1. 開會：迅速而有效
卡內基訓練
鄭建立 書摘

2. • ( 你可以在自己家裡用這種方法來幫助解決
個人的問題，也可以在正式的會議裡用這
種技巧來解決團體的問題。這本小手冊裡
所列的方法無論是用在業務會議或者家庭
會議都一樣的有效。 )

3. 開會：迅速而有效 ( 卡內基 著 )
• 每一位主管都要花很間來解決問題。有位
商業主管用這種方法來解決業務方面的問
題，卻省了它百分七十五的時間。※ ( 本側
的第一頁至第三頁摘錄自《如何停止憂慮‧
開創人生》一書 ) 我現在就要把這個方法告
訴你。

4. • 他的名字叫李昂辛靜，是紐約最有名的大
出版社西蒙與舒士特 (Simon & Schuster)
的董事長，這家公司設在紐約市的洛克斐
勒中心。以下是辛靜先生自己對這個經驗
的描述：

5. • 「過去十五年來，我每天幾乎要用一半的時間來主持會
議，討論坐上的問題。我們該這樣做或是那樣做，或是
什麼都不做？我們的情緒變得很緊張；在椅子上坐立不
安；在地板上徘徊；彼此爭辯，整天忙得團團轉。到了
晚上，我必定精疲力竭。我非常相信以後這一輩子天天
會這樣下去了。我如此這般已經有十五年了，從來沒有
想到有更好的方法。如果有人告訴我有辦法可以將我用
在煩人的會議上的時間省掉四分之三，並且省掉我四分
三的精力，我一定會認為他是一位太天真無知的樂觀主
義者。然而我研究出來的一種方法，的確能做到這一點。
我用這種方法已達八年之久。這種方法在我的工作效率
，我的健康和我的快樂方面都造成了美妙的奇蹟。」

6. • 「這好像是魔術一樣─但所有的魔術都是非常
的簡單的。」
• 「這個方法的秘訣是：首先，我立刻停止使用
過去十五年來開會的時候所用的程序─在那種
程序下，一開始由我那些有困擾的部屬詳細說
明那些地方出毛病了，最後結束的時候都是問
，『我們該怎麼辦？』其次，訂了一條新的規
則─這個規則是，每一個想向我報告問題的人
首先都必須寫好一份備忘錄交給我，這個備忘
錄要能夠回答下面四個問題：」

7. 一、是什麼事？
• 「過去我們會耗用好幾個小時的時間在人
心惶惶的會議上而沒有人具體的、確切的
知道真正的問題是什麼。大家一頭霧水地
討論我們的困難，沒有人想到該花腦筋想
一想發生了什麼事，並且具體的把問題寫
下來。」

8. 二、造成此事的可能原因有哪 些
？
• 「回顧自己的事業生涯，我真的很驚訝。
我竟會在傷腦筋的會議上用掉這麼多時間
，卻沒有努力尋找構成問題的根本原因在
哪裡。想到這點，就很懊惱。」

9. 三、有哪 些可能的解決辦 法？
• 「過去在會議會提出一個解決辦法，另外
兩人會爭辯。這時候，情緒就會變得緊了。
我們通常會避開主題，而在會議結束的時
候，沒有人將我們可以解決這個問題的各
種辦法寫下來。」

10. 四、最好的解決辦 法是什麼？
• 「過去握在開會的時候常遇到有人用好幾
個小時對某一個辦法不安。他沒有想到過
濾所有的可能解決辦法，並且在紙上寫下
：『這是我建議的解決辦法。』」

11. • 「我的部屬現在很少來向我報告問題了。為什麼？
因為他們發現，要回答這四個問題，他們必須收集
所有的事實、徹底的思考他們的問題。等他們做到
了這點以後，他們發現，在四分之三的情況下，他
們本不需要來徵詢我，因為正確的解決方案會像一
片麵包從烤麵包機裡彈射出來一樣。即使在需要來
詢問我的意見時，討論的時間也只有往常所需的三
分之一，因為這時候的討論會條理井然的向一個合
理的結論前進。」
• 「如今西蒙與舒士特出版社用在憂慮和討論什麼地
方出了毛病的時間已大為減少；而改正的積極行動
卻越來越多。」

12. 請記住這四個重要的問題
• 我們都應該學習辛靜先生那樣。我們有問題要
解決的時候，我們都要用這四個問題。第一步
當然是要記得這些問題。請記住：
– 一、是什麼事？
– 二、造成此事的可能原有那些？
– 三、有哪 些可能的解決辦 法？
– 四、最好的解決辦 法是什麼？
• 這四個解決問題的「問題」除了可以用在開會
方面，也可用在寫備忘錄或信件上。甚至還可
以有效地用在電話上。

13. • 現在我們來談一談如何將這四個問題用在
會議上。
• 例如：假使我們是一家零售店的股東，正
在開會。原因是我們的利潤已經降低了很
多。我們的會議是這樣進行的：

14. • 步 驟一。是什麼事？ • 步 驟三。有哪 些可能的解決辦
• 答案：利潤降低。 法？
• 步 驟二。造成此事的 • 答案：
可能原有那些？ – 減價
• 答案：股東可能認為 – 聘請新的廣告經理
的原因有很多，包括 – 購買更多的貨運車
： – 指示授信經理在簽帳的條款與制度
方面放鬆一點，並且訂立一個更好
– 價格太高 的款制度。
– 廣告無吸引力 – 給業務員銷售獎金
– 送貨速度太慢 – 訓練業務員更有禮貌
– 簽帳做法不量 • 步 驟四：最好的解決辦 法是什
– 業務員不禮貌 麼？
– …
• 答案：讓我們假設股東都同意
最好的辦法是鼓勵業務員，使
他們在和顧客打交道的時候更
有禮貌。有時候最好的辦法是
兩個或更多的可能辦法的合成
。

15. 記住這些規則會有很大的收穫
• 因為你會參加卡內基訓練的會議，並且因
為要當會議的主席，你應該知道主持會議
的規則，並且也應當瞭解參加會議的規則
。

16. 如何有效的主持會議
• 一、會議開始的時候，簡要的說明。然後
詢問大家對此事是否以了解了。
• 二、詢問造成此事的可能原因有哪些。
• 三、時常作結論。
• 四、詢問解決此事的可能辦法，以及支持
該解決辦法的證據。
• 五、當你覺得解決辦法已經討論得夠多了
，作一個最後的結論。然後要求表決。

17. • 六、如果適當的話，指定一個人或一個委員會來督導大家的決
定的確已付諸實施。
• 七、等大家都表達了他們的意見之後，你才表達你個人的意見。
( 你的主要工作是指導與主持─並非熱烈的參與討論。 )
• 八、不需要太注意議事規則。 ( 然而，如果開會的人數有十幾
位以上，那麼你就應該規定誰要發言就必須得到主席的認可。
想要發言的人就可以舉手。你可以用點頭或說出那個人的名字
來表示許可發言。 )
• 九、持續的推動議程，並且不偏離議題。 ( 速度！重點的發言
─發言次數過多或過長的人，你應該阻止他。談到題外話的人
也該受到阻止。你可以強調：我們現在討論的問題是什麼。我
們繼續討論這件事。 )
• 十、設法使每一個人都參與，但絕對不要順著會議桌要每一個
人輪流表達意見。

18. 如何參與會議
• 如果參與會議的人遵守這八條規則，會議
一定有效果：
• 一、不要起立發言。 ( 除非這是一個大型的
會議，否則坐在椅子上發言即可。 )
• 二、發言要有重點，要談題內 的話。
• 三、注意你 的聲調和語氣。發言的時候要
用輕鬆的談話語氣。
• 四、每 次針對該問題只提到一個解決辦 法
。

19. • 五、用證據來支持你 所提的每 一個解決辦 法，這樣
才能夠 得到共鳴。
• 最有支持力的證據一定會有下列一種形式：
– 事件
– 統計數字
– 專家的證辭
– 示範
– 展示品
– 類比
• 或任何以上合成的證據。

20. • 假如，你們的問題是：「交通事故越來越多」
有一個解決的辦法是：「汽車製造廠商應該裝
設更多的安全裝備。」這個解決辦法可以用下
列的證據來支持：
– ( 一 ) 用泡沫橡皮作駕駛座前的面板，並用一塊這
種材料來作展示品；
– ( 二 ) 示範頭燈遇到另外一股光亮的時候就會自動
的滅弱；
– ( 三 ) 在駕駛面板前裝設氣袋，就像枕頭一樣。不
過要比枕頭的滅震力大得多。

21. • 還有另外一個解決辦法：「規定量要定期檢查。」
這一點可以用
– ( 四 ) 統計數字來支持，自從紐澤西州採行強制檢查以
後，這十三年中美行駛一一英里死亡率降低了百分之
八點四五；
– ( 五 ) 鮑特這位專家的證詞，鮑特是賓州前任警察局交
通處處長，他說自從賓州法律規定定期檢查車輛以後
，賓州的交通死亡率每年都在下降；
– ( 六 ) 事件的例子：在俄亥俄州克利夫蘭，我的一位朋
友開了一輛舊車子被警察攔了下來，這時候他才發現
喇叭、車燈、剎車都運作不良。他立刻送去修理。後
來有一次由於剎車系統良好，使他逃過一次車禍。

22. 在會議中避免只作要求
• 你有沒有參加過純粹是浪費時間的會議？這種會議多半
是下列的方式「討論：」
– 「當然行得通。」
– 「我說行不通就行不通。」
– 「你的想法不對。」
– 「沒有甚麼不對。」
– 「別人用起來都很好。」
– 「也許吧！但我從來沒聽說過。」
– 「怎麼可能，到處都是。」
– 「你恐怕神智不清。」
– 「也許，可是那邊阿肯色州的人用得很好。」
– 「什麼人？」
– 「我不記得他的名字了，但我知道用得很不錯。」

23. • 如此一而再，再而三的發表意見。沒有事
實，沒有證據，也沒有意願來證實這聲明
，那麼對參與的人共同達成的決定一點用
處都沒有。
• 在會議中要避免只是發表聲明。你對正在
討論的問題所提的任何解決辦法都要用證
據來支持它的可行性。

24. • 六、注意聆聽每 位與會者的發言。
• 七、不可打斷別人發言。
• 八、不要做直接的斷言，應該用發問問題的方
式提出。
• 如果你不同意某人發表的意見，不要辯論。而
要問他為什麼會如此。如果「為什麼」這句話
的語調問得很妥當，就不至於引起反感。你也
因未能發現為什麼他人有那種感受，而幫助你
得到很有價值的資料。

25. 也要用「如何贏得友誼」的準則
• 除了以上的規則之外。「卡內基溝通與人
際關係」書中所列的三十條準則對你所做
為會議主席或參與會議者也有所幫助。無
論是在行動方面，或者是在言詞方面能從
中獲益。

26. 結語
• 如果你用解決問題的四個步驟，如果你遵
守主持會議與參與會議的規則，你一定會
發現這是一本效益良多的小冊子。
• 下一次你要參加會議的時候，不只是在會
議前看這本小冊子，而且帶著這本小冊子
一起去開會。會議進行期間可以打開來參
考。這樣繼續做一段時期，你會注意到你
在會議上面所獲得的成果比以前多得多了
，而且會議也進行得快得多了。

27. 結論
• 情況： • 可能的原因？
– 一、以事實的方式說明 – 一、接受的越多越好
問題 ( 而不用問題的方 – 二、不要評斷
式) – 三、時常作結論
– 二、將問題加以侷限
– 三、澄清附帶的情況
– 四、略作背景說明

28. 結論
• 可能的解決辦 法？ • 最好的解決辦 法？
– 一、要具體 – 一、各種解決辦法與證
– 二、提供證據 據
• 統計 – 二、表決
• 事例 – 三、列出應採取的行動
• 示範
• 類比
• 證辭
• 展示品
– 三、時常作結論