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SharePoint Online で、ポータル実践アイデア
- 1. SharePoint Online で、 ポータル実践アイデア 第11回 Office 365 勉強会 2015/05/16 太田 浩史 MVP for SharePoint Server 株式会社 内田洋行 Japan Office 365 Users Group 1
- 2. 自己紹介 太田 浩史 (おおた ひろふみ) • 「標準機能をできるだけ使いたい」派 • ユーザーとして社内の利活用を支援 • ベンダーとしてお客様への導入・利用支援や情報提供 Japan Office 365 Users Group Ota Hirofumi https://facebook.com/hrfm.jp Hirofumi OTA http://www.slideshare.net/hirofumi_ota @hrfmjp https://twitter.com/hrfmjp idea.toString(); http://idea.tostring.jp 2013 - Microsoft MVP SharePoint Server 2
- 3. 本日の内容 • ポータル サイトのサイト構造を計画する • ポータルを作ってみよう • モバイル デバイスへちょっと配慮 Japan Office 365 Users Group 3 SharePoint は “地味” です。 コツコツの積みかさねが大事です。
- 4. ゴール • SharePoint をなんとなく理解してもらう • 操作をなんとなく理解してもらう Japan Office 365 Users Group 4
- 5. ポータル サイトの サイト構造を計画する Japan Office 365 Users Group p. 5
- 6. SharePoint Online よく耳にする用語 • サイト コレクション – Office 365 全体管理 SharePoint 管理センターで作成 • サイト – サイト コレクションの中にいくつも作成できる • アプリ（リスト/ライブラリ など） – サイトの中にいくつも作成できる – データやドキュメントを保存できる Japan Office 365 Users Group 6
- 7. サイトの構造 概念図 Japan Office 365 Users Group 7 サイト コレクション サイト コレクション ･･･ サイト リスト リスト ライブラリ ライブラリ サイトサイト サイト サイト サイト サイト
- 8. たとえば組織階層でサイトを作る Japan Office 365 Users Group 8 全社共通 サイト https://contoso.sharepoint.com 営業部 /sales 総務部 /general 開発部 /devs • よく見かける構成 • 細かくサイトを作りすぎると組織変更で頭を抱える
- 9. 他サイトのアプリの情報を使いたい Japan Office 365 Users Group 9 全社共通 サイト https://contoso.sharepoint.com 営業部 /sales 総務部 /general 開発部 /devs 「開発部」の「お知らせ」を「営業部」のサイトに表示したい 「営業部」の「お知らせ」を 「全社共通」に表示したい
- 10. これが意外に厄介 Japan Office 365 Users Group p. 10
- 11. アプリ Web パーツを利用できる範囲 • “基本” はアプリが配置（インストール）されたサイト内 Japan Office 365 Users Group 11 営業部 /sales 開発部 /devs お知らせ お知らせを 営業部へ表示 複数のサイトで同じデータを表示するのは工夫が必要
- 12. ゆえに計画が大切 • いつも心がけているコト –ポータルはできるだけ階層を少なく –サイト数も少なく –「情報はみんなで共有する」がコンセプト Japan Office 365 Users Group 12
- 13. ポータルを 作ってみよう Japan Office 365 Users Group p. 13
- 14. ポータルに良くあるコンテンツ • お知らせ掲示板 • 予定表 • ドキュメント共有 • リンク集 Japan Office 365 Users Group 14 • ブログ • 社長のメッセージ • 今週の目標 • 何かのトピックス
- 15. ポータルページの大まかなレイアウト Japan Office 365 Users Group p. 15 今週の目標 掲示板 共有ドキュメント トピックス リンク集 今週予定
- 16. ポータルページの大まかなレイアウト Japan Office 365 Users Group p. 16 今週の目標 掲示板 共有ドキュメント トピックス リンク集 大きな文字 で表示 うまく 整理したい 今週予定 これは マスト！
- 17. ポータルページの大まかなレイアウト Japan Office 365 Users Group p. 17 今週の目標 掲示板 共有ドキュメント トピックス リンク集 今週予定 特に読んで 貰いたい コンテンツ 社内の アプリケーション へのリンクとか 社内イベント とか
- 18. コンテンツの表示イメージ Japan Office 365 Users Group p. 18 ガンガンいこうぜ！！ お知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ 2015/05/20 総務部 ○○のお知らせ ドキュメント カテゴリ ・申請書 ・マニュアル ・規定類 ・管理部 ・人事部 ・システム管理部 避難訓練 5月28日に避難訓練 があります！ ご協力をお願いします。 総務(内線 xxx) xxさんのブログ バナー リンク集 ・App1 ・App2 ・App1 ・App2 ・App1 ・App2 最近更新されたドキュメント ○○申請書 人事部 ◆◆の利用方法 システム管理部 ナビゲーション ナビゲーション 今週の予定 勉強会 05/20
- 19. ナニから手を付ければ・・・ Japan Office 365 Users Group 19
- 20. 掲示板をつくる • 標準アプリから始める Japan Office 365 Users Group 20
- 21. 掲示板に「列」を追加する • 「列」とは？ – 掲示板などの入力・表示項目 – 標準のアプリでは不足な項目を自由に追加できる • 今回は「部署」列を作成します Japan Office 365 Users Group 21
- 22. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 22
- 23. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 23
- 24. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 24 いろんな種類から選択。 新規作成時に”だけ”選択できるものもアリ。
- 25. 掲示板に「列」を追加する Japan Office 365 Users Group 25 • 追加した列は、一覧画面に表示することができる
- 26. 「列」が追加できた！ Japan Office 365 Users Group 26 • 追加した列は、投稿フォームにも自動で追加される
- 27. 掲示板に「ビュー」を追加する • 「ビュー」とは？ – 登録されたお知らせアイテムの一覧表示 – 並び替えの条件、フィルターや件数指定などが可能 • 今回は「有効期限が近い順」ビューを作成 Japan Office 365 Users Group 27
- 28. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 28
- 29. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 29
- 30. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 30
- 31. 掲示板に「ビュー」を追加する Japan Office 365 Users Group 31
- 32. 「ビュー」が追加できた！ Japan Office 365 Users Group 32 • 追加した「ビュー」は、メニューで選べます
- 33. 新しいページを作ってみる • Wiki ページ – ページ上にテキストや Web パーツを自由に配置できる – 自由がゆえに Web パーツをきれいに配置するのが難しい • Web パーツ ページ – ページ上に Web パーツを配置できる – 特化しているがゆえに Web パーツをきれいに配置できる Japan Office 365 Users Group 33
- 34. 新しいページを作ってみる • 今回は「Web パーツ」ページを選択しました • 「サイトのページ」に追加します Japan Office 365 Users Group 34
- 35. 新しいページを作ってみる • いくつかレイアウトが選択できる • イメージに近いものを選択 Japan Office 365 Users Group 35
- 36. ページ に貼り付ける Japan Office 365 Users Group 36
- 37. ページ に貼り付けた Web パーツの編集 Japan Office 365 Users Group 37
- 38. ページ専用の「ビュー」をつくる Japan Office 365 Users Group 38 トップページ専用の「ビュー」を作成することもできる
- 39. 小技: 「ビュー」ページに説明分を追加 Japan Office 365 Users Group 39 「ビュー」のページにも Web パーツを追加できる
- 40. • 「ビュー」の「チェック ボックス」を消したい・・・ – トップページなどでは、表示されないほうがスマートに見える 小技: 「ビュー」の「チェック ボックス」を消す Japan Office 365 Users Group 40
- 41. • ビューの設定「表形式で表示」 – 「各アイテムにチェック ボックスを表示します」をオフ – チェックを外すと、複数アイテムの一括削除などができなくなる 小技: 「ビュー」の「チェック ボックス」を消す Japan Office 365 Users Group 41
- 42. • 日付列の表示形式 • 「標準」 - 2015/05/16 13:00 • 「フレンドリ」 - 約 1 時間前 小技: 日付の表示形式を変える Japan Office 365 Users Group 42
- 43. ドキュメント ライブラリをつくる • 標準アプリで用意されている Japan Office 365 Users Group 43
- 44. ドキュメント ライブラリをつくる • 「列」を追加する – 既定は「タイトル」だけ – 「文書カテゴリ」列 とか 「主管部門」列 とか • 「ビュー」を作成する – 「文書カテゴリ別」ビュー とか 「主管部署」ビュー とか Japan Office 365 Users Group 44
- 45. グループ化を利用した「ビュー」 Japan Office 365 Users Group 45
- 46. グループ化を利用した「ビュー」 Japan Office 365 Users Group 46
- 47. グループ化を利用した「ビュー」 Japan Office 365 Users Group 47
- 48. 小技: ビューのフィルター操作と URL Japan Office 365 Users Group 48 フィルターの設定は URL へ反映される
- 49. 小技: フィルターへのリンク集を作ってみる • HTML でリンク集を書いてページに挿入 • 「コンテンツ エディター」 Web パーツを利用する – HTML はテキスト ファイルで保存し、任意のライブラリへアップロード （スタイル ライブラリなどがオススメ） – CEWP の設定からテキスト ファイルへの URL を指定 Japan Office 365 Users Group 49
- 50. コンテンツ エディター Web パーツの利用 Japan Office 365 Users Group 50
- 51. ライブラリ ページへ自作のメニューを追加 Japan Office 365 Users Group 51
- 52. 「今週の目標」アプリをつくる • 標準アプリでは用意されていない • 「カスタム リスト」アプリから作成 Japan Office 365 Users Group 52
- 53. 「今週の目標」アプリをつくる • 「列」を作成 – 本文（複数行テキスト） – 表示開始日（日付と時刻） – 表示終了日（日付と時刻） Japan Office 365 Users Group 53
- 54. 「今週の目標」アプリをつくる Japan Office 365 Users Group 54 表示したい週の日曜日と土曜日を指定
- 55. “今日” の日付を利用したフィルター • 日付を利用したフィルター – 「今日」 が 「表示開始日」 と 「表示終了日」の間 – フィルターの条件に今日 = [Today] を使うことができる Japan Office 365 Users Group 55
- 56. 「今週の目標」とか • 「ビュー」で 「本文」 のみを表示するとそれっぽく Japan Office 365 Users Group 56
- 57. 予定表 • 標準アプリから始める Japan Office 365 Users Group 57
- 58. 「集計値」列を利用する • 「集計値」列とは？ – ユーザーによって入力された値を利用して、 自動計算した値が保存される列 • この列を利用して「今週の予定」のみを表示する ビューを作成してみる Japan Office 365 Users Group 58
- 59. 「集計値」列を利用する • 「週初め」列（予定の週の日曜日の日付を計算） – 数式: =開始時刻+(1-WEEKDAY(開始時刻)) • 「週終わり」列（予定の週の土曜日の日付を計算） – 数式: =開始時刻+(7-WEEKDAY(開始時刻)) Japan Office 365 Users Group 59
- 60. あとはご存知の通り • ビューを作成 – フィルターの条件 「週初め 開始時刻」 が [Today] 以下 かつ 「週終わり 終了時刻」 が [Today] 以上 Japan Office 365 Users Group 60 修正しました・・・（2015/9/24）
- 61. 作ったものをページへ配置してみる Japan Office 365 Users Group 61
- 62. 作ったものをページへ配置してみる Japan Office 365 Users Group 62 なんか間延びしてる… スキマ 多すぎ！！
- 63. レイアウトやデザインを調整したい • 「SharePoint 発行インフラストラクチャ」を有効化 – 「サイトの設定」-「サイト コレクションの機能」 • デザインを調整するための機能がサイトへ追加される Japan Office 365 Users Group 63 注意 – サイトのテンプレート保存に制限が出ることがある – 有効化すると、完全には無効化できない（不可逆）
- 64. レイアウトの微調整 • ポータルのレイアウトは少し整えたい • スタイルシート（CSS）で修正ができる – 今回作成したスタイルのサンプル Japan Office 365 Users Group 64 .ms-viewheadertr th{border-bottom:1px #888 dotted;} .ms-listviewtable{width:100%;} .ms-alternating{background-color:rgba(238, 238, 238, 0.85);} .ms-webpartPage-root{border-spacing:8px 0;} .ms-webpart-titleText.ms-webpart-titleText, .ms-webpart-titleText{ padding-left:8px; border-left:8px solid rgba(238, 238, 238, 0.85); }
- 65. スタイルの適用方法 • サイト全体に適用する場合 – 「デザイン マネージャー」を利用（発行インフラ ストラクチャの機能） – 事前にアップロードした CSS ファイルを「代替 CSS」へ設定 • 特定のページだけに適用する場合 – スクリプト エディターやコンテンツ エディターでページに挿入 Japan Office 365 Users Group 65
- 66. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 66 • デザイン マネージャーを使ってみる
- 67. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 67 「7. デザインの発行と適用」を・・・
- 68. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 68 ここをクリック
- 69. 代替 CSS の設定 Japan Office 365 Users Group 69 CSS ファイルは「スタイル ライブラリ」へアップロードしておくのが一般的
- 70. 適用した状態 Japan Office 365 Users Group 70
- 71. トップページを変更する Japan Office 365 Users Group 71 ここをクリック
- 72. • サイトのウェルカム ページに新しく作成したページを指定 – 「発行インフラ ストラクチャ」の機能 トップページを変更する Japan Office 365 Users Group 72
- 73. • 「発行インフラ ストラクチャ」を有効化していない場合 – SharePoint Designer から変更 トップページを変更する Japan Office 365 Users Group 73
- 74. ひとまず完成！ Japan Office 365 Users Group 74
- 75. 管理を楽にするために • 管理者用ページを作ろう – SharePoint Online の設定はページも多くて大変 – 管理者用のランチャー ページを作っておくとすごく便利！ – きっと将来の引継ぎもラクになるはず Japan Office 365 Users Group 75
- 76. 管理を楽にするために Japan Office 365 Users Group 76
- 77. モバイルデバイスへ ちょっと配慮 Japan Office 365 Users Group p. 77
- 78. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • SharePoint Online はモバイル用画面があります – 「サイトの機能」で「モバイル ブラウザー ビュー」をアクティブに – スマートフォンでアクセスすると専用の画面が表示される Japan Office 365 Users Group 78
- 79. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • ユーザーに見せたくないアプリが表示されている・・・ Japan Office 365 Users Group 79
- 80. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • SharePoint Designer を利用して不要なものを非表示 Japan Office 365 Users Group 80
- 81. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • 非表示となりスッキリしました Japan Office 365 Users Group 81
- 82. モバイルで閲覧するユーザーへの配慮 • 参考: 再度表示させる Japan Office 365 Users Group 82 「すべてのファイル」 右クリックで「プロパティ」
- 83. さいごに • SharePoint は地道な作業の積みかさね • 「列」「ビュー」を組み合わせて使う • カンタンに試せるので、いろいろ試してみる • 作っては直し、使っては直しをくり返しましょう • コツコツと作業するのが楽しいです Japan Office 365 Users Group 83
- 84. Japan Office 365 Users Group Fin.