Event PR - komunikacija događaja

1. EVENT PR

2. EVENT = DOGAĐAJ

Event otvara vrata.
Event ne sklapa posao.

3. Šta sve može da bude event?
•proizvoda, servisa, društvenih pokreta, stranaka, usluga, nagradne igre,...
Promocija
•sajmovi, konferencije, kongresi, seminari, forumi, okrugli stolovi...
Poslovni događaji
•festivali, koncerti, izložbe, književne večeri,...
Kulturno – zabavni
•utakmice, takmičenja, olimpijade, lige, turniri,…
Sportski
•konferencije, radni doručak/ručak, brifinzi, edukativni seminari,…
Medijski

4. …event
• prikupljanje priloga, donatorske večere / aukcije,...
Humanitarni
• kompanijske proslave, teambuilding, dani otvorenih vrata,…
Korporativni
• dodele nagrada i priznanja / ordena, prijemi,...
Protokolarni
• video/web konferencije, webinari, Tweet Up,…
New media
• rođendani, slave, venčanja/svadbe, proslave
godišnjica/diplomiranja,...
Privatni događaji

5. ZAŠTO Event?
Postizanje poslovnih ciljeva
Dopiranje do ciljnih grupa
Jačanje ugleda i imidža
Povedanje prisutnosti i isticanje
Izgradnja dugoročne komunikacije

6. Šta je važno?
• Šta nam je cilj?
• Imamo li dovoljno sredstava (ljudi i novac)?
• Šta očekujemo?

7. PR osoba/tim
mora biti uključena u Event planiranje
od samog početka!

8. Ako BILO ŠTA krene loše,
sledi krizna komunikacija!
Zato SVE mora da bude dobro! 

9. Event ciklus
ANALIZA
PLANIRANJE
REALIZACIJA
EVALUACIJA

10. START
• Ciljevi
• Ciljna grupa (ko se poziva?)
• Okvirni budžet
• Datum
• Mesto
• Vreme
• Broj zvanica
• ...

11. ANALIZA
• Šta se sve dešava u gradu kada planiramo event?
• Ko je od konkurencije organizovao event i zašto ?
• Šta je u fokusu javnosti ?
• Istraživanja - potrošackih navika, očekivanja,…
• Odabir komunikacijskih alata
• Odabir članova tima
• Odabir Press clipping agencije

12. PLANIRANJE - Glavni elementi:
VREME – dobro odabran tajming
MESTO – u skladu sa konceptom
ORGANIZACIJA – tim i planiranje
BUDŽET – kontrola potrošnje, kvalitet
KOMUNIKACIJA – na vreme, precizno

13. Šta treba da se budžetira?
• MESTO (iznajmljivanje
prostora, dozvole, dekoracija, cvede, zastave, stolice, stolovi,…
)
• TEHNIKA (bina, ozvučenje, struja, LED
ekrani, projektori, projektna platna, kabine za
prevodioce,slušalice,…)
• UČESNICI
(dizajneri, scenografi, reditelji, moderatori, prevodioci, tehnič
ko osoblje, konobari, hostese, obezbeđenje,…)
• BRENDING (press wall, roll up, posteri, leci,…)
• KETRING (hrana, pide, escajg, čaše,…)
• POKLONI (press kit, sveske, olovke, fascikle, kese, torbe,…)
• OSTALI TROŠKOVI (pozivnice, transport, smeštaj, zabavni
program, muzika, specijalni efekti, telefonski računi,…)

14. PLANIRANJE - Budžet
• Važno je unapred odrediti budžet za
organizaciju događaja
• Budžet utiče na koncept eventa
• Vedi budžet = veda očekivanja (i obrnuto)

15. PLANIRANJE – PR materijali
• PR plan
• Scenario Eventa
• Konferansa (tekst) za moderatora
• Govor za klijenta (uglavnom teze)
• Tekst poziva
• Agenda
• Saopštenje
• Press Kit (Word saopštenje, fotografije, video)

16. PR aktivnosti
1. Kreirati spisak zvanica (gosti, mediji)
2. Napraviti mailing listu novinara i urednika koji
se bave temom koja se odnosi na Event
3. Social media aktivacija (Facebook Event, Twitter
Hashtag Eventa, Foursquare,…)
4. Lista medija koji se bave tematikom povezanom
sa našim događajem
5. Pozivanje medija i podsedanje (mejl i telefon)
6. PROBA (posebno ako ima demonstracije)

18. PRESS konferencija
• KALENDAR – imajte svoj kalendar dešavanja
(festivali, koncerti, praznici, neradni dani, slave)
• AKO NEMATE POVOD za konfereciju – nemojte je
organizovati. Ono što je nekome vest unutar
kompanije, nije vest za opštu javnost i medije.
• Jasan tekst poziva za konferenciju: RAZLOG
konferencije (tema o kojoj de biti reč), KADA se
dešava (datum i vreme početka), GDE se dešava
(mesto sa tačnom adresom) i KO de biti govornik.

19. PRESS konferencija
• NE DOSAĐUJTE telefonom! - Pošaljite poziv
mejlom i zamolite za potvrdu dolaska.
• OBAVEZNO posle konferencije pošaljite materijal
medijima na mejl.

20. Moderator*
Dobar
odabir, u
skladu sa
ciljevima i
budžetom
*
Opcije:
poznata
ličnost iz
sveta
zabave, novin
ar/
voditelj, eksp
ert u
određenoj
oblasti, PR
osoba,…
*
Priprema
moderatora
(brifing, dost
avljanje
konferanse,
proba)

21. Event REALIZACIJA
Dolazak nekoliko sati ranije (planirajte da
izgledate pristojno i da budete spremni)
Provera svih elemenata (tehnika, hostese, da li su
spakovani pokloni, da li radi Tweet Wall…)
Dočekivanje gostiju iz medija
Koordinacija između medija i klijenta
Distribucija Media kit-a na eventu
Koordinisanje dogovorenog tajminga
fotografisanja i snimanja

22. Plan B!
Predvideti sve što se može!
• Rezervni moderator
• Prebacivanje u zatvoren prostor u slučaju kiše
(a Event prvobitno planiran na otvorenom)
• Poneti
makaze, lepak, olovke, punjače, lekove…)
• Imati pri ruci sve brojeve hitnih službi

23. KADA SE ZAVRŠI EVENT
JOŠ NIJE SVE GOTOVO!


24. Post Event
Zahvalnice učesnicima
Upitnik
Kreirati foto-galeriju dok je sve “sveže”
(sajt, Facebook, Pinterest,…) i sve obavestiti
(tagovanje, direct mailing)
Post Event Video (sajt, YouTube, Facebook,…)
Prikupljanje press clipping-a (osim ako se
radilo o B2B ili internom događaju)

25. EVALUACIJA - Mediji
• Kvantitet objava (broj objava)
• Kvalitet objava (pozitivne, negativne, neutralne)
• Objave u ciljanim medijima
• AVE vrednost (opciono)

26. EVALUACIJA - ciljevi
• Broj zvanica
• Ugovoreni sastanci
• Reakcija okoline
• Povedana prodaja
• Rast interesovanja za uslugu
…

27. OSLUŠKIVANJE…
• Pratite reakcije na internetu
(posebno na blogovima i
društvenim mrežama)
• Uključite Google Alerts
• Povremeno proveravajte medijske
natpise
• Obratite pažnju na konkurenciju
(ako vas kopiraju – uradili ste
odličan posao) ;)

28. DODATNO…
• Napišite BLOG post
o svom iskustvu
• Kreirajte prezentaciju i
postavite na Slideshare
• Sastanite se sa određenim
gostima 1 na 1,
da lično čujete utiske

29. NEKOLIKO PRIMERA

30. Nacionalni dan bez duvanskog dima
• Ministarstvo
zdravlja, Institut “Batut” i
Kancelarija za prevenciju
pušenja
• Press događaj
• Preko 70 medijskih objava
• TV gostovanja
• Dodela zahvalnica

31. Sensation “Innerspace”
• Insomnia Global SEE
• Medijska partnerstva
• Press konferencija
• Sponzorski ugovori
• Promo žurke
• Preko 10.000 posetilaca
• Facebook i Twitter aktivacija

32. ABBY Effective Business Day
• GoPro i Žejn (Slovenija)
• B2B event
• Preko 100 učesnika
• Stručne prezentacije
• Partnerstva
• Dodela nagrada

33. Promocija TV aplikacije “Belgrade City Guide”
• Tehnicom
Computers, Samsung i
Turistička organizacija
Beograda
• CE&HA sajam
• Press event
• 90 medijskih objava
• Demonstracija aplikacije

34. Hvala na izdvojenom vremenu!
Jasmina Krstid-Latinovid
www.propr.rs
PRikazistvarnosti.wordpress.com
jasmina.krstic
www.linkedin.com/in/jasminakrstic
@jasminak7
jasminak7
Jasmina Krstic Latinovic
www.slideshare.net/jasminak7
jasminak7
jasminak7
jasminak7