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Conservacion de documentos

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Conservación de los documentos en un deposito de archivo teniendo en cuenta las normas de conservación

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Conservacion de documentos

  1. 1. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DEARCHIVO Y LAS NORMAS SE APLICANIVÁN DARIO CALDERA VERGARAUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOPROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN YLA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA YARCHIVÍSTICA CIDBACONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UNDEPOSITO DE ARCHIVO
  2. 2. APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL COMOARCHIVISTACONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DEARCHIVOIVÁN DARÍO CALDERA VERGARAMARÍA ALExANDRA LEÓN MARTÍNEzLICENCIADA EN EDUCACIÓNUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOPROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LADOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
  3. 3. CONTENIDOINTRODUCCIÓN 4OBjETIVOS 5MARCO NORMATIVO 6 – 10CONCEPTO SOBRE CONSERVACIÓN 11 – 12FACTORES DE DETERIORO 13 – 21ASPECTOS ESTRUCTURALES 22 – 24MEDIDORES DE TEMPERATURA 25 – 38ExTINTORES Y SUS CARACTERÍSTICAS 39 - 42TIPOS DE CAjAS Y SUS ESPECIFICACIONES 43 – 46CONCLUSIÓN 47BIBLIOGRAFÍA 48
  4. 4. INTRODUCCIÓNCon el presente trabajo se busca que los estudiantes vean losaportes que como Profesional en Ciencias de la Información yla Documentación puedo hacer a mi profesión archivística yen especial al referenciar los métodos de conservación queexisten para conservar los documentos dentro de un depositode archivo y todas las normas que nos hacen énfasis a laconservación, además entrelazar el trabajo de la ProfesiónArchivística con todos los temas vistos en la materia deexpresión oral y como esta nos puede hacer aportes valiosos anuestra profesión desde una perspectiva teórico practica.
  5. 5. OBjETIVOS Conocer como se conservan los documentos dentro de undeposito de archivo Mostrar la importancia de conservar los documentos dearchivo en buen estado Hacer referencia a las normas sobre conservación de losdocumentos de archivo
  6. 6. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podránincorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de suarchivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, ópticoo telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:LEY 594 DE 2000(jULIO 14)POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DEARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.ARTÍCULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS: La administraciónpública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para elcorrecto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción deedificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberántenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas dearchivos.
  7. 7. LEY 734 DE 2002.CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICOARTÍCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:Custodiar y cuidar la documentación e información que por razónde su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a lacual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,ocultamiento o utilización indebida. 
  8. 8. ARTÍCULO 292: Destrucción, supresión u ocultamientode documento público.ARTÍCULO 293: Destrucción, supresión y ocultamientode documento privado.CÓDIGO PENALDELITOS CON DOCUMENTO
  9. 9. ACUERDO NO.037(SEPTIEMBRE 20 DE 2002)Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para lacontratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía yconservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 ysus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.ACUERDO NO. 048(5 DE MAYO DE 2000)“Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservaciónde Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobreconservación preventiva, conservación y restauración documental”.
  10. 10. ACUERDO NO. 049(5 DE MAYO DE 2000)“Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación deDocumentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condicionesde edificios y locales destinados a archivos”.ACUERDO NO. 050(5 DE MAYO DE 2000)“Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación deDocumentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevenciónde deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”
  11. 11. CONSERVACIÓNPRESERVACIÓNAcciones que buscan mantener en buenas condiciones losobjetos durante su manejoSe encarga de los procedimientos y medidas que se tomanantes de que se presente deterioro y para evitarlo
  12. 12. Uso de materiales adecuados, adopción de medidasespecíficas en los edificios, locales, sistemas dealmacenamiento, depósito, unidades de conservación,manipulación y mantenimiento periódico, entre otrosfactoresCONSERVACIÓNPREVENTIVA
  13. 13. FACTORES DE DETERIORO FACTORES INTERNOS:Papel: Elaborado con fibras de madera (con contenido delignina, encolantes y cargas); expuesto a la luz, se vuelveamarillento y débil.Procesos de industrialización de la pulpa: producción de papelesácidos y blanqueo con cloro, lo que los hace oxidantes.AlguNAS CAuSAN DETERIORO SON lOSmúlTIplES CONTAmINANTES quE pOSEE SuCONTENIDO. lOS RESIDuOS mETálICOS CAuSANOxIDACIóN
  14. 14. AmBIENTAlES: TEMPERATURA: De 15° a 20°C, con fluctuación diaria de 4°C HUMEDAD RELATIVA: El papel es un material higroscópico (absorbe ydevuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua en su estructuraEl exceso de humedad favorece el crecimiento de microorganismos y causafragilidad al soporte por debilitamiento de las fibras. Puede tambiéncristalizar los adhesivos utilizados en la encuadernación. Se re3comienda unahumedad que oscile entre el 45% y 60%
  15. 15.  FACTORES ExTERNOSAmBIENTAlESIlumINACIóN: El deterioro por insolación altera los materiales, los reseca ydeshidrata. El papel acelera su envejecimiento por oxidación de la celulosa yde la lignina.Luz UV causa decoloración del soporte y tintas, el papel se vuelvequebradizo y pierde resistencia.
  16. 16. El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y suincidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación. Lailuminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidadcolocando filtros ultravioleta.Las principales unidades de medidas de luz son el lumen y luxLumen Mide la salida de luz de una lámpara.Lux Mide la intensidad de luz que cae en una superficie. Un Lux equivalea un lumen por metro cuadrado.IlumINACIóN
  17. 17. CONTAmINACIóN ATmOSFÉRICA: Sustanciascontaminantes: gases causan corrosión y oxidación. El polvo causaabrasión y en contacto con la humedad, causa manchas; favorece laacidificación y crea un ambiente propicio para los hongos.VENTIlACIóN: Renovación continua y permanente de aire. Laubicación de estantes y unidades de conservación deben permitir unaadecuada ventilación. FACTORES ExTERNOS
  18. 18.  FACTORES ExTERNOSANTROpOgÉNICO mANIpulACIÒN: Desgastes por rozamiento, rotura por debilitamientodel soporte, desgarros por tensiones excesivas, empleo de materiales de bajacalidad, prácticas incorrectas en el manejo de los documentos. mATERIAlES mETálICOS DE AgRupACIóN: Grapas, clips,anillados, ganchos causan manchas por oxidación, roturas y transmisión de micropartículas metálicas.
  19. 19. VANDAlISmO: Deterioro físico causados por manejosmalintencionados:•RASgADuRAS.• FRAgmENTACIONES.•ROTuRAS.•INSCRIpCIONES.• mANChAS. FACTORES ExTERNOSANTROpOgÉNICO
  20. 20. BIODETERIORACIóNTodo tipo de deterioración causada por organismos vivos, que endeterminadas densidades, pueden producen daños económicoso ecológicos convirtiéndose en PLAGAS BACTERIAS hONgOS RATAS pAlOmAS INSECTOS
  21. 21. REquISITOS míNImOS y CONDICIONESTÉCNICO AmBIENTAlES.Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea oproblemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en loposible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posiblepeligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente paraalbergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad,regulación de las condiciones ambientales y ventilación.
  22. 22. ASpECTOS ESTRuCTuRAlES.La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadaspara soportar una carga mínima de 1200 kgm/m.Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos conmaterial ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo ala abrasión.Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedadesignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando eldesprendimiento de sustancias nocivas para la documentación
  23. 23. Debe estar por lo menosa 10 cm del piso.Espacio mínimo de20 cm. entre losmuros y la estantería2.20 mt de altoLa balda superior debeestar a un máximo de 180cmCada bandeja soportar unpeso de 100kg/mt lineal.La estantería total nodeberá tener más de 100 mtde longitud.CARACTERíSTICAS DE lAS ESTANTERíAS
  24. 24. El espacio de circulación entre cadamódulo de estantes debe tener unmínimo de 70 cm., y un corredorcentral mínimo de 120 cm.120 cm70 cmDeben utilizar los parales y tapaslaterales para proporcionar mayorestabilidad. En todo caso se deberánanclar los estantes con sistemas defijación a pisoCARACTERíSTICAS DE lAS ESTANTERíAS
  25. 25. TIPOS DE HUMIFICADORESLOS HUMIDIFICADORES ULTRASÓNICOS(FRíOS)Son aquellos que logran crear una atmósfera nebulosa apartir de la emisión constante de vibraciones ultrasónicas,liberando pequeñísimas partículas de agua que logran llegar alas vías respiratorias inferiores con mayor rapidez, sin ningúnpeligro de sufrir quemaduras.
  26. 26. Ficha técnicaCaracterísticas:- Humidificador con Tecnología Ultrasónica para unabuena calidad de aire ambiental- Alta dispersión de las micropartículas emitidas- 2 niveles de intensidad de vaporización-6 Luces láser azules para ambientación- Ahorro de energía consumo reducido-Apagado automático de seguridad con el depósito vacío- Deposito de agua de 680 ml- Horas de utilización con depósito lleno: velocidad 1: 9horas aprox., velocidad 2: 6 horas aprox.- Admite esencias solubles en agua: eucalipto, jazmín,limón, lavanda y rosa.- Se recomienda utilizar agua poco calcárea: Mineral, deosmosis o destilada.- No añadir aceites esenciales ya que pueden dañar elaparato.LOS HUMIFICADORES ULTRASÓNICOS
  27. 27. HUMIDIFICADORHumidificadorMeditec HealthCare®4201102020• Presentación: Envase Individual yestéril• Material: PVC Grado medicoCaracterísticas:• Modelo HP-3001• Líneas de nivel máximo y mínimo.• Capacidad máxima 600cc aprox.
  28. 28. El lápiz de preservación permite rociar vapor directamente en el área determinada y ala temperatura deseada. Es una gran herramienta para remover adhesivos de origenanimal, cinta adhesiva, etiquetas, separadores y manchas de papeles y textiles. Estadiseñado con una ingeniería para utilizarse con humidificadores ultrasónicos, el vaporfrío producido por el humidificador es calentado al conectar el lápiz a una mangueraensamblada.LáPIz DE vAPOR PEL®
  29. 29. TERMÓMETROUn termómetro es un instrumento que sirve para medir latemperatura, basado en el efecto que un cambio detemperatura produce en algunas propiedades físicasobservables y en el hecho de que dos sistemas a diferentestemperaturas puestos en contacto térmico tienden a igualarsus temperaturas.
  30. 30. TERMÓMETRO DE vIDRIOTIPOS DE TERMÓMETROSEstructura principal: líquido de sensibilidad de temperatura,válvula de temperatura sensible, tubo de vidrio, tubo capilar ymarcas de medidas
  31. 31. TERMÓMETRO DURANTEMP
  32. 32. RADIOLOggERSensor de temperaturaSensor: Termostato de precisiónRango: 0º a 65º CPrecisión: +/-0.1º CResolución: 0.1º CSensor de humedadSensor: Polimero de capacidadRango: 0-100% RH sincondensacionesPrecisión: +/-2%Resolución: 0.1% RHEl ML4106 forma parte de la gama avanzada de radio transmisores dehumedad y temperatura. Permiten una monitorización sin cables, conseñal de alarmas en tiempo real, y análisis histórico de datos.
  33. 33. DATALOggERSTemperatura:Rango: 0°C a 50°CResolución: 0.5 °CExactitud: + 1°CHumedad:Rango: 0% a 100% HRResolución: 0.5%HRExactitud: + 3%HRPantalla: Cristal líquidoConexión: interfase USBSoftware de control compatible con WindowsCD Software de control.Almacenamiento de datos: 15000 lecturas de Temperatura y15000 lecturas de HumedadCertificado de calibración trazable a patrón primario.TEMPERATURA y HUMEDAD
  34. 34. HIgRÓMETROEl higrómetro multifunción medioambiental 4 en 1 reúne unmedidor de nivel sonoro, un medidor de luz, un medidor dehumedad y un medidor de temperatura.
  35. 35. Especificaciones técnicasMedidor de nivel sonoroRango A/C Lo (low) 35...100 dBA/C Hi (high) 65...130 dBResolución 0,1 dBRango de frecuencia 30 Hz...10 kHzValoración de frecuencia valoración A + CValoración temporal rápidaPrecisión ± 3,5 dBpara 94 dB nivel sonoro,1kHz señal sinoidalMicrófono micrófono condensadoreléctricoPrecisión ± 3 % según JISdB(A)estándar
  36. 36. MEDIDOR DE LUZRangos de medición 20 / 200 / 2.000 /20.000 lux(20.000 rango lux =indicador x 10)Superación de rango "1" en la posición demás valor(el rango de mediciónse selecciona unaposición más alto)Precisión ± 5 % del valor demedición + 2 dígitosSucesión de medición ± 2 %Característica detemperatura±0,1 % / °CSensor fotodiodo de siliciocon filtro
  37. 37.   Medidor de humedadRango de medición25...95 % H.r.Resolución 0,1 %Precisión ± 5 %Medidor de temperaturaRango de medición -20...+200 °C / -20...+750 °CResolución 0,1°C / 1°CPrecisión ±3 % del valor de medición ±2 °C(-20...+200 ºC)± 3,5 % del valor de medición ± 2 °C(-20...+750 °C)
  38. 38.     - Punto láser extra claro    - Fácil manejo    - Alta precisión    - Sólida carcasa    - Alta resolución óptica    - Relación 50:1    - Alto rango de medición hasta + 1000 °C    - Pantalla con iluminación de fondo     - Data Hold para memoria rápida de los       valores de medición    - Fija el valor mínimo, máximo, medio y       diferencial de una serie de medición    - Mantiene el valor límite de alarma ("superior"      e "inferior" / "high" y "low")    - Posibilidad de calibración ISO opcional PIRÓMETRO:Los  pirómetros  se  utilizan  para  medir  temperaturas elevadas. 
  39. 39. ExTInTOREsEs un artefacto que sirve para apagar fuegos. Consiste en un recipiente metálico  (bombona  o  cilindro  de  acero)  que  contiene  un  agente extintor a presión, de modo que al abrir una válvula el agente sale por una  tobera  que  se  debe  dirigir  a  la  base  del  fuego.  Generalmente tienen  un  dispositivo  para  prevención  de  activado  accidental,  el  cual debe ser deshabilitado antes de emplear el artefacto.
  40. 40. PaRTEs dEl ExTInTOREs
  41. 41. TIPOs dE fuEgOs y ExTInTOREs
  42. 42. CaRaCTERÍsTICas dE lOsExTInTOREsESPECIFICACIONES TÉCNICASCaracterísticas:1. Extintor de polvo químico seco ABC de10 lb. de presurización directa.2. Modelo 10-A,3. Potencial de Efectividad 4 A, 40 B: C- UL. Con un rango efectivo de 3.5 – 5 metros
  43. 43. Diseñadas  para  conservación  de  archivos  elaboradas  en  cartón doble corrugado, tipo Kraft.EsPECIfICaCIOnEs TéCnICas- Calibre S 7. Tapa superior. - Logo impreso a una tinta. - Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante: troqueladas.- Perforaciones (2) para agarre.- Alta resistencia.   Dimensiones Base 40x30x 26 cm.Caja x 300
  44. 44. Caja x 200Diseñadas para conservar archivos  elaboradas en cartón doble corrugadoEsPECIfICaCIOnEs TéCnICas- Calibre S 7. Alta resistencia.- Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante: troqueladas.- Abertura de tapa frontal  estilo nevera.- Logo impreso a una tinta.   Dimensiones 40x20x 26 cm. 
  45. 45. •Especificaciones Técnicas-Calibre de cartón  300, 600, ó 900 grs/m2 según sus necesidades.-Material estable desacidificado. PH Neutro.-Plastificado exterior opcional (según requerimientos). Dimensiones 34,5 x 24,5 cm. CaRPETa
  46. 46. El cartón debe contar con un recubrimiento interno constituido por una película  transparente  de  material  inerte  con  base  en  ceras  neutras, películas polimétricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con PH neutro (PH=7) debe ser insoluble al agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherenciassobre los documentos.RECOMEndaCIOnEs dE Caja yCaRPETas
  47. 47. COnClusIÓnLuego  de  haber  realizado  este  trabajo  de  conservación  de  los documentos en un deposito de archivo y analizar las normas que se  pueden  aplicar  para  la  conservación  de  los  mismos,  puedo llegar a la conclusión que hay que tener mucho cuidado con la protección  de  los  documentos,  protegerlos  de  los  organismos vivos entre los que encontramos plagas e insectos que pueden dañar  la    integridad  del  documento  y  contra  el  vandalismo  ya que los documentos son la memoria de una institución y sirven de testimonio para el desarrollo de alguna actividad o proceso.
  48. 48.  Archivo General de la Nación  http://wwwconservatusdocumentos.blogspot.com/ http://es.slideshare.net/davidgadir/preservacin-y-conservacin-de-documentosBIBlIOgRafÍa

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