Office 365 & Microsoft Teams: Das rundum sorglos Paket (nicht nur) für das Homeoffice

1. Oliver Chaudhuri, März 2020
HIRSCHTEC
OFFICE 365 & MICROSOFT TEAMS: DAS RUNDUM-
SORGLOS-PAKET (NICHT NUR) FÜRS HOMEOFFICE

2. FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR
Unser 360-Grad-Blick auf Ihren digitalen Arbeitsplatz: Architektur, Technologie, Einführung
2
Die Basis
für alle Workplaces
Einführung
und Verankerung
Umsetzung
und Betrieb
Gründung:
2005
Mitarbeiter:
105
Standorte:
Hamburg, Düsseldorf,
Berlin, Wien, Zürich
Expertise:
Mehr als 450 Projekte
für mehr als 4,5
Millionen Nutzer

3. 1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun?
2. Wie gestalte ich Zusammenarbeit im Homeoffice mit O365?
3. Was leisten Kommunikationsmanager eigentlich dabei?
THEMEN DES TAGES
Leitfragen für unser Webinar 3

4. 1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun?
2. Wie gestalte ich Zusammenarbeit im Homeoffice mit O365?
3. Was leisten Kommunikationsmanager eigentlich dabei?
THEMEN DES TAGES
Leitfragen für unser Webinar 4

5. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG
Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten
5

6. I. NEWS & VIDEOBOTSCHAFT IM SP INTRANET
6

7. II. CEO-POSTINGS & WISSEN AUF YAMMER
7

8. III. AUSTAUSCH & ZUSAMMENARBEIT VIA TEAMS
8

9. III. AUSTAUSCH & ZUSAMMENARBEIT VIA TEAMS
9

10. FALLBEISPIEL CORONA-KOMMUNIKATION
Kommunikation und Zusammenarbeit steuern: Für alle, für die Gruppe, für den Einzelnen
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Kommunikation
Zusammenarbeit
Gesamtes
Unternehmen
Team/
Arbeitsgruppe
Einzelner
Mitarbeitender
SharePoint-
Intranet
Soziales
Unternehmens-
netzwerk Yammer
MS Teams: Virtueller
Schreibtisch &
Konferenzraum
(inkl. OneNote etc.)
Produktivität durch Outlook,
Word, Excel, PPT

11. 1. Was haben O365 und MS Teams eigentlich mit Interner Kommunikation zu tun?
2. Wie gestalte ich Zusammenarbeit im Homeoffice mit O365?
3. Was leisten Kommunikationsmanager eigentlich dabei?
THEMEN DES TAGES
Leitfragen für unser Webinar
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12. MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE
12
Kommunikation:
Einzel- und Gruppenchats,
Videos- und Sprach-Calls
Koordination:
Aufgabenplanung und
Blitzabstimmungen
Kollaboration:
Gemeinsames Bearbeiten von
Dokumenten, Teilen & Speichern
von Dateien, Notizen etc.
Kooperation:
Virtuelle Team-
und Gruppenräume
Konferenzen:
Web-Meetings mit Video-
und Bildschirmübertragung
Die 5 K's: Kombinieren Sie Services & Anwendungen für vereinfachte Kommunikation und Zusammenarbeit

13. MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE
Vorteile und Funktionalitäten auf einen Blick
I. Virtueller Schreibtisch & Konferenzraum (Video-Calls & geteilter Bildschirm)
II. Einbindung z. B. von digitalem Notizbuch (via OneNote)
und Aufgaben-Manager (via Planner)
III. Niedrigschwellige Kommunikation (via Einzel- und Gruppenchats)
IV. Mobile Nutzung
à Strukturierte Zusammenarbeit
à Schnelle Interaktion und Adhoc-Kommunikation
à Transparenz für alle Beteiligten – und Nicht-Beteiligte
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14. I. VIDEO-CALLS UND GETEILTER BILDSCHIRM
404 Kilometer zwischen D und HH sind kein Hindernis für reibungslose Zusammenarbeit!
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15. II. GEMEINSAMES NOTIZBUCH: EINES FÜR ALLE
Zentrale Ablage statt Dokumenten-Wirrwarr!
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16. III. NIEDRIGSCHWELLIGE KOMMUNIKATION
Blitzabstimmung und Adhoc-Kommunikation (auch mit unbestimmter Zielgruppe)!
16

17. III. „LIKE-DAUMEN“: MEHR ALS NUR „GEFÄLLT MIR“
Konkrete Entlastung in der Team-Führung!
17

18. 18
IV. MOBILE NUTZUNG
Das Büro in der Hosentasche – und ich bestimme, ob und wann ich erreichbar sein will!
Sprachnachrichten
Chat, Links,
Anhänge etc.

19. MICROSOFT TEAMS: HUB FÜRS HOMEOFFICE
19
Kommunikation:
Einzel- und Gruppenchats,
Videos- und Sprach-Calls
Koordination:
Aufgabenplanung und
Blitzabstimmungen
Kollaboration:
Gemeinsames Bearbeiten von
Dokumenten, Teilen & Speichern
von Dateien, Notizen etc.
Kooperation:
Virtuelle Team-
und Gruppenräume
Konferenzen:
Web-Meetings mit Video-
und Bildschirmübertragung
Die 5 K's: Kombinieren Sie Services & Anwendungen für vereinfachte Kommunikation und mehr Produktivität

20. 1. Was hat Office 365 eigentlich mit Interner Kommunikation (IK) zu tun?
2. Wie kann Office 365 konkret für IK genutzt werden?
3. Welche Rolle spielen Kommunikationsmanager dabei?
THEMEN DES TAGES
Leitfragen für unser Webinar
20

21. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG
Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten
21

22. ERINNERN SIE SICH AN DEN 15. APRIL 2019?
22

23. 23

24. EIN THEMA, VIELE INFORMATIONSTYPEN
Mit Office 365 und dem digitalen Arbeitsplatz lassen sich Themen noch zielgruppenspezifischer aufbereiten 24
Blog
Microblog
Wiki
Chat
Funktion
Geprüfte News durch Corporate
Communications (global)
News in Standorten, Bereichen,
Abteilungen (lokal)
Information & Wissen
Kollaboration
Informationstyp
spiegel.de
Facebook,
Twitter,
Instagram
Wikipedia
WhatsApp
Im Privaten
SharePoint
Online
Yammer
SharePoint
Online
Teams
Office 365

25. OFFICE 365: NEUE CHANCEN FÜR DIE IK
News & Stories kanalspezifisch und zielgruppenoptimiert ausspielen 25
Nachrichten-Typ Instrument/Kanal Zielgruppe
Übergreifende News, z. B. Strategie,
Finanzen, Produkt-Launches
SharePoint Communication Site Alle Mitarbeitenden
Lokale/bereichsspezifische News, z. B.
Standort-/Filial-News, lokale Personalia
Yammer Gruppe
Jeweiliger Bereich/
Standort/Bereich
Tickermeldungen/Alerts, z. B. Wartung
IT/Maschinenpark, Baustelle, Raumpflege
Yammer Ankündigung
Jeweiliger Bereich/
Abteilung/ggf. alle MAs
Status-News Projekte Corp. Comm.,
z. B. Geschäftsbericht, Bilanz-PK, Messe
MS Teams
Projekte oder
Fachgruppen
„Soft Stories“, z. B. Sport-Gruppen,
Schwarzes Brett, Marktplatz
Yammer Gruppe, MS Teams Interessierte
...

26. OFFICE 365: NEUE CHANCEN FÜR DIE IK
Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 26
Redaktionelle, geprüfte Inhalte
(Pflichtabonnement)
Nutzergenerierte Inhalte,
die auf Wunsch verfolgt &
abonniert werden
Produktivität
Erledigen Sie Ihre täglichen,
wiederkehrenden Aufgaben
Austausch &
Zusammenarbeit
Vernetzen Sie sich

27. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 27
Großes Publikum
• Information & Wissen zur
Verfügung stellen
Kleines Publikum
• Zusammenarbeit & Kommunikation
in kleinen Gruppen
• Zusammenarbeit mit dem Kunden

28. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Tool-Landschaft sortieren: Was? Womit? Wofür? 28

29. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Der Modern Workplace verändert auch die Gewichtung & Arbeitsweise der Kommunikationsmanager 29
• Redaktion
• Medienproduktion
und -entwicklung
• Abstimmung/Freigaben
• Komplexe Strukturen
verwalten
• „Senden“
• Regeln aufstellen
• Moderation und Kuratierung
• Coachings & Trainings
• Unternehmenssicht einbringen
• Menschen miteinander in
Kontakt bringen
• Das „Teilen“ etablieren
• Gemeinsame Arbeitskultur
etablieren
• „Zuhören“

30. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Top-Handlungsfelder 2020+
30
Informieren/
Medien machen
Zusammenarbeit
mitorganisieren/
Menschen befähigen
CEOs authentisch
positionieren

31. OFFICE 365 ≠ „EINFACH MAL MACHEN“
Verbindlichkeit herstellen, Verlässlichkeit bieten – Investitionsruinen vermeiden
31
vs.

32. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN
Office 365 inkl. Teams rasch und erfolgreich ausrollen
32
* gemäß Prosci® ADKAR® Model
fett = Must have
kursiv = Nice to have
KENNEN
(„Envision“)
Motivationsphase*
Wie wird der
Digital Workplace
nutzenstiftend und
„be-greifbar“?
KÖNNEN
(„Onboard“)
WOLLEN
(„Drive Value“)
Knowledge ReinforcementAbilityAwareness Desire
• Basis-/Master-Story & FAQs
• Toolbox Teamsitzungen
• Einbindung Regelmedien Interne Komm.
• Branding: Name/Claim/Logo
• (Video-)Statement Projekt-Sponsor
• Launch-Kampagne: Poster etc.
• Namenswettbewerb
• Multimedia-Stories
• Teaser-Video
• Kantinen-Aktion
• ...
• Netiquette & Governance
• zCard/Pocket Media
• Screencasts/„How to‘s“
• „Kochbuch“/Starter Guide
• Infografik Tool-Landschaft & Use-Case-Atlas
• Microsite/Informationsplattform:
Endnutzer & Stakeholder
• Videostatements
• Gamification/Onboarding-Quiz
• Infobörse/Roadshow
• ...
• Hilfe-Community
• Web-Sessions
• „Offene Sprechstunde“
• Lunch & Learn/Live-Demos
• Floorwalks
• Coachings Digital Leadership/
Buddy-Konzept
• Champions-Programm (Multiplikatoren)
• …
Medium/
Maßnahme zur
Begeisterung und
Befähigung
CONTEXTUAL
eMOTION
CURVE
SPARK
INTEREST EXCITE
IMPRESS
CONVINCE
CONVINCE
GROW
INTEREST
CONNECT
CONNECT
KEEP
INTEREST
INSPIRE
MANIFEST
CONNECT
3. „Leitplanken“
setzen &
Basisfunktionalitäten
erläutern
4. Tool-Landschaft
ordnen & visualisieren
1. Benefits
herausstellen,
„Buy-in“ der
Stakeholder sichern
2. Digitalen
Arbeitsplatz wie ein
Produkt einführen
5. Nutzer coachen &
unterstützen
6. Austausch &
Feedback-Schleifen
ermöglichen &
moderieren
grün = Top-Maßnahmen unserer Kunden in den vergangenen Wochen

33. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN
Office 365 inkl. Teams rasch und erfolgreich ausrollen
33
KENNEN KÖNNEN WOLLEN
„Kochbuch“/
Starter Guide
Netiquette &
Governance
zCard/
Pocket Media
Screencasts/
„How to’s”
Infografik
Tool-Landschaft
Video-
statements
Gamification/
Onboarding-
Quiz
Infobörse/
Roadshow
(Video-)
Statement
Projekt-Sponsor
Teaser-Video
Branding:
Name & Logo
Basis-/Master-Story & FAQs
Einbindung
Regelmedien IK
Toolbox
Teamsitzungen
Multimedia-
Stories
Poster &
Postkarten
Spiegel-
aufkleber
Startbildschirm
Kantinen-Aktion
Lunch & Learn/
Live-Demos
Web-Sessions
Hilfe-Community
„Offene
Sprechstunde“
Champions-Programm inkl.
• Recruiting
• Onboarding
• Signalling
• Community
Coachings Digital Leadership
Floorwalks
Microsite/Informationsplattform:
Endnutzer, Stakeholder
grün = Top-Maßnahmen unserer Kunden in den vergangenen Wochen

34. www.HIRSCHTEC.eu work inspired – be involvedwww.HIRSCHTEC.eu
FÜR JEDES UNTERNEHMEN GIBT ES DEN PASSENDEN
DIGITALEN ARBEITSPLATZ. UND WIR BRINGEN IHN
FÜR SIE ZUM FLIEGEN!
Oliver Chaudhuri
o.chaudhuri@hirschtec.eu
+49 160 99 79 62 19