Kokoukset aikasyöpöistä ajansäästäjiksi
•
1 like•865 views
Ohjeita kokouskäytäntöjen tehostamiseen sähköisten työvälineiden avulla. Esimerkkityökaluna SharePoint 2010.
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Kokoukset aikasyöpöistä ajansäästäjiksi
Similar to Kokoukset aikasyöpöistä ajansäästäjiksi (20)
Kokoukset aikasyöpöistä ajansäästäjiksi
- 1. Kokoukset aikasyöpöistä ajansäästäjiksi Heidi Selkäinaho Konsultti 21.3.2012
- 2. Heidi Selkäinaho • Konsultti, Sininen Meteoriitti Oy ‒ Intranet- ja extranet –suunnittelu ‒ Organisaatioiden tiedon hallinta ‒ SharePoint 2010 ja SharePoint Online ‒ Käyttäjälähtöinen suunnittelu ja käytettävyys • Sininen Meteoriitti Oy ‒ Verkkopalveluiden ja tietotyön asiantuntija ‒ Palvelut: verkkopalvelujen konsultointi, toteutus ja ylläpito ‒ 90 asiantuntijaa, toimipisteet Helsingissä ja Jyväskylässä ‒ Perustettu 2001
- 3. Aiheet Miten Mikä Miten kokouksiin kokouksissa kokouksia liittyvää perinteisesti voidaan työtä voidaan mättää? vähentää? keventää? - 50 % - 50 %
- 5. Kokousten perinteiset ongelmat • Kokouskäytännöt ovat kirjavat • Kokouksissa käsitellään vääriä asioita • Kokousten etukäteisvalmistelu vaatii sihteeriltä ison työn • Sähköpostilaatikot paisuvat kokousmateriaaleista • Ei yhtenäistä tapaa hallita kokousten materiaaleja • Pahimmillaan kokouksia ei valmistella ollenkaan • Muistiot vaativat paljon työtä
- 7. Tiedotusasiat pois kokouksista • Tiedotusasioille sovitaan säännöllinen käytäntö ‒ Tilannekatsaus intranetissä ryhmän omaan työtilaan tms. ‒ Sähköposti ryhmälle ‒ Määrämuotoinen esitys sovittuun sijaintiin
- 8. Mistä asioista tarvitaan kokous? ‒ Yhdessä ratkaistavat ongelmat ‒ Sovittavat asiat ‒ Ideointia vaativat asiat ‒ Päätöstä odottavat asiat
- 9. Tarjotaan kanava kysymyksien esittämiseen kollegoille • Kokous kutsutaan usein koolle, kun joku ei tiedä jotain • Osallistujiksi ne, joiden oletetaan tietävän • Näistä kokouksista pääsee eroon intranetin Kysymys-Vastaus- palstan avulla
- 10. Kysymykset ja vastaukset -palsta • Tehokkuus: ‒ Kukin voi auttaa itse itseään kysymällä ‒ Ei tarvitse tietää, kuka tietää ‒ Ei tarvitse häiritä ketään ‒ Nopea vastaus ‒ Ei turhia palavereita ‒ Ei tehdä uudelleen samoja asioita • Avoimuus: ‒ Mielipide usealta henkilöltä • Mikrobloggaus, esim. Yammer ‒ Vastaukset avoimia: tieto leviää • Tavallinen blogi tai keskustelupalstakin kelpaa • Sijainti: Intranetin etusivulle!
- 11. Kysymykset ja vastaukset esim. SharePointin blogina Kysymykset ja vastaukset
- 12. Yhteenveto: 50% kokouksista pois ja silti samalla tieto leviää paremmin! Säännöllisten kokousten sisältönä ongelmanratkaisu, ideointi ja osaamisen jakaminen Epäsäännöllisten kokousten tarve vähenee: vastaukset kysymyksiin voidaan kerätä sähköisesti laajalta joukolta
- 13. Malli kevyeen kokoustamiseen MITEN KOKOUKSIIN LIITTYVÄÄ TYÖTÄ VOIDAAN HELPOTTAA?
- 14. Esityslista luodaan yhdessä • Ongelmat ja päätöstä odottavat asiat syntyvät työn ohessa, ja ne pitää voida myös kirjata ylös työn ohessa • Lista avoimista asioista toimii tähän tarkoitukseen
- 15. Avoimet asiat –lista esim. työtilassa • Myös kokousten ulkopuolella päätettävien asioiden käsittelyyn! • Listalle voi lisätä kategorioita
- 16. Avoimet asiat
- 17. Avoimista asioista syntyy ryhmän päätöshistoria Edut • Päätöksiä ei tarvitse kaivaa muistioista • Ei tarvitse muistaa, milloin ja kuka päätti asiasta
- 18. Kokoussivuilla voi täydentää avointen asioiden listaa
- 19. Kokousmateriaaleille sovitut sijainnit • Kokousmateriaaleille sovitaan tietty sijainti • Materiaaleja ei laiteta sähköpostin liitteeksi VAAN • Kokouskutsuun laitetaan linkki kokouksen etukäteismateriaaliin • Yksittäiseen avoimeen asiaan lisätään linkki materiaaliin, joka liittyy siihen asiaan
- 20. Tehtävät suoraan tehtävälistalle • Kokouksissa sovitut tehtävät listataan heti keskitetylle tehtävälistalle Edut • Kokousten jälkeen ei tule jälkitöitä, kun muistioista siirretään tehtäviä listalle, tai pahimmassa tapauksessa ei siirretä. • Käyttäjän tehtävät on tärkeä nostaa keskitetysti käyttäjän saataville
- 21. Tehtäväpalstat esim. työtiloissa • Kaikki pienimmätkin ”nakit” kirjataan ylös • Tehokkuus: ‒ Tehtäviä ei tarvitse kaivaa muistioista ja sähköposteista ‒ Tehtäviä ei tarvitse kirjata ylös itse ‒ Tehtävät pysyvät hallinnassa • Avoimuus: ‒ Tehtävän antaja ja koko ryhmä näkee, missä mennään
- 22. Omat tehtävät kootusti käyttäjälle
- 23. Yhteenveto: kevyt kokoustaminen Ennen kokousta Kokouksessa Kokouksen jälkeen Täydennetään avointen Avataan avointen asioiden Ei jälkitöitä asioiden listaa lista Käsitellään kiireisimmät asiat Lisätään materiaaleja (tai tähän kokoukseen sovittuun paikkaan merkityt) Lähetään kokouskutsu, jossa Kirjataan tehtäviä suoraan linkki avointen asioiden tehtäväpalstalle listalle ja materiaaleihin
- 24. Tarvitaanko muistiota Lopputulos ollenkaan? • Tiedotusasiat niille varatulla paikalla • Päätökset päätöslistalla • Tehtävät tehtävälistalla
- 25. Kiitos! heidi.selkainaho@meteoriitti.com www.meteoriitti.com