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Metodología GTD (Getting Things Done)

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Descripción de la metodología GTD (Getting Things Done) de David Allen para la productividad personal

Published in: Technology, Business

Metodología GTD (Getting Things Done)

  1. 1. Metodología GTD (Getting Things Done) de David Allen GR Ignacio Gavilán
  2. 2. El problema de origen <ul><li>CONTEXTO </li></ul><ul><ul><li>El trabajo ya no tiene límites claros </li></ul></ul><ul><ul><li>Los trabajos cambian continuamente </li></ul></ul><ul><li>EL PROBLEMA </li></ul><ul><ul><li>Demasiadas cosas en la cabeza </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Falta de claridad sobre resultado deseado </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Falta de decisión sobre siguiente acción </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Falta de recordatorios fiables </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Las ‘cosas’ pendientes generan estrés </li></ul></ul>NUEVAS DEMANDAS, RECURSOS INSUFICIENTES
  3. 3. La solución <ul><li>Liberar a la mente de las ‘cosas’ que la ocupan y estresan </li></ul><ul><li>Enfoque </li></ul><ul><ul><li>EXHAUSTIVO (Se incluyen todas las ‘cosas’) </li></ul></ul><ul><ul><li>SISTEMÁTICO (metodología y repetitividad) </li></ul></ul><ul><li>Reconocimiento de la propia capacidad para RENEGOCIAR los compromisos </li></ul>¡¡¡ QUÍTESELO TODO DE LA CABEZA !!!
  4. 4. Enfoque horizontal y vertical RECOPILACIÓN PROCESAMIENTO ORGANIZACIÓN EVALUACIÓN ACCIÓN Acciones actuales Proyectos actuales Áreas de responsabilidad Objetivos anuales o bianuales Perspectiva tres / cinco años Vida 3.000 feet 6.000 9.000 12.000 15.000 0 FLUJO DE TRABAJO Gestión Horizontal: “ abarcar todo lo que capte nuestra atención en cualquier momento ”
  5. 5. Flujo de trabajo Bandeja de entrada (Cesto de recopilación) ¿Qué es? ¿Requiere acción? Determinar acción siguiente ¿Lleva más de 2 minutos? Hacer Delegar Posponer Identificar proyecto (varios pasos) Pendiente (de alguien) Acciones siguientes (cuando se pueda) Desechar Conservar/ incubar Archivar para consulta Archivo seguimiento (algún día / tal vez) Archivo consulta (cuando haga falta) Proyectos Planes de proyectos Evaluar y determinar acciones Recopilar Papelera Planificación proyecto SI NO NO SI Agenda (fijar fecha)
  6. 6. Flujo de trabajo - recopilación Bandeja de entrada (Cesto de recopilación) ¿Qué es? ¿Requiere acción? Determinar acción siguiente ¿Lleva más de 2 minutos? Hacer Delegar Posponer Identificar proyecto (varios pasos) Pendiente (de alguien) Acciones siguientes (cuando se pueda) Desechar Conservar/ incubar Archivar para consulta Archivo seguimiento (algún día / tal vez) Archivo consulta (cuando haga falta) Proyectos Planes de proyectos Evaluar y determinar acciones Recopilar Papelera Planificación proyecto SI NO NO SI Agenda (fijar fecha)
  7. 7. Recopilación <ul><li>Recopilar TODO </li></ul><ul><ul><li>Profesional y personal </li></ul></ul><ul><ul><li>Grande y pequeño </li></ul></ul><ul><ul><li>Urgente y no </li></ul></ul><ul><li>HERRAMIENTAS </li></ul><ul><ul><li>Bandeja </li></ul></ul><ul><ul><li>Hojas, libretas </li></ul></ul><ul><ul><li>Aparatos electrónicos para notas </li></ul></ul><ul><ul><li>Aparatos electrónicos de grabación de voz </li></ul></ul><ul><ul><li>Correo electrónico </li></ul></ul><ul><li>Factores de ÉXITO </li></ul><ul><ul><li>Sacarlo TODO de la cabeza </li></ul></ul><ul><ul><li>Minimizar los ‘cestos’ de recopilación </li></ul></ul><ul><ul><li>Vaciar ‘los cestos’ periódicamente </li></ul></ul>
  8. 8. Flujo de trabajo - procesamiento Bandeja de entrada (Cesto de recopilación) ¿Qué es? ¿Requiere acción? Determinar acción siguiente ¿Lleva más de 2 minutos? Hacer Delegar Posponer Identificar proyecto (varios pasos) Pendiente (de alguien) Acciones siguientes (cuando se pueda) Desechar Conservar/ incubar Archivar para consulta Archivo seguimiento (algún día / tal vez) Archivo consulta (cuando haga falta) Proyectos Planes de proyectos Evaluar y determinar acciones Recopilar Papelera Planificación proyecto SI NO NO SI Agenda (fijar fecha)
  9. 9. Flujo de trabajo - organización Bandeja de entrada (Cesto de recopilación) ¿Qué es? ¿Requiere acción? Determinar acción siguiente ¿Lleva más de 2 minutos? Hacer Delegar Posponer Identificar proyecto (varios pasos) Pendiente (de alguien) Acciones siguientes (cuando se pueda) Desechar Conservar/ incubar Archivar para consulta Archivo seguimiento (algún día / tal vez) Archivo consulta (cuando haga falta) Proyectos Planes de proyectos Evaluar y determinar acciones Recopilar Papelera Planificación proyecto SI NO NO SI Agenda (fijar fecha)
  10. 10. Organización <ul><li>Parte EXTERNA del diagrama </li></ul><ul><li>8 REPOSITORIOS o categorías de recordatorios o almacenes </li></ul><ul><ul><li>ACCIONES SIGUIENTES </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lista de acciones siguientes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Agenda </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Acciones a realizar en una hora determinada </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Acciones a realizar un día determinado </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Información para un día determinado </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pendiente: lista ‘a la espera’ </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>PROYECTOS </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lista de proyectos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Materiales de apoyo </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>NO PRECISAN ACCIÓN </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Papelera (desechados) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Archivo de seguimiento (‘algún día / tal vez’) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Archivo de consulta </li></ul></ul></ul>
  11. 11. Organización - Los proyectos <ul><li>CARACTERÍSTICAS </li></ul><ul><ul><li>No se completan en un paso </li></ul></ul><ul><ul><li>Necesitamos RECORDATORIOS de lo que nos queda por hacer </li></ul></ul><ul><ul><li>Un proyecto NO ‘se hace’, se hacen las pasos de las acciones </li></ul></ul><ul><li>REGISTRO </li></ul><ul><ul><li>Lista de proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Material de consulta y apoyo </li></ul></ul><ul><li>PROCESO </li></ul><ul><ul><li>Evaluarlos con suficiente regularidad para definir acciones siguientes </li></ul></ul>RESULTADO DESEADO QUE REQUIERE MÁS DE UN PASO
  12. 12. Evaluación – la revisión semanal <ul><li>Política de EVALUACIÓN (QUÉ y CUÁNDO) </li></ul><ul><ul><li>Sistemáticamente y con frecuencia </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lista de acciones siguientes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Agenda </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Cuando se crea necesario </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pendiente: lista elementos a la espera </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Proyectos: lista de proyectos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Archivo de seguimiento `’algún día / tal vez’ </li></ul></ul></ul><ul><li>Constituye un FACTOR CLAVE de éxito </li></ul><ul><li>Momento para </li></ul><ul><ul><li>Reunir y procesar todas ‘las cosas’ </li></ul></ul><ul><ul><li>Revisar el sistema </li></ul></ul><ul><ul><li>Poner al día listas </li></ul></ul><ul><ul><li>Quedar limpio, despejado y al día </li></ul></ul>LA REVISIÓN SEMANAL
  13. 13. Acción – modelos para elegir acciones <ul><li>CRITERIOS para elegir en el momento </li></ul><ul><ul><li>Situación </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Localización específica </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Herramientas </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Tiempo disponible </li></ul></ul><ul><ul><li>Energía disponible </li></ul></ul><ul><ul><li>Prioridad </li></ul></ul><ul><li>Modelo triple para evaluar el trabajo diario </li></ul><ul><ul><li>Hacer un trabajo predefinido </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer el trabajo a medida que surge </li></ul></ul><ul><ul><li>Definir el trabajo </li></ul></ul><ul><li>Modelo en SEIS NIVELES para revisar el propio trabajo (enfoque vertical) </li></ul><ul><ul><li>Vida </li></ul></ul><ul><ul><li>Perspectiva a tres o cinco años </li></ul></ul><ul><ul><li>Objetivos anuales o bianuales </li></ul></ul><ul><ul><li>Áreas de responsabilidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Proyectos actuales </li></ul></ul><ul><ul><li>Acciones actuales </li></ul></ul>
  14. 14. Anexo – Bibliografía <ul><li>Más de 25 años dedicados a la investigación y a la implementación de métodos de alto desempeño en productividad personal y organizacional </li></ul><ul><li>Workshops para empresas y coach de directivos, ejecutivos y emprendedores </li></ul><ul><li>Conferenciante y escritor de artículos </li></ul><ul><li>http://http://www.davidco.com/ </li></ul>DAVID ALLEN ‘ ORGANÍZATE CON EFICACIA’ <ul><li>Título original: ‘ Getting things done: the art of stress-free productivity ’ (2001) </li></ul><ul><li>Edición española </li></ul><ul><ul><li>Editorial: Urano (Empresa activa) </li></ul></ul><ul><ul><li>Páginas: 361 </li></ul></ul><ul><ul><li>ISBN:978-84-96627-08-6 </li></ul></ul>
  15. 15. http://www.ignaciogavilan.com http://chipazul.blogspot.com [email_address] GR Ignacio Gavilán

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