Pengurusan rekod dan fail di Pejabat Pendidikan dan sekolah

1. PENGURUSAN
REKOD & FAIL
Mohd Jasmi bin Jaafar
Unit Pengurusan Kualiti,
PPD Maran

2. Pengurusan kita?

3. Fail-fail lama
masih ada dan
belum diambil
tindakan
pelupusan

5. APA ITU PENGURUSAN REKOD
• Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas
pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan,
penggunaan dan pelupusan rekod
• Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan
maklumat dalam bentuk rekod mengenai
aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi

6. KONSEP
PENGURUSAN
REKOD
Definisi Pengurusan
Rekod-rekod
Kitaran Hayat Rekod
Sifat Rekod

7. Difinisi Rekod Awam
Rekod yang diterima secara rasmi atau
yang dikeluarkan mana-mana pejabat
awam bagi perjalanan hal ehwalnya
atau oleh mana-mana pekhidmat awam
atau pekerja pejabat dalam perjalanan
tugas rasminya dan termasuk rekod-
rekod perusahaan kerajaan…….
 Akta Arkib Negara 2003

8. Pengujudan
Penghasilan / Penerimaan Rekod
Agihan
Penguna Dalaman,
Pengunaan Luaran
Penggunaan
Penyelenggaraan
Simpan / Kesan / Pelihara
Pelupusan
Pemindahan, Musnah atau
simpan di jabatan
Kitaran Hayat
Rekod

11. CONTOH KULIT FAIL
11

17. 2.5 cm
2.5 cm

19. 19

20. PEMBUKAAN KULIT FAIL
FAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB
BERIKUT:
1. Fail yang diperlukan belum ada.
2. Fail asal ditutup bersambung
pada kulit fail jilid baharu
3. Fail asal tidak dapat dikesan
4. Fail asal didapati rosak dan perlu
diganti dengan kulit baharu
Sambung.....

21. Sambungan
5. Perubahan pejabat
pentadbiran awam dan
6. Skima klasifikasi fail
dirombak atau bertukar kepada
sistem klasifikasi yang
baharu

22. Perhatian:-
Semak dalam Daftar Fail Sekolah
dengan teliti sebelum fail baharu
dibuka untuk mengelakkan:-
2. Wujud dua fail dengan tajuk yang
sama tetapi nombor rujukan
berlainan.
1. Wujud dua fail dengan tajuk dan
nombor yang sama.
3. Wujud dua fail dengan tajuk yang
berlainan tetapi nombor rujukan
sama.

23. Perhatian:-
Semak dengan teliti sebelum fail
baharu dibuka:-
2. Semak klasifikasi fail bagi
menentukan nombor fail dan tajuk
fail.
1. Baca dengan cermat isi kandungan surat
dan perkara utama dalam surat.
3. Buka kulit fail baru dengan
menggunakan jenis kulit fail yang
sesuai.

24. 2.5 cm
2.5 cm

26. A 2 1 Ada
Ada
Ada
A 4 25
C 4 9

27. CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1

28. CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1
Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yang
berhubung
Catatkan no rujukan fail
yang ada hubung kait
dengan fail ini
umpamanya fail
mesyuarat.
500-1/1
Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 09/10/14
08/10/14
Catatkan
Tarikh
Dokumen/
Surat
Pertama
Bukan
Tarikh
Terima
Catatkan
Tarikh Fail
diedarkan
Catatkan
Tarikh
Dokumen/
Surat
terakhir
apabila fail
di tutup

29. CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1
Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yang
berhubung
Catatkan no rujukan fail
yang ada hubung kait
dengan fail ini
umpamanya fail
mesyuarat.
500-1/1
Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan
kepada/
Tarikh Fail
diedarkan
GPK 1
R
30/4/14
09/10/14
R - SDP
10/5/14

30. Menfail atau
mendaftarkan
dokumen
ke dalam fail dan
penulisan minit

31. DITERIM
A PADA
09/10/14
Cop terima
hendaklah
diruang kosong
tidak boleh
menindih
sebarang huruf
atau perkataan
Sebarang
catatan arahan
atau tindakan
tidak boleh
ditulis diatas
surat.
Gpk 1
Sila ambil tindakan

32. Daftarkan surat
dalam buku daftar
penerimaan surat
(Am 10)

34. DITERIM
A PADA
29/04/14
Ditebuk
lubang
1
Cop bulat dan
nomborkan
Cop terima
surat

35. Surat kpd._____________bth. ______________
d/f pd._____________
PPD Jerantut
24/4/14
24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________
d/f pd._____________
Surat drd._____________bth. ______________
d/f pd._____________
Surat drp._____________bth. ______________
d/f pd._____________
PPD Jerantut 24/4/14
24/4/14
11
1
1
2
2
Contoh menulis minit

37. (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297
mm)
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit
CEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/141

38. (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)
PNMB., K.L
Kerta
s
Minit
Kulit Fail
Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
DITERIMA
PADA
29/04/14
Surat
Nomborkan
Kandungan
Surat
dibulatkan
1
1
Cop
terim
a

39. (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297
mm)
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit
CEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/141
Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/142
GPK (Pentadbiran)
Sila ambil tindakan
Pengetua
29/4/14
Tindakan telah diambi/selesai
GPK (Pentadbiran)
30/4/14

40. KAD
PERGERAKAN
FAIL

42. CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1
Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yang
berhubung
Catatkan no rujukan fail
yang ada hubung kait
dengan fail ini
umpamanya fail
mesyuarat.
500-1/1
Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan
dihantar kepada/
Tarikh Fail dihantar
GPK 1
R
30/4/14
2/5/14
R - SDP
10/5/14

43. CEB4036.500-1/1/1
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua
GPK 1
R
R - SDP
10/5/14
29/4/14
30/4/14
2/5/14
PO/PT
PO/PT
Simpan dlm perhatian
mempunyai tempoh tertentu

45. CEB4036.500-1/1/1
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua
GPK 1
R
R - SDP
10/5/14
29/4/14
30/4/14
2/5/14
PO/PT
PO/PT
Apabila sebuah
fail selesai
tindakan dan
kembali ke
Registri Kad
Pergerakan Fail
ini hendaklah
dimasukan
kembali ke
dalam fail

46. Format Rekod
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang
menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya
merakamkan maklumat dan termasuklah
kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem
sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang
dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk
atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.
Akta Arkib Negara 2003

47. Sifat Rekod
• Sahih/Tulin (Authenticity)
• Boleh dipercayai (Reliable)
• Keutuhan (Intergrity)
• Boleh digunakan (Usability)

48. Faedah Didapati Daripada
Pengurusan Rekod
 Dapat melaksanakan tugas dengan teratur,
efisyen dan berkesan
 Dapat menawarkan perkhidmatan secara
konsisten dan adil
 Berupaya membuat dasar dan keputusan yang
tepat dan berkualiti
 Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge
Management) dan Organisasi Pembelajaran
(Learning Organisation)
 Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

49. PIAWAIAN PENGURUSAN
REKOD
 Pengurusan Rekod konvensional mestilah
merujuk kepada prosidur operasi yang
ditetapkan dalam:
 Arahan Perbendaharan 150 & 299
 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007
 Arahan Keselamatan
 Surat-surat pekeling Am dan Kewangan

50. (sambungan……..)
 Pengurusan rekod elektronik mestilah
mematuhi piawaian dan prosidur yang telah
dibangunkan oleh ANM
 Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan
penyelenggaraan dan pelupusan rekod
 ISO 15489 -Record Management
 MS 2223 - Record Management

51. PERUNDANGAN DAN PIAWAI
YANG PERLU DIPATUHI
AKTA
PERATURAN
PROSEDUR
STANDARD
OPERASI
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA
RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA
SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN
ELEKTRONIK 2007
ARAHAN KESELAMATAN,
ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,
WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008
PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT
PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN
PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT,
SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3
NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN
REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2

52. APA TANGGUNGJAWAB
ANDA?
 Mewujud dan menjaga rekod-rekod jabatan
 Menyimpan rekod secara sistematik dan
memelihara rekod dengan baik
 Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan
 Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM
untuk pengurusan Rekod Jabatan

53. PENGURUSAN
KLASIFIKASI
FAIL
ARKIB NEGARA
MALAYSIA

54. FAIL TERBAHAGI KEPADA
1) AM / HOUSE KEEPING
100
200
300
400
500

55. FAIL TERBAHAGI KEPADA
2) FUNGSI /FUNGSIAN
600
700
800

56. SENARAI KOD
FUNGSI SISTEM
FAIL
 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
 300 - PENGURUSAN ASET
 400 - PENGURUSAN KEWANGAN
 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

57. SENARAI KOD
FUNGSI SISTEM FAIL
 600 - TADBIR URUS SEKOLAH
 700 - TADBIR URUS MURID
 800 – TADBIR URUS ASRAMA

58. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 Perkara berkaitan dengan
 perundangan,
 Perhubungan awam,
 Kerjasama dalam negeri,
 Kerjasama luar negara,
 Laporan & perangkaan,

59. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 Pengurusan mesyuarat,
 Kemudahan (fasiliti),
 Pertubuhan,
 Penerbitan,

60. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 Teknologi maklumat dan
komunikasi,
 Pengurusan rekod,
 Pembaharuan pentadbiran,
 Piawaian International
Organization for
Standardization (ISO),

61. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 Pengurusan Pejabat,
 Majlis / Sambutan/
Perayaan,
 Pusat sumber /
perpustakaan,
 Jemputan,

62. 100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 Warisan dan Harta Intelek,
 Lembaga Penasihat,
 Rancangan Malaysia dan
 Pilihanraya.

63. Pengurusan Mesyuarat
 100-6
 100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan
 100-6/1/2 Mesyuarat Guru
 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum
 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum
 100-6/1/5 Mesyuarat HEM
 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan
 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan
Kebersihan/keselamatan
sekolah

64.  100-8/1/5 PIBG
 100 – 11/2/1 Emel Sekolah
 100-11/2/8 e-Operasi
 100-11/2/9 e-Tukar
 100-11/2/10 e-Pangkat

65. Pembaharuan Pentadbiran
 100-13/1 Piagam Pelanggan
 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK
NKRA, Tawaran Baru (New Deals)
 100-13/3 MPK
 100-13/4 Fail Meja
 100-13/5 Inovasi seperti KMK, KIK
 100-13/6 Kad Perakam Waktu
 100-13/8 5S
 100-13/10 Pengurusan Risiko

66. 100-15 Pengurusan Pejabat
 Pelan strategik
 Pelan Induk Pembangunan Pendidikan
 Perancangan Operasi
 Perancangan Taktikal

67. 200 - PENGURUSAN TANAH DAN
BANGUNAN
 Perkara berkaitan dengan
 Perancangan Perolehan
Tanah / Bangunan,
 Perolehan,
 Pelepasan dan Tukar Guna
Tanah,

68. 200 - PENGURUSAN TANAH DAN
BANGUNAN
 Pembinaan/ Perolehan/
Pelupusan Bangunan,
 Ruang,
 Keselamatan Bangunan/
Tanah dan
Penyenggaraan.

69. 300 - PENGURUSAN ASET
 Penerimaan,
 Pendaftaran,
 Penggunaan,
 Penyimpanan,
 Pemeriksaan,

70. 300 - PENGURUSAN ASET
 Penyelenggaraan,
Pelupusan,
 Kehilangan dan Hapus
kira serta Tadbir urus
aset.

71. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN
 Perkara Berkaitan
dengan Akaun,
 Audit Kewangan,
 Bank,
 Bayaran,

72. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN
 Bajet,
 Waran Peruntukan,
 Bon,
 Cek dan elektronik funds
transfer (EFT),

73. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN
 Kumpulan wang
disatukan,
 Penurunan Kuasa,
 Perolehan Bekalan,

74. 400 - PENGURUSAN KEWANGAN
 Perkhidmatan dan Kerja
 Pinjaman Kakitangan
Awam.

75. 500 - PENGURUSAN SUMBER
MANUSIA
 Perkara Berkaitan
Perjawatan
dan Perkhidmatan,
 Cuti,
 Kompetensi,
 Peperiksaan Perkhidmatan,

76. 500 - PENGURUSAN SUMBER
MANUSIA
 Pengurniaan dan
Penghargaan,
 Kursus/ Latihan Kerjaya,
 Bengkel,
 Perhubungan Pekerja,

77. 500 - PENGURUSAN SUMBER
MANUSIA
 Perancangan Sumber
Manusia dan
 Fail-fail Personal
(Peribadi).

78. 600 - TADBIR URUS SEKOLAH
 Perkara berkaitan dengan
Tadbir Urus Sekolah,
 Meliputi Dasar,
 Peraturan,
 Takwim,

79. 600 - TADBIR URUS SEKOLAH
 Kurikulum,
 Peperiksaan,
 Pemantauan Pengajaran
Dan Pembelajaran (P & P)
dan
 Naziran.

80. Pentadbiran
600-2 Takwim sekolah
Jadual Waktu Persekolahan,
peribadi, anjal, guru ganti

81.  600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah
 Jawatankuasa Panitia
 (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan rasmi
seperti surat-menyurat)
 Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut kehendak
Panitia. (sebaiknya Ring-Fail)
 600-4 Peperiksaan
 600-5 Pemantauan Pengajaran

82. 700 - TADBIR URUS MURID
 Perkara Berkaitan
dengan Kemasukan,
Penempatan,
 Pertukaran Aliran,
 Pertukaran Keluar dan
Masuk Sekolah,

83. 700 - TADBIR URUS MURID
 Aktiviti Ko-kurikulum,
 Program Kecemerlangan,
 Kebajikan,
 Pemeriksaan Kesihatan,
 Profil/data Murid,
 Disiplin dan Kaunseling.

84. 800 – TADBIR URUS ASRAMA
Perkara Berkaitan dengan
Penginapan,
Kemasukan,
Pendaftaran,
Penyeliaan,
Perubatan,

85. 800 – TADBIR URUS ASRAMA
 Kecemasan,
 Aktiviti dan
 Program Asrama.

86. RUJUKAN
 Sila rujuk Buku Klasifikasi Fail Sekolah-
sekolah Negeri Pahang.

87. PADA 30 NOV 2012 SEMUA
FAIL TERMASUK FAIL
PERIBADI YANG ADA
PERLU DITUTUP
Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)
bertarikh 08 Okt. 2012

88. ARAHAN
MULAI 01 DIS 2012,
SEMUA URUSAN
WAJIB
MENGGUNAKAN
NOMBOR FAIL BARU.
Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)
bertarikh 08 Okt. 2012

89. ARAHAN
FAIL BARU DIBUKA
APABILA ADA
KEPERLUAN BERBUAT
DEMIKIAN

90. Transformasi
 Pengurusan rekod dan fail
 Pengurusan data
 Pengurusan pejabat/kerja
 Pengurusan sekolah dan pelajar
 Pengurusan diri

91. Terima kasih
 Sebarang maklumbalas sila rujuk atau
hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.

92. PENGURUSAN
PEMBUKAAN
FAIL

93. PEMBUKAAN FAIL
1. Fail yang diperlukan belum ada;
2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu;
3. Fail asal tidak dapat dikesan;
4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit
baharu;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem
klasifikasi yang baharu.

94. PERINGATAN
SEMUA FAIL TIDAK
DIBENARKAN DIBAWA
KELUAR DARI RUANG
PEJABAT .

95. JENIS KULIT FAIL
(i) a. TERBUKA :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80)
b. SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)
(ii) TERHAD :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)
dengan cop TERHAD

96. (iii) SULIT:
Kulit fail berwarna hijau (Am 436);
(iv) RAHSIA :
Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah (Am
437)
(v) RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am
438).

97. CONTOH KULIT FAIL
97

98. MEMFAIL ATAU
MENDAFTARKAN DOKUMEN
KE DALAM FAILi.Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri;
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail
menggunakan tali Hijau (green tag); dan

99. v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah
kanan sebagai nombor kandungan fail. Dokumen
terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen
berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan
dibulatkan.
• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis
dengan pen berdakwat merah, manakala
• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen
berdakwat biru atau hitam.
vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas
minit

100. PENYEDIAAN KERTAS
MINIT
Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam
kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen
(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan
• Surat daripada (Surat drp....)
• bertarikh (bth.....)
• difailkan pada (d/f pd.....)
• Ditulis menggunakan pen dakwat merah
sebagaimana berikut:
Surat drp. ________bth._______d/f pd._______

101. (ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan
• Surat kepada (Surat kpd....)
• bertarikh (bth.......)
• difailkan pada (d/f pd.....)
• Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitam
sebagaimana berikut:
Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________

102. Penulisan Minit Tindakan
Kebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen
masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah.
Kertas Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk
mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas
yang berkaitan dengan sebarang kandungan yang
terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan pegawai
yang lain.

103. Penulis minit perlu
i. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;
ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang
diminitkan;
iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas. Minit
tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau ditaip.
iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta
mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh;
dan
v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat
/dokumen masuk atau keluar.

104. KAD PERGERAKAN FAIL
1. Kad pergerakan fail yang digunakan untuk mengawal
pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di
antara kertas minit dengan lampiran menggunakan tali
hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.
2. Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk
tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan
dicatatkan butiran pergerakan fail.
3. Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah
dimasukkan semula ke dalam fail.

105. KAEDAH PENUTUPAN FAIL
Fail ditutup apabila :
1. Mencapai ketebalan 4sm ; atau
2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
3. Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan
tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;

106. 4. Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut
yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
6. Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar
kepada sistem baharu; dan
7. Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak
lagi beroperasi.

107. SAMPUL KECIL
Sampul kecil dibuka apabila :
1.Fail Tidak Dapat Dikesan.
2.Dua atau lebih pegawai menggunakan fail
pada masa yang sama.

108. BILIK
REGISTRI /
BILIK FAIL

109.  Pelbagai istilah/pangggilan - Bilik Pendaftaran
Fail/Ruang Penyimpanan Rekod/Bilik Fail/Bilik
Registri
109
BILIK FAIL / BILIK REGISTRI

110. Bilik fail yang boleh dicontohi…

114. 114

116. MANA SATU PILIHAN
116

118. BILIK
REKOD

119.  Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa
aktif dan tidak aktif supaya pengunaan,
penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod
tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap
 Ruang 'high-density' storage
 Bilik sementara menunggu tindakan pemisahan diambil
ke atasnya sama musnah atau simpan
 Tidak boleh disamatakrif dengan setor
APA ITU BILIK REKOD

120. Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekod
separa aktif dan tidak aktif supaya :
KEGUNAAN BILIK REKOD
 Mudah dikesan kembali
 Mudah diuruskan tindakan pemisahan
 Melicinkan kerja Unit Registri
 Ruang pejabat menjadi teratur dan kemas
 Terjamin keselamatannya
 Perbelanjaan mengurus dapat dijimatkan

121. KEPERLUAN BILIK
REKOD
KESELAMATAN
BANGUNAN

122.  Tinggi dari punca air/banjir
 Dekat dengan ibu pejabat
 Tingkat atas bangunan
 Jauh dari punca kebakaran spt. gudang, kawasan
berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.
 Akses: Kawasan terkawal dan berpagar
LOKASI

123. Bangunan dan bilik:
 Kekuatan lantai (Floor Loading)
 Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu
rintangan api
 Pintu keluar dan pintu masuk
 Tanda kawasan larangan
 Bangunan kayu tidak digalakkan
 Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian
conduit)
BAHAN BINAAN

124.  Jenis rak yang bersesuaian,
 Meja dan kerusi,
 Mesin Pericih (Shredder),
 Trolley, Tangga,
 Kotak,
 Mesin taip/word prosessor,
 Vacuum cleaner,
 Telefon/Fax,
 Alat pemadam api/alat bantu mula
PERALATAN

125.  1. Api:
 2. Air:
 3. Kawalan kelembapan
 4. Kawalan suhu:
 5. Pencerobohan:
 6. Bencana Alam:
KESELAMATAN BILIK REKOD

126.  Musuh : Manusia, Bakar, SabotaJ, Curi, Jual
 Kawalan :
 Kawasan larangan, Larangan merokok, makan
minum, Perkhidmatan kaunter/tingkap, Bilik kebal,
Jauh dari orang awam
 Musuh-musuh rekod
 Serangga, Lipas, Gegat, Bubuk, Anai-anai, Tikus,
Silver fish
 Kawalan
 Bahan Kimia, Ubat gegat, Pewasapan, Kontrak
pembasmian, Makanan, Racun
Musuh-Musuh Rekod

128. Sedap mata
memandang

129. Bilik Rekod yang tidak
selamat

131. Penyembur Air Automatik

132. Alat Pengesan Asap

133. Telefon Bomba

134. Hose Bomba

135. Alat Penggera

136. ALAT PEMADAM API

137. 137
BILIK REKOD TIDAK BOLEH MENYIMPAN PERALATAN SEPERTI
DALAM GAMBAR…

138. MUSUH REKOD & KAWALAN
138
 Manusia
 Bakar
 Sabotaj
 Curi
 Jual

140. Pembersihan Fail/Rekod

141. BANJIR

142. GEMPA BUMI

143. ANAI-ANAI

144. LIPAS

145. TIKUS

146. GEGAT

147. Dehumedifier

148. Jangkasuhu

149. 149

150. CARA-CARA MEMELIHARA
REKOD

151. Kotak dan Rak

153. 153

154. KECUAIAN MANUSIA

155. 155
Rekod Dan Fail Yang Tidak Disusun Dengan Teratur .

156. 156
Stor Yang Tidak Dijaga Dengan Baik

157. 157
Pelupusan Rekod TIDAK SAMA Dengan Pelupusan
Aset

158. PELUPUSA
N REKOD
AWAM

159. Cara menguruskan pengasingan
rekod dengan tujuan
- pemusnahan,
- Pemindahan
- selainnya (penangguhan
pemindahan)
– Seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
P E L U P U S A N

160. Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai
nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan
pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput
tempoh pengekalan yang ditentukan - seksyen
27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
JADUAL PELUPUSAN REKOD

161. Memisahkan rekod-rekod :
i. Yang telah tamat tindakan
daripada yang belum tamat
tindakan
ii. Terperingkat dan terbuka
iii. Mengikut siri, kategori dan
sebagainya
PENGASINGAN REKOD AWAM

162. PEMUSNAHAN REKOD AWAM
Perbuatan memusnahkan atau
menghapuskan apa-apa jenis
rekod mengikut prosedur yang
ditetapkan
- Sek.2(Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

163. Memindahkan rekod-rekod yang
telah dikenalpasti oleh ANM
mempunyai nilai sejarah atau
kebangsaan yang kekal dan lama
bertahan atau kedua-duanya ke
ANM.
PEMINDAHAN REKOD

164. LARANGAN
PEMUSNAHAN
REKOD
AWAM

165. 1-
Tiada seseorang pun boleh
memusnahkan atau membenarkan
pemusnahan mana-mana rekod awam
yang dalam jagaan atau di bawah
kawalannya tanpa terlebih dahulu
mendapat kebenaran bertulis daripada
Ketua Pengarah, ANM mengikut
seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2),
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

166. 2-
Sesiapa yang melakukan kesalahan
dan disabitkan dengan kesalahan ini,
boleh dikenakan denda tidak melebihi
RM5 000.00 atau dipenjarakan selama
tempoh tidak melebihi satu (1) tahun
atau kedua-duanya mengikut
peruntukan seksyen 25 (5), Akta Arkib
Negara 2003 [Akta 629].

167. Tatacara Bagi Permohonan Pemindahan RekodAwam
ini meliputi :
- Pemindahan Rekod Awam yang dinyatakan
dalam Jadual
- Pemindahan Rekod Awam yang tidak dinyatakan
dalam Jadual
PERMOHONAN PEMINDAHAN
REKOD AWAM

168. TANGGUNGJAWAB JABATAN
Jabatan/ Agensi kerajaan hendaklah mengenalpasti-
- siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan telah
mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan
dalam JPR
- rekod/fail yang diputuskan pindah berdasarkan
keputusan penilaian rekod yang dinyatakan dalam
Surat Kebenaran Pelupusan Rekod daripada
Ketua Pengarah ANM.

169. TERIMA
KASIH