SlideShare a Scribd company logo
1 of 10
Download to read offline
Quản lý dự án phần mềm
          o



Khái niệm

Dự án là tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác
nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau), nhằm đạt được
một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Trong thuật ngữ
của chuyên ngành Kĩ nghệ phần mềm, Quản lý dự án phần mềm là các hoạt động trong lập kế
hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên dự án (ví dụ như kinh phí, con người), thời gian
thực hiện, các rủi ro trong dự án và cả quy trình thực hiện dự án; nhằm đảm bảo thành công
cho dự án. Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, tài
nguyên và chất lượng. Ba yếu tố này được gọi là tam giác dự án:

Các vấn đề thường xảy ra đối với một dự án phần mềm

       Thời gian thực hiện dự án vượt mức dự kiến
       Chi phí thực hiện dự án vượt mức dự kiến
       Kết quả của dự án không như dự kiến

       Trách nhiệm của người quản lý dự án

       Quản lý thời gian: Lập lịch, kiểm tra đối chiếu quá trình thực hiện dự án với lịch trình,
       điều chỉnh lịch trình khi cần thiết
       Quản lý tài nguyên: xác định, phân bổ và điều phối tài nguyên
       Quản lý sản phẩm: thêm, bớt các chức năng phù hợp với yêu cầu của khách hàng
       Quản lý rủi ro: xác định, phân tích rủi ro và đề xuất giải pháp khắc phục
       Tổ chức cách làm việc




Các hoạt động chính trong quản lý dự án phần mềm
Xác định dự án phần mềm cần thực hiện

Xác định yêu cầu chung:

Trước tiên cần xác định các yêu cầu chức năng (công việc phần mềm thực hiện) cũng như phi
chức năng (công nghệ dùng để phát triển phần mềm, sử dụng trong hệ điều hành nào...) của
phần mềm. Sau đó cần xác định rõ tài nguyên cần thiết để xây dựng phần mềm. Tài nguyên ở
đây có thể gồm có nhân tố con người, các thành phần, phần mềm có thể sử dụng lại, các phần
cứng hoặc công cụ có sẵn cần dùng đến; trong đó nhân tố con người là quan trọng nhất. Điều
cuối cùng là xác định thời gian cần thiết để thực hiện dự án. Trong quá trình này cần phải
nắm bắt được bài toán thực tế cần giải quyết cũng như các hoạt động mang tính nghiệp vụ
của khách hàng để có thể xác định rõ ràng yêu cầu chung của đề án, xem xét dự án có khả thi
hay không.

Viết đề án:

Viết đề án là quá trình xây dựng tài liệu mô tả đề án để xác định phạm vi của dự án, trách
nhiệm của những người tham gia dự án; là cam kết giữa người quản lý dự án, người tài trợ dự
án và khách hàng. Nội dung của tài liệu mô tả đề án thường có những nội dung sau:

       Bối cảnh thực hiện dự án: Căn cứ pháp lý để thực hiện dự án, hiện trạng công nghệ
       thông tin của khách hàng trước khi có dự án, nhu cầu ứng dụng phần mềm của
       khách hàng, đặc điểm và phạm vi của phần mềm sẽ xây dựng.
       Mục đích và mục tiêu của dự án: Xác định mục đích tổng thể: Tin học hóa hoạt động
       nào trong quy trình nghiệp vụ của khách hàng? Xác định mục tiêu của phần mềm:
       lượng dữ liệu xử lý, lợi ích phần mềm đem lại.
       Phạm vi dự án: Những người liên quan tới dự án, các hoạt động nghiệp vụ cần tin
       học hóa.
       Nguồn nhân lực tham gia dự án: Cán bộ nghiệp vụ, người phân tích, người thiết kế,
       người lập trình, người kiểm thử, người cài đặt triển khai dự án cho khách hàng,
       người hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm, người bảo trì dự án phần mềm.
       Ràng buộc thời gian thực hiện dự án: Ngày nghiệm thu dự án, ngày bàn giao dự án.
       Ràng buộc kinh phí: Kinh phí trong từng giai đoạn thực hiện dự án.
       Ràng buộc công nghệ phát triển: Công nghệ nào được phép sử dụng để thực hiện
       dự án.
       Chữ kí các bên liên quan tới dự án.

Lập kế hoạch thực hiện dự án

Lập kế hoạch thực hiện dự án là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực
hiện dự án đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm hỗ trợ kế
hoạch chính của dự án phần mềm về lịch trình và ngân sách.

Các loại kế hoạch thực hiện dự án

       Kế hoạch đảm bảo chất lượng: Mô tả các chuẩn, các qui trình được sử dụng trong
       dự án.
       Kế hoạch thẩm định: Mô tả các phương pháp, nguồn lực, lịch trình thẩm định hệ
       thống.
       Kế hoạch quản lý cấu hình: Mô tả các thủ tục, cấu trúc quản lý cấu hình được sử
       dụng.
       Kế hoạch bảo trì: Dự tính các yêu cầu về hệ thống, chi phí, nỗ lực cần thiết cho bảo
       trì.
       Kế hoạch phát triển đội ngũ: Mô tả kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong
       nhóm dự án sẽ phát triển như thế nào.

Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án

       Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách
       Đánh giá bước đầu về các "tham số" của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực
       Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với
       mỗi mốc thời gian
Trong khi dự án chưa hoàn thành hoặc chưa bị hủy bỏ thì thực hiện lặp đi lặp lại các
       công việc sau:
          o Lập lịch thực hiện dự án
          o Thực hiện các hoạt động theo lịch trình
          o Theo dõi sự tiến triển của dự án, so sánh với lịch trình
          o Đánh giá lại các tham số của dự án
          o Lập lại lịch thực hiện dự án cho các tham số mới
          o Thỏa thuận lại các ràng buộc và sản phẩm bàn giao của mỗi mốc thời gian
          o Nếu có vấn đề nảy sinh thì xem xét lại các kĩ thuật khởi đầu đưa ra các biện
              pháp cần thiết

Cấu trúc kế hoạch thực hiện dự án:

       Tổ chức dự án
       Phân tích các rủi ro
       Yêu cầu về tài nguyên phần cứng, phần mềm
       Phân công công việc
       Lập lịch dự án
       Cơ chế kiểm soát và báo cáo

Tổ chức thực hiện dự án:

Quản lý quá trình thực hiện dự án: Giai đoạn này yêu cầu việc theo dõi, rà soát và điều chỉnh
lại tiến độ và khả năng thực hiện của dự án. Theo dõi các rủi ro, thay đổi, phát sinh trong quá
trình thực hiện và có những đề xuất điều chỉnh kịp thời.

Kết thúc dự án:Giai đoạn này thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động của dự án để chính
thức đóng lại dự án.




Quản lý rủi ro trong dự án web bán hàng
qua mạng

Rủi ro là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh, và dự án phần mềm
cũng không ngoại lệ.

Rủi ro là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sảbn xuất và kinh doanh, và dự án phần
mềm cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, với đặc thù riêng của mình, nhận diện và kiểm soát rủi
ro trong dự án phần mềm là điều không đơn giản. Trong thực tế, nhiều dự án phần mềm đã bỏ
qua hoặc kiểm soát rủi ro sơ sài, chiếu lệ dẫn đến kết quả thất bại, khách hàng phàn nàn về
chất lượng hoặc lỗ vốn do chi phí tăng cao.

Rủi ro trong các dự án cntt

Thông thường, “rủi ro” dùng để chỉ một hay nhiều sự việc chưa nhưng có khả năng xảy ra
trong tương lai có tác động đến dự án, và khi sự việc đó xảy ra thường sẽ gây ảnh hưởng xấu,
thậm chí là “tai nạn” cho dự án, cản trở dự án đạt được mục tiêu của mình. Rủi ro thường
được nhận biết dựa vào một số dấu hiệu báo trước, đôi khi dựa vào kinh nghiệm của các dự
án tương tự trước đây.

Quản lý rủi ro có vai trò khá quan trọng trong toàn bộ tiến trình quản lý dự án. Trong cả 2 bộ
mô hình và tiêu chuẩn nổi tiếng được ứng dụng nhiều trong dự án phần mềm là CMMi
(Capability Maturity Model Integration) của viện Công nghệ Phần mềm Hoa Kỳ (SEI) và
PMP (Project Management Professional) của viện Quản trị Dự án PMI (Project Management
Institude) đều xem quản lý rủi ro là một trong những hoạt động cơ bản nhất của quá trình
quản trị dự án.

Mặc dù nhận diện và kiểm soát tốt rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến dự án đòi hỏi sự tham
gia của nhiều người, tuy nhiên người có vai trò trực tiếp và quan trọng nhất là trưởng dự án.
Do đó, một tiêu chí bắt buộc của một trưởng dự án giỏi là khả năng kiểm soát tốt rủi ro.

Quy trình quản lý rủi ro

Nhận diện và kiểm soát tốt rủi ro chỉ bằng kỹ năng và kinh nghiệm cá nhân không chưa đủ,
việc kiểm soát rủi ro phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và phù hợp với đặc thù,
mục tiêu và ngân sách của dự án.

                                                  Tổng quát, quy trình cơ quản lý rủi ro bao
                                                  gồm các bước chính được trình bày ở Hình
                                                  1.
                                                  Ở mức chi tiết hơn, quy trình quản lý rủi ro
                                                  bao gồm các bước cùng với trình tự xử lý và
                                                  mối quan hệ giữa chúng như trình bày ở
                                                  Hình 2.

                                                  Nhận diện rủi ro

                                                  Xác định được chính xác các nguồn có khả
                                                  năng phát sinh rủi ro là điều không dễ dàng.
                                                  Thông thường rủi ro xuất hiện từ các nguồn
                                                  sau:

                                                  • Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án
        Hình 1: Quy trình cơ bản quản lý rủi ro

• Thời gian thực hiện dự án

• Thay đổi về phạm vi và yêu cầu dự án

• Khó khăn về kỹ thuật

• Vấn đề liên quan đến nhân lực

• Hợp đồng giữa 2 (hoặc nhiều) bên

• Trong kinh doanh
• Môi trường, luật pháp, chính trị, văn hóa...

Để nhận diện được rủi ro, có nhiều kỹ thuật được áp dụng. Các kỹ thuật này giúp cho dự án
“khoanh vùng” và xác định dấu hiệu xuất hiện rủi ro, vừa giúp tránh bỏ sót các dấu hiệu, vừa
làm tăng kết quả và độ tin cậy của việc nhận diện các rủi ro. Từng kỹ thuật đều có những hạn
chế riêng, do đó việc kết hợp các kỹ thuật để có kết quả tốt nhất là cần thiết. Các kỹ thuật
được sử dụng rộng rãi bao gồm:

• Xem xét tài liệu

Là cách thức xác định rủi ro cơ bản, đơn giản và thông dụng. Phương thức này thường bao
gồm việc xem xét các tài liệu của dự án như các kế hoạch, giả định, cam kết với khách hàng,
cơ chế thông tin giữa 2 bên, môi trường dự án, thông tin của các dự án khác trong quá khứ...,
từ đó nhận diện các yếu tố có khả năng gây ra rủi ro cho dự án.




                     Hình 2: Mối quan hệ và trình tự các bước trong quy trình kiểm soát rủi ro


• Động não

Đây là kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất để nhận diện rủi ro và hầu như bất cứ ai trong đời
cũng đã từng sử dụng kỹ thuật này cho nhiều vấn đề khác nhau trong cuộc sống. Đó là sự
đóng góp ý kiến từ nhiều người khác nhau, từ các chuyên gia đến các thành viên của dự án,
hoặc bất cứ ai có liên quan hoặc có kinh nghiệm về các vấn đề xảy ra trong dự án. Từ những
ý kiến này (có thể nhiều ý trùng nhau), các rủi ro sẽ được định vị nhanh chóng.

• Kỹ thuật Delphi

Tương tự kỹ thuật "Động não", khác biệt chỉ là các thành viên tham gia không biết nhau, do
đó kỹ thuật này thích hợp nếu các thành viên ở xa nhau. Ngày nay kỹ thuật Delphi thực hiện
dễ hơn trước đây do sự trợ giúp của email và hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa. Do thành viên là
“vô danh” nên kỹ thuật này hạn chế nhược điểm của kỹ thuật "Động não" là một vài cá nhân
(chẳng hạn sếp) sẽ có ảnh hưởng đến suy nghĩ của các thành viên khác.
• Nhóm danh nghĩa

Nhóm làm việc từ 7-10 người, mỗi thành
viên sẽ ghi ý kiến riêng của mình (thường là
1 rủi ro quan trọng nhất) trên 1 mẫu giấy.
Các ý kiến sau đó được tập hợp và nhóm sẽ
phân tích và đánh giá trên từng ý kiến. Kết
quả là rủi ro quan trọng nhất được sắp xếp
trên cùng. Kỹ thuật này không chỉ dùng để
nhận biết mà còn để đánh giá rủi ro; không
loại bỏ hoàn toàn những người có ảnh
hưởng; được thực hiện nhanh và ít tốn kém
hơn kỹ thuật Delphi

• Hỏi ý kiến chuyên gia

Thường được dùng để hỏi ý kiến cá nhân
của những người có nhiều kinh nghiệm từ
các dự án tương tự hoặc các dự án đã hoàn
thành trong quá khứ. Công cụ sử dụng
thường là bảng câu hỏi có trả lời sẵn để chọn lựa, hoặc để trống cho người được hỏi tự ghi ý
kiến hoặc trả lời.

• Sử dụng phiếu kiểm tra hoặc bảng câu hỏi

Phiếu kiểm tra hoặc bảng câu hỏi thường đúc kết kinh nghiệm từ các dự án quá khứ đặc biệt
và các dự án tương tự, trong đó liệt kê những rủi ro thường hay gặp nhất. Phiếu này giúp cho
dự án nhanh chóng xác định rủi ro có thể xảy đến cho dự án.

Kỹ thuật này có thể tham khảo các kinh nghiệm từ bên ngoài, một trong những tham khảo tốt
theo cách này là sử dụng bảng phân loại và liệt kê các rủi ro thường gặp của viện Kỹ thuật
Phần mềm Hoa Kỳ (SEI Taxonomy-Based Risk Identification) có thể tải về miễn phí tại
http://www.sei.cmu.edu/publications/documents/93.reports/93.tr.006.html.

• Sử dụng biểu đồ

Sử dụng nhiều dạng biểu đồ khác nhau để phân tích và xác định rủi ro, chẳng hạn biểu đồ
xương cá (còn gọi là biểu đồ nhân quả) được sử dụng để chỉ sự liên quan và ảnh hưởng của
các yếu tố rủi ro khác nhau, từ đó xác định rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Biểu đồ quy
trình cho thấy sự nối tiếp trong chuỗi các sự kiện, từ đó xác định các yếu tố có thể gây rủi ro
cho dự án. Hình 3 là một ví dụ về việc sử dụng biểu đồ xương cá để định vị các rủi ro.

Phân tích và phân loại rủi ro

Trong thực tế, những rủi ro có thể xảy ra trong một dự án là khá nhiều, và việc giải quyết hết
tất cả các rủi ro là không cần thiết, cũng như sẽ làm phá sản ngân sách của dự án.

Thông thường người ta áp dụng nguyên tắc 20/80 để xác định và giải quyết những rủi ro quan
trọng, những nguyên nhân gốc có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án, trong
chừng mực cân nhắc cẩn thận ngân sách dự án cũng như một số yếu tố đặc biệt khác. Điều
này dẫn đến việc dự án phải phân tích để chọn ra những rủi ro cần giải quyết đó. Có nhiều kỹ
thuật phân tích rủi ro được sử dụng, kỹ thuật thường được sử dụng bao gồm các phân tích
chính sau:

• Phân tích khả năng xuất hiện của rủi ro

Có 4 mức để đo lường khả năng xuất hiện của rủi ro, mỗi mức độ được gán với một giá trị số
(tùy dự án) để có thể ước lượng sự quan trọng của nó.

• 6 - Thường xuyên: Khả năng xuất hiện rủi ro rất cao, xuất hiện trong hầu hết dự án

• 4 - Hay xảy ra: Khả năng xuất hiện rủi ro cao, xuất hiện trong nhiều dự án

• 2 - Đôi khi: Khả năng xuất hiện rủi ro trung bình, chỉ xuất hiện ở một số ít dự án

• 1 - Hiếm khi: Khả năng xuất hiện thấp, chỉ xuất hiện trong những điều kiện nhất định.




                      Hình 3: Ví dụ đơn giản dùng sơ đồ xương cá định vị rủi ro


• Phân tích mức tác động của rủi ro

Có 4 mức để đo lường mức tác động của rủi ro, mỗi mức độ được gán với một giá trị số (tùy
dự án) để có thể ước lượng sự tác động của nó.

• 8 - Trầm trọng: Có khả năng rất cao làm dự án thất bại

• 6 - Quan trọng: Gây khó khăn lớn và làm dự án không đạt được các mục tiêu

• 2 - Vừa phải: Gây khó khăn cho dự án, ảnh hưởng việc đạt các mục tiêu của dự án

• 1 - Không đáng kể: Gây khó khăn không đáng kể.

• Phân tích thời điểm xuất hiện rủi ro

Có 4 mức để ước lượng thời điểm rủi ro xuất hiện, mỗi mức được gán với một giá trị số (tùy
dự án) để có thể ước lượng sự tác động của nó.

• 6 - Ngay lập tức: Rủi ro xuất hiện gần như tức khắc

• 4 - Rất gần: Rủi ro sẽ xuất hiện trong thời điểm rất gần thời điểm phân tích

• 2 - Sắp xảy ra: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai gần
• 1 - Rất lâu: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai xa hoặc chưa định được.

• Ghi chú: Các giá trị số cho trên chỉ mang tính tham khảo và minh họa, giá trị của chúng
được định tùy tổ chức, tùy dự án.

• Ước lượng và phân hạng các rủi ro

Rủi ro sau đó được tính giá trị để ước lượng bằng công thức:

Risk Exposure = Risk Impact * Risk Probability * Time Frame

Tiếp theo rủi ro được phân hạng từ cao đến thấp dựa theo các giá trị Risk Exposure tính toán
được. Tùy theo tổ chức và đặc thù từng dự án, trưởng dự án (hoặc người được phân công) sẽ
xác định những rủi ro nào cần đưa vào kiểm soát, với các mức ưu tiên khác nhau.




             Hình 4: Một số chiến lược và minh họa các phương pháp đối phó rủi ro thường gặp


Kiểm soát rủi ro

Kiểm soát rủi ro bắt đầu với việc chọn lựa chiến lược và phương pháp đối phó rủi ro. Có
nhiều chiến lược và phương pháp đối phó khác nhau, tùy theo tình huống dự án, môi trường
và đặc thù của từng rủi ro. Trong thực tế, các chiến lược phổ biến nhất bao gồm (Hình 4):

• Tránh né

Dùng “đường đi khác” để né tránh rủi ro, đường đi mới có thể không có rủi ro, có rủi ro nhẹ
hơn, hoặc chi phí đối phó rủi ro thấp hơn. Chẳng hạn:

• Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi con người

• Thương lượng với khách hàng (hoặc nội bộ) để thay đổi mục tiêu.

• Chuyển giao
Giảm thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ tác hại khi chúng xảy ra. Chẳng hạn:

• Đề nghị với khách hàng chấp nhận và chia sẻ rủi ro (tăng thời gian, chi phí...)

• Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động và chi phí đối phó rủi ro

• Mua bảo hiểm để chia sẻ chi phí khi rủi ro xảy ra.

• Giảm nhẹ

Thực thi các biện pháp để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm thiểu tác động và chi
phí khắc phục rủi ro nếu nó xảy ra. Chẳng hạn:

• Cảnh báo và triệt tiêu các yếu tố làm cho rủi ro xuất hiện

• Điều chỉnh các yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro xảy ra sẽ ít có tác động

• Chấp nhận

Đành chấp nhận “sống chung” với rủi ro trong trường hợp chi phí loại bỏ, phòng tránh, làm
nhẹ rủi ro quá lớn (lớn hơn chi phí khắc phục tác hại), hoặc tác hại của rủi ro nếu xảy ra là
nhỏ hay cực kỳ thấp. Kế hoạch đối phó có thể là:

• Thu thập hoặc mua thông tin để có kế hoạch kiểm soát tốt hơn

• Lập kế hoạch khắc phục tác hại khi rủi ro xảy ra.




                     Hình 5: Minh họa Cây quyết định cho trường hợp đơn giản


Sử dụng Cây quyết định

Trong một số trường hợp phức tạp, thường rất khó xác định rủi ro nào nên đặt ưu tiên cao để
kiểm soát, hoặc nên chọn chiến lược kiểm soát nào phù hợp nhất nên người ta thường sử
dụng kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định thông dụng trong quản lý là Cây quyết định để tính toán
giá trị đạt được hoặc thiệt hại xảy ra khi thực hiện một hành động nào đó.

Cây quyết định là một biểu đồ dạng cây có nhiều nút, mỗi nút có nhiều nhánh rẽ, mỗi nhánh
sẽ trả lời câu hỏi “làm” hay “không làm”, hoặc là một khả năng để một tình huống xuất hiện
với một xác suất nào đó. Các giá trị cuối cùng của các nhánh sẽ giúp xác định xem nên chọn
phương án nào cho giá trị tốt nhất. Hình 5 là một Cây quyết định đơn giản để tính toán giá trị
đạt được theo các phương án khác nhau, giúp chọn lựa phương án tốt nhất, theo đó phương
án Y cuối cùng đã được chọn do giá trị trả về là lớn nhất.
Giám sát và điều chỉnh

Bao gồm hoạt động giám sát để bảo đảm các chiến lược đối phó rủi ro được lên kế hoạch và
thực thi chặt chẽ. Việc giám sát cũng nhằm mục đích điều chỉnh các chiến lược hoặc kế
hoạch đối phó nếu chúng tỏ ra không hiệu quả, không khả thi, ngốn quá nhiều ngân sách,
hoặc để đáp ứng với rủi ro mới xuất hiện, hoặc sự biến tướng của rủi ro đã được nhận diện
trước đó.

Kết quả giám sát có thể được báo cáo định kỳ đến tất cả những người có liên quan, đến quản
lý cấp cao, hoặc đến khách hàng nếu cần thiết.

Trong thực tế, do các yếu tố liên quan đến dự án thay đổi liên tục, chu trình quản lý rủi ro
không đi theo đường thẳng mà được lặp lại và điều chỉnh liên tục giữa các chặng. Các rủi ro
liên tục được điều chỉnh hoặc nhận diện mới, do đó các chiến lược và kế hoạch đối phó cũng
luôn được thay đổi để bảo đảm chúng khả thi và có hiệu quả.

Kết luận

Rủi ro là một yếu tố tồn tại trong mọi dự án cntt. Một người quản trị dự án giỏi phải là người
không ngạc nhiên và có khả năng xử lý bất kỳ sự kiện nào xảy ra có thể gây bất lợi cho dự án,
điều đó đồng nghĩa với việc các rủi ro ảnh hưởng đến dự án phải được “thấy trước”, cùng với
các kế hoạch để giảm thiểu khả năng xuất hiện cũng như tác hại khi chúng xuất hiện. Quy
trình kiểm soát chặt chẽ, kinh nghiệm chuyên gia kết hợp với kỹ thuật nhận diện và kiểm soát
rủi ro là những yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát tốt rủi ro xảy ra trong dự án.

More Related Content

Featured

2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by HubspotMarius Sescu
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTExpeed Software
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsPixeldarts
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthThinkNow
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfmarketingartwork
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024Neil Kimberley
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)contently
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024Albert Qian
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsKurio // The Social Media Age(ncy)
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 

Featured (20)

2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPT
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
 
Skeleton Culture Code
Skeleton Culture CodeSkeleton Culture Code
Skeleton Culture Code
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 

Quản trị rủi ro trong dự án phần mềm

  • 1. Quản lý dự án phần mềm o Khái niệm Dự án là tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau), nhằm đạt được một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Trong thuật ngữ của chuyên ngành Kĩ nghệ phần mềm, Quản lý dự án phần mềm là các hoạt động trong lập kế hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên dự án (ví dụ như kinh phí, con người), thời gian thực hiện, các rủi ro trong dự án và cả quy trình thực hiện dự án; nhằm đảm bảo thành công cho dự án. Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, tài nguyên và chất lượng. Ba yếu tố này được gọi là tam giác dự án: Các vấn đề thường xảy ra đối với một dự án phần mềm Thời gian thực hiện dự án vượt mức dự kiến Chi phí thực hiện dự án vượt mức dự kiến Kết quả của dự án không như dự kiến Trách nhiệm của người quản lý dự án Quản lý thời gian: Lập lịch, kiểm tra đối chiếu quá trình thực hiện dự án với lịch trình, điều chỉnh lịch trình khi cần thiết Quản lý tài nguyên: xác định, phân bổ và điều phối tài nguyên Quản lý sản phẩm: thêm, bớt các chức năng phù hợp với yêu cầu của khách hàng Quản lý rủi ro: xác định, phân tích rủi ro và đề xuất giải pháp khắc phục Tổ chức cách làm việc Các hoạt động chính trong quản lý dự án phần mềm Xác định dự án phần mềm cần thực hiện Xác định yêu cầu chung: Trước tiên cần xác định các yêu cầu chức năng (công việc phần mềm thực hiện) cũng như phi chức năng (công nghệ dùng để phát triển phần mềm, sử dụng trong hệ điều hành nào...) của phần mềm. Sau đó cần xác định rõ tài nguyên cần thiết để xây dựng phần mềm. Tài nguyên ở đây có thể gồm có nhân tố con người, các thành phần, phần mềm có thể sử dụng lại, các phần cứng hoặc công cụ có sẵn cần dùng đến; trong đó nhân tố con người là quan trọng nhất. Điều cuối cùng là xác định thời gian cần thiết để thực hiện dự án. Trong quá trình này cần phải nắm bắt được bài toán thực tế cần giải quyết cũng như các hoạt động mang tính nghiệp vụ
  • 2. của khách hàng để có thể xác định rõ ràng yêu cầu chung của đề án, xem xét dự án có khả thi hay không. Viết đề án: Viết đề án là quá trình xây dựng tài liệu mô tả đề án để xác định phạm vi của dự án, trách nhiệm của những người tham gia dự án; là cam kết giữa người quản lý dự án, người tài trợ dự án và khách hàng. Nội dung của tài liệu mô tả đề án thường có những nội dung sau: Bối cảnh thực hiện dự án: Căn cứ pháp lý để thực hiện dự án, hiện trạng công nghệ thông tin của khách hàng trước khi có dự án, nhu cầu ứng dụng phần mềm của khách hàng, đặc điểm và phạm vi của phần mềm sẽ xây dựng. Mục đích và mục tiêu của dự án: Xác định mục đích tổng thể: Tin học hóa hoạt động nào trong quy trình nghiệp vụ của khách hàng? Xác định mục tiêu của phần mềm: lượng dữ liệu xử lý, lợi ích phần mềm đem lại. Phạm vi dự án: Những người liên quan tới dự án, các hoạt động nghiệp vụ cần tin học hóa. Nguồn nhân lực tham gia dự án: Cán bộ nghiệp vụ, người phân tích, người thiết kế, người lập trình, người kiểm thử, người cài đặt triển khai dự án cho khách hàng, người hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm, người bảo trì dự án phần mềm. Ràng buộc thời gian thực hiện dự án: Ngày nghiệm thu dự án, ngày bàn giao dự án. Ràng buộc kinh phí: Kinh phí trong từng giai đoạn thực hiện dự án. Ràng buộc công nghệ phát triển: Công nghệ nào được phép sử dụng để thực hiện dự án. Chữ kí các bên liên quan tới dự án. Lập kế hoạch thực hiện dự án Lập kế hoạch thực hiện dự án là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm hỗ trợ kế hoạch chính của dự án phần mềm về lịch trình và ngân sách. Các loại kế hoạch thực hiện dự án Kế hoạch đảm bảo chất lượng: Mô tả các chuẩn, các qui trình được sử dụng trong dự án. Kế hoạch thẩm định: Mô tả các phương pháp, nguồn lực, lịch trình thẩm định hệ thống. Kế hoạch quản lý cấu hình: Mô tả các thủ tục, cấu trúc quản lý cấu hình được sử dụng. Kế hoạch bảo trì: Dự tính các yêu cầu về hệ thống, chi phí, nỗ lực cần thiết cho bảo trì. Kế hoạch phát triển đội ngũ: Mô tả kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm dự án sẽ phát triển như thế nào. Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách Đánh giá bước đầu về các "tham số" của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với mỗi mốc thời gian
  • 3. Trong khi dự án chưa hoàn thành hoặc chưa bị hủy bỏ thì thực hiện lặp đi lặp lại các công việc sau: o Lập lịch thực hiện dự án o Thực hiện các hoạt động theo lịch trình o Theo dõi sự tiến triển của dự án, so sánh với lịch trình o Đánh giá lại các tham số của dự án o Lập lại lịch thực hiện dự án cho các tham số mới o Thỏa thuận lại các ràng buộc và sản phẩm bàn giao của mỗi mốc thời gian o Nếu có vấn đề nảy sinh thì xem xét lại các kĩ thuật khởi đầu đưa ra các biện pháp cần thiết Cấu trúc kế hoạch thực hiện dự án: Tổ chức dự án Phân tích các rủi ro Yêu cầu về tài nguyên phần cứng, phần mềm Phân công công việc Lập lịch dự án Cơ chế kiểm soát và báo cáo Tổ chức thực hiện dự án: Quản lý quá trình thực hiện dự án: Giai đoạn này yêu cầu việc theo dõi, rà soát và điều chỉnh lại tiến độ và khả năng thực hiện của dự án. Theo dõi các rủi ro, thay đổi, phát sinh trong quá trình thực hiện và có những đề xuất điều chỉnh kịp thời. Kết thúc dự án:Giai đoạn này thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động của dự án để chính thức đóng lại dự án. Quản lý rủi ro trong dự án web bán hàng qua mạng Rủi ro là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh, và dự án phần mềm cũng không ngoại lệ. Rủi ro là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sảbn xuất và kinh doanh, và dự án phần mềm cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, với đặc thù riêng của mình, nhận diện và kiểm soát rủi ro trong dự án phần mềm là điều không đơn giản. Trong thực tế, nhiều dự án phần mềm đã bỏ qua hoặc kiểm soát rủi ro sơ sài, chiếu lệ dẫn đến kết quả thất bại, khách hàng phàn nàn về chất lượng hoặc lỗ vốn do chi phí tăng cao. Rủi ro trong các dự án cntt Thông thường, “rủi ro” dùng để chỉ một hay nhiều sự việc chưa nhưng có khả năng xảy ra
  • 4. trong tương lai có tác động đến dự án, và khi sự việc đó xảy ra thường sẽ gây ảnh hưởng xấu, thậm chí là “tai nạn” cho dự án, cản trở dự án đạt được mục tiêu của mình. Rủi ro thường được nhận biết dựa vào một số dấu hiệu báo trước, đôi khi dựa vào kinh nghiệm của các dự án tương tự trước đây. Quản lý rủi ro có vai trò khá quan trọng trong toàn bộ tiến trình quản lý dự án. Trong cả 2 bộ mô hình và tiêu chuẩn nổi tiếng được ứng dụng nhiều trong dự án phần mềm là CMMi (Capability Maturity Model Integration) của viện Công nghệ Phần mềm Hoa Kỳ (SEI) và PMP (Project Management Professional) của viện Quản trị Dự án PMI (Project Management Institude) đều xem quản lý rủi ro là một trong những hoạt động cơ bản nhất của quá trình quản trị dự án. Mặc dù nhận diện và kiểm soát tốt rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến dự án đòi hỏi sự tham gia của nhiều người, tuy nhiên người có vai trò trực tiếp và quan trọng nhất là trưởng dự án. Do đó, một tiêu chí bắt buộc của một trưởng dự án giỏi là khả năng kiểm soát tốt rủi ro. Quy trình quản lý rủi ro Nhận diện và kiểm soát tốt rủi ro chỉ bằng kỹ năng và kinh nghiệm cá nhân không chưa đủ, việc kiểm soát rủi ro phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và phù hợp với đặc thù, mục tiêu và ngân sách của dự án. Tổng quát, quy trình cơ quản lý rủi ro bao gồm các bước chính được trình bày ở Hình 1. Ở mức chi tiết hơn, quy trình quản lý rủi ro bao gồm các bước cùng với trình tự xử lý và mối quan hệ giữa chúng như trình bày ở Hình 2. Nhận diện rủi ro Xác định được chính xác các nguồn có khả năng phát sinh rủi ro là điều không dễ dàng. Thông thường rủi ro xuất hiện từ các nguồn sau: • Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án Hình 1: Quy trình cơ bản quản lý rủi ro • Thời gian thực hiện dự án • Thay đổi về phạm vi và yêu cầu dự án • Khó khăn về kỹ thuật • Vấn đề liên quan đến nhân lực • Hợp đồng giữa 2 (hoặc nhiều) bên • Trong kinh doanh
  • 5. • Môi trường, luật pháp, chính trị, văn hóa... Để nhận diện được rủi ro, có nhiều kỹ thuật được áp dụng. Các kỹ thuật này giúp cho dự án “khoanh vùng” và xác định dấu hiệu xuất hiện rủi ro, vừa giúp tránh bỏ sót các dấu hiệu, vừa làm tăng kết quả và độ tin cậy của việc nhận diện các rủi ro. Từng kỹ thuật đều có những hạn chế riêng, do đó việc kết hợp các kỹ thuật để có kết quả tốt nhất là cần thiết. Các kỹ thuật được sử dụng rộng rãi bao gồm: • Xem xét tài liệu Là cách thức xác định rủi ro cơ bản, đơn giản và thông dụng. Phương thức này thường bao gồm việc xem xét các tài liệu của dự án như các kế hoạch, giả định, cam kết với khách hàng, cơ chế thông tin giữa 2 bên, môi trường dự án, thông tin của các dự án khác trong quá khứ..., từ đó nhận diện các yếu tố có khả năng gây ra rủi ro cho dự án. Hình 2: Mối quan hệ và trình tự các bước trong quy trình kiểm soát rủi ro • Động não Đây là kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất để nhận diện rủi ro và hầu như bất cứ ai trong đời cũng đã từng sử dụng kỹ thuật này cho nhiều vấn đề khác nhau trong cuộc sống. Đó là sự đóng góp ý kiến từ nhiều người khác nhau, từ các chuyên gia đến các thành viên của dự án, hoặc bất cứ ai có liên quan hoặc có kinh nghiệm về các vấn đề xảy ra trong dự án. Từ những ý kiến này (có thể nhiều ý trùng nhau), các rủi ro sẽ được định vị nhanh chóng. • Kỹ thuật Delphi Tương tự kỹ thuật "Động não", khác biệt chỉ là các thành viên tham gia không biết nhau, do đó kỹ thuật này thích hợp nếu các thành viên ở xa nhau. Ngày nay kỹ thuật Delphi thực hiện dễ hơn trước đây do sự trợ giúp của email và hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa. Do thành viên là “vô danh” nên kỹ thuật này hạn chế nhược điểm của kỹ thuật "Động não" là một vài cá nhân (chẳng hạn sếp) sẽ có ảnh hưởng đến suy nghĩ của các thành viên khác.
  • 6. • Nhóm danh nghĩa Nhóm làm việc từ 7-10 người, mỗi thành viên sẽ ghi ý kiến riêng của mình (thường là 1 rủi ro quan trọng nhất) trên 1 mẫu giấy. Các ý kiến sau đó được tập hợp và nhóm sẽ phân tích và đánh giá trên từng ý kiến. Kết quả là rủi ro quan trọng nhất được sắp xếp trên cùng. Kỹ thuật này không chỉ dùng để nhận biết mà còn để đánh giá rủi ro; không loại bỏ hoàn toàn những người có ảnh hưởng; được thực hiện nhanh và ít tốn kém hơn kỹ thuật Delphi • Hỏi ý kiến chuyên gia Thường được dùng để hỏi ý kiến cá nhân của những người có nhiều kinh nghiệm từ các dự án tương tự hoặc các dự án đã hoàn thành trong quá khứ. Công cụ sử dụng thường là bảng câu hỏi có trả lời sẵn để chọn lựa, hoặc để trống cho người được hỏi tự ghi ý kiến hoặc trả lời. • Sử dụng phiếu kiểm tra hoặc bảng câu hỏi Phiếu kiểm tra hoặc bảng câu hỏi thường đúc kết kinh nghiệm từ các dự án quá khứ đặc biệt và các dự án tương tự, trong đó liệt kê những rủi ro thường hay gặp nhất. Phiếu này giúp cho dự án nhanh chóng xác định rủi ro có thể xảy đến cho dự án. Kỹ thuật này có thể tham khảo các kinh nghiệm từ bên ngoài, một trong những tham khảo tốt theo cách này là sử dụng bảng phân loại và liệt kê các rủi ro thường gặp của viện Kỹ thuật Phần mềm Hoa Kỳ (SEI Taxonomy-Based Risk Identification) có thể tải về miễn phí tại http://www.sei.cmu.edu/publications/documents/93.reports/93.tr.006.html. • Sử dụng biểu đồ Sử dụng nhiều dạng biểu đồ khác nhau để phân tích và xác định rủi ro, chẳng hạn biểu đồ xương cá (còn gọi là biểu đồ nhân quả) được sử dụng để chỉ sự liên quan và ảnh hưởng của các yếu tố rủi ro khác nhau, từ đó xác định rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Biểu đồ quy trình cho thấy sự nối tiếp trong chuỗi các sự kiện, từ đó xác định các yếu tố có thể gây rủi ro cho dự án. Hình 3 là một ví dụ về việc sử dụng biểu đồ xương cá để định vị các rủi ro. Phân tích và phân loại rủi ro Trong thực tế, những rủi ro có thể xảy ra trong một dự án là khá nhiều, và việc giải quyết hết tất cả các rủi ro là không cần thiết, cũng như sẽ làm phá sản ngân sách của dự án. Thông thường người ta áp dụng nguyên tắc 20/80 để xác định và giải quyết những rủi ro quan trọng, những nguyên nhân gốc có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án, trong chừng mực cân nhắc cẩn thận ngân sách dự án cũng như một số yếu tố đặc biệt khác. Điều
  • 7. này dẫn đến việc dự án phải phân tích để chọn ra những rủi ro cần giải quyết đó. Có nhiều kỹ thuật phân tích rủi ro được sử dụng, kỹ thuật thường được sử dụng bao gồm các phân tích chính sau: • Phân tích khả năng xuất hiện của rủi ro Có 4 mức để đo lường khả năng xuất hiện của rủi ro, mỗi mức độ được gán với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự quan trọng của nó. • 6 - Thường xuyên: Khả năng xuất hiện rủi ro rất cao, xuất hiện trong hầu hết dự án • 4 - Hay xảy ra: Khả năng xuất hiện rủi ro cao, xuất hiện trong nhiều dự án • 2 - Đôi khi: Khả năng xuất hiện rủi ro trung bình, chỉ xuất hiện ở một số ít dự án • 1 - Hiếm khi: Khả năng xuất hiện thấp, chỉ xuất hiện trong những điều kiện nhất định. Hình 3: Ví dụ đơn giản dùng sơ đồ xương cá định vị rủi ro • Phân tích mức tác động của rủi ro Có 4 mức để đo lường mức tác động của rủi ro, mỗi mức độ được gán với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự tác động của nó. • 8 - Trầm trọng: Có khả năng rất cao làm dự án thất bại • 6 - Quan trọng: Gây khó khăn lớn và làm dự án không đạt được các mục tiêu • 2 - Vừa phải: Gây khó khăn cho dự án, ảnh hưởng việc đạt các mục tiêu của dự án • 1 - Không đáng kể: Gây khó khăn không đáng kể. • Phân tích thời điểm xuất hiện rủi ro Có 4 mức để ước lượng thời điểm rủi ro xuất hiện, mỗi mức được gán với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự tác động của nó. • 6 - Ngay lập tức: Rủi ro xuất hiện gần như tức khắc • 4 - Rất gần: Rủi ro sẽ xuất hiện trong thời điểm rất gần thời điểm phân tích • 2 - Sắp xảy ra: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai gần
  • 8. • 1 - Rất lâu: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai xa hoặc chưa định được. • Ghi chú: Các giá trị số cho trên chỉ mang tính tham khảo và minh họa, giá trị của chúng được định tùy tổ chức, tùy dự án. • Ước lượng và phân hạng các rủi ro Rủi ro sau đó được tính giá trị để ước lượng bằng công thức: Risk Exposure = Risk Impact * Risk Probability * Time Frame Tiếp theo rủi ro được phân hạng từ cao đến thấp dựa theo các giá trị Risk Exposure tính toán được. Tùy theo tổ chức và đặc thù từng dự án, trưởng dự án (hoặc người được phân công) sẽ xác định những rủi ro nào cần đưa vào kiểm soát, với các mức ưu tiên khác nhau. Hình 4: Một số chiến lược và minh họa các phương pháp đối phó rủi ro thường gặp Kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro bắt đầu với việc chọn lựa chiến lược và phương pháp đối phó rủi ro. Có nhiều chiến lược và phương pháp đối phó khác nhau, tùy theo tình huống dự án, môi trường và đặc thù của từng rủi ro. Trong thực tế, các chiến lược phổ biến nhất bao gồm (Hình 4): • Tránh né Dùng “đường đi khác” để né tránh rủi ro, đường đi mới có thể không có rủi ro, có rủi ro nhẹ hơn, hoặc chi phí đối phó rủi ro thấp hơn. Chẳng hạn: • Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi con người • Thương lượng với khách hàng (hoặc nội bộ) để thay đổi mục tiêu. • Chuyển giao
  • 9. Giảm thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ tác hại khi chúng xảy ra. Chẳng hạn: • Đề nghị với khách hàng chấp nhận và chia sẻ rủi ro (tăng thời gian, chi phí...) • Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động và chi phí đối phó rủi ro • Mua bảo hiểm để chia sẻ chi phí khi rủi ro xảy ra. • Giảm nhẹ Thực thi các biện pháp để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm thiểu tác động và chi phí khắc phục rủi ro nếu nó xảy ra. Chẳng hạn: • Cảnh báo và triệt tiêu các yếu tố làm cho rủi ro xuất hiện • Điều chỉnh các yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro xảy ra sẽ ít có tác động • Chấp nhận Đành chấp nhận “sống chung” với rủi ro trong trường hợp chi phí loại bỏ, phòng tránh, làm nhẹ rủi ro quá lớn (lớn hơn chi phí khắc phục tác hại), hoặc tác hại của rủi ro nếu xảy ra là nhỏ hay cực kỳ thấp. Kế hoạch đối phó có thể là: • Thu thập hoặc mua thông tin để có kế hoạch kiểm soát tốt hơn • Lập kế hoạch khắc phục tác hại khi rủi ro xảy ra. Hình 5: Minh họa Cây quyết định cho trường hợp đơn giản Sử dụng Cây quyết định Trong một số trường hợp phức tạp, thường rất khó xác định rủi ro nào nên đặt ưu tiên cao để kiểm soát, hoặc nên chọn chiến lược kiểm soát nào phù hợp nhất nên người ta thường sử dụng kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định thông dụng trong quản lý là Cây quyết định để tính toán giá trị đạt được hoặc thiệt hại xảy ra khi thực hiện một hành động nào đó. Cây quyết định là một biểu đồ dạng cây có nhiều nút, mỗi nút có nhiều nhánh rẽ, mỗi nhánh sẽ trả lời câu hỏi “làm” hay “không làm”, hoặc là một khả năng để một tình huống xuất hiện với một xác suất nào đó. Các giá trị cuối cùng của các nhánh sẽ giúp xác định xem nên chọn phương án nào cho giá trị tốt nhất. Hình 5 là một Cây quyết định đơn giản để tính toán giá trị đạt được theo các phương án khác nhau, giúp chọn lựa phương án tốt nhất, theo đó phương án Y cuối cùng đã được chọn do giá trị trả về là lớn nhất.
  • 10. Giám sát và điều chỉnh Bao gồm hoạt động giám sát để bảo đảm các chiến lược đối phó rủi ro được lên kế hoạch và thực thi chặt chẽ. Việc giám sát cũng nhằm mục đích điều chỉnh các chiến lược hoặc kế hoạch đối phó nếu chúng tỏ ra không hiệu quả, không khả thi, ngốn quá nhiều ngân sách, hoặc để đáp ứng với rủi ro mới xuất hiện, hoặc sự biến tướng của rủi ro đã được nhận diện trước đó. Kết quả giám sát có thể được báo cáo định kỳ đến tất cả những người có liên quan, đến quản lý cấp cao, hoặc đến khách hàng nếu cần thiết. Trong thực tế, do các yếu tố liên quan đến dự án thay đổi liên tục, chu trình quản lý rủi ro không đi theo đường thẳng mà được lặp lại và điều chỉnh liên tục giữa các chặng. Các rủi ro liên tục được điều chỉnh hoặc nhận diện mới, do đó các chiến lược và kế hoạch đối phó cũng luôn được thay đổi để bảo đảm chúng khả thi và có hiệu quả. Kết luận Rủi ro là một yếu tố tồn tại trong mọi dự án cntt. Một người quản trị dự án giỏi phải là người không ngạc nhiên và có khả năng xử lý bất kỳ sự kiện nào xảy ra có thể gây bất lợi cho dự án, điều đó đồng nghĩa với việc các rủi ro ảnh hưởng đến dự án phải được “thấy trước”, cùng với các kế hoạch để giảm thiểu khả năng xuất hiện cũng như tác hại khi chúng xuất hiện. Quy trình kiểm soát chặt chẽ, kinh nghiệm chuyên gia kết hợp với kỹ thuật nhận diện và kiểm soát rủi ro là những yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát tốt rủi ro xảy ra trong dự án.