Este documento describe los beneficios de implementar una cultura de cero papel en las oficinas y empresas. Reducir el uso de papel mejora la productividad de los empleados, reduce costos, y protege el medio ambiente. La oficina del futuro tendrá menos papel y más herramientas digitales, lo que permitirá una gestión más eficiente de la información y un mejor servicio al cliente.

1. www.prodinfo.org
Cel 314 853 15 27 - Cali – Colombia
ceropapel@prodinfo.org
FAVOR NO IMPRIMIR
(Cultura Cero Papel)

2. PLANEACION ESTRATEGICA: El concepto y la aplicación del ciclo vital del documento en los Archivos
Origen TP Temporalidad TS Destino
Primera edad Segunda edad Tercera edad
Valor primario Valor primario Valor Secundario
Archivos de gestión Archivo Central Archivo Histórico o
(oficinas) permanente
1A+A
Hasta 10 A + V A partir de 20 A
100 %
70 % 15 %
Oficinas S- S-
Local Independiente Local Independiente
Secretarias y
PN Tecnólogos Archivistas SN Archivista Profesional
auxiliares
y/o Técnicos en archivo
administrativos
Archivos Administrativos Archivos Históricos
Archivo Total Integrado
Gestión de Documentos VS Gestión de Archivos
* Normas de Aplicación:
Ley general de Archivos 594 del 2000 Indicadores:
Acuerdo No. 039 elaboración y aplicación de las TRD TP – Transferencia primaria
Acuerdo No. 060 administración de las comunicaciones TS – Transferencia secundaria
Circular No. 004 de 2003 Organización de las Historias Laborales S – PN – Selección primer nivel
Acuerdo 42 de 2002 criterios organización archivos de gestión y se regula Inventario Único Documental S – SN – Selección segundo nivel
ISO 15489 2004 A + A – Años mas Activa
Norma técnica de calidad en la gestión publica NTCGP 1000:2004 A + V – Años mas vigencia

4. REFLEXION
• Una de las consecuencias por no aplicar bien el
PGD en los archivos de gestión (oficinas) es que los
empleados, por la cantidad de carpetas, AZ´s y
documentos almacenados en sus oficinas, merman
su capacidad de trabajo, evadiendo o postergando,
trabajando a ritmo lento su propia actividad sin
darse cuenta y se toma como normal las demoras,
perdidas de tiempo, demora en los tramites y
repetición innecesaria de procesos.
• Ejemplo:

5. ESTADO DE LOS ARCHIVOS DE OFICINAS
1. En cada oficina se encuentran documentos sin 2. Organizados sin establecer una política archivística
procesos archivisticos
3. Causando crecimiento incontrolado de la información 4. Daños en los documentos y demora al momento de
consultar
A pesar de que el 90% de la información de valor
para las empresas se encuentra en sus
documentos, y que estos son una fuente esencial
tanto para la mejora de la eficacia como para el
incremento del conocimiento, la
NORMALIZACIÓN sigue siendo un tema pendiente
en muchas organizaciones.

6. ESTADO DE UN ARCHIVO DE GESTION
1. Los documentos
se encuentran
apilados
2. No hay un orden
ni clasificación
documental
3. Hay demasiada
acumulación siendo
vulnerable a riesgos
en contra de la
información
4. la búsqueda y
recuperación de
documentos es muy lenta
El constante aumento de producción
documental, y la multiplicación de
soportes y tecnologías para
explotarlos (fax, fotocopiadoras,
correos electrónicos, listados),
supone manejar unas masas
documentales cada vez más grandes y
complejas.

7. 18 AGOSTO 2012- REVISTA SEMANA
El altísimo costo de la tinta
Las empresas que hacen máquinas impresoras están en aprietos
económicos por el costo de la tinta.
En Estados Unidos, por ejemplo, se acaba de divulgar un dato
interesante. HP está enfrentando serios problemas en su línea de
impresoras debido a los exagerados costos de los repuestos,
especialmente las tintas. Para dar un ejemplo, una onza de
sangre vale 17 dólares, una onza de plata 34 dólares, mientras
que una onza de tinta HP vale 80 dólares.
http://www.semana.com/confidenciales-semanacom/altisimo-
costo-tinta/182844-3.aspx

8. EL PAPEL: SU MAYOR ENEMIGO LA DUPLICIDAD DOCUMENTAL
• Consumir menos papel, un objetivo esencial para el planeta
• Menos papel: mejor planeta FAVOR NO IMPRIMIR
(Cultura Cero Papel)
• Imprimir menos, ahorrar más
• Ley 99 de 1993, destinada a orientar la política ambiental del país.
TITULO II, Artículo 3, Concepto de Desarrollo Sostenible
Se entiende por desarrollo sostenible el que conduzca al crecimiento económico, a
la elevación de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar a la base de
recursos naturales renovables en que se sustenta, ni deteriorar el medio
ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlos para la satisfacción
de sus propias sus necesidades.

9. EN LA DUPLICIDAD HAY DESORDEN DOCUMENTAL

10. EN LA DUPLICIDAD NO HAY SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

11. EN LA DUPLICIDAD HAY PREOCUPACION Y CARGA LABORAL
DUPLICIDAD

12. EN LA DUPLICIDAD SE AUMENTA EL RIESGO DEL DESORDEN

13. EN LA DUPLICIDAD HAY STRES Y CARGA LABORAL

14. EN LA DUPLICIDAD HAY REPRESAMIENTO DE DOCUMENTOS Y
REPETICION DE PROCEDIMIENTOS

15. CUANDO HAY DUPLICIDAD: NO SE SABE POR DONDE BUSCAR

16. EN LA DUPLICIDAD HAY EXTRAVIO DOCUMENTAL

17. EN LA DUPLICIDAD HAY ACUMULACION EXCESIVA E INNECESARIA DE
DOCUMENTOS

18. EN LA DUPLICIDAD NO HAY CONTROL DE COPIAS O FOTOCOPIAS DE
DOCUMENTOS

20. UD CONTROLA
LOS
DOCUMENTOS
…O ELLOS LO
CONTROLAN A UD

21. NUNCA DECIDA UD SOLO LA SOLUCION

22. LA DUPLICIDAD ELEVA COSTOS EN EMPASTADO, ARCHIVADO Y
ESPACIO

23. LA DUPLICIDAD ELEVA COSTOS EN ESTANTERIA, CARPETAS, AZ´s,
ARCHIVADORES Y CAJAS DE ARCHIVO

24. EN LA DUPLICIDAD HAY ACUMULACION DOCUMENTAL
SIN TRATAMIENTO ARCHIVISTICO

25. FONDOS ACUMULADOS: LO QUE CAUSA LA DUPLICIDAD

26. EN LAS EMPRESAS ESTE TRABAJO SE LO DELEGAN A UNA
PERSONA Y DEBE SER UN COMPROMISO DE TODOS

27. POR ELLO LAS EMPRESAS SE VEN OBLIGADAS A CREAR BODEGAS DE ARCHIVOS

28. PORQUE SE DEBE COMBATIR
HOY EN DIA LA DUPLICIDAD
DOCUMENTAL?
La normatividad mundial
está obligando a las
empresas a
volverse más ecológicas
( producir menos papel)

30. NO PERMITA EL MANEJO DESCONTROLADO DEL PAPEL
EN SU OFICINA O EMPRESA, TARDE QUE TEMPRANO
SERA AFECTADO SU ENTORNO

31. NO ESPERE QUE ELPROBLEMA GANE VENTAJA, TOME DICISIONES
PERSONALES, LABORALES, GRUPALES, COLECTIVAS Y ECONOMICAS
EN BENFICIO DEL CERO PAPEL

32. POR FAVOR EMPIECE DESDE YA A DESARROLLAR UNA CONCIENCIA
DEL USO RACIONAL DEL PAPEL EN SU EMPRESA Y VIDA PERSONAL

33. RECUERDE QUE POR UTILIZAR TANTO PAPEL INCIDE EN QUE SUS
CLIENTES Y USUARIOS TENGAN QUE ESPERAR QUE UD REALICE
TRAMITES MANUALES EN VEZ DE ELECTRONICOS

34. NUNCA LA SOLUCION SERÁ COMPRAR MAS ARCHIVADORES

35. NO LLEVE LA CARGA USTED SOLO

36. NO SIGA INSISTIENDO EN IMPRIMIR SOLO POR ARCHIVAR Y GUARDAR

37. LO IDEAL
ESTO NO ES LO IDEAL

38. REDUZCA LA COMPRA DE AZ´S

39. DETECTE OFICINAS O EMPLEADOS QUE CONSUMEN DEMASIADO PAPEL
Y AYUDELES SENSIBILIZANDOLOS O CON SU PROPIO EJEMPLO

40. NUESTRO PAIS ES UNO DE LOS MAS RICOS EN BIODIVERSIDAD Y SI ES SU
PAIS, CUIDELO POR SUS FUTURAS GENERACIONES

41. NO ES TAN COSTOSO IMPLEMENTAR CERO PAPEL

42. EN SUS MANOS HAY MUCHAS IDEAS Y SOLUCIONES PARA ELIMINAR LA
DUPLICIDAD Y LOGRAR CADA DIA USAR MENOS PAPEL

43. EL MANEJO DE LA GESTION DOCUMENTAL EMPRESARIAL
1. Las empresas
necesitan autoevaluar su
actual Sistema de Gestión
para los Documentos y
proveerse de servicios
profesionales que les
2. También las empresas
implementen políticas, de la Industria de la
estrategias, normas y Documentación
procedimientos que necesitan profesionales
mejoren el tramite diario con un alto grado de
de su información preparación en las
corporativa minimizando técnicas y tecnologías en
el uso del papel. la gestión de la
documentación
electrónica (CERO
PAPEL) para dar
respuesta a las
necesidades de sus
clientes.

44. SOLO NECESITA UN PC Y DESARROLLAR UNA CULTURA CERO PAPEL

45. EVITEMOS LLEGAR A ESTO

46. DEJESE AYUDAR

47. La Oficina del Futuro es menos papel, brindando manejo mas seguro de tu
información, mas desarrollo laboral y mas creatividad del empleado

48. La Oficina del Futuro es menos papel, mas
productividad y mejor desarrollo de tu capacidad

49. La Oficina del Futuro es menos papel,
mas creatividad, mas amabilidad y mejor
disponibilidad frente al cliente

50. La Oficina del Futuro es menos papel, mas honestidad, transparencia
y veracidad brindándole mayor seguridad y confianza a sus clientes

51. La Oficina del Futuro es menos papel, brindando un ambiente mas
sano, mas limpio, mas ordenado y mas acogedor

52. Si una Empresa no gestiona sus documentos con una visión
estratégica, no podrá aumentar la productividad de su
empleados y reducir costos, ni ofrecerles las herramientas
necesarias para prestar un mejor servicio al cliente y obtener
ventajas competitivas.

53. Las empresas de hoy deben ser capaces de sacar provecho del contacto
aumentado de sus empleados con la documentación , lograr crecer en mas
conocimiento y explotarlo frente a sus competidores.

54. CON LA OFICINA CERO PAPEL : El individuo adquiere contacto
aumentado de información clara, exacta y precisa.

55. Implementar en la empresa Cero Papel, conllevara a la oficina del futuro y por consiguiente a
una nueva forma de trabajar del individuo haciéndolo más racional, más ágil, mas capaz, mas
autónomo e inteligente y más productivo
LA OFICINA DEL FUTURO

56. Implementar en la empresa Cero Papel, evitará frenar el cumulo del gasto invisible del papel

57. www.prodinfo.org FAVOR NO IMPRIMIR
Cel 314 853 15 27 - Cali – Colombia (Cultura Cero Papel)
ceropapel@prodinfo.org