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Documentación

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Documentación

  1. 1. Jose M. Sarmiento M.
  2. 2. VENTAJAS DE LA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTAR > Proceso que consiste en elaborar, establecer, revisar y mantener los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Permite comunicar la información del SGC tales como la Política y los objetivos de la calidad, las responsabilidades, los procedimientos y en general los requisitos del SGC; Facilita el adiestramiento del personal al establecer lo que debe realizarse y cómo debe realizarse;Ventajas: Permite acumular por escrito y en un sitio específico la información y la experiencia de la Organización en lo relativo a la calidad; Orienta la toma de decisiones, previniendo las confusiones y malas interpretaciones que pudieran presentarse en el desarrollo de las actividades; Reduce los problemas por criterios o decisiones unilaterales o inconsultas por parte del personal.
  3. 3. Este proceso no es un fin en sí mismo. No sedebería buscar llenar los estantes de manuales y las computadoras con archivos, los cuales, enmuchas oportunidades, no son utilizados por el personal de la Organización, sino más bien, proveer de la información necesaria
  4. 4. VALOR DE LA DOCUMENTACIÓNLa documentación permite la comunicación del propósito y lacoherencia en la acción.Su utilización contribuye a: Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de laCalidad Proveer la formación apropiada La repetitividad y la trazabilidad Proporcionar evidencias objetivas Evaluar la eficacia y la continua adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad
  5. 5. La documentación debería ser una actividad que agregue valor, y eso depende de cómo se lleve a cabo este proceso
  6. 6. METODOLOGÍA PARA LA DOCUMENTACIÓNLa Organización debería diseñar una metodología para llevar a cabo la documentación de manerasistemática y organizada.ETAPAS: Definición de la política y los objetivos de la Calidad: Los documentos deberían responder a la estrategia de negocios de la organización, a la política de la calidad y a sus objetivos. Recopilación de la información: Recoger toda la información existente relacionada con la Gestión de la Calidad. Análisis del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos: Se analiza el sistema actual y sus procesos según la información recolectada. Se evalúa si ésta es adecuada y pertinente Preparación de los documentos: La información se ordena y se clasifica para luego redactar los documentos necesarios. Revisión, aprobación y distribución de los documentos: Los documentos se examinan, se modifican y se validan para adecuarlos continuamente a la realidad de la Organización y a los requisitos del SGC. Luego se aprueban y emiten para su implementación. Control de los documentos y de los registros: Se implementan procedimientos de control para asegurar que las versiones actualizadas de los documentos estén en los puntos de utilización y para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos o no válidos.
  7. 7. Esta metodología es la que se aplica con mayor frecuencia en el proceso de documentación, pero no es la única. Las etapas señaladasno son necesariamente secuenciales, sino que se colocan en este orden para facilitar su comprensión y aplicación: Los documentos pueden ser una “camisa de fuerza” que obstaculice la Mejora Continua de los procesos enparticular, y del desempeño de la Organización en general por tanto, los mecanismos y procedimientos que se utilicen para la documentación deberían facilitar lacontinua adecuación de los documentos a las necesidades y a la realidad de la organización.
  8. 8. ALGUNAS TÉCNICAS APLICABLES ETAPA TÉCNICAS APLICABLES Definición de la política y los Técnicas y herramientas de gestión estratégica objetivos deRecopilación de la información Revisión bibliográfica y de documentos Cuestionarios y encuestas Entrevistas Observación directa de procesos y actividades.Análisis del SGC y sus procesos Árbol de objetivos y de procesos Red de procesos Flujogramas Organigramas EstandarizaciónPreparación de los documentos Técnicas y herramientas para la redacción de documentos Revisión, aprobación y Circulación de documentos distribución de los Comités Técnicos documentos. Supervisión en áreas de trabajo Observación directa Técnicas de validación Técnicas de trabajo en equipoControl de los documentos y de Codificación de documentos los registros Control de vigencia Aplicación de software de documentación/Intranet
  9. 9. IMPLEMENTAR EL SISTEMADOCUMENTADOImplementar un sistema de gestión de calidad significa llevar a la práctica losrequisitos establecidos por la Alta Dirección para dicho sistema.Este proceso debería emprenderse de forma planificada y sistemática, enconjunto con la documentación, para asegurar que tales requisitos seanimplementados, documentados y mantenidos de una manera eficaz lo cual,debemos recordar, es un requisito de la norma ISO 9001.Cumplir con estas premisas le permitirá a laorganización llevar adelante el proceso,eliminando los obstáculos y subsanando losproblemas que surjan en el camino.
  10. 10. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DOCUMENTADOLa implementación, así como la documentación,requieren de:a) Un compromiso firme y evidente de la Alta Dirección;b) La toma de conciencia a todo nivel dentro de la Organización, acerca de la importancia que tiene la Calidad para el logro de los objetivos (e incluso, de los objetivos personales de sus miembros);c) la activa participación del personal (en particular de quienes estén involucrados en las actividades que afectan la calidad de los productos y/o servicios); y,d) la preparación de un plan de acción coherente para llevar adelante el proceso.
  11. 11. ¿CÓMO ORGANIZAR EL TRABAJO?La documentación y la implementación son actividades que consumen tiempo y recursos, por ende, debería organizarse el trabajo para aprovechar estos recursos al máximo y así asegurar el éxito de esta labor.Los elementos claves a considerar son: Planificar el trabajo mediante un plan que incluya objetivos, alcance, cronograma de actividades y los mecanismos de evaluación y seguimiento; Conformar equipos de trabajo y establecer las responsabilidades de cada quien; Crear los mecanismos que faciliten la participación del personal en las diferentes actividades planificadas; Formar al personal que se encargará de preparar los documentos y de llevar a la práctica sus disposiciones; Desarrollar mecanismos de evaluación y seguimiento que aseguren la culminación con éxito del proceso.
  12. 12. EL PLAN O PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Generalmente, la implementación se lleva a cabo en conjunto con la documentación del SGC, El proceso de documentación e implementación se lleva cabo mediante el desarrollo y la ejecución de un plan o proyecto según las premisas señaladas. Esto permite planificar de una manera coordinada todas las actividades necesarias. Entre los propósitos del plan o proyecto de implementación pueden incluirse: Asegurar que se lleven aAsegurar que se cumpla la cabo todas las disposiciones Asegurar el cumplimiento de Política de la Calidad y se establecidas en los los requisitos del cliente yalcancen los objetivos de la documentos del SGC otras partes interesadas; Calidad establecidos (ver capítulo I) Instaurar la mejora continua Obtener la CertificaciónAsegurar que se Aprovechen en cada uno de los procesos ISO 9001 para el SGC si así al máximo los recursos claves de la Gestión de la lo decide la Alta Dirección disponibles. Calidad; de la Organización.
  13. 13. Dado que el plan o proyecto se establece con fines específicos según la Organización, se debería definir lo que se quiere lograr con la implementación del SGC. Y así se podrá evaluar posteriormente la adecuación del sistema a los propósitos y a las estrategias de la organización. Mayores detalles sobre la preparación del plan sesuministran en las lecturas complementarias de este tema.
  14. 14. UTILIZAR MÉTODOS YHERRAMIENTAS PARA LAIMPLEMENTACIÓNLos responsables del proceso deberían manejar algunos métodos y herramientasesenciales a tomar en cuenta para la implementación, entre los cuales se puedemencionar: Herramientas para la planificación de las actividades Talleres de implementación Supervisión directa de los cambios que estén siendo implementados Motivación, sobre todo para vencer la resistencia al cambio Métodos de evaluación de resultados y de seguimiento, para asegurar el cumplimiento de las actividades del plan y la implementación eficaz.
  15. 15. LA PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL El corazón de cualquier organización es su personal. La mayoría de los procesos de la organización son realizados por personas, y el desempeño de los mismos está afectado de una manera importante por el propio desempeño del personal que lo ejecuta. Sería casi imposible la implementación y la documentación de forma eficaz del SGC sin la activa participación del personal de la organización. La Alta Dirección debería proporcionar los mecanismos y facilitar la participación de las personas en estas actividades de acuerdo al plan establecido.
  16. 16. Debemos recordar que la participación del personal genera la aceptación de los cambios, y esto facilita el proceso. Una forma de incorporar a las personas podría ser porejemplo que ellos redactaran sus propios documentos, en sus propias palabras y luego, un equipo reducido puederevisar la forma y el contenido, así le dará uniformidad alestilo, la redacción y la conformación de los documentos.
  17. 17. LA IMPLANTACIÓN DE LOS CAMBIOSLa implementación de un SGC según el modelo ISO 9000 en muchas ocasiones genera uncambio profundo en la manera de realizar el trabajo y, en algunos casos en la misma culturade la Organización. Esto puede generar la llamada "Resistencia al cambio". Para vencereste obstáculo, el plan o proyecto de implementación debería incluir actividades en lassiguientes categorías básicas: Información: para concienciar al personal, es decir, lograr la toma de conciencia sobre elimpacto de los cambios involucrados, y conseguir su cooperación en la implementación delos mismos. Actividades: divulgación a través de carteleras, charlas y talleres de sensibilización. Formación: el personal necesita comprender y aprender como llevar a la práctica loscambios. Actividades: cursos, talleres de implementación, la práctica y la supervisión para darinstrucciones directas y claras. Motivación: para producir el cambio de actitud necesario hacia el compromiso y elapoyo a los cambios que han de implementarse. La comunicación constante con el personaly sistemas de incentivos pueden ser útiles a este fin .

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