明日から使えるビジネス文章の書き方
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ビジネスパーソン向けに、日常のコミュニケーションから販促物まで、さまざまなシーンで使える文章の書き方をまとめてみました。
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明日から使えるビジネス文章の書き方
- 1. © Jo Hattori All RightsReserved. プロ編集者が語る！明日から使えるビジ ネス文章の書き方 2020年4月28日 服部丈
- 2. © Jo Hattori All RightsReserved. 本講義について SNSやブログを使って企業や自身の情報を何かしら発信しているが、次のような悩みが ある。 • 自分の意図が伝わらない • 思ったように文章が書けない • 文章を書くのが億劫で続かない 対象 この講義で文章の基本を身につけ、文章を書くときに悩まず書き進められるようにな る。 ※コンテンツのアイデア出しのような中身の話はまた別途 目標
- 3. © Jo Hattori All RightsReserved. 講師紹介 東スポで新聞記者 としてキャリアを スタート。 Web業界に転職。 SNSのコンサル/運 用業務や、アプリ 企画などを担当。 コワーキングス ペース運営や著書 執筆など 2005-2011 2011-2013 デジタルエージェンシーに 転職。デジタル施策全般の コンサルやプランニング （年間広告出稿計画、デー タベース整備など）とデザ インコンサル（いわゆるUX デザイン/サービスデザイ ン）で新規サービス立案、 リブランディングなどが担 当 AI開発のスタートアッ プ。データを使った新規 事業立案やDX（ツール導 入、業務改善など）のプ ロジェクト進行などコン サル担当。アライアンス や事業計画なども行う 新規事業/サービスなどの 企画立案・制作と新規領 域（自動運転、CASE）の 企画立案・制作を担当。 同時に全社のデザインガ イドライン整備や、大規 模システムのIAなども行 う 2013-2017 2017-2018 2018- 【キャリア】 服部 丈（はっとり じょう）
- 4. © Jo Hattori All RightsReserved. 文章とは 「誰か」に「何か」を伝えるために「言葉」を使って書くもの ☆必ず「誰か」がいる→相手があって成立する ☆「何か」があるのが普通 伝えたいこと
- 5. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章の基本構成要素 00 文章は主たる「伝えたいこと」を補強するために、さまざまな技術を使う 補強材料 補強材料 補強材料 伝えたいこと ※補強材料はデータ、事実（経験談）、ロジックなど
- 6. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 他の表現手段と比較・強み 00 文章 画像 動画 強み 利用例 • ロ ジ カ ル な 説 明 がし やす い • 多 く の こ と を で きる だけ 正 確 に 伝 え ら れ る • 持 論 の 展 開 • 記 事 形 式 • ニ ュ ア ン ス が 伝 えや すい • エ モ ー シ ョ ナ ル であ る • SNS投 稿 • あ り の ま ま を 伝 えや すい • エ モ ー シ ョ ナ ル であ る • SNS投 稿 • 説 明 動 画
- 7. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章のうまさで「面白い」は生まれない 00 伝えたいことを、できる限り「そのまま」の状態をキープして伝える 伝えたいこと このフェーズで抜け漏れ ることが多い
- 8. © Jo Hattori All RightsReserved. /0000 東スポ時代に言われた、大先輩の重い一言 「筆が進まないということは、取材が足りないということ」
- 9. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則 「1:1」の法則 00 常に「1:1」の関係を意識し、複雑にさせない 1つの文書・原稿 → 1つのテーマ 1つの段落 → 1つの要素 1つの文章 → 1つの事柄
- 10. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則・「1:1」の法則 00 文書・著書 テーマは一つに絞られる 複数の内容が含まれる場合は • 別の文書にする • テーマを再設定する
- 11. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則・「1:1」の法則 00 【サンプル】 文章をうまく書く秘訣は「短く、シンプルに」だ。簡潔さを 心がけ、複数の事柄を1つの文章内で表現することは避け る。できる限り誰にでもわかる表現が好ましい。井上ひさし は「読者にできるだけ短くちぎって渡す」と表現している。 1つの文章での文字数は40から50に抑えるのがベスト。80字 を超えた場合は「悪文」と言える。 段落：一つの段落で言及するトピックスは一つだけ
- 12. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則・「1:1」の法則 00 文章：一つの文章の中で二つの事象を説明しない 【悪いサンプル】 東京は桜の季節が終わり、新緑の時期を迎えたものの、このとこ ろの非常事態宣言で自然を愛でる時間も限られ、私は寂しくて もっぱら室内で猫と遊んでいる。
- 13. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則・「1:1」の法則 00 文章：一つの文章の中で二つの事象を説明しない 【改善例】 東京は桜の季節が終わり、新緑の時期を迎えた（季節の話）。 しかし、このところの非常事態宣言で自然を愛でる時間は限られ ている（現状の話） それなので、私は寂しくてもっぱら室内で猫と遊んでいる（自分 の話）
- 14. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則・5W1H 00 WHO （誰） WHERE （どこ） WHEN （いつ） WHY （なぜ） WHAT （なに） HOW （どうやって） 状況の詳細 動機・理由 アクションの詳細主語 服部丈は 4月28日 オンラインで セミナーを 川添さんに依頼され 実施している 【 サ ン プ ル 】
- 15. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く上での大原則・5W1H 00 WHO （ 誰 ） WHER E （ ど こ ） WHEN （ い つ ） WHY （ な ぜ ） WHAT （ な に ） HOW （ ど うや っ て ） 状 況 の 詳 細 動 機 ・ 理 由 ア ク シ ョ ン の 詳 細主 語 4月28日 オンラインで セミナーを 【例題】いまのあなたの状況を5W1Hで説明する文章を考えてください ? ? ?
- 16. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章の書き方/進め方：まずは結論まで考える 00 とりあえずで始めるのは危険。頭の中で整理し、文章として表現する START GOAL この間をどう埋めることで一番「伝えられる」かを考える START ゴールを踏まえてスタート しないと方向性がぶれやす く、本当に伝えたかったこ とがうまく説明できないこ とが多い 〇 ×
- 17. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章の書き方/進め方：物語としてとらえる 00 前後の関係を意識し、全体として一番「伝えられる」ようにする START GOAL文章 文章 文章 文章 文章 文章 文章 文章は必ず、次のように作用します • 前の文章から影響を受ける（引き継いだり、反証したり） • 次の文章に影響を与える 文章 文章 前の文章と次の文章の影響の与え方を 常に意識すると、文章全体の一貫性が 生まれる
- 18. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章の書き方/進め方：書く文章のタイプを考える 00 文章にはいくつかのタイプがあるので、自分が書く内容に応じて使い分ける 考察記事 （コラム/ブログ） 自 分 の 考 え を ま とめ て、 記 事 の 形 で 展 開 す る 。 私 見 を披 露す る と 同 時 に 、 客 観 性 を 担 保す るた め に 引 用 や デ ー タ で の 補 強 が必 要 レポート イ ベ ン ト や リ サ ーチ した 内 容 を 報 告 す る 際 に 利 用 す る。 おも に は フ ァ ク ト と フ ァ イ ン デ ィ ン グ ス /イ ン サ イ ト （ 感 想 ） の 繰 り 返し インタビュー 2人 以 上 の 話 者 で の 話 を し た 内 容 を 記 載 す る • 起 承 転 結 （ ～ で は な か ろ う か →な ぜ な ら こ う だ か ら →一 方 、 こ ん な 例 も あ る →結 局 は こ う ） • 時 系 列 で 記 載 • ポ イ ン ト を ま と めて 記載 • A と Bの 対 談 • イ ン タ ビ ュ ア ー と A と の 掛 け 合 い • 独 白 形 式 • 単 純 事 実 を 書 く 場合 は回 り く ど く な る • 事 実 報 告 に 向 い てい る • 論 旨 を 大 き く 展 開す る場 合 に は 向 い て い な い • 話 者 の パ ー ソ ナ リテ ィが 出 や す い • 細 か な 事 実 説 明 には 向い て い な い • 1つ の 考 え に つ い て の 説 明 な ど は 向 い て い な い 概要 書き方例 向き/不向き
- 19. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章の書き方/進め方：まずは結論まで考える 00 できれば簡単にでも構成を作る タ イ ト ル 第 一 段 落 だ い た い の 内 容 第 二 段 落 だ い た い の 内 容 だ い た い の 内 容 ま と め おおよその流れと論旨がわかるようにする 構成を作って下記を確認 • 論旨が筋道立って説明できそうか • 不足している情報がないか • 話の展開は間違っていないか（段落の順番な ど）
- 20. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 チェックポイント：できるだけ最初に全体像を示す 00 第一段落では筆者が「これから何を書くか」を宣言させる 【例文】 最近、DXという言葉が世間をにぎわしている。しかし、本質に迫った話は少なく、単なる ツールの導入事例を紹介しているだけのケースも珍しくない。 そこで今回は会社全体でDXを実行し、成果を上げている企業の事例を紹介し「DXのある べき姿」について考えてみたい。 →最後の一文があることで、これから「DXの実行事例」と「DXの理想についての考察」が 記載されることがわかる ◎ミステリー小説など一部の例外を除き、冒頭で「これから何を書くか」を示すことで、 読者の「読み進める方向性」を定め「期待値の調整」ができる
- 21. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 チェックポイント：ほかの表現手段を適切に使う 00 文章で説明しにくい/明快にならないことは、図や画像を使う • 構造を説明しやすい • 時系列を示しやすい • 言語化できない要素を伝えやすい • 言葉で説明すると陳腐になることを伝 えやすい（例：かわいい、気持ちい い）
- 22. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く時のテクニック：同じ要素を繰り返さない 00 なくても意味が通じる/変わらない文言はいらない 【例文】 個人のパーソナルな空間を無視して、ずけずけとモノを言ってくる人はあなたが知らない だけで意外と多い。 ↓ パーソナルな空間を無視して、ずけずけとモノを言う人は意外と多い →不要な文言は後から読み返すと意外と多いので、チェックする習慣を持つ 【不要な文言の例】 重複 強調 多くの場合、目立たせるために文言を付け足すこ とが多いが、結果として読みにくさを生む
- 23. © Jo Hattori All RightsReserved. /0000 サンテグジュペリ（「星の王子様」の著者）の名言 「完璧がついに達成されるのは、なにも加えるものがなくなっ た時ではなく、何も削るものがなくなった時である」
- 24. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く時のテクニック：指向性を高くする 00 他の解釈が入らないようにする 早くそこからどいてください！ わたしに言って いるのかしら？ →因果関係（例：危ないから、そこをどいて）や対象（例：そこの赤い服の方、そこをどい て）があやふやだと、相手には伝わらない 【サンプルB】 【サンプルA】 人に寄り添ったサービスを提供する どんなサービス？ →方向性（例：下僕か、対等なパートナーか）やイメージ（例：どんなときでもそばを離れ ない）がないと言葉単体では伝わらない
- 25. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く時のテクニック：指向性を高くする 00 2つ以上の意味が入る文章はできるだけ避ける 【例文】 わたしは、公園で楽しそうに遊ぶ児童を見ていると、うれしくなる（公園は児童にかかっ ている） わたしは公園で、楽しそうに遊ぶ児童を見ていると、うれしくなる（公園はわたしにか かっている →意味がかかる場所しだいで、意味・状況が異なる文章は避ける
- 26. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く時のテクニック：指向性を高くする 00 具体的に言える場合は、できるだけ具体的にする 【例文】 ×：品川駅は毎日人であふれかえっている。 〇：品川駅は新幹線の駅、そして近隣にSONYやNTTといった日本有数の大企業が本社を 構えている影響もあり、1日平均35万人を超える乗客が乗り降りをしている。 →具体的な情報を加えることで、情景がビビッドになり、読者の理解を促す 【具体的な情報例】 数値 データ 事実 よく 見ること 主観ではなく、客観としての情報
- 27. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く時のテクニック：指向性を高くする 00 クイズ： 次の2つの火災保険の売り文句の内、より多くの加入者を集めたのはどちら？（※どちらの 保険に加入しても、金額などの条件は変わらないと見積もられていた A「大きな損失を防ぎます」 B「火災に限り全額を補償します」 （ 引 用 元 ： 安 西 佑一 郎「 問 題 解 決 の 心 理学 ）
- 28. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 文章を書く時のテクニック：指向性を高くする 00 答え： B「火災に限り全額を補償します」 →人間は抽象的な価値よりも、具体的でイメージしやすい価値を重要視する 【バイアスについて】 認知バイアスといった社会心理学で用いられる手法は、文章を書くときにも有効。 下記は参考 • アンカリング効果 • フレーミング効果
- 29. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 具体的なテクニック：接続詞を有効に利用する 00 文章の“ハンドル”として接続詞で方向を導く 逆接 順接 並列 前 の 文 章 の 内 容 （が 予期 さ せ た こ と ） と は 違 うこ と を 表 す 前 の 文 章 の 内 容 （が 予期 さ せ た こ と ） と 同 じ流 れで 文 章 が 展 開 さ れ る こと を表 す 前 の 文 章 の 内 容 と同 様の 内 容 や 例 が 展 開 さ れる こと を 表 す そ れ ま で 展 開 さ れて きた 論 旨 が 否 定 さ れ る ため 、話 の 展 開 が 変 わ っ て い く （ 違 う 話 に な る ） そ れ ま で の 展 開 を補 強す る の で 、 本 論 の 補 強の 場合 に 使 うこ と が 多 い 。 ま た 原 因 と 結 果 の よ うに 、 因 果 関 係 を 含 む こ と も 多 い。 淡 々 と 事 実 を 並 べる こと が 多 く 、 強 調 も 転 換も しな い • し か し • だ が • と こ ろ が • に も か か わ ら ず • そ の た め • し た が っ て • ゆ え に • す る と • ま た • お よ び • か つ • な ら び に 雨 は す で に 上 が った 。し か し 、 道 が ぬ か る ん で 、 外 出 は 難 し そう だ 。 雨 は す で に 上 が った 。そ の た め 、 外 出 す る 人 が 増 え、 街は に ぎ わ い を 取 り 戻 し た 。 雨 は す で に 上 が った 。か つ 気 温 も 上 が っ て き た 。 概要 意味合い例 例文 ◎読者に次の展開を予見させることで、理解を促進させる
- 30. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 具体的なテクニック：接続詞を有効に利用する 00 文章の“ハンドル”として接続詞で方向を導く 【例文】 △：セミナーの講師を引き受けたが、忙しさにかまけて資料が全然作れない 〇：セミナーの講師を引き受けたものの、忙しさにかまけて資料が全然作れない →明確な方向転換を示すことで、より意味合いを強調できる 【気をつける言葉】 ～が 逆接で使われるが、順接 になる場合もある ～けど 逆接で使われるが、相手 への投げかけなどにも使 われる
- 31. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 具体的なテクニック：バリエーションを持つ 00 同じ内容を違う言い方にするだけで、印象が変わる 暑い 汗が滴る 日差しがまぶしい 蒸し蒸しする 肌がうっすらと汗ばむ 嫌い 肌が合わない 敬遠する 視界に入れない 敵視する ◎言葉のバリエーションを持つことで「より適切な表現」が可能になる うれしい 自然と笑顔になる 胸が高鳴る 目じりが下がる ご機嫌
- 32. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 具体的なテクニック：バリエーションを持つ 00 語尾を変えるだけで読みやすくなる 【例文】 テレワークを取り入れた企業は多いです ⇅ テレワークを取り入れた企業は少なくありません →表裏一体の言葉を覚えておくと、語尾をさまざまに変えられる 多い 少ない 少なくない 多くない 【肯定/否定の関係性】 対偶は同じ意味合いになる（二通りの言い換え は可能）
- 33. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 良き文章作成者になるために：良いテンプレートを持つ 00 世の中にあるテンプレートを引き出しに持っておく 友永構文 ミルクボーイ 川添さんからセミナーの講師をお願いさ れて、正直めちゃくちゃ悩みました。 そしてほんまに、真剣に考えて気づいた んです。なんの変哲もない自分が、強い 意思で、こうやってオンラインで講師を 務める。感動しました。 みんな真剣に文章と向き合ってるんや なって。ほんまにありがとう！
- 34. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 良き文章作成者になるために：良いテンプレートを持つ 00 オリジナルでなくても、定型を学んで「階段を飛ばす」 【サンプル】 toB商材の事例は多くの企業が作成しているが、ほと んどのケースで構成は似ている。 課題・背景 ↓ 実施施策の内容 ↓ 結果（感想を含む） ↓ 今後の展望 上記を（できるだけ）数字や事実を補強して展開して いることが多い
- 35. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 良き文章作成者になるために：良い模範を持つ 00 良い文章を書く人の文章をできるだけ読む 書籍 雑誌記事 Webメディア 一般人の ブログ チェックする 人が多い チェックする 人が少ない ◎基本的にはオールドメディアの方が、作成された文章を途中でチェックする人数が多い ので、基礎がしっかりした文章を学ぶ場合はそちらを参考にした方が良いと思います。
- 36. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 良き文章作成者になるために：短くまとめる 00 文章を長くする作業よりも、短くする方が難しい Amazonの社内ではプレゼンは1ペー ジにまとめられているという。 これは • 要点を絞り込み • 端的かつ、誰しもに伝わる表現を する ことが求められるということです。
- 37. © Jo Hattori All RightsReserved. /00 上達のコツ 00 • 習慣にする • 必ず読み返す＆添削する • 一喜一憂しない