ファイルサーバーの棚卸から考える SharePoint Online を使ったファイル管理
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第13回 Office 365 勉強会でお話をさせて頂いた資料です。
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- 1. ファイルサーバーの棚卸から考える SharePoint Online を 使ったファイル管理 第13回 Office 365 勉強会@Sapporo 2016/2/6 太田 浩史 Office Servers and Services – Microsoft MVP 株式会社 内田洋行 Japan Office 365 Users Group p. 1
- 2. 自己紹介 太田 浩史 (おおた ひろふみ) • 派閥 「標準機能をできるだけ上手く使いたい」 • ユーザーとして利用し、SIer としてお客様の利活用を支援 • ちょっとした工夫や役に立ちそうな小ネタが好きです Japan Office 365 Users Group Hirofumi OTA http://www.slideshare.net/hirofumi_ota @hrfmjp https://twitter.com/hrfmjp idea.toString(); http://idea.tostring.jp Microsoft MVP 2013,2014 SharePoint Server 2015 Office Servers and Services p. 2
- 3. さて、昨年末のこと… Japan Office 365 Users Group 「ファイルサーバーがゴチャゴ チャしてきたから…、そろそろ 棚卸してみようかな…」 p. 3
- 4. ありがとう PowerShell Japan Office 365 Users Group • Get-ChildItem https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/hh849800(v=wps.620).aspx – ファイル名・フォルダ名 – ファイル パス – 拡張子 – 作成日時 – 最終アクセス日時 – 最終更新日時 p. 4
- 5. 総ファイル数 Japan Office 365 Users Group ひとつの部門だけでも、 およそ 30 万ファイル p. 5
- 6. 総ファイル数 Japan Office 365 Users Group でも、最近よく使われているのは およそ 5 万ファイル p. 6
- 7. ファイルサーバーで課題になりがちパターン Japan Office 365 Users Group 1. 深階層 2. 無意味なファイル名 3. 個人名フォルダー 4. 一時保管、とりあえず、（仮） 5. 日付バージョン管理 p. 7
- 8. 1. 深階層 Japan Office 365 Users Group • フォルダー階層が異常に深い • 整理・分類したい・したい • 整理・分類しすぎると逆に探せない • どこに保存したら良いか分からない • 違う場所に同じファイルがある • 階層を上に戻るときの絶望感 ・・・ p. 8 グーンと 階層が深い
- 9. 1. 深階層 Japan Office 365 Users Group • フォルダー階層が異常に深い • 整理・分類したい・したい • 整理・分類しすぎると逆に探せない • どこに保存したら良いか分からない • 違う場所に同じファイルがある • 階層を上に戻るときの絶望感 ・・・ p. 9 どこになにが あるの？
- 10. 2. 無意味なファイル名 Japan Office 365 Users Group • いい加減につけたファイル名 • パッと見て中身がわからない • わからないと開かない • こわくて開けない • でも消せない、消さない • 開いて期待と違ったときの寂寥感 aaaaa.docx 12345.pptx あ.docx い.xlsx qｑｑ.pptx 。。。。.docx p. 10
- 11. 2. 無意味なファイル名 Japan Office 365 Users Group • いい加減につけたファイル名 • パッと見て中身がわからない • わからないと開かない • こわくて開けない • でも消せない、消さない • 開いて期待と違ったときの寂寥感 aaaaa.docx 12345.pptx あ.docx い.xlsx qｑｑ.pptx 。。。。.docx p. 11 このファイルは なに？
- 12. 3. 個人名フォルダー Japan Office 365 Users Group • 突然現れる個人名フォルダー • 中身はだいたいカオス • 消さない、消せない • 異動しても放置 • そんな名前の人はいない • 誰に聞いてもわからないときの恐怖感 ・・・ 開発部 アプリケーション課 アプリ 設計書 基本設計 田中 p. 12
- 13. 3. 個人名フォルダー Japan Office 365 Users Group • 突然現れる個人名フォルダー • 中身はだいたいカオス • 消さない、消せない • 異動しても放置 • そんな名前の人はいない • 誰に聞いてもわからないときの恐怖感 ・・・ 開発部 アプリケーション課 アプリ 設計書 基本設計 田中 p. 13 だれ？
- 14. 4. 一時保管、とりあえず、（仮） Japan Office 365 Users Group • 類似: あとで消す、すぐ消す • 類似: ○○さんへ • （仮）はいつまで（仮）のまま • メール添付ファイル置き場代わり • すぐ消す、あとで消すは消えない • ○○さんはスデにいない • 意外と重要情報だったときの危機感 一時保管.docx とりあえず 保管庫 提案書（仮） .pptx あとで消す .pptx ○○さんへ.docx 使ったら消す .xlsx p. 14
- 15. 4. 一時保管、とりあえず、（仮） Japan Office 365 Users Group • 類似: あとで消す、すぐ消す • 類似: ○○さんへ • （仮）はいつまで（仮）のまま • メール添付ファイル置き場代わり • すぐ消す、あとで消すは消えない • ○○さんはスデにいない • 意外と重要情報だったときの危機感 一時保管.docx とりあえず 保管庫 提案書（仮） .pptx あとで消す .pptx ○○さんへ.docx 使ったら消す .xlsx 最終アクセス 5 年前 最終アクセス 2 年前 p. 15
- 16. 5. 日付バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • ファイル名に日付を付けて版管理 • ファイル名の日付と更新日が不一致 • 完成版が完成していない • 更新日時が逆転している • 最新版だと思って違ったときの空虚感 設計書1101.docx 設計書1103.docx 完成版_設計書_1104.docx 設計書1106.docx 最終版 p. 16
- 17. 5. 日付バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • ファイル名に日付を付けて版管理 • ファイル名の日付と更新日が不一致 • 完成版が完成していない • 更新日時が逆転している • 最新版だと思って違ったときの空虚感 設計書1101.docx 設計書1103.docx 完成版_設計書_1104.docx 設計書1106.docx 最終版 コレが 最新かよ！ p. 17
- 18. 注意 Japan Office 365 Users Group これらのスライドはフィクションです。 実在の人物や団体などとは一切関係ありません。 p. 18
- 19. SharePoint でファイル管理 Japan Office 365 Users Group • ドキュメント ライブラリ – バージョン管理 – ドキュメントのプロパティ – 管理されたメタデータ – メタデータ ナビゲーション • OneDrive for Business – 個人のファイルを保存 – 共同編集 p. 19
- 20. ドキュメント ライブラリ Japan Office 365 Users Group p. 20 • Office 365 の「サイト」機能 • SharePoint Online • ファイルの共有 • 全文検索 全文検索（ファイル内も検索！） Office / PDF ファイル プレビュー パワポのアニメーションも完全再現！ ドラッグ & ドロップ で 簡単アップロード！
- 21. SharePoint のファイル管理 その 1 Japan Office 365 Users Group • SharePoint のドキュメント ライブラリで共有するだけで、 Office ファイル、PDF ファイルなどのプレビューが利用できる • ファイルを開いてから目的のものと違う！というのを避けられる • ファイル内のキーワードを含めた、全文検索が利用できる p. 21
- 22. ドキュメントのプロパティ Japan Office 365 Users Group 「列」 は自由に追加できる • 1行テキスト • 複数行テキスト • 選択肢 • 数値 • 通貨 • 日付と時刻 • 参照 • はい/いいえ • ユーザーまたはグループ • ハイパーリンクまたは画像 • 集計値 • タスクの結果 • 外部データ • 管理されたメタデータ プロパティ = “列” ファイル名を右クリック -> プロパティ p. 22 デフォルトは 名前、タイトル
- 23. ドキュメントのプロパティ Japan Office 365 Users Group SharePoint のファイル管理は列（プロパティ）活用がキモ 「選択肢」列を「部署名」として追加 ビューに表示させることで、フィルター操作が可能に フィルターができる！！ 探しやすい！！ p. 23
- 24. 管理されたメタデータ Japan Office 365 Users Group • 「管理されたメタデータ」列 用語（メタデータ）をツリー状に整理ができる特殊な列 • ユーザーの入力方法 • ツリーからの選択 • キーボード入力（サジェスト） p. 24
- 25. メタデータ ナビゲーション Japan Office 365 Users Group • ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる p. 25
- 26. メタデータ ナビゲーション Japan Office 365 Users Group • ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる • 異なるプロパティ フィルターで同じ結果が得られる • ひとつのファイルに辿り着くための道筋が複数 • 管理されたメタデータとの組み合わせがオススメ • 管理されたメタデータ、 複数入力しておく p. 26
- 27. SharePoint のファイル管理 その 2 Japan Office 365 Users Group • フォルダーで整理・分類せず、プロパティで整理・分類する • 階層化して分類・整理するには、 「管理されたメタデータ」 + 「メタデータ ナビゲーション」 の組合わせでの利用がおすすめ 整理・分類で考えない・悩まない 整理・分類で悩んだら、思いついたモノを全部入れておく p. 27
- 28. バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • 既定で 500 メジャー バージョンを保持 • 設定で変更可能 1 から 50,000 バージョン メジャー バージョン: 1.0, 2.0, 3,0 マイナー バージョン: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 メジャーバージョン 「下書き」の状態 マイナーバージョン メジャーバージョン 閲覧権限のみのユーザーには下書きを見せないことも可能 p. 28
- 29. バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • 保存するたびに自動的にバージョンが上がっていく • 「ビューの編集」でバージョンにチェック ビューの編集画面 バージョン番号が表示されたビュー p. 29
- 30. SharePoint のファイル管理 その 3 Japan Office 365 Users Group • 同ファイル名で更新すると勝手にバージョン管理を行ってくれる ⇒ 最新のファイルはいつもひとつ • マイナーバージョン（下書き）を使いこなすことで、 閲覧者から見えない状態で編集作業ができる ⇒ わざわざ別のところに移動させて編集しなくて良い p. 30
- 31. OneDrive for Business Japan Office 365 Users Group • 個人用のファイル保管 ほかのユーザーと簡単にファイルを共有できる UI は一般消費者向け OneDrive とほぼ一緒 p. 31
- 32. OneDrive for Business Japan Office 365 Users Group • ファイルの同時編集 p. 32 Office 2016 では、Office クライアントでも同時編集できます でも、Office Online で操作したほうがスムーズかも…
- 33. SharePoint のファイル管理 その 4 Japan Office 365 Users Group • 個人のファイルは OneDrive for Business に保存して、 みんなが利用するライブラリとは別にしておく • OneDrive クライアントでローカルのフォルダーと同期もできる • スマホ、タブレットからも利用できる • プロジェクトやチーム、組織などで共有できるものは、 SharePoint ドキュメント ライブラリ で “Share” する ⇒ 自分の成果物をみんなの ”資産” に！ p. 33
- 34. まとめ Japan Office 365 Users Group • エクスプローラで利用するファイル サーバーに比べて ブラウザで利用する SharePoint は不利な点も多い • ファイル サーバーのつもりで使うと“不便”に感じる部分も • “ちょっとだけ”運用・設定を工夫して利用すると”便利”に • 一番大切なのは人と運用・ルールをどう育てるか p. 34
- 35. Japan Office 365 Users Group 終 製作・著作 @hrfmjp idea.tostring.jp Fin.