Handout zum Webinar: Kennen, Können, Wollen - Office 365 erfolgreich einführen Oliver Chaudhuri, Leiter Team Communications & Mitglied der Geschäftsleitung, zeigt einmal ganz konkret, welche Bausteine zu einer gelungenen Launch-Kampagne gehören, wie Hürden auf dem Weg zu Kollaboration & Interaktion umgangen werden können und wie die produktive Zusammenarbeit angeregt wird. Über HIRSCHTEC: https://hirschtec.eu/

1. Webinar
KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN: OFFICE 365
ERFOLGREICH EINFÜHREN
Oliver Chaudhuri, 2.7.2019

2. FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR
Wir bieten einen 360-Grad Blick auf Ihren digitalen Arbeitsplatz: Architektur, Technologie, Einführung
2
Die Basis
für alle Workplaces
Einführung
und Verankerung
Umsetzung
und Betrieb
Gründung:
2005
Mitarbeiter:
101
Standorte:
Hamburg, Düsseldorf,
Berlin, Wien, Zürich
Expertise:
Mehr als 450 Projekte
für mehr als 4,5
Millionen Nutzer

3. FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR
Was uns Microsoft spiegelt: Verdreifachung der Akzeptanz/Reichweite in Projekten mit HIRSCHTEC-Unterstützung
3
Zeit seit dem Rollout 30 Tage 60 Tage 90 Tage 120 Tage 150 Tage
Durchschnittliches relatives
Wachstum von Benutzern seit
dem Rollout
131% 184% 227% 255% 293%
* Core Active Usage (SharePoint)
Gesamtauswirkungen des Engagements von HIRSCHTEC auf die SharePoint Online Nutzung*

4. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation?
2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne?
3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft?
4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager?
LEITFRAGEN FÜR HEUTE
4

5. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG
Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten
5

6. OFFICE 365 ≠ „EINFACH MAL MACHEN“
Verbindlichkeit herstellen, Verlässlichkeit bieten – Investitionsruinen vermeiden
6
vs.

7. MENSCHEN IM MITTELPUNKT
Nicht nur an Tools, Funktionalitäten und technische Rahmenbedingungen denken
• „Wollen Sie MS Teams?“
• „Brauchen Sie Planner?“
• „Möchten Sie Yammer einführen?“
• „Was halten Sie von Power Apps?“
• „Wie sieht’s aus mit Power BI?“
7
„我只懂车站 …“

8. MENSCHEN IM MITTELPUNKT
Wir trainieren nicht bloß Tools, sondern konkrete Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag
• Wie gestalte ich ein effektives Meeting?
Terminkoordination via Outlook, Agenda
und Protokoll via OneNote, Diskussion und
Online-Präsentation via Teams, …
• Wie orchestriere ich die Zusammen-
arbeit in meiner Projektgruppe?
Blitzabstimmung durch Chat via Teams,
Dateiablage/Versionierung via SharePoint,
Aufgaben-Zuweisung via Planner,
Protokolle via OneNote
• ...
8
Yet another …
• Einstiegsseite
• Aufgabenliste
• Dokumenten-Ansicht
• Navigation
• Feed
• Chat
• ...

9. MENSCHEN IM MITTELPUNKT
Strategische Hebel: Akzeptanz und Veränderung bewirken durch ...
9
• Fokus auf die Menschen, nicht nur auf Technologien
• Starke Stories und Mut zu Emotionen
• Befähigung und Einbindung aller Stakeholder
• Koorientierung und Abgleich des eigenen Verhaltens
mit dem der Anderen
• Verzicht auf Belehrungen & Bekehrungen

10. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation?
2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne?
3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft?
4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager?
LEITFRAGEN FÜR HEUTE
10

11. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN
Den digitalen Arbeitsplatz und Office 365 erfolgreich kommunikativ einführen – digital, print, persönlich
11
* gemäß Prosci® ADKAR® Model
fett = Must have
kursiv = Nice to have
KENNEN
(„Envision“)
Motivationsphase*
Wie wird der
Digital Workplace
nutzenstiftend und
„be-greifbar“?
KÖNNEN
(„Onboard“)
WOLLEN
(„Drive Value“)
Knowledge ReinforcementAbilityAwareness Desire
• Basis-/Master-Story & FAQs
• Toolbox Teamsitzungen
• Einbindung Regelmedien Interne Komm.
• Branding: Name/Claim/Logo
• (Video-)Statement Projekt-Sponsor
• Launch-Kampagne: Poster etc.
• Namenswettbewerb
• Multimedia-Stories
• Teaser-Video
• Kantinen-Aktion
• ...
• Netiquette & Governance
• zCard/Pocket Media
• Screencasts/„How to‘s“
• „Kochbuch“/Starter Guide
• Infografik Tool-Landschaft & Use-Case-Atlas
• Microsite/Informationsplattform:
Endnutzer & Stakeholder
• Videostatements
• Gamification/Onboarding-Quiz
• Infobörse/Roadshow
• ...
• Hilfe-Community
• Web-Sessions
• „Offene Sprechstunde“
• Lunch & Learn/Live-Demos
• Floorwalks
• Coachings Digital Leadership/
Buddy-Konzept
• Champions-Programm (Multiplikatoren)
• …
Medium/
Maßnahme zur
Begeisterung und
Befähigung
CONTEXTUAL
eMOTION
CURVE
SPARK
INTEREST EXCITE
IMPRESS
CONVINCE
CONVINCE
GROW
INTEREST
CONNECT
CONNECT
KEEP
INTEREST
INSPIRE
MANIFEST
CONNECT
3. „Leitplanken“
setzen &
Basisfunktionalitäten
erläutern
4. Tool-Landschaft
ordnen & visualisieren
1. Benefits
herausstellen,
„Buy-in“ der
Stakeholder sichern
2. Digitalen
Arbeitsplatz wie ein
Produkt einführen
5. Nutzer coachen &
unterstützen
6. Austausch &
Feedback-Schleifen
ermöglichen &
moderieren

12. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN
Passgenaue Pakete für die Nutzeraktivierung schnüren, Kommunikationsaktivitäten auswählen und priorisieren
12
KENNEN KÖNNEN WOLLEN
„Kochbuch“/
Starter Guide
Netiquette &
Governance
zCard/
Pocket Media
Screencasts/
„How to’s”
Infografik
Tool-Landschaft
Video-
statements
Gamification/
Onboarding-
Quiz
Infobörse/
Roadshow
(Video-)
Statement
Projekt-Sponsor
Teaser-Video
Branding:
Name & Logo
Basis-/Master-Story & FAQs
Einbindung
Regelmedien IK
Toolbox
Teamsitzungen
Multimedia-
Stories
Poster &
Postkarten
Spiegel-
aufkleber
Startbildschirm
Kantinen-Aktion
Lunch & Learn/
Live-Demos
Web-Sessions
Hilfe-Community
„Offene
Sprechstunde“
Champions-Programm inkl.
• Recruiting
• Onboarding
• Signalling
• Community
Coachings Digital Leadership
Floorwalks
Microsite/Informationsplattform:
Endnutzer, Stakeholder

13. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation?
2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne?
3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft?
4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager?
LEITFRAGEN FÜR HEUTE
13

14. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG
Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten
14

15. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN
Instrumente & Benefits benennen („Was leisten die digitalen Instrumente für mich?“) 15
Tool What is it? What’s in it for me?
MS Teams
Collaboration hub & virtual meeting
room
Get connected to colleagues via chats & web sessions,
simply share information, documents et al.
OneDrive Secure file hosting in the cloud
Store your personal documents online and access
them from any approved device
OneNote Digital notebook Simply capture and share notes, memos, pictures etc.
Word, Excel,
Power Point,
Outlook
“Classical” office software
Create documents – even in parallel with colleagues;
manage your emails and appointments
… … …

16. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN
Tools kategorisieren („Wie lassen sich die digitalen Instrumente einordnen?“)
16
OPERATE
Manage your daily tasks
INFORM
Stay up-to-date
COLLABORATE
Exchange & network

17. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN
Anwendungsfälle erläutern („Welches digitale Instrument nutze ich ganz konkret wofür?“)
17
“I want to
create
documents”
“I want to
store my
personal
documents”
“I want to
exchange
and network
with my
team /
project”
“I want to
stay
informed
and read
company
news”
“I want to
share my
screen and
get instant
feedback”
“I want
capture &
share
meeting
minutes /
notes”
…
Operate
…
Inform
Collaborate
Use case
Tool

18. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN
Visualisierung & Emotionalisierung: Infografik, User Stories etc.
18

19. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation?
2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne?
3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft?
4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager?
LEITFRAGEN FÜR HEUTE
19

20. 20
Wie ein HIRSCHTEC-Mitarbeiter die Brand-Katastrophe von Notre Dame am 15.4.2019 verfolgt hat
• WhatsApp-Nachricht von einem Freund bekommen
• Kurzer Besuch auf Spiegel online, um die Breaking-News als Bestätigung zu lesen
• Auf Facebook nachgeschaut, ob seine Cousine (lebt in Paris) etwas gepostet hat
• Abends die ganze Geschichte auf ZDF heute journal zusammenfassend verfolgt
• Dann noch auf Wikipedia nachgeschaut, was Notre Dame so einzigartig macht
à Ein Thema, aber viele verschiedene Informationsquellen und unterschiedliche Informationstypen

21. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Verschiedene Tools & Kanäle für verschiedenartige Informationsbedarfe 21
Blog
Microblog
Wiki
Chat
Funktion
Geprüfte News durch Corporate
Communications (global)
News in Standorten, Bereichen,
Abteilungen (lokal)
Information & Wissen
Kollaboration
Informationstyp
ard.de,
spiegel.de
Facebook,
Twitter,
Instagram
Wikipedia
WhatsApp
Im Privaten
SharePoint
Online
Yammer
SharePoint
Online
Teams
Office 365

22. NEUAUSRICHTUNG DER IK
News & Stories kanalspezifisch und zielgruppenoptimiert ausspielen 22
Nachrichten-Typ Instrument/Kanal Zielgruppe
Übergreifende News, z. B. Strategie,
Finanzen, Produkt-Launches
SharePoint Communication Site Alle Mitarbeitenden
Lokale/bereichsspezifische News, z. B.
Standort-/Filial-News, lokale Personalia
Yammer Gruppe
Jeweiliger Bereich/
Standort/Bereich
Tickermeldungen/Alerts, z. B. Wartung
IT/Maschinenpark, Baustelle, Raumpflege
Yammer Ankündigung
Jeweiliger Bereich/
Abteilung/ggf. alle MAs
Status-News Projekte Corp. Comm.,
z. B. Geschäftsbericht, Bilanz-PK, Messe
MS Teams
Projekte oder
Fachgruppen
„Soft Stories“, z. B. Sport-Gruppen,
Schwarzes Brett, Martkplatz
Yammer Gruppe, MS Teams Interessierte
...

23. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Viele Tools, viele Touchpoints 23
Redaktionelle, geprüfte Inhalte
(Pflichtabonnement)
Nutzergenerierte Inhalte,
die auf Wunsch verfolgt &
abonniert werden

24. NEUAUSRICHTUNG DER IK
Zunehmende Vernetzung der Mitarbeiter verändert auch Gewichtung & Arbeitsweise der Kommunikationsmanager 24
• Redaktion
• Medienproduktion und -
entwicklung
• Abstimmung/Freigaben
• Komplexe Strukturen
verwalten
• „Senden“
• Regeln aufstellen
• Moderation und Kuratierung
• Coachings & Trainings
• Unternehmenssicht einbringen
• Menschen miteinander in
Kontakt bringen
• Das „Teilen“ etablieren
• Gemeinsame Arbeitskultur
etablieren
• „Zuhören“

25. HIRSCHTEC
work inspired – be involvedwww.HIRSCHTEC.euwww.HIRSCHTEC.eu
FÜR JEDES UNTERNEHMEN GIBT ES DEN PASSENDEN
DIGITALEN ARBEITSPLATZ. UND WIR BRINGEN
IHN FÜR SIE ZUM FLIEGEN!
Oliver Chaudhuri
o.chaudhuri@hirschtec.eu
+49 160 99 79 62 19