ValueFrame toteutti toukokuussa tutkimuksen jossa selvitettiin B-to-B -sektorin palveluita tuottavien pk-yritysten taloushallinnon käytänteitä. Tutkimuksen tulokset esiteltiin Tieken E-Business -Forumissa Tallinnassa. Tutustu tutkimukseen ja tunnista yhteys sähköisten palveluprosessien ja asiakkaiden kokeman palvelun laadun välillä.

1. Taloushallinnon käytänteitä PK-
sektorin B-to-B -yrityksissä
Tieke eBusiness Forum, 23.-24.5.2012
Harri Kanerva ValueFrame Oy
Suuntaa menestykseen

2. Sisältö
1 ValueFrame Oy
2 Tutkimuksen taustaa
3 Tutkimuksen toteutus
4 Tutkimustulokset
5 Yhteenveto ja johtopäätökset
Sivu  2 Suuntaa menestykseen

3. ValueFrame Oy
 Perustettu vuonna 2001
 Kotimainen asiantuntijapalveluyritysten toiminnan-
ohjauksen (PSA) ja asiakkuudenhallinnan (CRM)
asiantuntija
 Viisi vuotta peräkkäin Deloitten Fast 50 listalla Suomen
nopeimmin kasvaneiden teknologiayritysten joukossa
 Osa TietoAkseli –yhtiöitä, joka työllistää 60 henkilöä.
Konsernin liikevaihto vuonna 2011 n. 4,7 MEUR
Suuntaa menestykseen
Sivu  3

4. ValueFrame Oy
Palvelut ja asiakastoimialat
 Pilvipalveluna eli sovellus-
vuokrauksena tarjottavat
ValueFrame PSA, CRM ja PSA
Pro –tuotteemme tehostavat
toimintaa ajasta ja paikasta
riippumatta mm. seuraavilla
aloilla:
 Arkkitehtitoimistot
 Asianajotoimistot
 Insinööritoimistot
 IT-alan yritykset
 Konsulttiorganisaatiot
 Myyntiorganisaatiot
 Mainos- ja viestintätoimistot
 Tilitoimistot
Suuntaa menestykseen

5. Kaikki tieto yhdestä paikasta
Sivu  5 Suuntaa menestykseen

6. Tutkimuksen taustaa
 Tutkimuksella haluttiin selvittää taloushallinnon
käytänteitä pk-sektorin B-to-B -yrityksissä. Erityisiä
kiinnostuksen aiheita olivat seuraavat kysymykset:
 Miten laajalti verkkolaskutusta ja ostolaskujen sähköistä
käsittelyä hyödynnetään?
 Kuinka suuri osa yrityksistä on ulkoistanut taloushallinnon?
 Onko taloushallinnon ulkoistaneiden ja taloushallintoa itse
tekevien yritysten välillä eroa esimerkiksi verkkolaskutuksen
ja ostolaskujen sähköisen käsittelyn hyödyntämisen osalta?
 Millä tavalla tiedonsiirto taloushallinnon palvelut ulkoistaneen
yrityksen ja palveluntarjoajan välillä tyypillisesti tapahtuu
keskeisten tietojen osalta?
 Vaikuttaako sähköisten palveluiden käyttäminen
taloushallinnon ulkoistaneen asiakkaan näkemyksiin palvelun
kustannustehokkuudesta tai näkemyksiin raportoinnin
ajantasaisuudesta ja hyödyllisyydestä
Sivu  6 Suuntaa menestykseen

7. Kyselyn toteutus
 Kysely toteutettiin toukokuussa 2012
 Kysely lähetettiin 5044 henkilölle
 Vastauksia saatiin kaikkiaan 186 kappaletta eli
3,7 prosenttia otoksesta
 Kysely toteutettiin ZEF-kyselytyökalulla, josta
osallistujille lähetettiin linkki kyselyyn
Sivu  7 Suuntaa menestykseen

8. Vastaajien taustatiedot
Taustatiedot
 Vastaajista 61% oli alle 20
hengen yrityksiä.
 Hieman alle 90% vastaajista
edusti alle 100 hengen yrityksiä.
 86,3% vastaajista tuottaa
asiantuntijapalveluita tai muita
Vastaajien henkilöstömäärät (N = 186)
liike-elämän palveluita.
Vastaajien toimialat (N = 176)
Sivu  8 Suuntaa menestykseen

9. Vastaajien taustatiedot
Taustatiedot
 58,7% vastaajista oli alle 2
miljoonaa euroa liikevaihtoa.
 Yli 10 miljoonan liikevaihtoa
edusti 18,6% vastaajista.
 Vastaajista n. 80% oli yrityksen
johdon edustajia.
Yrityksen liikevaihto (N = 176)
Vastaajan asema (N = 176)
Sivu  9 Suuntaa menestykseen

10. Laskujen lähetys ja
vastaanotto verkkolaskuna
sekä ostolaskujen sähköinen
kierrätys
Sivu  10 Suuntaa menestykseen

11. Laskujen lähetys verkkolaskuna
 173 vastaajasta 60,8% ilmoitti lähettävänsä laskut verkkolaskuna.
 Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistaneiden ja itse taloushallinnon hoitaneiden
kesken voidaan havaita, että ulkoistetun taloushallinnon käyttäjillä laskujen lähettäminen
verkkolaskuna oli hieman yleisempää kuin itse taloushallintoa tekevillä (N = 165).
Sivu  11 Suuntaa menestykseen

12. Laskujen lähetys verkkolaskuna
 Verkkolaskutuksen käyttäminen on harvinaisinta alle viiden hengen yrityksissä (N = 165).
Tämä on loogista johtuen tämänkokoisten yritysten pienistä laskuvolyymeistä. 10-100
henkeä työllistävien yritysten keskuudessa verkkolaskutus näyttää levinneen varsin
laajalti.
Sivu  12 Suuntaa menestykseen

13. Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna
 175 vastaajasta 54,8% ilmoitti vastaanottavansa ostolaskut verkkolaskuna.
 Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistuksen suhteen voidaan havaita, että ulkoistetun
taloushallinnon käyttäjillä ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna oli selvästi
yleisempää kuin itse taloushallintoa tekevillä (N = 165).
Sivu  13 Suuntaa menestykseen

14. Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuna
 Kuten verkkolaskujen lähetyksessäkin, ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna on
harvinaisinta alle viiden hengen yrityksissä mihin vaikuttanee ostolaskujen pienet
volyymit.
 Ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuna oli kuitenkin harvinaisempaa kuin laskujen
lähetys verkkolasskuna myös 10-100 hengen yrityskokoluokassa.
Sivu  14 Suuntaa menestykseen

15. Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti
 Ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on käytössä kaikkiaan 47,6% vastaajista (N = 170)
 Vertaamalla tietoa taloushallinnon ulkoistuksen suhteen (N = 161) myös tämän
kysymyksen kohdalla voidaan todeta että ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on
yleisempää taloushallinnon ulkoistaneiden yritysten keskuudessa. Näistä 52,08% hyväksyy
ostolaskut sähköisesti.
Sivu  15 Suuntaa menestykseen

16. Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti
 Kuten aiemmissakin kohdissa, myös ostolaskujen sähköinen hyväksyntä on
harvinaisempaa alle viiden hengen yrityksissä (N = 164).
 Selkeimmät erot edellisiin kohtiin verrattuna on kuitenkin havaittavissa 5-49 henkeä
työllistävissä yrityksissä, joissa ostolaskujen sähköinen kierrätys on selvästi
harvinaisempaa kuin laskujen lähetys tai vastaanotto verkkolaskuna.
Sivu  16 Suuntaa menestykseen

17. Taloushallinnon
ulkoistuspalveluiden käyttö
Sivu  17 Suuntaa menestykseen

18. Ulkoistetut taloushallinnon palvelut
 Kysymyksellä ”Onko yrityksenne ulkoistanut taloushallinnon tilitoimistolle”
haluttiin selvittää miten suuri osa vastaajista ylipäätään on ulkoistanut
taloushallintonsa. Vastauksia saatiin 166 joiden mukaan 59,3% oli ulkoistanut
taloushallintonsa ja yksi vastaaja oli aikeissa ulkoistaa sen.
Sivu  18 Suuntaa menestykseen

19. Ulkoistetut taloushallinnon palvelut
 Taloushallinnon ulkoistuksessa selvästi yleisimpiä palveluita ovat kirjanpito ja
palkanlaskenta. Alle puolet taloushallinnon ulkoistaneista yrityksistä oli
ulkoistanut myös ostolaskujen käsittelyjan ja laskujen maksupalvelun. Avointen
saatavien seurannan ja laskujen perinnän palveluita käytti vastaajista n. joka
kolmas (N = 96).
Sivu  19 Suuntaa menestykseen

20. Taloushallinnon ulkoistus vs. yrityskoko
 Ristiintaulukoimalla vastaukset taloushallinnon ulkoistuksen osalta
yrityksen henkilömäärän suhteessa voidaan todeta, että
taloushallinnon ulkoistaminen on epätodennäköisempää yrityksen
koon kasvaessa (N = 99).
Sivu  20 Suuntaa menestykseen

21. Taloushallinnon kustannustehokkuus
 Kysymyksellä ”Hoituuko yrityksenne taloushallinto riittävän kustannustehokkaasti?”
haluttiin tarkastella vastaajien näkemystä yrityksen taloushallinnon
kustannustehokkuudesta. 166 vastaajasta suurin osa oli sitä mieltä, että taloushallinnon
hoitaminen yrityksessä on kustannustehokasta. Pieni ero oli havaittavissa sen välillä onko
taloushallinto ulkoistettu vai ei.
Sivu  21 Suuntaa menestykseen

22. Tiedon riittävyys ja ajantasaisuus
 Merkittävä ero syntyi kysyttäessä vastaajilta kokevatko he saavansa taloushallinnosta
riittävää ja ajantasaista tietoa toiminnan johtamiseen. 164 vastauksen perusteella
ulkoistettua taloushallintoa käyttävissä yrityksissä joka viides oli sitä mieltä että he eivät
saa. Yrityksissä jotka hoitavat itse taloushallinnon vain joka kymmenes oli tätä mieltä.
 Seuraavissa kohdissa keskityttiin selvittämään mahdollisia syitä tälle havainnolle.Tiedon
riittävyydestä ja täsmällisyydestä puhuttaessa käytetään yksinkertaisuuden vuoksi
otsikoinnissa termiä ”Tiedon laatu”
Sivu  22 Suuntaa menestykseen

23. Asiointi tilitoimiston kanssa
Sivu  23 Suuntaa menestykseen

24. Tyypillinen asiointitapa tilitoimiston kanssa
 Tutkimuksessa haluttiin myös selvittää millä tavoin yritykset asioivat
tilitoimiston kanssa. Selvästi yleisimmät tavat ovat puhelin tai
sähköposti. Joka kolmas asioi tyypillisesti henkilökohtaisesti ja alle
viidesosa vastaajista ilmoitti käyttävänsä asiointiin verkkopalvelua
(N = 97).
Sivu  24 Suuntaa menestykseen

25. Laskutusaineiston toimittaminen tilitoimistolle
 Laskutusaineiston toimittaminen tilitoimistolle on yksi vaihe ulkoistetun taloushallinnon
palveluntuotannossa. Kysymyksellä selvitettiin miten aineisto toimitetaan tilitoimistolle.
 96 vastauksen perusteella hieman alle kolmanneksella yrityksistä aineiston toimitus on
automatisoitu. Lähes joka viides yritys lähettää tiedot sähköpostilla ja yhtä monen osalta
tilitoimisto noutaa tiedot järjestelmästä. Hieman alle viidennes toimittaa aineistot
paperilla.
Sivu  25 Suuntaa menestykseen

26. Miten tilitoimisto toimittaa raportit
 Taloushallinnon palvelutuotannon kannalta keskeisimpiä tuotoksia ovat taloushallinnon
raportit. Tällä kysymyksellä selvitettiin miten tilitoimisto tyypillisesti jakavat raportit
asiakkaille. (N = 96)
 Yli puolet yrityksistä saa raportit sähköpostilla, mikä joidenkin vastaajien kohdalla herätti
myös kysymyksiä tietoturvan osalta. Hieman yli kolmannes vastaajista ilmoitti saavansa
raportit suoraan jonkin verkkopalvelun kautta.
Sivu  26 Suuntaa menestykseen

27. Mitkä seikat vaikuttavat
ulkoistettua taloushallintoa
käyttävien yritysten
kokemukseen tiedon
riittävyydestä ja
ajantasaisuudesta?
Sivu  27 Suuntaa menestykseen

28. Tiedon laatu vs. verkkolaskutus
 Taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koetaan
paremmaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa
laskut lähetetään verkkolaskuna, kuin yrityksissä joissa laskuja ei lähetetä
verkkolaskuna
(N = 92).
Sivu  28 Suuntaa menestykseen

29. Tiedon laatu vs. ostolaskut verkkolaskuna
 Taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koetaan paremmaksi
sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä, joissa ostolaskut
vastaanotetaan verkkolaskuna, kuin yrityksissä joissa ostolaskuja ei vastaanoteta
verkkolaskuna.
(N = 92).
Sivu  29 Suuntaa menestykseen

30. Tiedon laatu vs. ostolaskujen kierrätys
 Hieman yllättäen taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyys ja ajantasaisuus koettiin
jossakin määrin huonommaksi sellaisissa taloushallintopalvelut ulkoistaneissa yrityksissä,
joissa ostolaskujen hyväksyntä tapahtuu sähköisesti (N = 90).
Sivu  30 Suuntaa menestykseen

31. Tiedon laatu vs. asiointitapa
 Taloushallintopalvelun ulkoistaneen yrityksen kokemukseen tiedon riittävyydestä ja
ajantasaisuudesta vaikuttaa myös asiointitapa tilitoimiston kanssa. Vähiten tyytyväisiä
tiedon laatuun olivat yritykset joiden ensisijainen asiointitapa on joko puhelin tai
sähköposti. Sensijaan verkkopalvelut ja henkilökohtainen tapaaminen asiointitapana
paransivat kokemusta tiedon laadusta. (N = 97).
Sivu  31 Suuntaa menestykseen

32. Tiedon laatu vs. laskutustietojen toimitus
 Laskutustietojen toimitustavalla on myös suuri merkitys vastaajien kokemukseen
taloushallinnon tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Sähköpostilla tai
paperilla tiedot toimittavien yritysten osalta lähes 30% vastaajista oli sitä mieltä, että
tuotettu tieto ei ole riittävää ja ajantasaista yrityksen johtamisen näkökulmasta (N = 91).
Sivu  32 Suuntaa menestykseen

33. Tiedon laatu vs. raporttien toimitustapa
 Myös raporttien toimitustavalla on merkitystä vastaajien kokemuksiin taloushallinnon
tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta. Sähköpostilla tai muulla tavalla
raportit vastaanottavista joka neljäs on tyytymätön tiedon riittävyyteen ja
ajantasaisuuteen (N = 91). Parhaat kokemukset oli vastaajilla jotka saavat raportit
verkkopalvelun kautta.
Sivu  33 Suuntaa menestykseen

34. Yhteenveto ja johtopäätökset
 Verkkolaskutus vaikuttaa yleistyneen B-to-B –sektorin yrityksissä viime
vuosina melko hyvin. Vastaajista n. 60% ilmoitti lähettävänsä laskut
verkkolaskuna.
 Vastaajista 60% ilmoitti ulkoistaneensa taloushallinnon tai aikovansa
ulkoistaa sen. Yrityksen henkilöstömäärä korreloi taloushallinnon
ulkoistuksen kanssa siten, että todennäköisyys ulkoistukseen pienenee
henkilöstömäärän kasvaessa.
 Taloushallinnon ulkoistaneiden ja itse taloushallintoa tekevien yritysten
välillä on jonkin verran eroa verkkolaskutuksen hyödyntämisen osalta.
Suurin ero taloushallinnon ulkoistaneiden eduksi oli havaittavissa
ostolaskujen vastaanottamisessa verkkolaskuna. 61% ulkoistaneista
vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Taloushallintoa itse tekevillä
luku on 44%.
Sivu  34 Suuntaa menestykseen

35. Yhteenveto ja johtopäätökset
 Tilitoimistojen tulisi kiinnittää huomiota taloushallinnon tuottaman
tiedon riittävyyteen ja ajantasaisuuteen. Tällä osa-alueella joka viides
taloushallinnon ulkoistanut vastaaja ei kokenut saavansa riittävästi ja
ajantasaista tietoa.
 Taloushallinnon ulkoistaneen yrityksen ja taloushallintopalveluiden
tarjoajan välisillä toimintatavoilla ja tiedon välitystavoilla on
havaittavissa yhteys vastaajien näkemykseen taloushallinnon
tuottaman tiedon riittävyydestä ja ajantasaisuudesta.
 Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että ulkoistettua
taloushallintapalvelua käyttävien yritysten osalta taloushallinnon
palveluiden tuotannossa sähköisillä tiedonvälitykseen ja
toimintatapoihin liittyvillä toimintatavoilla on positiivinen vaikutus
ulkoistuspalvelun käyttäjien palvelukokemukseen.
 Taloushallintopalveluiden tarjoajien tai näille ohjelmistoja kehittävien
yritysten kannattaisi kehittää erityisesti taloushallinnon
palveluntuotannon ja tiedon välittämisen sähköistämiseen liittyviä
verkkopalveluita.
Sivu  35 Suuntaa menestykseen

36. Kehitysehdotuksia tilitoimiston raportoinnille
 Vapaamuotoisen palautteen perusteella tilitoimistojen raportointiin
liittyen voidaan nostaa esiin seuraavia kehityskohteita:
 Raporttien tuottaminen excel-muotoon jotta niitä voidaan jatkojalostaa
 Enemmän valmiita raportteja, ei pelkkää tulolaskelmaa ja tasetta. Sisäisen raportoinnin ja
budejttien seurantaa tulisi parantaa.
 Raportit pitää saada tehtyä itse ja luettua raakaa dataa esim. HTTP REST APIn kautta.
 Kassavirran hallintaan tulisi kehittää lisää raportteja ja työkaluja
 Tarttuvampaa otetta asioihin, tulkintaa ja nopeutta. Raporttien analyysia ja konsultointia.
 Raportointi suoraan esim. verkkopalveluun tai pilvipalvelusovellukseen.
 Enemmän tunnuslukuja ja graafeja
 Paremmat vertailumahdollisuudet
 Verkkopalvelu, josta voi seurata taloushallinnollisia asioita ja suorittaa tarvittavia
toimenpiteitä.
 Pääsy raportointijärjestelmään, omien raporttien teko
Sivu  36 Suuntaa menestykseen

37. Kysymyksiä?
www.valueframe.com
Harri Kanerva
040 5496594
Sivu  37 Suuntaa menestykseen