Access 18 263_634034061782634040

MICROSOFT ACCESS
Bài 1: T ng quan v Microsoft Access
Bài 2: B!ng d# li%u (Table)
Bài 3: B!ng truy v+n (Query)
Bài 4: Bi.u m0u (Form)
Bài 5: Báo bi.u (Report)

1

M4c 5ích c8a môn h:c
Cung c+p cho h:c viên kh! n=ng t>o l?p m@t
t?p tin cA sB d# li%u (CSDL)
Kh! n=ng t>o l?p m@t chFAng trình Hng
d4ng

2

Các lý do 5. chuy.n sang m@t
CSDL
Có quá nhi u t?p tin riêng bi%t hoKc có quá
nhi u d# li%u trong các t?p tin riêng lL. Do
5ó r+t khó qu!n lý d# li%u.
Chia sL d# li%u
B!o m?t vi%c truy c?p d# li%u, 5i u khi.n
các giá trO d# li%u và tính nh+t quán c8a d#
li%u

3

Bài 1

TPNG QUAN VU
MICROSOFT ACCESS

4

1. GiVi thi%u
Microsoft Access là m@t phWn m m n i tiXng nYm
trong b@ Microsoft Office.
Các tính n=ng n i b?t:
- Cung c+p giao di%n 5[p, trc quan và d] s^ d4ng
- Cung c+p các Wizard cc ka thông minh 5. t>o
cho vi%c 5Onh nghba cA c+u d# li%u m@t cách d]
dàng và nhanh chóng.
- Liên kXt vVi các phWn m m qu!n trO d# li%u khác
nhF: Foxpro, Excel…

5

2. KhBi 5@ng và thoát khfi Access

KhBi 5@ng
- Kích chu@t vào bi.u tFgng c8a chFAng
trình
- HoKc ch:n Start Program Microsoft
Access
Thoát khfi Access
- Click chu@t vào nút Close
- HoKc ch:n File Exit

6

3. T chHc CSDL trong Access
a. CA sB d# li%u là gì?
CSDL là t?p hgp các sn li%u liên quan 5Xn
m@t ch8 5 hay m@t m4c 5ích nào 5ó.
b. T chHc d# li%u trong Access
Các 5ni tFgng chính trong m@t CSDL Acces
là: b!ng, truy v+n, bi.u m0u, báo bi.u, trang
truy c?p d# li%u, macro và modun.

7

B!ng (Table)
Dùng 5. lFu tr^ d# li%u
B!ng là m@t b!ng t?p hgp các d# li%u 5Fgc
t chHc thành nhi u dòng (m0u tin-records)
và nhi u c@t (trFrng-fields).

8

B!ng truy v+n
Cung c+p m@t ki.u xem d# li%u tùy biXn tt
m@t hay nhi u b!ng.
Có th. dùng QBE (Query by Example) hoKc
có th. viXt các câu l%nh SQL 5. t>o các truy
v+n.

9

Bi.u m0u (Form)
wFgc thiXt kX ch8 yXu 5. nh?p và hi.n thO
d# li%u, hoKc 5. 5i u khi.n vi%c thi hành
Hng d4ng.

10

Báo bi.u (Report)
wFgc thiXt kX 5. 5Onh d>ng, tính toán, in d#
li%u dFVi nhi u hình thHc phong phú và 5[p
mxt.

11

Macro
Là t?p hgp các l%nh 5ã 5Fgc qui 5Onh szn.
Thi hành macro s{ giúp ta thc hi%n liên
tiXp m@t hay nhi u thao tác quen thu@c m@t
cách t 5@ng thay vì ph!i lKp 5i lKp l>i nhi u
lWn.

12

Trang truy c?p d# li%u (Page)
Cung c+p kh! n=ng truy c?p d# li%u tua biXn
tt Microsoft Internet Explorer.

13

Module
NAi lFu tr# các chFAng trình Access Basic.

14

4. T>o t?p tin CSDL
Cách 1: Khi chFAng trình Acces 5ang 5óng:
- KhBi 5@ng Access, ch:n Blank Database,
ch:n [OK].
- Trong c^a s kX tiXp, ch:n thF m4c s{ lFu
tr# t?p tin trong m4c Save in và gõ tên t?p
tin vào m4c FileName.
- Ch:n nút [Create].

15

•Cách 2: Khi chFAng trình Acces 5ang mB
- Ch:n FileNew ch:n [OK]
- Trong c^a s kX tiXp, ch:n thF m4c s{ lFu
tr# t?p tin trong m4c Save in và gõ tên t?p
tin vào m4c FileName.
- Ch:n nút [Create].

16

5. MB m@t CSDL có szn
FileOpen Database (Ctrl_O), h@p tho>i
Open Database xu+t hi%n.
Ch:n t?p tin CSDL, ch:n [OK] hoKc nh+n
Enter.

17

6. Thao tác trên các 5ni tFgng
c8a CSDL
Click ch:n tên m@t 5ni tFgng:
- Xoá: Nh+n phím Delete hoKc EditDelete
- w i tên: EditRename
- Sao chép: EditCopy, sau 5ó ch:n EditPaste.
- In +n: FilePrint hay Ctrl_P.

18

BÀI 2

B…NG D† LI‡U (TABLE)

19

1. Thc th. và thu@c tính
a. Ví d4
MãKH H tên a ch S T
KH01 Lê Hoa 20-TrWn Phú 844164
KH02 Mai 11/2 YXt Kiêu 765478
HFAng
KH03 V‰ Hoàng 123 Lê Duˆn 867547

20

b. Thc th. và thu@c tính
Thc th. là m@t khái ni%m dùng 5. chŒ m@t
nhóm các 5ni tFgng t•n t>i trong thX giVi
thc dFVi m@t tên g:i c4 th. giúp ta phân
bi%t 5Fgc gi#a chúng vVi các 5ni tFgng
khác. NhF v?y mŽi b!ng d# li%u c‰ng chính
là m@t thc th..
Thu@c tính là nh#ng tính ch+t dùng 5. xác
5Onh m@t thc th..

21

c. TrFrng khoá
Khoá chính (Primary Key): M@t trFrng d#
li%u mà các giá trO c8a nó không 5Fgc phép
trùng lKp trên các b!ng ghi thì 5Fgc g:i là
trFrng khoá chính c8a b!ng d# li%u 5ó.
Khoá ngo>i: M@t trFrng 5Fgc g:i là khoá
ngo>i c8a m@t b!ng nXu nó là thu@c tính
không khoá c8a b!ng này nhFng là thu@c
tính khoá c8a m@t b!ng khác.

22

2. T>o b!ng
- Trong c^a s Database, click ch:n 5ni tFgng
Tables, ch:n New.
- H@p tho>i New Table xu+t hi%n nhF sau:

23

Ta có th. ch:n m@t trong các nh#ng cách thiXt
kX sau:
Datasheet View: Hi.n thO b!ng nh?p li%u.
Design View: Hi.n thO c^a s thiXt kX b!ng d#
li%u.
Table Wizard: t>o b!ng bYng công c4 Wizard.
Import Table: Nh?p m@t b!ng d# li%u có szn
trong m@t t?p tin vào trong CSDL hi%n t>i.
Link Table: T>o mVi m@t b!ng d# li%u mà
b!ng d# li%u này có liên kXt vVi m@t b!ng d#
li%u bên ngoài CSDL hi%n t>i.

24

Ch:n Blank new database view, ch:n [OK]

25

Tên trFrng (Field Name): Dài tni 5a 64 ký t, cho
phép dùng ký t trxng nhFng không dùng các ký
t 5Kc bi%t.
Ki.u d# li%u (Data Type):
Ki.u d# li%u Di]n gi!i Kích thFVc
Text ChHa ký t ch# và sn 255 ký t
Number Ki.u sn 1,2,4 hay 8 bytes
Memo V=n b!n
Date/Time ChHa ngày, gir 8 bytes
AutoNumber Acces t gán cho Record 4 bytes
Currency Ti n t% 8 Bytes
Hyperlink V=n b!n siêu liên kXt 6124 ký t
OLE Object wni tFgng nhúng 1 Gigabytes

26

Di]n gi!i trFrng (Description): Ghi chú hay
di]n gi!i ý nghba c8a trFrng, không bxt
bu@c.
Các thu@c tính c8a trFrng:
- Field Size: Chi u dài tni 5a cho phép nh?p
li%u.
- Format: wOnh d>ng d# li%u.
- Input Mask: Quy 5Onh mKt n> m0u khi
nh?p li%u.
- Caption: ChuŽi ký t dùng làm nhãn c8a
trFrng d# li%u.
27

- Default Value: Quy 5inh giá trO mKc nhiên.
- Validation Rule: Quy 5Onh giVi h>n trO c8a d#
li%u.
- Validation Text: Thông báo khi nh?p li%u
vFgt quá giVi h>n B Validation Text.
- Required: NXu ch:n Yes, bxt bu@c nh?p d#
li%u cho trFrng.
- Indexed: Vùng chŒ m4c.
- Allow Zero Length: NXu ch:n Yes, cho phép
nh?p trO là chuŽi rŽng cho m@t trFrng ki.u
Text hay Memo.
- Lookup Wizard: ThFrng dùng cho ki.u d#
li%u Number và Text.
28

3. T>o khoá chính
• Cách 1:
- Click chu@t ch:n tên trFrng.
- Click vào bi.u tFgng trên thanh công
c4.
• Cách 2:
- Click chu@t ch:n tên trFrng.
- Ch:n Edit Primary Key

29

4. ChŒnh s^a c+u trúc b!ng
Thay 5 i thu@c tính c8a trFrng: Ch:n trFrng
d# li%u 5ó và tiXn hành s^a ch#a.
Sao chép trFrng: Ch:n trFrng cWn sao chép
bYng cách click chu@t t>i thanh ch:n trFrng
B bên trái tên trFrng, Ch:n menu EditCopy.
Sau 5ó ch:n dòng cWn chép, ch:n menu
EditPaste.
Xoá trFrng: Ch:n trFrng cWn xoá, ch:n
menu EditDelete Row.
30

5. LFu tr# c+u trúc b!ng
Click vào bi.u tFgng
Ch:n menu File Save
H@p tho>i Save As xu+t hi%n, gõ tên b!ng
vào ô Table Name, ch:n [OK].

31

Trong trFrng hgp chFa qui 5Onh khoá chính
cho b!ng thì s{ xu+t hi%n thông báo yêu cWu
nhF sau:

- [Yes]: Access t 5@ng t>o mVi m@t trFrng
ID và 5Kt khoá chính vào trFrng này.
- [No]: Access không qui 5Onh khoá chính
cho b!ng.
- [Cancel]: Quay l>i c^a s thiXt kX
32

M u Table Query Form Report Macro

6. Gi i thi u các thu c tính c a tr ng
T ng quan v các thu c tính c a tr ng
Thu c tính Ý ngh a
Field Size S ký t3 cGa tr ng Text, hay dài cGa tr ng Number
Format D ng hi n th> d+ li-u ki u ngày và s
Decimal Place S ch+ s thDp phân trong ki u Number và Currency
Input Mask Qui >nh mFt n nhDp li-u
Caption IFt tiêu J cho tr ng (sK hi n th> khi nhDp li-u thay vì
tên tr ng)
Default Value Xác >nh giá tr> mFc >nh cGa tr ng
Validation Rule Qui t'c d+ li-u h<p l-, d+ li-u ph)i tho) mãn qui t'c này
m=i <c nhDp
Validation Text Thông báo xu9t hi-n khi NSD vào d+ li-u v <t quá gi=i
h n qui >nh ? m c Validation Rule
Require N u ch!n Yes, b't bu c ph)i vào d+ li-u cho tr ng
Allow Zero N u ch!n Yes cho phép vào chu1i kí t3 r1ng(Text,
Length Memo)
Indexed T o ch m c t ng t c tìm ki m trên tr ng này 33


Chi ti.t v các thu c tính c a tr ng

Thu c tính Field Size

Tr ng Number Field Size Mi n giá tr
Integer -32768 32767
• Có th ch!n các Long Interger -2147483648 2147483648
ki u sau Single -3.4*1038 3.4*1038
Double -1.797*10308 1.797*10308

Thu c tính Format
Tr ng Text Ký t! Công d ng
@ B't bu c ph)i nhDp kí t3 vào v n b)n
& Không b't bu c ph)i nhDp kí t3 vào v n b)n
< Bi n ch+ hoa thành ch+ th ng
> Bi n ch+ th ng thành ch+ hoa 34


D(ng S& Trình bày
Thu c tính Format General Number 1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1234.5
Tr ng Number Fixed 1234.5 1234.50
Standard 1234.5 1,234.50
Percent 0.825 82.5%

D(ng Hi*n th
General Date 4/23/02 10:30:00 AM
Long Date Tuesday, April 23, 2002
Medium Date 23/April/2002 Tr ng Date /
Short Date 4/23/02
Time: th ng ch!n
ki u Short Date
Long Time 10:30:00 AM
Medium Time 10:30 AM
Short Time 10:30 35



Thu c tính Input Mask (m0t n( nh1p li2u)
Công d ng
• T o khuôn d ng nhDp li-u cho dn nhìn. Vd: d9u ng n
cách phon nguyên và thDp phân, d9u g ch ngang
phân cách các c m ký t3 cGa tài kho)n
• Ki m tra tính h<p l- cGa ký t3 gõ vào. (Vd n u qui >nh
là ch+ s thì Access sK không nhDn các ký t3 không
ph)i là ch+ s )
• T3 ng bi n qi các ký t3 <c nhDp (Vd tr ch+
th ng sang ch+ hoa)
• Che gi9u thông tin a vào (Vd khi ta dùng Password)
36


Thu c tính Input Mask (m0t n( nh1p li2u)

Vd1: nhDp s
Ký t! Công d ng : là v> trí dành cho
i-n tho i d ng Text
0 ch+ s 0...9, b't bu c
theo myu:
9 ch+ s 0...9, không b't bu c
0-511-810425
# ch+ s , d9u c ng +, d9u trr -, d9u
ta dùng mFt n cách
0-000-000000 L m t ch+ cái, b't bu c
Vd2: nhDp i m ? ch+ hoFc d9u cách, không b't bu c
thi chza hai ch+ s A ký t3 ch+ hay s , b't bu c
phon nguyên, m t a ký t3 ch+ hay s , không b't bu c
ch+ s phon thDp & ký t3 b9t ku, b't bu c
phân ta dùng mFt n C ký t3 b9t ku, không b't bu c
00.0
37



Thu c tính Default Value

Dùng Ft giá tr> mFc >nh cho tr ng. Giá tr> mFc
>nh này có th là m t h{ng hay m t hàm cGa Access.
• Ví d : Date(): ngày hi-n hành
Thu c tính Required
N u ch!n Yes, b't bu c ph)i nhDp d+ li-u vào, n u
không máy sK báo l1i
Thu c tính Validation Rule
Công d ng: Access t3 ng ki m tra tính h<p l- khi
nhDp li-u. Mu n ch |ng trình ki m tra, trong bi u thzc
này, ta Ft m t bi u thzc h<p l-. Ví d : >0 (S l <ng
ph)i >0) 38



Thu c tính Allow Zero Length

Công d ng: N u ch!n Yes, sK cho phép các tr ng Text
và Memo nhDn các chu1i r1ng

Thu c tính Indexed
Công d ng: s'p x p m t tr ng nào ó. Thu c tính nhDn
các giá tr> sau:
Giá tr Ý ngh a
No Không có ch m c
Yes (Duplicate Ok) T o ch m c cho phép các giá tr>
trong tr ng này trùng lFp
Yes (No Duplicate) T o ch m c không cho phép các
giá tr> trong tr ng này trùng lFp
39


7. T0o Combo box cho tr ng (Lookup Wizard)
a. Khái ni m
Là cách t o tr ng mà giá tr> nhDp vào <c ch!n tr
danh sách các tr>. Danh sách này <c li-t kê trong
danh sách q xu ng (Combo box)
b. Cách t0o: Ví d; minh h<a
Yêu cou
Gi) s~ có Table Danh muc
nganh thi có c9u trúc và n i dung:

Ta con t o Table Danh sach thi
sinh có c9u trúc nh sau:

40



(1) Ch!n I want
the lookup column to
look up the values in
a table or query: n u
mu n giá tr> trong
danh sách <c l9y
tr table hay query
(2) Ch!n I will type
in the values that I
want: n u mu n giá
tr> trong danh sách do
ng i s~ d ng t3
a vào

Ch!n (1), Access sK yêu cou ch!n m t Table hay Query làm
ngu€n. Ch!n Next, xu9t hi-n h p i tho i:
41



B =c 2: • ây, ta ch!n Table Danh muc nganh thi, ch!n
Next, xu9t hi-n h p i tho i:
42



B c 3:
• Available Fields: li-t
kê các tr ng có trong
Table
• Ch!n tr ng phù h<p
r€i kích nút > a
sang danh sách
Selected Fields. • ây
ta ch!n tr ng
Manganh
• Ch!n Next, xu9t hi-n
h p i tho i sau:

43



B c 4:

• Ch!n Next, xu9t hi-n
h p i tho i sau:

• Ch!n Finish hoàn
thành quá trình

44


M? table Danh sach thi sinh nhDp li-u, b n sK
th9y r{ng, t i tr ng Manganh, m t danh sách q
xu ng cho b n ch!n mã ngành

45



Ch!n (2) t3
nhDp vào các giá tr>
trong Combo box.
Ch!n Next, xu9t hi-n
h p i tho i:

Lon l <t nhDp vào
các giá tr> trong Col1,
(gi) s~ trong b)ng DS
Nhan vien) nh sau: 46



Ch!n Next sang b =c ti p theo, xu9t hi-n h p tho i:
Ch!n Finish hoàn thành

47



K t qu) khi m? b)ng DS Nhan vien nhDp li-u,
b n sK th9y r{ng, t i tr ng Phòng ban, m t danh
sách q xu ng cho b n ch!n tên phòng ban. Các tên
này do ta t3 nhDp vào trong các b =c trên

48

8. ThiXt l?p mni quan h%
Vi%c thiXt l?p mni quan h% gi#a các b!ng
giúp cho d# li%u có tính nh+t quán và b!o
toàn 5Fgc thông tin.
a. Các mni quan h%:
• One To Many(1-n): Là mni quan h% ph
biXn nh+t. Hai b!ng d# li%u A và B có mni
quan h% 1-n khi m@t b!n ghi c8a A có nhi u
kXt nni 5Xn các b!ng ghi c8a b!ng B, nhFng
m@t b!n ghi c8a b!ng B chŒ có m@t kXt nni
duy nh+t 5Xn m@t b!n ghi c8a b!ng A.

49

One To One(1-1): Hai b!ng d# li%u A và B
có mni quan h% 1-1 khi m@t b!n ghi c8a
b!ng A chŒ có m@t kXt nni duy nh+t 5Xn m@t
b!n ghi c8a b!ng B, và ngFgc l>i m@t b!n
ghi c8a b!ng B chŒ có m@t kXt nni duy nh+t
5Xn m@t b!n ghi c8a b!ng B.
Many To many (n-n): Hai b!ng d# li%u A và
B có mni quan h% n-n khi m@t b!n ghi c8a
b!ng A có nhi u kXt nni 5Xn các b!n ghi c8a
b!ng B và ngFgc l>i, m@t b!n ghi c8a b!ng
B c‰ng có nhi u kXt nni 5Xn các b!n ghi c8a
b!ng A.
50

b. PhFAng pháp thiXt l?p mni quan hê gi#a các
b!ng d# li%u:
- Vào menu ToolRelationship hoKc click
vào bi.u tFgng
- Trong h@p tho>i Show Table, ch:n các
b!ng cWn t>o mni quan h%.
- Ch:n trFrng khoá c8a b!ng này, click gi#
chu@t và rê chu@t vào trFrng cWn t>o mni
quan h% B b!ng kia.

51

Trong h@p tho>i Relationship:
- Enforce Reference Integrity: ThiXt l?p tính
b!o toàn d# li%u.
- Cascade Update Related Field: ThiXt l?p
tính t 5@ng c?p nh?t l>i các trFrng quan
h%.
- Cascade Delete Related Record: ThiXt l?p
tính t 5@ng xoá theo các b!n ghi có quan
h%.
Sau 5ó, click ch:n [Create] 5. t>o mni quan
h%.
52

M@t sn thao tác cWn biXt:
Xem l>i m@t quan h% 5ã 5Fgc 5Onh nghba:
Ch:n ToolRelationship.
NXu munn xem t+t c! các quan h% thì ch:n
menu RelationshipShow All hoKc
ChŒnh s^a m@t quan h% :Click chu@t ph!i
vào 5Frng quan h%, Edit Relationship.
Xoá bf m@t quan h%: Click chu@t và 5Frng
bi.u di]n mni quan h%, nh+n Delete

53

Lo>i bf m@t b!ng d# li%u trong câ s quan
h%: Ch:n b!ng cWn lo>i bf, ch:n menu
RelationshipHide Table. HoKc Click chu@t
ph!i vào b!ng cWn lo>i bf, ch:n Hide Table.
Thêm m@t b!ng d# li%u trong câ s quan
h%: Click chu@t ph!i vào câ s quan h%,
ch:n Show Table, sau 5ó ch:n b!ng d# li%u
cWn thêm vào và ch:n [Add]. HoKc vào
menu RelationshipShow Table, sau 5ó
ch:n b!ng d# li%u cWn thêm vào, ch:n
[Add].

54

9. Nh?p d# li%u cho b!ng
Trong c^a s Database, ch:n b!ng cWn nh?p
li%u, nh+n Enter hoKc ch:n [Open].
M@t sn thao tác khi nh?p li%u:
- Ch:n Font Ch# cho b!ng: Click ch:n c!
b!ng, ch:n menu FormatFont.
- Di chu.n tt trFAng này sang trFrng khác:
Tab.

55

Nh?p d# li%u 5ni vVi trFrng d# li%u ki.u
OLE.
- Click chu@t ph!i vào trFrng d# li%u ki.u
OLE, ch:n Insert Object.

56

Create New : Ch:n m@t trong các 5ni tFgng
trong h@p Object Type 5. t>o mVi hoKc 5Fa
vào trFrng hi%n hành m@t t?p tin hình !nh.
Create from File: Ch:n Browse 5. tìm 5úng
5Frng d0n c8a t?p tin hình !nh cWn hi.n thO
trên trFrng d# li%u hi%n hành, ch:n [OK] .

57

BÀI 3
B…NG TRUY V‘N D† LI‡U
(QUERY)

58

1. B!ng truy v+n d# li%u
a. Khái ni%m
B!ng truy v+n là m@t thành phWn c8a MS
Access dùng 5. t?p hgp các d# li%u theo ý
munn, 5áp Hng các yêu cWu truy v+n, tra cHu
d# li%u. Tt b!ng truy v+n ta có th. tham
kh!o d# li%u tt nhi u b!ng d# li%u khác
nhau trong CSDL, ta có th. phân tích hay
5i u chŒnh d# li%u ngay trên b!ng truy v+n
này.
59

b. Tác d4ng c8a b!ng truy v+n
- La ch:n các trFrng d# li%u cWn thiXt.
- La ch:n và hi.n thO các m0u tin tho! mãn
nh#ng tiêu chuˆn nào 5ó.
- Sxp thH t các m0u tin trong b!ng d# li%u.
- Tra cHu, truy v+n và tham kh!o d# li%u
thu@c nhi u b!ng d# li%u c8a CSDL.
- Thc hi%n các tính toán trên các trFrng.
- Dùng b!ng truy v+n làm d# li%u cA sB cho
các báo bi.u, bi.u m0u và ngay c! b!ng truy
v+n khác

60

c. Các lo>i b!ng truy v+n
Select Query: B!ng truy v+n ch:n la. Nó
thc hi%n 5Fgc nhi u chHc n=ng quan tr:ng
nhF: Trích d# li%u tt m@t hay nhi u b!ng và
hi.n thO kXt qu! dFVi d>ng b!ng tính, tóm txt
d# li%u, s^a 5 i d# li%u, t>o mVi các trFrng
5. tính toán, xem d# li%u trong 1 hay nhi u
b!ng..

61

2. ThiXt l?p b!ng truy v+n Select Query
Ta có th. t>o query tt m@t hay nhi u Table.
a. C^a s thiXt kX b!ng truy v+n

62

b. T>o b!ng truy v+n Design View
Trong cF! s Database, ch:n 5ni tFgng
Queries, ch:n New. Câ s New Query
xu+t hi%n, ta ch:n Design View, [OK].
Cùng lúc c! hai câ s Select Query và h@p
tho>i Show Table xu+t hi%n:
- Trong câ s Show Table, ch:n tên Table
cWn truy v+n d# li%u và click [Add] 5. 5Fa
vào b!ng truy v+n. Ch:n [Close].

63

- Trong c^a s Select Query: Xác 5Onh các
trFrng cWn truy v+n 5. 5Fa vào khung lFVi
QBE B ô Field bYng cách: double click vào
tên trFrng hay dùng chu@t ch:n tên trFrng,
+n gi# và kéo vào ô Field.

64

Các tính ch+t truy v+n
Sort: sxp xXp thH t các m0u tin trong m@t
trFòng. Có 3 ch:n la: Ascending (t=ng
dWn) và Descending (gi!m dWn) và Not
Sorted (không sxp xXp).
Show: NXu Click ch:n thì trFrng d# li%u
tFAng Hng s{ hi.n thO d# li%u c8a trFrng
trong b!ng kXt qu! truy v+n.
Criteria: Khai báo bi.u thHc 5i u ki%n truy
v+n. wiêù ki%n có th. là m@t giá trO c‰ng có
th. là m@t bi.u thHc.
65

Khi t>o xong truy v+n, munn xem b!ng kXt
qu! truy v+n ta g:i ViewDatasheet View
hay click ch:n bi.u tFgng

66

c. T>o b!ng truy v+n bYng Wizard.

Trong c^a s Database, ch:n 5ni tFgng
Queries, ch:n [New].
Trong c^a s New Query, ch:n Simple
Query Wizard, ch:n [OK].
Ch:n ngu•n d# li%u cho Query tt m4c
TableQuery, sau 5ó ch:n trFrng cWn th.
hi%n trên truy v+n tt các b!ng 5ã ch:n, click
[Finish].

67

d. Select_Total Query
w. thêm m4c Total vào tính ch+t c8a Query,
ta ch:n trình 5An ViewTotals.
Trong m4c Totals có các tính ch+t sau:
- Group By: T>o sxp xXp theo nhóm da trên
m@t trFrng, Fu tiên cho trFrng nYm B c@t
5Wu tiên c8a truy v+n.
- Sum: tính t ng các giá trO m@t trFrng sn
theo trFrng 5Fgc t>o nhóm.
- Avg: Tính giá trO trung bình các giá trO m@t
trFrng sn theo trFrng 5Fgc t>o nhóm.
68

- Avg: Tính giá trO trung bình c8a m@t
trFrng sn
- Min: Tính giá trO cc ti.u c8a m@t trFrng
sn h:c.
- Max: Tính giá trO cc 5>i c8a m@t trFrng
sn h:c.
- Count: 5Xm sn lFgng b!n ghi trong m@t
nhóm.
- Stdev: Tính 5@ chênh l%ch c8a các giá trO
trong m@t trFrng.

69

- Var: Tính s biXn thiên c8a các giá trO
trong m@t trFrng.
- First: Giá trO c8a trFrng thu@c m0u tin 5Wu
tiên c8a b!ng d# li%u.
- Last: Giá trO c8a trFrng thu@c m0u tin cuni
cùng c8a b!ng d# li%u.
- Where: ChŒ 5Onh tiêu chuˆn cho m@t
trFrng.
- Expression: T>o m@t trFrng tính toán khi
b>n munn phni hgp vVi nhi u hàm trong
m@t bi.u thHc.
70

L:c ra nh#ng cán b@ là trFBng phòng mà
không ph!i 5!ng viên hoKc n# là 5!ng viên

72

Các ký t 5Kc bi%t
Có 2 ký t 5>i di%n là:
- Ký t * 5. bi.u di]n b+t ka giá trO nào;
- Ký t ? 5. bi.u di]n m@t ký t b+t ka.

74

Ví d4:
M@t sn ví d4 minh ho> toán t^ LIKE:
– Like ‘Nguy n*’ - l:c ra nh#ng ngFri h:
nguy]n. 6 ký t 5Wu là Nguy]n, các ký t còn
l>i là tho!i mái;
– Like ‘* c*’ - l:c ra nh#ng ngFri có H: hoKc
w%m hoKc Tên là “wHc”
– Like ‘*/*/1980’ - l:c ra nh#ng ngFri sinh n=m
1980;
– Like ‘*/11/*’ - l:c ra nh#ng ngFri sinh tháng
11;

75

3. Parameter Query
Parameter Query: Khi t>o query này và cho
thi hành thì Access s{ hi.n thO m@t h@p tho>i
yêu cWu nh?p vào m@t giá trO nào 5ó, giá trO
này 5Fgc xem nhF m@t tiêu chuˆn 5. trích
l:c các m0u tin theo ý munn.

77

Cách thc hi%n
Các bFVc t>o tFAng t nhF t>o Select
Query.
w. t>o m@t Parameter, ta gõ vào ô Creteria
m@t chuŽi ký t yêu cWu 5. t>o m@t
Parameter.
Ví d4: T>o truy v+n yêu cWu nh?p vào mã
hàng, ta làm nhF sau: Trong khung lFVi
QBE, t>i trFrng Mahang B ô Creteria, ta gõ
nhF sau:[Nh?p vào mã hàng].

78

4. CrossTab Query
C+u trúc b!ng Cross tab query:

Row heading là tiêu 5 các dòng, có chHa
các giá trO c8a các trFrng nào 5ó làm tiêu
chí thnng kê. MŽi Crosstab ph!i có tni
thi.u 1 trFrng làm Row heading;

79

Column heading là tiêu 5 các c@t, có chHa
các giá trO c8a m@t trFrng nào 5ó làm tiêu
chí thnng kê. MŽi Crosstab chŒ có duy nh+t
01 trFrng làm Column heading.
Value là vùng d# li%u t ng hgp (là các con
sn). ChŒ có duy nh+t m@t trFrng làm Value,
tFAng Hng vVi nó là m@t phép t ng hgp
hoKc: 5Xm, tính t ng,tính trung bình c@ng,
max, min,..

80

Các bFVc 5. t>o m@t Crosstab query.

81

B34c 2: Ra l%nh ch:n ki.u Crostab query
bYng cách mB thc 5An Queries Crosstab
Query;
B34c 3: ThiXt l?p các thu@c tính Total c‰ng
nhF Crosstab cho các trFrng phù hgp nhF
sau:

83

5. Update Query
• Ch:n 5ni tFgng Queries trong c^a s
Database, ch:n [New], ch:n Design View,
click ch:n [OK].
• Ch:n b!ng d# li%u cWn truy v+n trong c^a s
Show Table, ch:n [Add].
• wFa vào vùng Field trFrng d# li%u cWn c?p
nh?t d# li%u.
• Vào menu Query, ch:n Update Query.

86

Khi 5ó ta th+y xu+t hi%n thêm m@t hàng
Update To. T>i trFrng cWn c?p nh?t d# li%u
b>n nh?p vào bi.u thHc 5. c?p nh?t d# li%u
cho trFrng 5ó.
Thi hành query 5. xem kXt qu!.

87

6. Append Query
Append Query: Là m@t query trung gian 5. nni
các trFrng d# li%u c8a b!ng d# li%u này sang b!ng
d# li%u khác.
Trong câ s Database, ch:n 5ni tFgng Queries,
ch:n [New], ch:n m4c Design View, ch:n [OK].
Ch:n b!ng d# li%u ngu•n trong câ s Show
Table, add vào trong câ s thiXt kX query.
Vào menu Query, ch:n Append Query

88

C^a s Append Query xu+t hi%n nhF hình
sau:

Trong vùng Table Name, ch:n b!ng d# li%u
5ích nAi mà d# li%u s{ 5Fgc nni thêm vào.
Ch:n Current Database.

89

Trong vùng Field, 5Fa vào các tên trFrng
d# li%u c8a b!ng d# li%u ngu•n. Trong vùng
Append To, 5Fa vào tên trFrng c8a các
b!ng d# li%u 5ích.
Thi hành truy v+n.

90

7. Make_Table Query
Các bFVc t>o m@t Make table query 5. lFu tr# kXt
qu! m@t query ra m@t b!ng d# li%u 5Fgc tiXn hành
theo 2 bFVc chính:
B34c 1: T>o m@t Select query hoKc m@t Total
query 5Fa ra 5Fgc b!ng kXt qu! cWn lFu tr#;
B34c 2: Ra l%nh t>o Make table query tt query
5ang thiXt kX và thi hành 5. thu 5Fgc b!ng kXt qu!
nhF mong munn.
Gi! s^ 5ã t>o 5Fgc m@t Select query 5Fa ra 5Fgc
b!ng kXt qu! nhF sau:

91

Các bFVc t>o make table query
B34c 1: mB select query 5ã t>o 5Fgc B chX
5@ Design View;
B34c 2: ra l%nh t>o Make table query bYng
cách mB thc 5An Queries | Make Table
query, h@p tho>i Make table xu+t hi%n:
– Hãy nh?p vào tên b!ng d# li%u cWn lFu vào ô
Table Name:
B34c 3: thi hành query 5. nh?n kXt qu!

93

NXu trên CSDL 5ã t•n t>i m@t b!ng có cùng tên b!ng b>n 5ã
chŒ 5Onh cho query này lFu d# li%u, Access s{ hfi b>n: ã t n
t i b ng xxx trên CSDL r i, nó s b xoá s ch khi query này
thi hành, b n có mu#n ti$p t&c không?

94

8. Delete Query
Trong c^a s Database, ch:n 5ni tFgng
Queries, ch:n [New], ch:n Design View,
[OK].
Ch:n b!ng d# li%u cWn truy v+n trong c^a s
Show Table, ch:n [Add].
Vào menu Query, ch:n Delete Query, ta s{
th+y m@t dòng Delete .

96

w. xóa các m0u tin trong m@t b!ng d# li%u,
trong b!ng d# li%u cWn xóa, ch:n (*) 5Fa
vào khung lFVi QBE, thì acess s{ t 5@ng
thêm vào dòng Delete tt From.
NXu munn cài 5Kt thêm 5i u ki%n xóa, ch:n
trFrng d# li%u cWn 5Kt 5i u ki%n và 5Fa vào
khung lFVi, access s{ t 5@ng thêm vào tt
WHERE B dòng Delete.
Trong vùng Criteria, thêm vào bi.u thHc
5i u ki%n xóa.
Thi hành truy v+n.

97

9. Dùng công c4 Expression Builder
5. t>o bi.u thHc truy v+n
wKt con nháy t>i ô Criteria c8a trFrng cWn
t>o bi.u thHc 5i u ki%n.
Click ch:n vào bi.u tFgng
Trong khung bi.u thHc, ta 5ánh d+u vào
bi.u thHc 5i u ki%n, s^ d4ng các toán t^ có
szn bYng cách click chu@t vào các button
tFAng Hng.

98

10. M@t sn hàm có th. s^ d4ng trong
các 5i u ki%n truy v+n
a. Các hàm x^ lý sn li%u
- Hàm ABS(tr s ): tr! v kXt qu! là giá trO tuy%t 5ni
c8a trO sn.
Ví d4: ABS(-87)=87
- Hàm FIX(tr s ): tr! v kXt qu! là m@t phWn
nguyên c8a trO sn.
Ví d4: FIX(1,5)=1 FIX(-2,8)=-2
- Hàm INT(trO sn): tr! v phWn nguyên nhf
gWn nh+t c8a trO sn.
Ví d4: INT(1,5)=1 INT(-2,8)= -3
99

- Hàm SQR(trO sn): tr! v c=n b?c hai c8a trO sn. Ví
d4: SQR(4)=2
b. Các hàm x^ lý chuŽi
- Hàm SPACE(n):tr! v kXt qu! là m@t chuŽi g•m n
ký t trxng. Ví d4:
“N=m” & SPACE(2) &”1998”=“N=m 1998”
- Hàm LCASE(chuŽi): 5 i chuŽi ký t thành ch#
thFrng.Ví d4:LCASE(“TINHOC”)=“tinhoc”
- Hàm UCASE(chuŽi): 5 i chuŽi ký t thành ch#
hoa. Ví d4: UCASE(“tinhoc”)=“TINHOC”
- Hàm LEN(chuŽi); tr! v kXt qu! là chi u dài
chuŽi. Ví d4:LEN(“ACCESS”)=6

100

c. Các hàm x^ lý thri gian
- Hàm NOW( ): tr! v kXt qu! là giá trO ngày
và gir trong h% thnng máy tính.
Ví d4: NOW()=14/10/2005 7:15:15 PM
- Hàm DATE(): tr! v kXt qu! là giá tO ngày
trong h% thnng.
Ví d4: DATE()=14/10/2005
-Hàm TIME(): tr! v kXt qu! là gir trong h%
thnng máy tính.
Ví d4: TIME()=7:20:15 PM

101

- Hàm DAY( bi.u thHc ngày): tr! v kXt qu! là giá
trO ngày c8a bi.u thHc ngày.
Ví d4: DAY(#14/10/2005#)=14
- Hàm MONTH( bi.u thHc ngày): tr! v kXt qu! là
giá trO tháng c8a bi.u thHc ngày.
Ví d4: MONTH(#14/10/2005#)=10
- Hàm YEAR ( bi.u thHc ngày): tr! v kXt qu! là giá
trO n=m c8a bi.u thHc ngày.
Ví d4: YEAR(#14/10/2005#)=2005
- Hàm WEEKDAY(bi.u thHc ngày):tr! v kXt qu! là
giá trO sn tt 1..7 bi.u thO ngày trong
tuWn.(1=Sunday, 2=Monday,…)
Ví d4:WEEKDAY(#14/10/2005#)=6
102

- Hàm HOUR(BT thri gian): tr! v kXt qu! là
giá trO gir c8a bi.u thHc thri gian.
Ví d4: HOUR(#11:12:15 AM#)=11
- Hàm MINUTE(BT thri gian): tr! v kXt qu!
là giá trO phút c8a bi.u thHc thri gian.
Ví d4: MINUTE(#11:12:15 AM#)=12
- Hàm SECOND(BT thri gian): tr! v kXt
qu! là giá trO phút c8a bi.u thHc thri gian.
Ví d4: SECOND(#11:12:15 AM#)=15

103

d. M@t sn hàm khác
- Hàm IIF(5i u ki%n, trO 5úng, trO sai):hàm
cho kXt qu! là trO 5úng nXu thfa 5i u ki%n,
còn không thì cho trO sai.
Ví d4: IIF([phai]=Yes,”Nam”, “N#”)

104

BÀI 4
BIšU M›U (FORM)

105

1. wni tFgng Form
a. GiVi thi%u v c^a s Form
C^a s
- PhWn tiêu 5 : Form Header
- PhWn chi tiXt : Detail
- PhWn chân bi.u m0u : Form Footer

106

H@p công c4 (ToolBox)
- Control Wizard: thiXt kX 5ni tFgng bYng Wizard
- Label: T>o nhãn
- TextBox: H@p v=n b!n
- Option Group: Nhóm ch:n la
- Toggle Button: Nút nh+n
- Option Button: m4c la ch:n
- CheckBox: ô ki.m tra
- ComboBox: h@p la ch:n
- ListBox: Danh sách ch:n
- Command Button: nút l%nh

107

- Sub Form: t>o các form con
- Tab Control: T>o các lVp
- Image: 5ni tFgng hi.n thO t?p tin hình !nh
- Line: V{ 5Frng thœng
- More Control: g:i ra các 5ni tFgng khác.

108

b.Các thu@c tính quan tr:ng c8a 5ni tFgng
MB c^a s thu@c tính (Properties)
- Ch:n 5ni tFgng, click chu@t ph!i lên 5ni
tFgng, ch:n Properties.
- HoKc ch:n 5ni tFgng, click trc tiXp chu@t
lên công c4 Properties.
- HoKc ch:n 5ni tFgng, ch:n trình 5An
ViewProperties.

109

Các thu@c tính c8a 5ni tFgng
- Name: tên c8a 5ni tFgng
- Caption: chuŽi ký t s{ hi.n thO trên 5ni
tFgng.
- Control Source: tên trFrng d# li%u cWn
5Fgc liên kXt vào 5ni tFgng.
- Visible: qui 5Onh thu@c tính ˆn hay hi%n c8a
5ni tFgng. Có hai giá trO: Yes or No
- Enable: Cho phép 5ni tFgng có 5Fgc truy
c?p hay không. Có hai giá trO : Yes or No

110

- Font: Ki.u ch# hi.n thO cho 5ni tFgng
- ForColor: Màu ch#
- Size: c• ch#

111

2. ThiXt kX Form
a. T>o Form bYng phFAng pháp Wizard
B34c 1: Kích ho>t trình Form Wizard
ž thL Forms, nh+n nút New, ch:n Form
Wizard, nh+n OK;

112

B34c 2: Ch:n các thông tin cWn 5Fa lên
form.

113

B34c 3: Ch:n bn c4c (Layout) cho form.

Ch:n xong nh+n Next 5. tiXp t4c;

114

B34c 4: Ch:nki.u dáng (Style) cho form.

115

b. ThiXt kX form bYng design view
B34c 1: ž thL Form, nh+n New, ch:n
Design View

117

B34c 2: ThiXt l?p ngu•n d# li%u cho form B
thu@c tính Record Source.
– R-click chu@t ch:n propertiesŸch:n form:

118

B34c 3: MB c^a s Field List.
– ViewŸfield list:

B34c 4: wFa các trFrng cWn bi.u di]n vào
form

119

c. ThiXt kX các nút l%nh chHc n=ng trên Form.
- Ch:n bi.u tFgng Wizard trên h@p công c4.
- Ch:n và 5Kt các nút l%nh lên Form, trình Wizard s{
hŽ trg qua các c^a s sau:
- C^a s Command Button Wizard:

121

- La ch:n các l%nh trong m4c Categories và
Action, ch:n Next.
- Trong c^a s tiXp theo, la ch:n chuŽi hi.n
thO hoKc hình !nh s{ hi.n thO trên nút l%nh,
r•i ch:n Next.
- Trong c^a s cuni cùng, dKt tên cho nút
l%nh, ch:n [Finish].

122

3. Form/SubForm

123

B34c 1: T>o form con
– T>o mVi mVi form B chX 5@ Design View;
– Vì form con s{ hi.n thO d# li%u d>ng b!ng nên
ph!i thiXt l?p thu@c tính Default View cho form
con là Datasheet;
– ThiXt l?p ngu•n d# li%u làm vi%c cho form con
B thu@c tính Record Source bYng cách nh+n
nút … (hình dFVi)

124

B34c 2: T>o form m[
– T>o mVi mVi form B chX 5@ Design View;
– ThiXt l?p ngu•n d# li%u làm vi%c cho form m[ B
thu@c tính Record Source bYng cách nh+n nút
… (hình dFVi)
– S^ d4ng 5ni tFgng SubformSubreport trên
thanh công c4 ToolBox 5. 5Fa form con lên
form m[. Sau khi 5Fa m@t 5ni tFgng
SubformSubreport lên form, m@t h@p tho>i
xu+t hi%n;

126

Bài 4
BÁO BIšU (REPORT)

128

1. T>o Report bYng Wizard
- Trong câ s Database, ch:n 5ni tFgng
Reports, ch:n [New].
- Trong câ s New Report, ch:n Report
Wizard, ch:n [OK] .
- TiXp theo ta ch:n b!ng hoKc truy v+n làm
d# li%u ngu•n cho Report. La ch:n các
trFrng d# li%u cWn hi.n thO trên Report r•i
add sang câ s Select Fields, ch:n Next.

129

- Ta có th. ch:n [Finish] 5. kXt thúc vi%c t>o
Report. HoKc làm tiXp các thao tác sau:
- Ch:n l?p nhóm, sxp xXp d# li%u các trFrng,
ch:n cách hi.n thO trên Report, 5Kt tên cho
Report, ch:n [Finish] .

130

2. T>o Report bYng pp Design View
- Trong c^a s Database, ch:n 5ni tFgng Report,
ch:n [New], ch:n Design View, sau 5ó ch:n
b!ng hoKc truy v+n làm d# li%u ngu•n cho
Report, ch:n [OK] .
- C^a s Report mB ra vVi:
+ Page Header: dùng 5. 5Kt tiêu 5 cho báo
cáo.
+ Detail: là phWn chi tiXt c8a báo cáo, 5ây là
nAi các dòng b!n ghi c8a b!ng hay truy v+n
5oc th. hi%n.
131

+Page Footer: phWn chân c8a báo cáo,
thFrng th. hi%n ngày tháng n=m, sn trang,
và m@t sn thông tin 5i kèm nhF phòng, ban,
ngFri l?p báo cáo,…
- wFa các 5ni tFgng lên Report:
+ Page Header: 5Fa lên các Label
+ Detail: 5Fa lên các TextBox
Ta c‰ng có th. thc hi%n m@t sn thao tác sau
trên Report:
- Sxp xXp hoKc nhóm d# li%u
- KL khung cho b!ng tính
132

Access 18 263_634034061782634040

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Access 18 263_634034061782634040

Similar to Access 18 263_634034061782634040 (20)

More from Học Huỳnh Bá

More from Học Huỳnh Bá (20)

Access 18 263_634034061782634040