1. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 1/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. LÝ THUYẾT
CÂU 1. ĐỊNH NGHĨA, CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG?
1.1. ĐỊNH NGHĨA
Văn phòng là:
- Bộ máy của cơ quan, tổ chức;
- Có trách nhiệm:
+ Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự
điều hành của lãnh đạo;
+ Giúp các nhà quản lý điều hành công việc;
+ Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan, đơn vị đó.
1.2. CHỨC NĂNG:
- THAM MƢU, TỔNG HỢP:
+ Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa
là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp ý kiến từ các bộ phận
khác cung cấp cho nhà quản lý.
+ Tham mƣu là hoạt động hỗ trợ nhằm giúp tìm kiếm
những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt kết quả
cao nhất.
+ Tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài sau đó
phân tích, quản lý, sử dụng các thông tin đó theo những
nguyên tắc, trình tự nhất định. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận
các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề
xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp.
- GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH
Thông qua các công việc cụ thể nhƣ:
+ Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các chƣơng
trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày...
+ Thực hiện các hoạt động lễ tân;
+ Tổ chức các hội nghị;
+ Tổ chức chuyến đi công tác;
+ Tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản...
- HẬU CẦN
+ VP tổ chức việc quản lý, sử dụng kinh phí của cơ quan.
+ VP cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị
dụng cụ, vật chất để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
- ĐẠI DIỆN
+ VP là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức.
CÂU 2. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG, CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG?
2.1 ĐỊNH NGHĨA
Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử
lý thông tin trong văn phòng để có đƣợc mục tiêu đã đề ra.
2.2 CHỨC NĂNG
Quản trị hành chính văn phòng có 5 chức năng sau đây:
+ HOẠCH ĐỊNH: đề ra các mục tiêu, chiến lƣợc, soạn
thảo và quy định việc lựa chọn các kế hoạch tối ƣu để có
đƣợc mục tiêu đã đề ra.
+ TỔ CHỨC: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp và điều
hành nhân sự theo một cơ cấu sao cho thích hợp.
+ LÃNH ĐẠO: Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công
nhiệm vụ cụ thể.
+ KIỂM TRA: Thƣờng xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn
các sai trái, lệch lạc so với mục tiêu đã đề ra.
+ Cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng.
CÂU 3. ĐỊNH NGHĨA HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG. NÊU NỘI DUNG CỦA HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG?
ĐỊNH NGHĨA
Hoạch định là xác định ra mục tiêu và đề ra các biện pháp
thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của Hoạch
định là một bảng kế hoạch xác định rõ các chuỗi hoạt động
mà công ty, tổ chức sẽ thực hiện.
NỘI DUNG
- Xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ của cơ quan;
- Xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ của VP;
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo của CQ và của
lãnh đạo CQ;
- Hoạch định các chuyến đi công tác của LĐCQ;
- HĐ tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động...
CÂU 4. HOẠCH ĐỊNH HỘI HỌP VÀ TỔ CHỨC CHUYẾN
ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO?
HỘI HỌP
1. LẬP KẾ HOẠCH
Đảm bảo phải có các thành phần sau:
- Tên hội nghị;
- Mục tiêu, yêu cầu, nội dung HN;
- Đối tƣợng, thành phần tham dự;
- Địa điểm;
- Thời gian;
- Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị;
- Kinh phí;
- Phân công chịu trách nhiệm từng hội nghị.
Gửi kế hoạch này đến với nhiều bộ phận, cá nhân có trách
nhiệm thực thi.
2. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ:
- Xác định mục đích, nội dung, chủ đề của HN để xác định
thành phần của HN;
- Ấn định thời gian cụ thể;
- Xây dựng chƣơng trình;
- Phân công công việc cụ thể;
- Chuẩn bị công văn, giấy mời, tài liệu cần thiết;
- Các trang thiết bị phục vụ cuộc họp;
- Chuẩn bị hội trƣờng.
- Kinh phí HN;
- Công tác khác: chuẩn bị phù hiệu, chuẩn bị nơi ăn chốn
ở, phƣơng tiện đi lại cho đại biểu, khách mời ở xa,...
3. TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ
- Tổ chức tiếp đón khách, đại biểu: Tùy vào quy mô, tính
chất, đặc điểm của Hội nghị sẽ có nhiều cách tiếp đón nhƣ:
tiếp đón từ xa, tiếp đón trực tiếp tại hội trƣờng,...
- Điểm danh để nắm đƣợc bộ phận, cá nhân vắng mặt, cá
nhân, bộ phận cử đại diện dự thay;
- Điều hành hội nghị: Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành
phần, đơn vị tham gia HN,...
- Ghi biên bản HN: Thƣ ký ghi rõ diễn biến HN nhƣ: ngƣời
điều hành, tên và nội dung ý kiến tranh luận, ý kiến đại biểu, ý
kiến kết luận của hội nghị.
- Phục vụ HN: Phân công đơn vị có trách nhiệm phục vụ
các khâu nhƣ: điện, nƣớc, đồ uống, thức ăn...
- Tổng kết HN.
4. CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ
- Biên tập lại biên bản, văn bản có liên quan đến HN;
- Theo dõi, đôn đốc các quyết định của hội nghị.
- Giải quyết các vấn đề hậu cần.
- Lập HS hội nghị.
- Biên tập kỷ yếu.
- Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị.
- Thông báo kết quả HN và triển khai thực hiện các quyết
định.
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
1. LẬP KẾ HOẠCH
- Mục tiêu của chuyến đi.
- Nội dung công tác.
- Thời gian công tác.
- Cán bộ đi cùng.
- Phƣơng tiện giao thông.
- Các tài liệu cần thiết.
- Kinh phí.

2. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 2/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
2. CHUẨN BỊ CỤ THỂ
Bao gồm những công việc sau:
- Liên hệ với nơi công tác;
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu nghiên cứu, tham khảo;
- Chuẩn bị giấy tờ và các phƣơng tiện vật chất nhƣ:
+ Giấy giới thiệu;
+ Giấy đi đƣờng;
+ Vé, hộ chiếu, giấy phép xuất nhập cảnh và các giấy tờ
khác...
+ Kinh phí chuyến đi.
- Chuẩn bị phƣơng tiện giao thông.
- Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm trách nhiệm ở nhà,
thông báo thời gian thủ trƣởng đi vắng, sắp xếp lại các công
việc, có thể điều chỉnh hoặc hủy các chƣơng trình trong thời
gian thủ trƣởng vắng mặt.
- Kiểm tra chuyến đi phút chót: cần phải checklist để kiểm
tra toàn bộ công việc chuẩn bị cho chuyến công tác.
3. SAU CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
- Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (công việc đã
hoặc chƣa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu.
- Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo
- Lập hồ sơ, kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để
thanh toán kinh phí tạm ứng.
- Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến
CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thƣ cảm ơn…).
CÂU 5. LÊN LỊCH LÀM VIỆC CHO LÃNH ĐẠO (MỘT
NGÀY)?
- Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải điều hành
ngày làm việc từ bắt đầu đến kết thúc ngày làm việc sao cho
trôi chảy, hiệu quả.
- Quản trị viên văn phòng phải đến đúng giờ.
- Thƣ ký Giám đốc phải đến sớm nhất để mở cửa phòng,
kiểm tra các trang thiết bị để phục vụ công việc.
- Nhân viên thƣ ký, văn thƣ phải kiểm tra lại các giấy tờ,
công văn còn đọng lại của ngày hôm trƣớc.
- Thống nhất các loại lịch để tránh chồng chéo nhau.
- Tổ chức soạn thảo các văn bản quản lý.
- Sắp xếp, thực hiện các công việc ƣu tiên, công việc đột
xuất.
- Sắp xếp quản lý HS tài liệu.
- Xử lý các tình huống đột xuất.
- Kết thúc ngày làm việc: Dự kiến công việc ngày hôm sau,
kiểm tra lại công văn, giấy tờ đã xử lý, kiểm tra lại các trang
thiết bị trong phòng trƣớc khi ra về.
CÂU 6. NỘI DUNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG?
- Thành lập đơn vị làm công tác VP cho cơ quan, tổ chức.
Sau đó tiến hành thiết kế bộ máy VP.
- Xác định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn và phạm vi
hoạt động của các đơn vị làm công tác VP.
- Xác định nhân lực làm công tác văn phòng.
- Phân bố lao động về các đơn vị.
CÂU 7. NÊU CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG?
- CCTC VP là tổng hợp các bộ phận khác nhau của VP
đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn
phòng.
- Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn
phòng chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng CQ về quá trình điều
hành và kết quả hoạt động của VP.
- Giúp việc cho chánh VP là phó văn phòng chịu trách
nhiệm trƣớc Chánh VP về những việc đƣợc phân công và giải
quyết một số công việc khi đƣợc sự ủy nhiệm của Chánh VP.
- Mỗi bộ phận sẽ có một ngƣời phụ trách và chịu trách
nhiệm trƣớc Chánh VP.
- Các bộ phận chủ yếu trong CCTC VP của một cơ quan
thƣơng bao gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư.
+ Quản lý công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao
văn bản trong và ngoài CQ;
+ Tổ chức công tác lễ tân;
+ Khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng hiệu quả các trang
thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thƣ.
- Bộ phận tổng hợp.
+ Gồm có các chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên
cứu các chủ trƣơng, chính sách của cấp trên;
+ Tƣ vấn cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều
hành hoạt động;
+ Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để
báo cáo kịp thời cho thủ trƣởng và đề xuất các phƣơng án giải
quyết.
- Bộ phận quản trị.
+ Cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của CQ;
+ Quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phƣơng tiện vật
chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ
+ Sƣu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
CQ;
+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu;
+ Lƣu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu
của CQ, TC;
+ TC hƣớng dẫn công tác lƣu trữ, khai thác sử dụng tài
liệu lƣu trữ cho các bộ phận của CQ, TC.
- Bộ phận tài vụ
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của CQ, TC;
+ Tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng
kinh phí của các bộ phận khác.
- Bộ phận tổ chức nhân sự
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động
nhƣ:
+ Tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, theo
dõi, đánh giá lao động;
+ Tổ chức công tác khen thƣởng, kỷ luật, quản lý HS nhân
sự.
- Bộ phận bảo vệ, lái xe, tạp vụ
+ Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh cho hoạt động
của CQ;
+ Tổ chức lái xe, đƣa đón lãnh đạo và các bộ phận khác đi
công tác;
+ Đảm bảo công tác môi trƣờng, cảnh quan của đơn vị;
CÂU 8. TRÌNH BÀY CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG. CÁC
BƯỚC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA
TỪNG CÁCH BỐ TRÍ?
CÁC CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG
Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận, ta
có các cách sau:
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ MỞ
- Khái niệm:
Toàn VP là một khoảng không gian rộng lớn đƣợc ngăn
cách bởi từng ô, từng khoang.
- Ưu điểm:
+ Dễ dàng giám sát, kiểm tra;
+ Thuận lợi cho việc giao tiếp giữa các nhân viên;
+ Công việc đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng;
+ Chi phí bảo dƣỡng ít tốn kém;
+ Sử dụng triệt để khoảng không gian;
+ Mặt bằng dễ dàng thay đổi một cách nhanh chóng.
- Nhược điểm:
+ Vì không có vách ngăn nên tiếng ồn dễ dàng thoát ra
ngoài dẫn đến mất tập trung;
+ An ninh không cao;
+ Môi trƣờng làm việc ít mang tính cá nhận;
+ Khó có thể đáp ứng đƣợc tất cả các yêu cầu cho tất cả
mọi ngƣời về môi trƣờng làm việc.
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ KÍN

3. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 3/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
- Khái niệm:
Là kiểu văn phòng có vách ngăn cố định, đây là kiểu văn
phòng truyền thống, có cách bố trí tách bạch ngăn cách thành
từng phòng, bộ phận.
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận;
+ Không gây ồn ào, mất trật tự;
+ Đáp ứng đƣợc yêu cầu bí mật thông tin.
- Nhược điểm:
+ Tốn diện tích sử dụng mặt bằng;
+ Thiếu năng động;
+ Chi phí lắp đặt lớn;
+ Tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận của VP;
+ Khó kiểm soát đƣợc hoạt động của nhân viên.
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ HỖN HỢP
- Khái niệm:
Là kiểu VP có cả kiểu bố trí kín và kiểu bố trí mở.
- Ưu điểm: Khắc phục đƣợc ƣu, nhƣợc điểm của hai kiểu
bố trí kín và mở.
- Nhược điểm: Khó thiết kế.
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn
phòng:
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO KIỂU PHÂN TÁN
- Khái niệm:
Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên,
trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ nhƣ: đánh máy, phô tô
tài liệu, xử lý văn bản, lƣu trữ văn bản...
- Ưu điểm:
+ Nâng cao tính chủ động cho các bộ phận;
+ Đảm bảo phục vụ kịp thời;
+ Tiết kiệm thời gian chờ đợi;
- Khuyết điểm:
+ Không sử dụng hết công suất của thiết bị;
+ Chi phí văn phòng lớn;
+ Không phát huy hết công suất làm việc nhân viên;
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO KIỂU TẬP TRUNG
- Khái niệm:
Các dịch vụ đƣợc bố trí cho một bộ phận chuyên trách
nhƣ bộ phận văn thƣ lƣu trữ, đánh máy, phô tô tài liệu.
- Ưu điểm:
+ Nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị;
+ Sử dụng tối đa năng lực của nhân viên;
+ Giảm chi phí văn phòng.
- Nhược điểm:
+ Công việc quá tải;
+ Công gián đoạn;
+ Xử lý không kịp thời.
VĂN PHÒNG TẬP TRUNG THEO ĐỊA BÀN
- Khái niệm: Nhà quản trị hành chính giao mọi công việc
hành chính cho các bộ phận khác nhau cùng thực hiện nhiệm
vụ.
- Ưu điểm:
+ Dễ bố trí, sắp xếp nhân sự;
+ Dễ kiểm tra, dễ chung trang thiết bị và đơn giản thủ tục.
- Nhược điểm:
+ Khó chuyên môn hoá;
+ Công việc thiếu chính xác.
VĂN PHÒNG TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG
- Khái niệm: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa
điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhƣng phải đƣợc
đặt dƣới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà
quản trị hành chính.
- Ưu điểm: Có sự tham gia của nhiều chuyên viên vào
công tác quản lý.
- Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trƣởng nghĩa
là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.
CÂU 9. CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN?
1. TỔ CHỨC MỘT NGÀY LÀM VIỆC KHOA HỌC BẰNG
CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU
Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày. Đây là phƣơng
tiện lập kế hoạch cá nhân quản trị hoặc của từng nhân viên
trong từng ngày làm việc.
- Thời gian lập kế hoạch: lịch đƣợc lên vào cuối ngày hôm
trƣớc, muộn nhất vào đầu giờ sáng hôm sau để có sự chủ
động.
- Xác định đƣợc công việc trong tầm, cần ƣu tiên công
việc phụ để vận dụng hợp lý, dùng bút màu để đánh dấu
những việc có độ quan trọng khác nhau.
- Lịch nên đƣa theo kiểu bảng biểu có các tiêu chí phân
chia cụ thể để tiện theo dõi.
- Các hoạt động hằng ngày cần đƣa cụ thể, không để thời
gian bị gián đoạn.
- Lịch đã đƣa lên cần phải tuân thủ một cách chặt chẽ.
1.2 Sổ tay, nhật ký hoặc bỏ túi hay loại bỏ trên bàn để ghi
lại những suy nghĩ hoặc những thông tin quan trọng từng
ngày.
- Lợi ích: Ghi chép đƣợc nhiều và lƣu giữ đƣợc nhanh
chóng và lâu dài. Tiết kiệm thời gian khi cần tìm lại những
thông tin cần thiết.
Yêu cầu:
- Phân loại tất cả các công việc thuộc mức độ, thêm vào
thời gian thực hiện nó.
- Bất cứ khi nào có một suy nghĩ bất chợt hay điều gì cần
chú ý phải ghi vào sổ ngay lập tức để công việc khỏi bị gián
đoạn.
- Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình bổ sung,
điều chỉnh.
- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu đánh số
theo thứ tự thời gian thực hiện nó tốt nhất.
Gạch bỏ những công việc đã giải quyết.
1.3 Thẻ HS nhật ký
Là loại công cụ để ghi chép những việc cần làm từng ngày
trong tháng.
Quy trình:
- Công việc đƣợc ghi chép một cách vắn tắt trong phiếu
nhỏ.
- Bỏ phiếu trong một hộp HS thẻ nhật ký.
- Các HS giải quyết theo từng ngày trogn tháng đƣợc
dựng trong các bìa có ghi từng ngày cụ thể trong tháng.
Yêu cầu:
- Không đƣợc sử dụng nó nhƣ một quyển sổ ghi các cuộc
hẹn.
- Nó là HS công việc đang tiến hành.
- Sử dụng thẻ HS nhật ký phƣơng tiện nhắc nhở kỳ hạn
sắp tới.
2. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC MỘT CÁCH KHOA HỌC
- Sắp xếp phòng/ bàn làm việc khoa học, thẩm mỹ.
- Xác định ƣu tiên trong công việc: Công việc thƣờng nhật
(15%), Dự án đang hoạt động(25%), Hoạch định và phát triển
(60%).
- Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất.
- Tập hợp những công việc nhỏ lại để giải quyết một lúc.
- Chia nhỏ các công việc lớn để làm từng phần từng giai
đoạn để giải phóng áp lực.
- Giảm bớt công việc giấy tờ.
- Tránh ôm đồm công việc, nhất là việc không phải của
mình.
3. TIẾT KIỆM THỜI GIAN KHI ĐỌC VĂN BẢN, TIẾP
NHẬN VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN
- Sử dụng máy ghi âm để đọc và nghe.
- Truyền đạt qua hệ thống thông tin nội bộ nhanh gọn, dễ
dàng.
- Rèn luyện kỹ năng đọc nhanh.
- Khi đọc không lắc đầu.
- Mở rộng vùng đọc bao quát một vùng chữ.

4. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 4/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
- Đọc bằng mắt, không xƣớng âm.
- Tập trung tối đa.
- Đã đọc qua không quay lại trƣớc.
- Đọc lƣớt ý chính.
4. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG TIẾP KHÁCH
- Tức là làm chủ trong các cuộc tiếp khách.
- Lọc bớt đối tƣợng tiếp khách.
- Định giờ tiếp khách.
- Hạn định trƣớc thời gian tiếp khách.
- Đến chỗ làm việc của nhân viên cấp dƣới.
- Nhờ thƣ ký, đồng nghiệp kiểm soát thời gian.
- Đừng cho gián đoạn công tác.
- Tiếp xúc tại phòng ăn.
- Đóng cửa hạn chế tiếp xúc.
5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG GIAO TIẾP ĐT
- NC điện thoại không quá 3 phút.
- Lên danh sách cuộc gọi cần trong ngày.
- Viết tin nhắn qua email ngắn gọn.
- Tránh gọi điện cho ngƣời thích nói nhiều, tốt nhất là liên
lạc bằng email.
- Thực hiện các cuộc gọi điện thoại vào buổi sáng sớm
hay chiều muộn vì yên tĩnh.
- Tiếp và trả lời điện thoại qua hệ thống tự động thƣ thoại.
- Nhờ cấp dƣới tiếp thay những vấn đề họ tự giải đáp
đƣợc.
- Gọi lại.
- Chặn cuộc gọi.
- Không nhận điện thoại.
- Sử dụng ĐH kèm điện thoại.
- Học cách kết thúc cuộc NC.
6. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG HỘI HỌP
- Tránh các cuộc họp vô ích, không cần thiết
- Lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung trong khi tổ chức các
cuộc họp.
- Hãy ghi ra trƣớc những vấn đề của mỗi cuộc họp.
- Sắp xếp các cuộc họp diễn ra ngay sau bữa ăn trƣa
hoặc trƣớc khi kết thúc ngày làm việc.
- Tuân thủ giờ giấc hội họp.
- Tổ chức cuộc họp ngắn gọn.
- Tổ chức các HT họp không trực tiếp.
7. TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG
7.1 Quy tắc cố gắng tối thiểu
- Để vật dụng trong phạm vi hình vòng cung sao cho dễ
dàng lấy nhất.
- Có vòng cung tối đa và tối thiểu cho vật trên mặt bàn.
- Để vật dụng theo khu vực thẳng đứng trƣớc mặt.
- Giảm bớt sự di chuyển và gián đoạn công tác di chuển
gia VB, HS bằng cách sử dụng băng chuyền và mạng nội bộ.
- Di chuyển theo thao tác lƣớt hay trƣợt...
- Chuyên môn hóa từng công đoạn.
- Sử dụng các máy móc trang thiết bị và phần mềm thay
cho sức ngƣời.
7.2 Quy tắc đối xứng và nhịp nhàng
- Thực hiện công việc một lúc bằng hai tay.
- Hạn chế cử động thân thể đến mức tối thiểu.
- Động tác xoay chuyển nhẹ nhàng và liên tục.
7.3 Quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ
- Để vật dụng theo thứ tự từng chuỗi thao tác.
- Để dụng cụ HS trong phạm vi gần và phối hợp sao cho
tiện dụng.
7.4 Đơn giản hóa và và kiểm soát biểu mẫu
- Soạn thảo sẵn mẫu và sử dụng mẫu.
8. DANH THỜI GIAN ĐỂ NGHỈ NGƠI, THƢ GIẢN
CÂU 10. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN VÀ QUY
TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN?
QUẢN TRỊ THÔNG TIN
Là một chuỗi các hoạt động quản lý, khai thác – xử lý
thông tin đã thu thập đƣợc và sử dụng các phƣơng thức nhƣ:
lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, kiểm soát và loại bỏ
những thông không cần thiết... và sử dụng thông tin có hiệu
quả cao.
QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN
1. Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan, đơn vị.
+ Mục đích thu thập TT.
+ Xác định số lƣợng, loại thông tin nào cần thu thập.
+ Tác dụng?
2. Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin.
- Cần xác định đƣợc các nguồn tin:
+ Nguồn thông tin: sơ cấp, thông tin thứ cấp.
+ Thông tin cá nhân, đơn vị, cơ quan.
+ Thông tin chính thống và không chính thống.
+ Thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài.
- Dẫn nguồn thông tin một cách rõ ràng có xuất xứ có
nguồn gốc.
- Tạo nguồn thông tin phong phú – đa dạng.
- Các cá nhân làm công tác văn phòng phải chú ý lập danh
sách các nguồn thông tin.
3. Thu thập thông tin
- TTTT bằng cách:
+ Ghi chép thông tin.
+ Sao chép tài liệu.
+ Nghe báo cáo.
...
- Vai trò của VP trong việc TTTT:
+ Xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá
nhận.
+ VP phải phối hợp các loại hình thông tin để TT, xử lý,
phối hợp.
4. Xử lý thông tin
- Ngƣời quản trị viên cần sử dụng sự hiểu biết của mình
để phân tích, đánh giá nguồn thông tin đã thu thập để sản
xuất thông tin đầu ra để cung cấp cho lãnh đạo.
- Yêu cầu: Ngƣời quản trị cần kiểm tra tính chính xác, hợp
lý của tài liệu, có trách nhiệm với thông tin mà mình cung cấp.
- Một số nguyên tắc khi xử lý thông tin:
+ Tƣ duy tốt và nhạy bén, trả lời ngay.
+ Quản lý thông tin đầu vào, đảm bảo ngƣời nhận đã nhận
thông tin.
5. Cung cấp phổ biến thông tin
Chia sẻ và bảo mật thông tin là hai khía cạnh không thể
tách rời.
6. Lưu trữ và bảo quản thông tin
+ Xác định chia sẻ thông tin và phân loại thông tin.
+ Xác định thời điểm chia sẻ thông tin
+ Truyền tin
+ Tiếp nhận sự phản hồi.
- Có những thông tin cần chia sẻ nhƣng cũng có thông tin
phải bảo mật.
- Bảo mật thông tin:
+ Đảm bảo thông tin có đối tƣợng đƣợc xem mới đƣợc
xem.
+ Đảm bảo tính trọn vẹn.
+ Tính sẵn sàng.
II. BÀI TẬP
HOẠCH ĐỊNH
(Đây là tài liệu do sinh viên tổng hợp từ nhiều nguồn khác
nhau. Vì trình độ có hạn nên tôi không chắc chắn nội dung đã
chính xác hoàn toàn. Nếu ai đó đọc tài liệu này, làm ơn hãy
báo cho tôi biết theo địa chỉ email: huynhbahoc@gmail.com
nếu phát hiện có sai sót xảy ra).