Resultados Gestión 12 13. Distrito 34. Toastmasters.

Resultados Gestión 2012-2013
Distrito 34
Agrega Valor
Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM
Gobernador de Distrito
2012-2013.
1

jccamacho@pplcons.com
Antecedentes y Logros
2
Crecimiento Neto de Clubes
El crecimiento neto de clubes del 2005 al 2010 fue
de 32 clubes (6.4 clubes nuevos por año)
En 2010-2011 tuvimos un crecimiento neto de 17
clubes (10%).
En 2011-2012 se formaron 31 clubes
Incremento en la Membresía
Nuestra membresía creció a un ritmo de 2% al año
(2613 socios en 2005, 2895 en 2010) (Corte 18 de
junio 2010)
En 2010-2011 iniciamos con una membresía de 3039
socios y concluimos con 3500 socios (+ 15.16%)
Clubes Distinguidos
En el ciclo 2011-2012 tuvimos 91 Clubes Distinguidos de
un total de 192 = 47.39%, máximo en la historia del
Distrito 34

Crecimiento Neto de Clubes
3
Clubes Nuevos
Creamos 21 clubes nuevos : [División-Clubes
Nuevos: A-2, B-2, D-2, E-2, J-1, L-2, O-1, P-2, X-7]
Dejamos 27 clubes prospectos y más de 20 en
proyecto
Perdimos 19 clubes: [División-Clubes Perdidos: A-3,
B-2, C-3, D-1, E-1, F-1, G-2, J-1, N-1, P-2, X-2]
Clubes Perdidos
Clubes No pagados
Iniciamos con 220 clubes pagados. Necesitábamos
al menos un crecimiento neto de 3% para ser Distrito
Distinguido.
Terminamos con 217 clubes pagados (-3) es decir, 10
clubes por debajo de la meta mínima
10 clubes no renovaron su membresía en Abril de
2013
Resultado
Resultados Gestión 12-13

4
Iniciamos con una membresía de 4031 socios
y concluimos con 3925 socios, es decir, 2.6%
por debajo
Requeríamos un crecimiento mínimo del 3%
por lo que quedamos a 227 socios del
mínimo para ser Distinguidos.

Clubes Distinguidos
5
Clubes Distinguidos
Logramos 97 Clubes Distinguidos de un total
de 220= 44.09%, con lo que rebasamos el
mínimo para ser Distrito Distinguido y nos
quedamos a 2 Clubes para ser Selecto
Distinguido

Diagnóstico
 El crecimiento de clubes se concentró en pocas Divisiones
 Nos faltó seguimiento al Programa Emprendedores para formar y motivar a crear
más clubes
 Se realizó un esfuerzo importante en clubes prospecto, pero por diversas razones no
se pudo concretar el cierre
 En gestiones anteriores fue práctica común el tener socios con membresías en 2, 3 o
hasta 10 clubes, lo que infló de forma artificial nuestra número de socios. Esto
aunado a condiciones económicas ha frenado el crecimiento de socios. Requerimos
de una estrategia de atracción de socios con acciones en todo el Distrito
 Nuestra máxima fortaleza está en los clubes. Sin embargo necesitamos una mayor
cantidad de Clubes Distinguidos para volver a estar en las primeras posiciones a
nivel mundial.
 El nuevo sistema de reconocimiento del Distrito da un alto valor al número de Clubes
Distinguidos y esa es la base para el Ranking Mundial. Con nuestro mejor número
histórico, bajo el nuevo criterio, habría 33 Distritos en mejor posición que la nuestra
6

Capacitación Nacional 6 y 7 de Julio,
2012
Sesión Estratégica con Oficiales del Distrito y
Gobernadores de División, durante dos días
Se apoyó con $1000.00 a cada Gobernador de
División
Capacitación en Hotel Four Points con 103 socios de
todo el país
Cocktail y Toma de Protesta
7
Resultados por Eventos.

Resultado Financiero
8

Convención Nacional México, DF
15 a 18 de Noviembre, 2012
 4 días de eventos para beneficio de todos los socios del Distrito
 Día 1. Comité Ejecutivo del Distrito con Oficiales, Gobernadores de
División y Área y paseo en Centro Histórico con Evento especial en
cortesía (Leyendas en cantina tradicional)
 Día 2. Talleres de Comunicación (mañana) y Capacitación en Inglés.
Ceremonia Rompehielo
 Día 3. Ceremonia de Inauguración con Conferencia Magistral de Alto
Funcionario: Manuel Mondrágón y Kalb, Secretario de Seguridad
Pública del DF y Banda de Guerra de la misma Secretaría. Comida del
Distrito y Concursos. Actividades adicionales para convencionistas
 Día 4. Conferencias magistrales. Finales de Concursos y Cena baile
con espectáculo y presencia del Mariachi sinfónico de la Secretaría de
Seguridad Pública
9

Carácterísticas del Evento
 Hotel categoría 4 diamantes
 El Hotel condicionó el Salón Grande a través de garantizar una afluencia de 200
personas
 4 conferencias magistrales y espectáculos que implicaron costos mínimos por la
gestión de los socios del Distrito 34:
 Conferencias Magistrales
• Manuel Mondragón y Kalb (Gestión de Teresa García, DTM) Sin costo alguno
• Eduardo Rueda. Socio club Tonatiuh. Sin costo alguno
• Sheryl Roush. Gestión de GD. Solo se pagó su boleto de avión y hospedaje
• Patricia Mercado. Gestión de GD y Daniela Dorantes. Inversión: $5,000.00 pesos
 Espectáculos
• Banda de Guerra, SSP y concierto. Sin costo
• Ballet Folklórico. Sin costo. Gestión de Vicente Martínez
• Ballet de Belly Dance. Cena Baile: $4,000.00
• Mariachi sinfónico SSP. Gestión Teresa García. Sin costo
• Luz y Sonido. $4,500.00
 Pretendimos contar con multimedia de características similares a la Convención
Internacional de Las Vegas con circuito cerrado de TV y proyección simultánea de 4
cañones con amplitud de 12 metros ($50,000.00 pesos)
10

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Contexto de Convención
 Los costos en ciudad de México son más altos por la demanda de eventos
 Si bien obtuvimos una tarifa muy competitiva de Hotel así como en alimentos y
bebidas, el Meliá exigió garantizar “personas mínimo” en todos los eventos para dar
los salones que pedimos
 La planeación del evento se hizo considerando el histórico de eventos anteriores,
donde cerca de un 30% de socios pagaban carnet completo el mismo día de la
Convención
 En el caso de Ciudad de México las personas que pagaron carnet completo el mismo
día no pasaron de 5 (2%), por lo que el promedio de pago de carnet quedó por
debajo del costo real del evento
 Si bien hubo actividades con más de las 200 personas garantizadas, hubo otras
donde tuvimos que pagar al hotel los mínimos aunque no tuvimos esa asistencia.
Ejemplo: Capacitación en inglés, donde acudieron 30 personas y se pagaron 70, o la
cena baile donde pagaron 185 y garantizamos 200
12

Lecciones Aprendidas
 Es sumamente complejo la planear una Convención sin tener la certeza de cuantas
personas se inscribirán.
 El mínimo que garantizamos nos pareció prudente (200) sin embargo no se logró y
ello generó pérdidas importantes
 La capacidad de gestión de los socios permitió tener una Convención de Primer Nivel
en un Hotel Categoría 4 diamantes
 El evento a precios reales, sin patrocinios hubiera costado más de $4,000.00 y se
cobró un promedio de $1800.00
 Nuestra conclusión es que los socios del Distrito 34 no se sienten cómodos pagando
más de $2,000.00 por carnet, pues si bien hay una audiencia cautiva con alto nivel
de ingreso, el socio promedio no está dispuesto a invertir más de $5,000.00 en todo
el gasto de la Convención (avión, carnet y hospedaje)
 La lección principal para nosotros fue no soñar tan alto y planear convenciones de
más bajo costo
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Capacitación Nacional Medio Año.
Querétaro
16 de Febrero de 2013
 1 día completo de capacitación para beneficio de todos los
socios del Distrito
 Gracias a la gestión de socios del Club Excelencia de
Querétaro se consiguieron las instalaciones de la Universidad
Bancaria y Comercial con auditorios y equipos sin costo
 Celebramos Comité Ejecutivo del Distrito, Mesas Redondas,
Sesiones Educativas y Taller de Liderazgo Situacional
 Contamos con la presencia de 65 personas
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Capacitación de Jueces. Veracruz.
22 de Febrero de 2013
 Se realizó el acuerdo con María Iraís Cruz, Gobernadora de
División E. Jesús Castro, Gobernador de la División I y Sergio
Valdivia, Gobernador del Área 13 de realizar una
Capacitación de Jueces en el Puerto de Veracruz
 Viajaron Roberto García Martinell y Thalía Domínguez
Corona como instructores del Distrito
 Se contó con la presencia de 23 personas
16

17

Convención Nacional Chihuahua
30 y 31 de Mayo y 1 de Junio, 2013
 3 días de eventos para beneficio de todos los socios del
Distrito
 Día 1. Comité Ejecutivo del Distrito con Oficiales, Gobernadores
de División y Área. Convención Gavel con socios menores de
edad. Semifinales de Concursos. Ceremonia Rompehielo
 Día 2. Ceremonia de Inauguración con Conferencia Magistral de
Senador de la República, Javier Corral Jurado. Mesa Redonda
de Responsabilidad Social. Comida del Distrito. Evento XX años
del Distrito 34
 Día 3. Conferencias magistrales en Inglés. Finales de
Concursos . Cena baile con espectáculo con orquesta en vivo
 Post-Convención a las Barrancas del Cobre
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Carácterísticas del Evento
 No hubo Hotel Sede y cada socio decidió donde hospedarse. Ofrecimos 3
opciones, dos de 700 por noche en habitación doble y uno de 1200
 Se logró un carnet, sin costos ocultos a un precio no mayor a $1400.00
 La Sede de la Convención fue el casino de Chihuahua donde establecimos
garantías muy conservadoras para evitar la situación de México
 Gracias a la gestión del Equipo Organizador conseguimos importantes
patrocinios en recintos históricos así como un patrocinio total del Gobierno
del Estado:
 Quinta Gameros. Costo de $500.00 Gestión de Iván Elier
 Palacio de Gobierno. Evento de XX años del Distrito. Patrocinio de directo de
$60,000.00 por gestión de Equipo Organizador y Daniel Medellín
 Patrocinios de empresas varias por más de $40,000.00
 Dos conferencias magistrales de Ponentes Internacionales en Inglés con
equipo de traducción simultánea y una presencia de más de 161
convencionistas (con carnet completo) y un total de 200
 Apoyos especiales a los convencionistas: transportación en cortesía del
aeropuerto a hoteles y rifa de 10 atriles en la comida del Distrito
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Lecciones Aprendidas
 Obtuvimos logros extraordinarios como Comité Organizador
 El enfoque de Convención fue muy exitoso en participación, eventos, convivencia y
resultados
 No depender de un Hotel Sede disminuyó la presión y redujo de forma considerable los
costos por persona
 Si sumamos todos los beneficios obtenidos por los Convencionistas el costo del evento
habría superado los $5,000.00 por persona, y nadie tuvo que pagar más de $1400.00
pesos
 El costo de hospedaje por persona/ día osciló entre los $350.00 y $600.00 con desayuno
incluido
 Es perfectamente posible tener una Gran Convención con precios totales por día inferiores
a $800.00 pesos
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Aportaciones Generales de la
Gestión
 Página web moderna y funcional a la altura de las mejores del mundo
 Traducción al español de más de 60 manuales en formato digital con el mismo
diseño de los originales
 Avances significativos en el servicio al socio y mejoras en las entregas de manuales
y mercancías desde la sede internacional
 Énfasis en capacitaciones nacionales, formación de jueces, emprendedores,
coaches, mentores con herramientas de video-conferencia, formación en línea,
podcats, manuales adaptados a nuestra realidad y socios especializados como
instructores
 Crecimiento acelerado de clubes en el centro del país, zona que estuvo estancada
durante muchos años
 Apoyo durante todo el año a Gobernadores de Área y División con fondos para
viajes, medallas y trofeos para concursos así como a clubes, con pines, atriles y
banderines
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Aprendizajes Personales
 No es sencillo liderar un equipo de voluntarios con grados diferentes de involucramiento y
compromiso
 Cada División tiene su propio ritmo de crecimiento por lo que no es útil presionar por resultados
de forma homogénea. Ello desgasta la relación interpersonal y no ayuda
 Sería benéfico planear considerando esas diferencias y focalizar el esfuerzo de crecimiento de
clubes en las zonas de mayor dinamismo
 Cualquier decisión tomada implica consecuencias en el plano humano. Es responsabilidad del
líder el actuar pensando en el beneficio en el largo plazo de acuerdo con valores.
 Requerimos de mayores espacios como organización para desarrollar liderazgo, en habilidades
técnicas, competencias y sobre todo diálogo permanente que permita contrastar opiniones
 Ha sido satisfactorio y apasionante servir al Distrito 34 al máximo de mis capacidades personales
y tiempo
 Tengo un profundo agradecimiento a todas las socios del Distrito 34 que se sumaron a mi Visión
a los largo de estos 3 años, los mismo que a quienes en las diferencias, me ayudaron a
reflexionar, sopesar mis decisiones y crecer
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