Denne håndboken for ansatte på HiBu er en kortere og mer spisset versjon enn vår sosiale strategi.

1. Sosiale medier
for HiBu-ansatte
Hjelp,
jeg skal være sosial!

2. Hvem vil vi nå?
Vår prioriterte målgruppe er potensielle studenter og søkere.
Av og til kommuniserer vi også med egne studenter, blant annet
gjennom aktiviteter og kampanjer, men sosiale medier skal ikke erstatte
kommunikasjon gjennom mer formelle kanaler som studentdemokrati,
Aller først: råd og utvalg, samt førstelinje på studiestedene.
Gjør deg kjent med hvordan vi bruker de sosiale mediene i dag.
Andre målgrupper er potensielle ansatte, mediene og samfunnet rundt.
Nederst til høyre på nettsiden www.hibu.no finner du noen knapper
som fører deg videre. HiBu-bloggen finner du like over disse knappene. Målgruppene vil kunne forandre seg utfra hva som skjer på det aktuelle
tidspunkt. I en krisesituasjon vil primærmålgruppe ikke lenger være
potensielle studenter, men snarere nåværende studenter, ansatte og
mediene/samfunnet rundt.
Hva kan målgruppene tjene på det?
De kan få bedre service, og de kan få et bedre innblikk i hva vi driver
med. De kan enkelt komme i kontakt med oss, si meningen sin og få
et svar tilbake. De kan få informasjon som de har bruk for, på en enkel
måte, og de kan bli kjent med menneskene hos oss, både studenter og
ansatte.

3. Hva kan vi tjene på det?
• Vi kan styrke omdømmet vårt, merkevaren vår og få økt
oppmerksomhet.
• Vi kan utvikle oss og få nye ideer.
• Vi kan nå sentrale mål i strategien vår om nærhet og effektivitet.
Hvordan snakker vi i sosiale medier?
Det handler mye om å finne balansen mellom det private, det personlige
og det profesjonelle. Mange sliter med dette, og det kan føles skummelt
å kaste seg ut i det. En viktig kjøreregel, er at du skal være deg selv, men
samtidig huske på at det du sier vil kunne bli koblet opp mot HiBu som
arbeidsgiver. De sosiale mediene er derfor et offentlig rom – akkurat
som bussen eller togkupèen. Du bør derfor ikke si noe som du ikke vil “HiBus ansatte er kjent for
at andre skal høre. Høres dette skummelt ut? Du kommer langt med en åpen og serviceinnstilt
sunn fornuft og vanlig folkeskikk.
holdning til studentene.”
Hvordan vil vi fremstå?
HiBus ansatte er kjent for en åpen og serviceinnstilt holdning til
studentene. Nærhet og tilgjengelighet er ord som ofte brukes om oss.
Det er denne holdningen vi også skal ha i de sosiale mediene. På mange
måter er disse mediene som skapt for oss. De er tilrettelagt for toveis-
kommunikasjon og deling av kunnskap, og det er noe vi er gode på.

4. Du vil starte - hva gjør du? 2. Vær tydelig på din egen rolle og hvem du representerer.
Du står fritt til å opprette personlige kontoer i sosiale medier. Ikke skriv anonymt. Bruk eget navn – og opplys om hvor du jobber. Skill
Dersom du føler deg usikker, kan du få råd fra webredaktør. Avdelinger mellom rollen som privatperson og HiBu-ansatt. Selv når du opptrer
og ansatte som vurderer å sette i verk tiltak på vegne av HiBu, anbefales som privatperson, vil folk kunne oppfatte deg om en representant for
å kontakte webredaktør. Vi tar en prat om hvilke retningslinjer vi har, HiBu. Vær nøye med å understreke at dine synspunkter er dine egne,
hva du ønsker å oppnå, hvem du vil nå, og hvilke kanaler som vil være og ikke representerer HiBus synspunkter. Avklar all bruk av logoer med
mest effektive: webredaktør.
• en fagblogg?
• en facebookside for studiet ditt? 3. Beskytt konfidensiell informasjon, kollegaer, studenter og
• en mulighet til å publisere bildegallerier? samarbeidspartnere.
• utsending av nyheter på Twitter? Online informasjon er ikke privat.Vær klar over at det du legger ut på
nettet, vil være der i lang tid, og kan bli delt av andre. Unngå derfor å
Vi snakker også om hvor tiltaket er forankret, og hvem som skal være identifisere eller diskutere kollegaer, studenter og samarbeidspartnere,
ansvarlig for oppfølging og kommunikasjon. Aktivitet i sosiale medier er med mindre du har deres tillatelse. Legg heller ikke ut bilder av
helt avhengig av at det finnes en ansvarlig med lyst, tid og vilje til jevnlig studenter, kollegaer eller samarbeidspartnere, uten å ha deres tillatelse.
oppfølging. Unngå å publisere konfidensiell informasjon knyttet til høyskolens planer,
strategier eller virksomhet.
Kjøreregler for ansatte: 4. Vær obs på skillet mellom personlig og privat.
HiBu-ansatte som blogger eller deltar i sosiale medier som representant Særlig på Facebook vil skillet mellom det personlige og private kunne
fra HiBu, anbefales å følge disse prinsippene. oppleves som utydelig dersom du ikke har en bevisst holdning til
begrepet ”vennskap”, og hvordan du ønsker å dele private hendelser
1. Vær en representant for HiBus verdier. med andre Facebookvenner. Facebook kan være et godt verktøy for
Fremsett meninger og ideer på en respektfull måte.Vær forsiktig med hvor kommunikasjon med studentene og profilering av studiet.Vi anbefaler
du linker. Ikke snakk negativt om konkurrenter, studenter eller andre ansatte. likevel ikke ansatte å bli venn med studentene, med mindre de har god

5. innsikt i hvordan Facebook fungerer. Ta heller kontakt med
infoseksjonen, så hjelper vi deg med andre løsninger, som f.eks å
opprette en studiegruppe eller en studieside, der du kan kommunisere
med studentene, og de kan kommunisere med hverandre.
Samtidig er det viktig å presisere at spørsmålet rundt hvilket forhold en
vil ha til studentene, og hvor mye en vil vise av sitt private liv, ikke er noe
som har dukket opp med de sosiale mediene. Dette er noe ansatte på
høyskolen har måttet forholde seg til lenge før Facebook dukket opp, og
som ansatt på HiBu står du fritt til å velge det som føles naturlig for deg.
Med de sosiale mediene vil likevel effektene av feilvurderinger kunne få
helt andre effekter enn tidligere.
5. Snakk sant
Hvis du deltar i en diskusjon rundt HiBu, ikke fremsett usanne eller
usikre påstander. Dersom du må svare på eller kommentere detaljer
rundt HiBus virksomhet, foreta en faktasjekk internt først.
6. Opptre behersket og høflig
Et av formålene med sosiale medier er å skape dialog, og folk vil ikke “Online informasjon
alltid være enige. Når du blir konfrontert med uenighet eller kritikk, er
det viktig at du opptrer behersket og høflig. Uttrykk synspunktene dine er ikke privat“
på en klar og logisk måte. Ikke oppsøk konflikter, og rett feil når nød-
vendig. Noen ganger er det best å ignorere en kommentar og ikke gi den
unødvendig legitimitet gjennom å svare.

6. 7. Svar i tide I andre medier kontakter vi ansvarlig redaktør/utgiver og rapporterer
Noe av det som gjør sosiale medier spennende og attraktivt, er at overtramp/lovbrudd.
samtalen foregår nærmest i sanntid. Dersom du tenker å delta, er det
derfor viktig at du er villig til å sette av nødvendig tid til å oppdatere
innhold og svare på spørsmål jevnlig, samt å rette feil når det er nødvendig. Hvem svarer på hva:
• Vurder alltid om du er den rette til å svare, og kontakt webredaktør
8. Ikke foreta saksbehandling eller informasjonssjef om du er i tvil.
Dette er et svært viktig punkt for HiBu som offentlig høyskole. Saks- • Alle svar om studier og studietilbud skal koordineres med ansvarlig
behandling skal ikke skje i sosiale medier. Vær nøye med å henvise studieleder eller Studieseksjonen.
henvendelser som krever saksbehandling til ordinær postadresse for • Alle svar om opptak skal koordineres med Studieseksjonen.
registrering i arkivet, og videre distribusjon til saksbehandler. • Alle svar om fakulteters virksomhet, planer og strategier skal
koordineres med ansvarlig dekan.
• Alle svar om HiBus strategier, planer og meninger skal koordineres
Vår holdning til negativ omtale i sosiale medier: med informasjonssjef, som vil avklare med rektor og øvrig ledelse.
Vi skal ikke se på kritikk eller negativ omtale som truende.Vi vil ikke
prøve å kontrollere samtalene, men heller delta i dem.Vi skal se på
kritikk som en mulighet for dialog og forbedring. Alle svar på kritikk Hvordan retter vi opp feil?
gjennom sosiale medier koordineres med infosjef eller webredaktør. Alle kan gjøre feil, også i de sosiale mediene. Oppdager du at du har
Ekstra positivt er det om vi kan bruke de sosiale mediene til å forbedre oss. skrevet noe uriktig eller uheldig, rett opp og beklag. Informer samtidig
webredaktør.
Når svarer vi ikke:
Hvis innholdet er irrelevant, ute av sammenheng, støtende, personangrep
eller i strid med norsk lov, går vi ikke i dialog. Personangrep og lovstridig
innhold fjernes fra sosiale medier vi selv har kontroll over.

7. Les mer:
HiBus fullstendige strategi for sosiale medier finner du på
www.hibu.no/sosialstrategi
Kurs:
Infoseksjonen vil i 2012 tilby kurs i sosiale medier
– og kommer gjerne rundt på avdelingene.
Kontaktpersoner:
Informasjonssjef Tania Marcelle Olsen, tania.m.olsen@hibu.no
Webredaktør Jan-Henrik Kulberg, jan.henrik.kulberg@hibu.no