Las juntas son efectivas, si y solo si, tienen estructura, como casi todo en la vida

1. MANEJO DE JUNTAS Objetivo general Adquirir y ejercitar conocimientos, habilidades y técnicas sobre el manejo de juntas efectivas

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Reconocer la junta como un trabajo en equipo Identificar diferentes tipos de juntas Planear y organizar juntas Desarrollar eficazmente una junta de trabajo mediante técnicas precisas Ejercitar mediante el simulacro de una junta

3. Temas La junta como trabajo de equipo Clasificación de las juntas Planeación y organización de las juntas Técnicas para lograr juntas efectivas

4. Reflexione ¿Cuántas veces al estar sentado en una junta ha tenido usted la sensación de estar perdiendo su tiempo? ¿Cuáles causas promueven juntas ineficientes?

5. La junta de trabajo es… Una reunión donde se comparten o dilucidan asuntos laborales de una agenda bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos. El proceso de la junta debe concebirse como un trabajo en equipo.

6. El trabajo en equipo implica: - liderazgo - responsabilidad individual y colectiva - cooperación sinérgica - tolerancia entre ideas - comunicación - resolución de problemas - retroalimentación

7. ¿Cómo lograr el trabajo en equipo en la junta? Enfatizar en la planeación de la junta Enfocarse en los temas que deben ser discutidos Dirigir la reunión constructivamente Motivar los comentarios y participación de todos Llegar a acuerdos concertando las opiniones diversas Promover la solución a los problemas de manera conjunta o participativa

8. Tipos de juntas Juntas externas Ejemplos: clientes, proveedores Juntas internas Ejemplos: equipos de trabajo, grupos naturales

9. Tipos de juntas

10. Planeación de una junta Definir el tipo de reunión Definir los objetivos Determinar los asistentes Determinar los temas

11. Consideraciones para definir los objetivos Nivel organizacional: Alta gerencia: objetivos generales Gerencia media: objetivos funcionales Nivel operacional: objetivos operacionales Habilidades administrativas: Conceptual Humana Técnica

12. Características de los objetivos Claros y precisos Coherentes Públicos Alcanzables Flexibles Cuantificables Auditables Priorizados Tener plazo

13. Aspectos a considerar en la selección de los participantes Los justamente necesarios e interesados Los que deben incidir en las decisiones o soluciones Los que requieran conocer una información verbalmente Los que puedan participar por razones de tiempo y espacio

14. Elección de temas Elegir temas específicos Establecer el grado de dificultad de cada tema Definir la prioridad de cada tema Calcular el tiempo que requerirá la exposición y/o discusión del tema

15. Esquema general de la agenda o el orden del día Lectura de la minuta anterior Verificación del grado de cumplimiento de compromisos adquiridos previamente Temas simples Temas complejos Temas críticos Discusión constructiva Acuerdos y asignación de compromisos Conclusión

16. Planeación aproximada del tiempo en el esquema anterior JUNTA DE 2 HORAS 1: 10 min 2: 15 min 1/3 de la junta: 40 min 3: 15 min 2/3 de la junta: 80 min 4: 15 min 5: 25-40 min 6: 15-30 min 7: 10 min 8: 5 min

17. Técnicas para desarrollar una junta efectiva Lograr una comunicación eficiente Controlar los tiempos Manejar conflictos Retroalimentar

18. Lograr eficiente comunicación Explicar con claridad cada aspecto de la reunión Detallar cada compromiso o responsabilidad Asignar un responsable por cada compromiso Asignar fechas de compromiso Exigir precisión al hablar. Evitar rodeos y repeticiones Precisar si para el punto a exponer corresponde describir, explicar, narrar, argumentar u opinar Evitar críticas si no conllevan a soluciones

19. Controlar los tiempos Dar a conocer la agenda con anticipación suficiente Designar un secretario de actas o asistente que tome nota Respetar el cronograma previsto Considerar la frecuencia de este tipo de junta Exigir precisión y brevedad al hablar Enfocarse en las ideas priorizadas Utilizar apoyos audiovisuales claros y legibles Distribuir adecuadamente la relación tiempo-temas

20. Manejar conflictos Conocer las relaciones entre los participantes Identificar los roles de los participantes: líder, diablo, ángel, propositivo, etc Analizar las actitudes de los involucrados: enojo, aceptación, escucha, autoritarismo, oportunismo, conciliación, negatividad, indiferencia, asertividad, etc Estimular la búsqueda de nuevos métodos para lograr acuerdos Estimular la creatividad y la innovación Tomar en cuenta intereses comunes

21. Manejar conflictos Estimular la creatividad y la innovación Tomar en cuenta intereses comunes Separar a las personas del problema Utilizar criterios objetivos Centrarse en las soluciones, no en los problemas Ser agradables y tolerantes Discutir las diferentes percepciones y hacerlas legítimas Cambiar el ambiente con otro estímulo si es necesario Considerar un descanso si el conflicto se recrudece

22. Retroalimentar Sistema de control para analizar y corregir Todos los participantes son objeto de retroalimentación No es llenar encuestas o formatos, sino criticar el proceso, las actitudes y los resultados de la reunión Decantar estrategias ineficientes Pedir propuestas para mejorar el desarrollo de la junta

23. SIMULACRO DE JUNTA Reunirse en grupos afines de 5 ó 6 personas Decidir el director y el secretario de la junta Establecer roles ejecutivos, funcionales u operacionales entre los participantes Planear una junta para 45 minutos de desarrollo Ejecutar la junta con el mayor grado de realidad posible

24. SIMULACRO DE JUNTA Tiempo de la dinámica: Organización de los participantes (formación del equipo y decisión de roles): 10 minutos Planeación de la junta : 10 minutos Ejecución de la junta : 45 minutos Discusión de la actividad con el resto de los participantes del curso: 40 minutos Evidencia a entregar por equipos: Agenda u orden del día ( con temas o asuntos desglosados y tiempos) Nombre y roles de los participantes de la junta Resultados obtenidos Distribución de compromisos o responsabilidades para el futuro Retroalimentación del equipo ( oralmente)

25. Bibliografía Aronoff, Craig. Juntas de trabajo exitosas : para formar empresas familiares muy sólidas. México : McGraw-Hill, 53 pp.1999. Barbosa Cano, Erasmo. Calidad total para juntas y reuniones México : McGraw-Hill, xvi, 187 pp. 1993 Bélanger, Jean. Reuniones de trabajo más eficaces : organización, dirección, participación, evaluación Barcelona : Editores Técnicos Asociados, 158 pp. 1975

26. Bibliografía Katz, Sally. Power Skills for Effective Meetings. Revista Training and Development, Vol.45, # 7 pp.53-56. 1991 Richard A. Hildreth. The essentials of meeting management . Englewood Cliffs, N.J. : Prentice Hall, xv, 256 pp. NOTAS "A National Publishers book." 1990 Richards, Ian. Cómo expresarse mejor en las reuniones de empresa.Bilbao : Deusto,128 pp.1990