap surat/dokumen berdasarkan kelompok departemen/bagian/satker, tahun, bulan dan tanggal, sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian dan analisa. Dapat mengetahui posisi surat/dokumen yang dikirimkan, sehingga dapat ditelusuri jumlah hari pergerakan surat/dokumen pada setiap bagian dan tindakan yang telah dilakukan. Menyediakan workflow service, untuk pengiriman dan pelacakan surat/dokumen yang dikirimkan secara internal dan setting waktu untuk setiap flow. 18
  • 19. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan Memiliki user Authorization Level untuk melakukan pengaturan terhadap hak akses dari setiap pengguna. Dapat menampilkan laporan berupa laporan rekapituiasi, maupun detail terhadap agenda surai masuk, surat keluar, jadwal, dan laporan lainnya yang terkait dalam format HTML. Dapat menampilkan laporan berupa Business Intelligence, yang dapat dengan mudah menunjukkan status dari keadaan yang terjadi, sehingga dapat dilakukan analisa dan tindakan yang diperlukan. 19
  • 20. PROJECT SCHOPE Uraian Kegiatan Kebutuhan Fungsional Keterangan Dapat menampilkan informasi berjalan (running text) yang ditentukan sendiri oleh administrator. Dapat memberikan update berita atau news kepada pengguna aplikasi. 20
  • 21. QUALITY PLAN Tujuan Quality plan proyek ini adalah : 1.Memastikan training untuk staff/user berjalan lancar dan sesuai pada jadwal yang telah ditentukan 2.Memastikan sistem yang telah jadi dapat berjalan dengan baik 3.Memastikan seluruh taff dapat menggunakan aplikasi dengan mudah dan baik 21
  • 22. COMMUNICATION PLAN Information Type Description Frequency Participants/ Distribution owner Laporan Melaporkan hasil analisis Pada saat Project Sponsor, Manajer Pendahuluan dan desain proyek selesainya Stakeholders dan Proyek fase Analisis Tim proyek. dan Desain (Minggu Laporan status Melaporkan perkembangan proyek proyek proses digitalisasi Rapat koordinasi dokumen Komunikasi mengenai dengan Stakeholders informasi perkembangan proyek serta menjalin Pertama) Mingguan Project Sponsor, Manajer (Setiap hari Stakeholders dan Proyek Senin) Dua Tim proyek. Project Team dan Manajer Mingguan Para Stakeholder. Proyek Mingguan Project Sponsor, Manajer Bulanan Stakeholders dan Proyek Minggu Tim proyek. Project Sponsor, Manajer Terakhir Stakeholders dan Proyek kordinasi dengan para stakeholder. Melaporkan perkembangan proyek dan pelaksanaan training Laporan pelaksanaan Melaporkan pelaksanaan training training Mereview laporan Tim proyek. 22
  • 23. PROCUREMENT PLAN : Vendor Selection 23
  • 24. MANAJEMEN RESIKO a. Proses pembacaan hasil indexing lama bisa berbulanbulan tergantung dengan proses OCR. b. Karena banyak dokumen lama yang sudah rapuh sangat rentan akan kerusakan. c. Waktu yang sangat singkat menjadi faktor riskan. Walaupun vendor sudah berpengalaman. d. Rentan pencurian data oleh operator. 24
  • 25. ESTIMASI BUDGET No Job Project Biaya Personil 1 Project Manager 2 Sistem Analist 3 Database Engineer 4 Programer 5 Hardware Technician 6 Implementer 7 Transportasi 8 Biaya Lain - lain TOTAL BIAYA PROJECT HARGA PROJECT Jumlah Tenaga Kerja 1 1 1 3 2 2 10 10 Waktu Project 3bln 3bln 3bln 3bln 2bln 2bln 3bln 3bln Biaya Rp20.000.000,00 Rp12.000.000,00 Rp 7.000.000,00 Rp 6.000.000,00 Rp 3.500.000,00 Rp 2.500.000,00 Rp 100.000,00 Rp 50.000,00 Keuntungan dari project Total Biaya Rp60.000.000,00 Rp36.000.000,00 Rp21.000.000,00 Rp54.000.000,00 Rp14.000.000,00 Rp10.000.000,00 Rp 3.000.000,00 Rp 1.500.000,00 Rp199.500.000,00 Rp450.000.000,00 Rp250.500.000,00 bulan 1 bulan 2 bulan 3 Rp 65.500.000,00 Rp 70.500.000,00 Rp 63.500.000,00 Rp199.500.000,00 25
  • 26. ESTIMASI BUDGET Tahapan Pembayaran Pembayaran Ke Pembayaran Pada Bulan Besarnya Pembayaran Biaya yang Diterima 1 1 20% Rp90,000,000.00 2 2 35% Rp157,500,000.00 3 3 45% Rp202,500,000.00 Total Pembayaran Rp450,000,000.00 26
  • 27. Kurva S Project Bulan Ke Planned Value (PV)-Cumulative Actual Cost 1 2 3 Rp90,000,000 Rp157,500,000 Rp202,500,000 Rp65,500,000 Rp136,000,000 Rp199,500,000 27
  • 29. 29
  • 30. 30
  • 31. 31
  • 32. Gantt Chart Level 1 &2 32
  • 33. 33
  • 34. 34
  • 35. 35
  • 36. 36
  • 37. 37
  • 38. WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS) WBS Level 1 To See The Detail 38
  • 39. WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS) WBS Level 2 Initiation & Planning WBS Level 2 Pengembangan Aplikasi 39
  • 40. WORK BREAKDOWN STRUCTURES (WBS) WBS Level 2 Pengujian WBS Level 2 Closing WBS Level 2 Serah Terima 40
  • 41. Struktur Organisasi Proyek Project Manager (Fahrul) Project Admin (Andi Rohmana)
  • 42. ROLES AND RESPONSIBILITIES Name: Project Manajer  Bertanggung jawab Bertanggung jawab untuk memberikan kebijakan dan pengarahan selama proyek berlangsung, merupakan anggota dari komisi pengendalain p royek Name: Project Admin  Bertanggung jawab Memimpin, merencanakan , memastikan proyek berjalan lancar serta membuat laporan mengenai perkembangan proyek dan melakukan presentasi akhir proyek Name: Analist  Bertugas menganalisa proses digitalisasi dokumen yang akan diimplementasikan, dimulai dari menganalisa proses scanning, perubahan dana, posisi keuangan serta pembuatan schedule proyek Name: Development  Bertugas mengembangkan sistem aplikasi digitalisasi dokumen sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan, merumuskan perancangan berbasis web
  • 43. ROLES AND RESPONSIBILITIES Name: Tester  Bertugas Bertanggung jawab untuk menjamin bahwa sistem aplikasi memiliki kualitas yang dipersyaratkan dengan melakukan berbagai macam pengujian yang telah ditetapkan Name : Trainer  Bertugas Bertanggung jawab untuk Bertugas untuk memberikan pelatihan-pelatihan kepada pengguna seputar penggunaan sistem digitalisasi dokumen Name : Tekhnical Communication  Bertugas untuk membuat berbagai dokumentasi teknis dan penggunaan sistem digitalisasi dokumen yang sedang dikerjakan Name : Deployment  Bertugas untuk mempersiapkan segala infrastruktur pendukung berupa hardware atau pun software yang dibutuhkan, melakukan instalasi sistem, memastikan bahwa sistem dapat diakses oleh pengguna dan berjalan dengan baik sesuai dengan peruntukannya
  • 44. Manajemen Resiko  Dokumen/arsip digital tidak dapat diakses.  Proyek ini memiliki risiko terhadap kerusakan media penyimpanan.  Media digital semakin memperparah akses pada media lama, bahkan beberapa format yang digunakan saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD, semuanya mempunyai siklus hidup terbatas.  Infrastruktur jaringan dan server yang telah ada sebelumnya kurang dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan dijalankan atau penggunaanya belum optimal
  • 45. ANALISA KUALITAS RESIKO Impact No Risk Name R1 Dokumen/arsip digital tidak dapat diakses R2 Proyek ini memiliki risiko terhadap kerusakan media penyimpanan R3 Format yang digunakan saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD mempunyai siklus hidup terbatas V R4 Infrastruktur jaringan dan server yang telah ada sebelumnya optimal V R5 Kegagalan proses digitalisasi V Probability High Medium V V Low High Medium Low V V V V V
  • 46. Matrik Tanggung Jawab Tugas P : Participants A: Accountable R : Review Required
  • 47. Antisipasi Resiko Melakukan migrasi agar tetap dapat diakses. Merubah format media digital terkini Dilakukannya update secara priodik atau berkala Pemindahan data dari media penyimpanan lama ke yang media terkini  Mengoptimalkan penggunaan server yang ada      Transfer dari media analog ke media digital  Media penyimpanan dibedakan sebagai dokumen secara permanen dalam server dan dokumen lain yang khusus untuk pelayanan
  • 48. ANTISIPASI RESIKO a.Tingkat akurasi dalam OCR di turunkan. b. Perlu sebuah policy dan kehati-hatian dalam melakukan scaning terhadap dokumen lama. c. Diperlukan policy yang ketat agar menjaga pencurian data. 48
  • 49. Kesimpulan & Saran Dalam mencapai tujuan penyelamatan dokumen/arsip melalui digitalisasi harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip preservasi dan mampu menyesuaikan dengan teknologi yang lebih baru, yaitu dengan: 1.Mempertahankan data dalam bentuk aslinya tanpa pengkodean baru, yang bisa mengakibatkan hilangnya metadata atau kehilangan keaslian generasi digital. 2.Khusus data audio dan video patut mempertahankan kode waktu, metadata, dan isi informasi. 3.Kemampuan untuk meniru kesesuaian dengan rekaman asli dan pemeliharaan media dokumen/arsip aslinya. 4.Kemampuan untuk secara efektif mengidentifikasi pendeteksian atau bahkan penyembunyian kesalahan dan jenis lain sambil mempertahankan kualitas dokumen/arsip digital. 5.Kemampuan perangkat lunak untuk menghasilkan metadata yang mampu menangkap secara otomatis kelengkapan isi informasinya. 6.Kemampuan menjaga efisiensi dalam digitalisasi dan proses setelah terdigitalisasi sehingga lebih hemat waktu dan biaya. 7.Kemampuan dalam mengurangi kapasitas penyimpanan dengan tetap mempertahankan kualitas sebaik mungkin dan persyaratan bandwidth (lebar transfer data) untuk transfer atau mengakses data.