2. ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Todas las personas tiene derecho a consultar los
documentos de archivos públicos y a que se les expida
copia de los mismos, siempre que dichos documentos
no tengan carácter reservado conforme a la constitución
de la ley.
las autoridades responsables de los archivos públicos
y privados garantizan el derecho a la intimidad personal
y familiar, honra y un buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la constitución y las
leyes.
3. ARTICULO 28.MODIFICACION DE LA LEY
57 DE 1985.
Modificase el inciso 2º del articulo 13 de la ley 57
de 1985, el cual quedara así “la reserva legal sobre
cualquier documento cesara a los treinta años de
su expedición, cumplidos estos, el documento por
este solo hecho no adquiere el carácter histórico y
podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la
autoridad que este en posesión adquiere la
obligación de expedir a quien lo demande copias o
fotocopias del mismo”
4. ARTICULO 29.RESTRICCIONES POR RAZONES DE
CONSERVACIÓN.
Cuando los documentos históricos presentan
deterioro físico manifiesto al que su estado de
conservación impida su acceso directo, las
instituciones suministraran la información contenida
en estos mediante un sistema de reproducción que
no afecte la conservación del documento,
certificando su autenticidad cuando fuere el caso.
5. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo vital de los documentos se puede definir como
las etapas o ciclos que atraviesan los documentos
desde su proceso de creación hasta su disposición final,
siendo esta su eliminación o su conservación
permanente.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y
las técnicas que aplica para que los documentos
reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas
fases. Suelen ser 3 fases:
1.Archivo de oficina: años después de terminada la
tramitación
2. Archivo central: 10-15 años
3. Archivo intermedio: hasta que alcanza la edad
mínima de 25-30 años.
6. ARCHIVO DE OFICINA.
Guarda la información y los documentos en forma
de expedientes y en el sitio donde se producen.
Los documentos son conservados en estos
archivos mientras son usados de forma constante,
también se suele denominar archivo de gestión .
FUNCIONES de los archivos de oficina o gestión:
-Organizar y conservar la documentación que van
produciendo y recibiendo.
-Formar correctamente las series documentales,
impidiendo la dispersión o eliminación de la
documentación.
-Preparar las transferencias de documentación.
-Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices
del Archivo General
7. ARCHIVO CENTRAL.
Guarda la documentación una vez que ha sido
estimado que el archivo de oficina no va a usarla
de forma constante.
Su objetivo final es evitar la aglomeración de
documentos en las oficinas, descargándoles de
aquellos que no son de uso frecuente.
8. ARCHIVO INTERMEDIO.
La documentación ha perdido prácticamente la
utilidad por la cual había sido creada: la gestión.
Hasta los treinta años de antigüedad permanecen
en el archivo, aquí se procede a la valoración,
selección y expurgo, a fin de conservar lo
pertinente.
