HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1

HHUUMMAANN RREESSOOUURRCCEE
MMAANNUUAALL BBOOOOKK
BBAARRIITTOO RRUUBBBBEERR GGRROOUUPP
22001155

BARITO RUBBER GROUP | HR MANUAL BOOK
ii
KATA PENGANTAR
Barito Rubber Group sebagai perusahaan yang terus berkembang, berkomitmen untuk
menempatkan karyawan sebagai partner dalam bisnisnya. Dalam perjalanannya, telah terbukti bahwa
hal-hal yang berkaitan dengan karyawan memiliki pengaruh sangat besar dalam keberhasilan
Perusahaan. Karyawan yang berkualitas dan dikelola dengan baik membuat perusahaan mampu
menghadapi persaingan di dunia bisnis yang sangat kompetitif sehingga dapat menghasilkan profit yang
maksimal secara berkesinambungan.
Sejalan dengan hal tersebut, setiap level pimpinan di Barito Rubber Group dituntut untuk dapat
mengelola SDM di bagian yang dipimpinnya dengan melihat lebih dekat dan memahami lebih dalam
kebijakan-kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan hak dan kewajiban karyawan. Sebagai seorang
Leader, pimpinan bertanggung jawab untuk menciptakan karyawan yang berkualitas dengan memberikan
bimbingan serta menjadi panutan bagi bawahannya. Untuk itu diperlukan adanya guidance bagi para
pimpinan agar dapat menjalankan tanggung jawabnya tersebut.
Buku panduan ini diterbitkan dengan tujuan agar dapat memberikan petunjuk yang singkat dan
jelas mengenai proses yang berhubungan dengan kekaryawanan di Barito Rubber Group. Untuk
mempermudah pemahaman, buku ini dilengkapi tata cara/flow chart serta rujukan ketentuan yang
mengacu kepada Peraturan Perusahaan, Surat Keputusan, Surat Edaran dan Memo Internal yang
berlaku di Rubber Barito Group.
Jakarta, 07 Januari 2015
Joko Agus Susanto
HR Regional

iii
DAFTAR ISI
BAB I . Struktur Organisasi & MPP ....................................................................5
a. Desain Struktur Organisasi...................................................................5
b. Grading .........................................................................................6
c. Man Power Planning..........................................................................6
BAB II. Penerimaan Karyawan Baru .................................................................7
a. Permintaan Pemenuhan Karyawan ........................................................7
b. Rekrutmen dan Seleksi.......................................................................8
c. Magang .........................................................................................9
BAB III. Administrasi Karyawan Baru .............................................................. 10
a. Perjanjian Kerja Staff/Non Staff ........................................................... 10
b. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (ID Card) ........................................... 11
c. Absensi ....................................................................................... 12
d. Pengajuan Login User & E-mail ........................................................... 12
BAB IV. Orientasi Karyawan Baru.................................................................... 14
a. Orientasi Karyawan Baru (OKB) .......................................................... 14
BAB V. Tata Tertib Kerja ............................................................................... 16
a. Jam Kerja, Absensi, dan Pakaian Kerja.................................................. 16
b. Penggunaan Kartu Tanda Pengenal (ID Card).......................................... 16
c. Administrasi Cuti, Izin, dan Sakit .......................................................... 18
d. Surat Teguran dan Surat Peringatan ..................................................... 19
BAB VI. Remunerasi.................................................................................... 21
a. Jam Kerja Lembur & Upah Lembur....................................................... 21
b. Tunjangan Hari Raya (THR) ............................................................... 22
c. Pajak .......................................................................................... 22
d. BPJS Ketenagakerjaan..................................................................... 23
e. BPJS Kesehatan............................................................................. 26
f. Santunan Kedukaan ........................................................................ 27
g. Sumbangan Pernikahan ................................................................... 28
h. Cuti Tahunan................................................................................. 29
i. Cuti Besar .................................................................................... 30
j. Klaim Kesehatan............................................................................. 32
BAB VII. Performance Management................................................................. 33
a. Performance Management System....................................................... 33
b. Penilaian Karya .............................................................................. 35
BAB VIII. Perencanaan Karier ....................................................................... 38
a. Promosi ....................................................................................... 38
b. People Review............................................................................... 38
c. Demosi........................................................................................ 40
d. Mutasi ........................................................................................ 41
BAB IX. Program Pengembangan.................................................................... 43
a. Internal Training & Inhouse Training...................................................... 43
b. Public Training ............................................................................... 44
BAB X. Termination ..................................................................................... 46
a. Pemutusan Hubungan Kerja............................................................... 46

iv
b. Surat Pengunduran Diri..................................................................... 48
c. Exit Interview (Wawancara Akhir Kerja).................................................. 48
d. Penyelesaian Kewajiban Karyawan....................................................... 49
e. Penutupan Akses Karyawan............................................................... 50
f. Surat Keterangan Kerja dan Surat Referensi Kerja .................................... 50

5
Bab I
Struktur Organisasi & MPP
a. Desain Struktur Organisasi
Defenisi
Struktur Organisasi adalah gambaran yang berisi elemen – elemen yang meliputi
spesialisasi pekerjaan, pengelompokan pekerjaan, rantai komando garis kewenangan,
rentang kendali, sentralisasi – desentralisasi dan formalisasi sejauh mana pekerjaan
itu di gambarkan.
Tujuan
Untuk mengatur proses perubahan struktur organisasi agar pelaksanaanya sesuai
dengan kebijakan dan tujuan perusahaan.
Penanggung Jawab
HR Talent Management
HR Organization Development
Tata Cara
PROSES PENGAJUAN STRUKTUR ORGANISASI
GM/DIVISION HEAD
· Mengajukan Draf Pengajuan Struktur
Organisasi baru
· Melampirkan draf Struktur Organisasi yang
baru dan melampirkan Struktur Organisasi
yang lama
· Melampirkan detail Job Description dari
pengajuan Struktur Organisasi
· Melampirkan hasil analisa perubahan
Struktur Organisasi
· Mengirimkan seluruh dokumen kepada HR
terkait
HR TALENT MANAGEMENT
· Melakukan review dan analisa terkait
dengan pengajuan perubahan Struktur
Organisasi
· Melakukan konfirmasi terkait perubahan
Struktur Organisasi kepada GM/Division
Head
· Meminta persetujuan kepada Komite MPP
terkait dengan perubahan Struktur
Organisasi
· Melakukan sosialisasi perubahan Struktur
Organisasi kepada pihak – pihak terkait

6
b. Grading
Defenisi
Adalah pengelompokan golongan, pangkat dan jabatan berdasarkan hirearki
organisasi yang menunjukkan tingkat hubungan antar lini di dalam organisasi
Tujuan
- Untuk mempermudah penerapan Peraturan Perusahaan, tingkatan wewenang
dan tanggung jawab bagi karyawan.
Penanggung Jawab
- HR Talent Management
- HR Organization Development
Policy
Perusahaan menyusun tingkat golongan, pangkat dan jabatan berdasarkan hirearki
sebagai berikut :
c. Man Power Planning
Defenisi
Merupakan kegiatan penyusunan rencana kebutuhan tenaga kerja pada level staff dan
non staff, yang meliputi alokasi jumlah tenaga kerja serta jumlah biaya yang diperlukan
dalam rentang 1 (satu) tahun (Januari - Desember).
Tujuan
Untuk mengatur proses pembuatan Man Power Planning (MPP) agar pelaksanaanya
sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Penanggung Jawab
Tata Cara
Tata cara pengajuan Man Power Planning di atur di dalam SOP Man Power Planning
(MPP) tahun 2015.

7
Bab II
Penerimaan Karyawan Baru
a. Permintaan Pemenuhan Karyawan
Defenisi
Merupakan proses permintaan pemenuhan karyawan berdasarkan Man Power
Planning .
Tujuan
Agar setiap permintaan pemenuhan karyawan sesuai dengan standar prosedur dan
ketentuan yang berlaku.
Penanggung Jawab
HR Recruitment
Tata Cara
DIVISI/DEPARTMENT
· Meminta persetujuan pejabat terkait sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
· Melampirkan dokumen MPP berjalan yang
sudah disetujui dan di tanda tangani
· Mengajukan permintaan pemenuhan
karyawan kepada HR Talent Management
· Melakukan review pengajuan MPP dari Divisi/
Department terkait
· Berhak menerima atau menolak pengajuan
apabila tidak sesuai dengan prosedur yang ada
· Meneruskan permintaan pengajuan ke bagian
rekrutmen
HR RECRUITMENT
· Melakukan proses rekrutmen dengan melalaui
media elektronik dan cetak
· Review pengajuan permintaan karyawan
harus sesuai dengan kebutuhan MPP
berdasarkan tahun berjalan
· Apabila tidak sesuai maka HR berhak
melakukan pending menunggu pengajuan
MPP yang baru disetujui

8
b. Rekrutmen dan Seleksi
Defenisi
Rekrutmen adalah proses proses pemenuhan karyawan untuk non staff sampai staff.
Sedangkan seleksi adalah tahapan proses rekrutmen untuk mencari kandidat pelamar
yang berpotensi.
Tujuan
Terpenuhinya kebutuhan tenaga kerja yang berkualitas.
Penanggung Jawab
HR Recruitment
Tata Cara
Proses Sourcing melalui:
- Iklan di Media massa
- Referensi, Job Fair, Walk in interview, Kampus Hiring, Poster dikampus dsb.
- Website, Job On-line, Linked in, E-mail Internal.
PROSES SELEKSI KARYAWAN BARU
Melakukan seleksi awal
(psikotest. Interview HR)
HR RECRUITMENT & USER
Melakukan proses seleksi
lanjutan (Interview User)
Interview Awal (HR)
Job Optional Test (Tentative)
Psikotest (Profilling)
Lamaran yang masuk diseleksi sesuai
requirement / persyaratan, (mis:pendidikan, usia,
pengalaman kerja).
Untuk beberapa posisi tertentu,
mis : Akunting, Finance, Legal
yang sifat optional
HR RECRUITMENT
· Negoisasi gaji
· Pemeriksaan Kesehatan
(Medical Check Up)
· Confirmation Letter
· Penempatan
Confirmation Letter yang berisi posisi,
jabatan, golongan, gaji pokok,
tunjangan, masa kontrak, dsb.
HR RECRUITMENT
Melakukan proses seleksi
Surat lamaran kerja
HR RECRUITMENT

9
c. Magang
Defenisi
Magang adalah sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan untuk mahasiswa tingkat
akhir atau siswa SMK kelas 3 (PKL), dimana dokumen pengajuan magang harus di
sertakan sebagai syarat magang.
Tujuan
Membantu pekerjaan yang tidak terkait dengan sistem dan bersifat project (temporer).
Penanggung Jawab
HR Corporate
HR Site
HR PGA
Policy
- Karyawan hanya diberikan fasilitas makan dan tempat tinggal (apabila magang
dilakukan di site)
- Karyawan magang tidak diberikan upah harian atau upah bulanan
- Tujuan magang adalah untuk membantu pekerjaan yang sifatnya sementara
- Karyawan magang wajib memberikan agenda magang sebelum mengikuti
kegiatan magang
- Karyawan akan di tempatkan di salah satu departemen sesuai dengan
kebutuhan pekerjaan yang ada.
- Karyawan magang wajib menggunakan atasan putih dan bawahan hitam
selama hari kerja kecuali hari jum’at

10
Bab III
Administrasi Karyawan Baru
a. Perjanjian Kerja Staff/Non Staff
Defenisi
Perjanjian kerja adalah suatu perjanjian antara pekerja dan pengusaha atau pemberi
kerja yang memuat syarat-syarat kerja hak dan kewajiban kedua belah pihak.
Tujuan
Sebagai bukti adanya keterikatan hak dan kewajiban antara pihak perusahaan dan
karyawan.
Penanggung Jawab
HR Recruitment
HR Employee Services
Policy :
1. Surat Perjanjian Kerja dibuat setelah semua berkas karyawan lengkap.
2. Berkas karyawan yang harus dilengkapi yaitu :
No. Berkas Karyawan No. Berkas Karyawan
1. Foto Copy Akte Kelahiran 9. Fotocopy Surat Referensi Kerja
2. Pas Photo berwarna 2x3 (2 lembar) dan
4x6 (2 lembar)
10. Fotocopy Sertifikat Pelatihan, Kursus, dan
Piagam Penghargaan
3. Fotocopy KTP 11. Fotocopy Transkip Nilai
4. Fotocopy NPWP 12. Fotocopy Surat Nikah
5. Fotocopy Rekening Tab. BNI 13. Laporan Hasil Interview & Laporan
Psikologi Singkat
( Optional )
6. Kartu Jamsostek (bila sudah ada) 14. Formulir Isian Data Karyawan
7. Fotocopy Ijazah terakhir 15. Hasil Tes Kesehatan
( optional )
8 Confirmation Letter 16. Nomor NPWP
( Nomor Pokok Wajib Pajak )
9 Fotocopy Kartu Keluarga (KK) 17 Formulir Pendaftaran Jamsostek & BPJS
Kesehatan

11
Tata Cara
HR RECRUITMENT
Kelengkapan Berkas Karyawan
HR RECRUTIMENT
Finalisasi Kandidat
In put data personal file karyawan ke
dalam sistem payroll
HR EMPLOYEE SERVICES
I
· Surat Perjanjian Kerja dibuat dengan syarat
berkas karyawan sudah lengkap.
· Surat Perjanjian Kerja dibuat oleh bagian
Organization Development
· Untuk unit seluruh berkas Surat Perjanjian
Kerja dikumpulkan ke bagian Rekrutmen
HR ORGANIZATION DEVELOPMENT
· Membuat Perjanjian Kerja
· Penandatanganan Perjanjian Kerja
b. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (ID Card)
Defenisi
Kartu tanda pengenal merupakan kartu identitas karyawan yang wajib dipakai oleh
seluruh karyawan selama berada di lingkungan operasional perusahaan.
Tujuan
Sebagai tanda pengenal karyawan dalam lingkungan perusahaan.
Penanggung Jawab
HR Site
Policy
1. Karyawan wajib memakai ID Card dengan benar (menggunakan card holder dan
tali yang sudah ditentukan oleh perusahaan).
2. ID Card dikalungkan dengan menggunakan tali dan card holder yang diberikan
perusahaan
3. ID Card wajib dikenakan selama bekerja (selama jam kerja dan berada
dilingkungan tempat kerja).

12
4. Bagi karyawan yang mengundurkan diri/PHK diwajibkan mengembalikan ID Card
ke HR Employee Services/atasan masing-masing untuk kantor pusat, dan ke HR
Siteuntuk unit, pada hari terakhir karyawan tersebut bekerja.
5. Untuk ID Card yang hilang bagi karyawan Corporate dikenakan penggantian biaya
sebesar Rp. 150.000,- sementara untuk karyawan site akan dikenakan biaya Rp.
25.000,- dan dibayarkan secara tunai kepada HR
6. Untuk pembuatan ID card corporate HR Employee Services akan mengirimkan
NIK dan Foto karyawan melalui email kepada Building Maintenance untuk
dibuatkan ID card sekaligus Acces Door
7. Untuk pembuatan ID Card site, dari PGA mengirimkan NIK dan Foto ke HR
Employee Services untuk dibuatkan melalui vendor
c. Absensi
Defenisi
Absensi merupakan proses pencatatan secara efektif kegiatan kerja yang di hitung dari
mulai masuk jam kerja sampai dengan waktu kepulangan sesuai dengan peraturan
perusahaan.
Tujuan
- Menjaga produktifitas dan efektifitas kerja karyawan.
- Meningkatkan disiplin karyawan.
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy
Setiap hari karyawan wajib mencatatkan kehadirannya pada finger scan yang telah
disediakan, baik pada waktu masuk maupun pulang dari tempat bekerja sesuai dengan
aturan jam kerja perusahaan
Tata Cara
Untuk alat absensi menggunakan finger scan, namun bagi site yang belum memiliki
finger scan masih mengunakan absensi manual dengan buku absensi.
d. Pengajuan Login User & E-mail
Defenisi
Merupakan proses permintaan pengajuan login user & email yang diperlukan untuk
menunjang kinerja dan proses komunikasi antar lintas Divisi dan Departemen.
Tujuan
Membantu kelancaran komunikasi dan pekerjaan.
Penanggung Jawab
IT Department

13
Policy
1. Login User & E-Mail dapat diajukan oleh atasan langsung kepada HR.
2. Pemberian Login User & E- Mail harus sesuai grading dan jabatan karyawan
3. Password Login User & E-Mail harus selalu diganti secara berkala oleh karyawan
sesuai dengan aturan yang ada
Tata Cara
ATASAN LANGSUNG
Mengirimkan Form permohonan
Login User dan E-mail ke HR
Employee Services melalui email
HR EMPLOYEE SERVICES
HR Employee Services mengirimkan
konfirmasi permintaan kepada IT
Corporate
IT CORPORATE
· Membuat Login E-mail dan User
· Menginformasikan kepada
atasan karyawan

14
Bab IV :
Orientasi Karyawan Baru
a. Orientasi Karyawan Baru (OKB)
Defenisi
Orientasi karyawan baru merupakan program yang dirancang untuk menolong karyawan
baru agar dapat lebih cepat mengenal perusahaan dari visi, misi, core bisnis, values, PP &
budaya organisasi serta areal yang menjadi tanggung jawab pekerjaan mereka sesuai
dengan fungsi, peran & kedudukannya masing – masing sehingga diharapkan muncul rasa
kepemilikan, pemahaman dan proses adaptasi yang lebih cepat dan lebih baik.
Tujuan
- Menanamkan kebanggaan dan semangat bekerja pada karyawan baru dengan
memperkenalkan sejarah, profil, visi dan misi perusahaan.
- Memberikan pengetahuan dan kecakapan dasar pada karyawan baru
- Memberikan petunjuk dasar pengetahuan core business perusahaan dan detail
pekerjaan bagi karyawan baru
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy
1. Setiap karyawan baru di lingkungan Barito Rubber Group wajib mengikuti training
Orientasi Karyawan Baru baik di corporate maupun di site.
2. Materi training Orientasi Karyawan Baru dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu :
a. Materi OKB General
Karyawan Materi OKB General
Corporate/Site
We are Barito Rubber Group
Visi, Misi & Core Value
Management Kebun Karet
Internal Audit
Suistainibility
Licence Regulation
Procurement Management
Safety Health Environment
Human Resource
Finance & Accounting
b. Materi OKB Functional berisi tentang materi tanggung jawab pekerjaan sesuai
dengan fungsi , peran dan kedudukannya masing-masing.

15
Tata Cara
HR RECRUITMENT
· Mendata karyawan baru yang
bergabung dengan perusahaan
· Menyampaikan data karyawan
baru kepada HR Talent
Management & HR Regional
· Menyiapkan materi atau
program – program pelaksaaan
Orientasi Karyawan Baru
· Mengirimkan materi Orientasi
Karyawan Baru kepada HR Site
· Menerima OKB Report dari HR
Site
HR SITE/HR PGA
· Melakukan penyampaian
materi orientasi karyawan baru
sesuai dengan SOP yang
berlaku
· Mengirimkan report kegiatan
orientasi karyawan baru ke HR
Talent Management
Jumlah peserta minimal
pelaksanaan OKB adalah 10
orang
Mengumpulkan dan
memperbanyak materi untuk
dibagikan kepada peserta yang
mengikuti training

16
Bab V
Tata Tertib Kerja
a. Jam Kerja, Absensi, dan Pakaian Kerja
Defenisi
Merupakan aturan yang memuat peraturan – peraturan berupa waktu pelaksanaan kegiatan
kerja, pencatatan kehadiran serta pakaian yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan
kerja.
Tujuan
- Menunjang ketertiban, kelancaran dan administrasi kerja karyawan.
- Menjaga produktivitas dan efektivitas kerja serta disiplin karyawan.
Penanggung Jawab
HR Corporte
HR Site
HR PGA
Policy
1. Setiap Karyawan wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu yang telah ditetapkan oleh
Perusahaan.
2.
Corporate
Hari Kerja Jam Kerja Istirahat
Senin - Jumat 08.00 – 12.00 &
13.00 – 17.00
12.00 – 13.00
Site
Hari Kerja Jam Kerja Istirahat
Senin - Jumat 07.00 – 12.00 &
14.00 – 16.00
12.00 – 14.00
Sabtu 07.00 – 12.00 -
3. Saat bekerja, karyawan wajib mengenakan pakaian kerja formal (rapi dan bersih) sesuai
dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan, kecuali pada hari Jumat, karyawan
diperbolehkan mengenakan pakaian kasual.
4. Setiap hari hadir bekerja, Karyawan wajib mencatatkan kehadirannya baik pada waktu
datang maupun pulang dari tempat kerja . Untuk Kantor Pusat menggunakan mesin
absensi otomatis dan Kantor Site menggunakan finger print dan Buku Absensi
b. Penggunaan Kartu Tanda Pengenal (ID Card)
Defenisi
Kartu tanda pengenal merupakan kartu identitas karyawan yang wajib dipakai oleh seluruh
karyawan selama berada di lingkungan operasional perusahaan.

17
Tujuan
- Memudahkan identifikasi karyawan.
- Menunjang kelancaran kerja antar karyawan.
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy
1. Selama berada di lingkungan perusahaan, karyawan wajib memakai Kartu Pengenal
Karyawan (ID Card)
2. Karyawan wajib menggunakan card holder dan tali yang sudah ditentukan oleh
perusahaan.
3. Posisi ID Card selalu dengan photo dan nama terpampang di depan (dapat terlihat dan
terbaca oleh orang lain), tidak dimasukkan atau digantung di saku atau di pinggang.
4. Atasan langsung dan HRD berhak untuk menegur ketidaklayakan pemakaian ID Card.
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN ID CARD HILANG
Karyawan Ybs
Melaporkan kepada Atasan
langsung
Dept Head
Melaporkan ke HR
Employee Services
Untuk pembuatan ID Card baru
Karyawan Ybs
Membayar biaya
administrasi
Besar biaya yang dikeluarkan
Corporate : Rp. 150.000
Unit : Rp. 25.000
HR Employee
Services
Menyerahkan ID Card baru
kepada atasan ybs
Karyawan Ybs
Mengembalikan ID Card
sementara

18
c. Administrasi Cuti Tahunan, Izin, dan Sakit
Defenisi
Merupakan aturan mengenai pengajuan kegiatan cuti meliputi (cuti tahunan, cuti melahirkan,
cuti menikah, cuti keagamaan dan cuti besar), izin tidak masuk kerja dan sakit
Tujuan
- Menunjang kelancaran dan koordinasi kerja karyawan.
- Menunjang ketertiban administrasi karyawan.
- Sebagai alat pencatatan perhitungan sisa cuti karyawan
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy
1. Cuti tahunan baru diberikan setelah masa kerja 12 bulan berturut – turut.
2. Lamanya cuti tahunan ialah 12 hari kerja perusahaan.
3. Untuk karyawan site yang memiliki jam kerja on – off maka cuti tahunan tidak boleh diambil
2 (dua) hari cuti secara bersamaan dengan jadwal off
4. Bagi karyawan baru yang belum mendapat jadwal off dan belum memiliki jatah cuti
tahunan maka tidak diperbolehkan untuk hutang cuti atau memajukan jadwal off.
5. Bagi karyawan yang sudah habis jatah cuti dan melakukan pengambilan cuti maka akan
dilakukan pemotongan gaji secara prorate sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Perusahaan dapat memberikan ijin kepada karyawan untuk meninggalkan pekerjaan
dengan mendapatkan upah dalam hal :
- Pernihakan karyawan sendiri (3 hari)
- Pernikahan anak sah karyawan (2 hari)
- Khitanan/Pembabtisan karyawan/anak karyawan (2 hari)
- Istri karyawan melahirkan/keguguran kandungan (2 hari)
- Suami/istri/anak/orang tua/mertua/menantu/Saudara kandung karyawan yang meninggal
(2 hari)
- Anggota keluarga karyawan yang meninggal selain yang tersebut di atas dalam hal ini
dan tinggal satu rumah dengan karyawan diberikan (1 hari)
- Melaksanakan ibadah haji termasuk manasik haji sesuai dengan keperluan (satu kali
dalam kurun waktu masa kerja, minimal setelah 2 (dua) tahun bekerja)
7. Izin sakit maka harus disertai Surat Keterangan Sakit dari dokter, apabila tidak ada Surat
Keterangan dari dokter maka akan dilakukan pemotongan cuti tahunan.

19
Tata Cara
PROSES PENGAJUAN IZIN SAKIT
KARYAWAN
· Memberitahukan langsung
kepada atasan ybs perihal
konidisi kesehatan ybs
· Atasan ybs wajib
menyerahkan surat
keterangan dokter kepada
HR
Melakukan administrasi
pencatatan izin karyawan ybs
HR EMPLOYEE SERVICES/HR
SITE
· Proses pengajuan izin dapat dilakukan
dengan media komunikasi yang ada
· Ybs wajib memberikan surat keterangan
sakit kepada HR
d. Surat Peringatan
Defenisi
Adalah proses pemberian sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan yang
dimana dimaksudkan sebagai tindakan korektif, disiplin dan mendidik terhadap sikap dan
tingkah laku serta kinerja karyawan.
Tujuan
Sebagai peringatan dan tindakan korektif terhadap sikap dan tingkah laku karyawan yang
menyalahi aturan dan etika.
Penanggung Jawab
HR Corporate
HR Site
Atasan Langsung
Policy
- Surat Peringatan diberikan berdasarkan pada pertimbangan akan jenis pelanggaran,
frekuensi, bobot, unsur kesengajaan, dan peraturan/standar perusahaan.
- Surat Peringatan dapat berdampak terhadap pencabutan fasilitas tertentu, penundaan
kenaikan gaji berkala/prestasi, penurunan pangkat/ tingkat / golongan, pemberhentian
sementara (scorsing) dan pemutusan hubungan kerja.

20
Tata Cara
ATASAN LANGSUNG
· Menemukan pelanggaran yang
dilakukan karyawan
· Mengadakan pencarian fakta
· Mengkonfirmasikan pencarian
fakta kepada ybs (teguran lisan)
· Menyampaikan informasi kepada
HR Corporate apabila terjadi
pelanggaran yang serupa
HR CORPORATE/HR SITE
· Membuat Surat Peringatan
· Memberikan Surat Peringatan
kepada Atasan ybs
· Melakukan pengarsipan surat
peringatan
ATASAN LANGSUNG
Memberikan Surat Peringatan
kepada karyawan ybs didampingi
oleh pihak HR
- Atasan mendapatkan informasi mengenai
pelanggaran yang dilakukan bawahannya
- Mengklarifikasi kepada ybs apakah benar – benar
melakukan pelanggaran

21
Bab VI
Remunerasi
a. Administrasi Lembur & Upah Lembur
Defenisi
Adalah pekerjaan yang dilakukan diluar waktu kerja atas perintah Pimpinan Perusahaan.
Tujuan
- Menjaga produktivitas dan efektifitas kerja karyawan.
- Menjaga kondisi kesehatan karyawan akibat beban kerja yang berlebihan
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy
1. Lembur dilakukan pada hari kerja atas yang hanya diberlakukan hanya bagi karyawan Non
Staff Golongan A.
2. Untuk jam kerja lembur dan pengupahannya diatur sesuai dengan aturan yang berlaku.
3. Lembur hanya berlaku hanya untuk karyawan Non Staff.
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN JAM KERJA LEMBUR
ATASAN LANGSUNG
· Harus ada Surat Perintah Lembur
· Surat Perintah Lembur harus disetujui
dan di tanda tangani oleh atasan ybs
· Surat Perintah Lembur dijadikan
sebagai dasar perhitungan upah
lembur
· Surat Perintah Lembur harus
diserahkan kepada HR Site
HR SITE/HR PGA
· Memeriksa dokumen pengajuan lembur
· Melakukan in put jam kerja ke dalam
sistem payroll
· Memastikan jumlah perhitungan upah
yang dibayarkan sudah sesuai dengan
jumlah kerja lembur

22
b. Tunjangan Hari Raya (THR)
Defenisi
Tunjangan yang diberikan kepada karyawan dalam rangka memperingati Hari Raya
keagamaan
Tujuan
Memenuhi peraturan UU No. 13 Tahun 2013 mengenai hak karyawan
Penanggung Jawab
HR Corporate
Policy
1. Perusahaan memberikan THR kepada semua karyawan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
2. Waktu pemberian Tunjangan Hari Raya diberikan 1 (satu) tahun sekali pada saat Hari
Raya Idul Fitri
3. Jumlah Tunjangan Hari Raya diberikan dengan ketentuan sebagai berikut :
c. Pajak
Defenisi
Pajak adalah besarnya potongan yang dikeluarkan oleh karyawan terkait besarnya jumlah
penghasilan yang dibayarkan oleh perusahaan.
Tujuan
Agar karyawan menjadi wajib pajak yang taat.
Penanggung Jawab
HR Corporate
HR Site
HR PGA
Finance & Accounting
No Masa Kerja Karyawan THR
a Sampai dengan tanggal Hari Raya telah
mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus
menerus atau lebih.
1 (satu) bulan upah
b Sampai dengan tanggal Hari Raya masa
kerjanya kurang dari 12 bulan tetapi sudah 3
bulan atau lebih.
Masa kerja x 1 (satu) bulan upah
12
c Diberhentikan atau mengundurkan diri lebih dari
30 hari sebelum jatuh tempo Hari Raya Idul Fitri. Tidak berhak
d Masa kerjanya kurang dari 3 bulan.

23
Policy
1. Setiap karyawan harus memiliki kartu NPWP.
2. Karyawan harus melaporkan nomor NPWP pada HR untuk diinput dalam database
karyawan.
3. Pelaporan PPh 21 pribadi adalah kewajiban pribadi Karyawan bukan kewajiban
Perusahaan.
4. Apabila karyawan belum memiliki NPWP maka harus melaporkan kepada HR PGA/HR
Employee Services untuk dibantu mendaftarkan keikutsertaaan.
Tata Cara
HR CORPORATE
Mendistribusikan Form 1721 A-1
melalui HR Site/HR PGA untuk
karyawan yang berada di site
KARYAWAN
· Mengisi Form 1770, SS atau
1770 S
· Melaporkan SPT tahunan ke
kantor pajak
Untuk setiap karyawan di setiap
awal tahun
- Sesuai dengan form 1721 A-1 dan
melengkapi lampiran yang ada sesuai
dengan petunjuk dari kantor Pajak.
- Form yang sudah diisi beserta
lampirannya dikirimkan ke kantor pajak
sesuai dengan KPP masing - masing
Note:
- Bagi karyawan yang mempunyai penghasilan lebih dari 60 juta maka mengisi form 1770
S. Dan, kelengkapan pendukunganya a.l form 1770 S-1, form 1770 S-2, SSP lembar 3,
data Susunan Keluarga, dan Identitas.
- Bagi karyawan yang mempunyai penghasilan kurang dari 60 juta maka mengisi form
1770 SS. Sedangkan kelengkapan berkasnya a.l SSP lembar 3, data Susunan Keluarga,
dan Identitas.
- Jadual Pelaporan PPh 21 Pribadi Tahunan dapat dilihat di kantor pajak setempat atau
berdasarkan informasi dari Dept. Personalia.
- Pelaporan PPh 21 Pribadi dapat dilakukan melalui kantor Pos, kantor pajak setempat atau
dropbox yang terdapat di beberapa tempat umum.
d. BPJS Ketenagakerjaan
Defenisi
Adalah pemberian jaminan sosial yang diberikan kepada karyawan yang berupa jaminan
kecelakaan kerja, jaminan hari tua, dan jaminan kematian.
Tujuan
Memberikan jaminan sosial kepada karyawan berupa:
- Tunjangan Hari Tua

24
- Asuransi Kecelakaan Kerja
- Asuransi Kematian
Penanggung jawab
HR Site
HR PGA
Policy
- Setiap karyawan berhak atas Jaminan Sosial Tenaga Kerja sesuai dengan yang diatur
dalam Peraturan Perusahaan.
- Perusahaan mengikutsertakan setiap Karyawan dalam program Jaminan Sosial
Tenaga Kerja (BPJS Ketenagakerjaan), sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga
Kerja.
- Jaminan Sosial Tenaga Kerja (BPJS Ketenagakerjaan), adalah suatu perlindungan
bagi Karyawan dalam bentuk santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dari
penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau
keadaan yang dialami oleh Karyawan berupa kecelakaan kerja, hari tua dan
me¬ninggal dunia, sebagaimana tercantum dalam UU Nomor 3 Tahun 1992.
- Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan segala hal kewajiban maupun manfaatnya akan
mengikuti Peraturan Ketenagakerjaan dan Peraturan BPJS Ketenagakerjaan yang
berlaku
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN KLAIM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK KECELAKAAN KERJA

25
DIVISI/DEPARTMENT
Melaporkan Kecelakaan Kerja via
e-mail, telepon atau faximile ke
HR Employee Services dan BPJS
Ketenagakerjaan
Mengisi Formulir BPJS
Ketenagakerjaan no 3, 3a, 3b &
dokumen pendukung
KARYAWAN/AHLI WARIS
HR EMPLOYEE SERVICES/HR
SITE/HR PGA
Menyerahan Formulir BPJS
Ketenagakerjaan & dokumen
pendukung ke BPJS
Ketenagakerjaan
Klaim Jaminan Kecelakaan Kerja
dicairkan ke rekening
Perusahaan.
BPJS KETENAGAKERJAAN
HR Employee Services meneruskan ke BPJS
Ketenagakerjaan (jangka waktu pelaporan 2 X 24 jam).
Atau Departemen/Cabang dapat juga langsung lapor ke
BPJS Ketenagakerjaan
· Form dimintakan dari HR
· Melengkapi dokumen pendukung, yaitu:
- FC KTP/SIM/Passport Karyawan,
- FC Kartu Keluarga FC KPJ
- No. rekening ybs
- Surat tugas dari Perusahaan
- Kuitansi pengobatan & resep dokter asli disertai
materai.
Unit dapat menyerahkan kelengkapan klaim tsb
ke Dept. Personalia untuk diteruskan ke BPJS
Ketenagakerjaan atau langsung ke BPJS
Ketenagakerjaan
Note:
Klaim biaya pengobatan akibat kecelakaan kerja terlebih dahulu diklaim kepada Asuransi
Kesehatan, bila masih ada sisa klaim dapat diklaim ke BPJS Ketenagakerjaan dengan
meminta copy bukti pengeluaran yang telah dilegalisir oleh pihak Asuransi Kesehatan.
PROSEDUR PENGAJUAN KLAIM JAMINAN HARI TUA
KARYAWAN
· Mengisi Form BPJS Ketenagakerjaan
No. 5 & dokumen pendukung
· Menyerahkan Form BPJS
Ketenagakerjaan No. 5 & dokumen
pendukung lainnya ke BPJS
Ketenagakerjaan
Pencarian jaminan hari tua ke rekening
karyawan
· Form dimintakan di HR
· Melengkapi dokumen pendukung yaitu:
- Kartu BPJS Ketenagakerjaan Asli
- FC KTP/SIM/Passport yang masih berlaku
- FC Kartu Keluarga
- Surat Referensi Kerja
- No. rekening karyawan ybs
· Karyawan akan diberikan tanda terima dari BPJS
Ketenagakerjaan
Note:
Bagi karyawan yang mengundurkan diri dan masa kepesertaannya >= 5 tahun, dapat
mengajukan klaim jaminan hari tua. Proses dan persyaratan pengajuan sama seperti
diatas.

26
PROSEDUR PENGAJUAN KLAIM KEMATIAN
AHLI WARIS
· Mengisi Formulir BPJS
Ketenagakerjaan No 4 & dokumen
pendukung
· Menyerahkan Formulir BPJS
Ketenagakerjaan & dokumen
pendukung ke BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Keternagakerjaan melakukan
pencairan melalui rekening Ahli Waris
- Form dapat diperoleh dari BPJS
Ketenagakerjaan/HR Employee Services
- Melengkapi dokumen pendukung, yaitu:
- Kartu JAMSOSTEK Asli
- FC KTP/SIM/Passport karyawan & ahli waris
yang masih berlaku
- FC Surat Kematian
- FC Surat Nikah
- FC Kartu Keluarga
- Surat keterangan ahli waris yang asli
- No. rekening ahli waris
- Ahli waris dapat menyerahkan langsung ke
BPJS Ketenagakerjaan
- Jika ahli waris berhalangan, dapat
menguasakan ke bagian HR dengan
memberikan Surat Kuasa
e. BPJS Kesehatan
Defenisi
Adalah pemberian jaminan kesehatan yang diberikan kepada karyawan yang berupa rawat
jalan, rawat inap dan persalinan yang besarannya di tentukan oleh premi masing – masing
karyawan.
Tujuan
Memberikan jaminan kesehatan kepada karyawan berupa:
- Rawat Jalan
- Rawat Inap
- Persalinan/Melahirkan
Penanggung jawab
HR Corporate
Policy
- Setiap karyawan berhak atas Jaminan Pemeliharaan Kesehatan sesuai dengan yang
diatur dalam Peraturan Perusahaan.
- Perusahaan mengikutsertakan setiap karyawan dalam program Jaminan Kesehatan
(BPJS Kesehatan), sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja.
- BPJS Kesehatan, adalah suatu perlindungan bagi Karyawan dalam bentuk bantuan
pemeliharaan kesehatan yang di atur dalam Permen Tenaga Kerja No. 1 Tahun 1998
Tentang Penyelenggaraan Pemeliharaan Kesehatan Bagi Tenaga Kerja

27
- Iuran BPJS Kesehatan akan dibayarkan sepenuhnya oleh perusahaan sesuai dengan
level dan golongan masing – masing karyawan.
- Mekanisme keikursertaan peserta BPJS Kesehatan mengikuti regulasi BPJS
Kesehatan
f. Santunan Kedukaan
Defenisi
Merupakan pemberian bantuan santuan kepada karyawan dan ahli waris karyawan yang
disebabkan karyawan atau keluarga dari karyawan (istri dan tiga orang anak) meninggal dunia
karena kecelakaan kerja atau bukan karena kecelakaan kerja (bukan karena akibat kesalahan
sendiri atau self misconduct)
Tujuan
Sumbangan perusahaan sebagai bentuk duka cita yang diberikan kepada karyawan atau ahli
waris karyawan meninggal dunia dan atau karyawan meninggal dunia.
Penanggung jawab
HR Employee Servise
HR Site
Policy
1. Apabila yang meninggal keluarga inti (suami/istri dan anak) karyawan, besarnya
sumbangan kedukaan ditetapkan sesuai yang tertera dalam Peraturan Perusahaan (PP).
2. Apabila karyawan/karyawati meninggal dunia, maka Perusahaan akan memberikan
sumbangan kedukaan kepada ahli warisnya sebesar Rp. 2.500.000,- (dua setengah juta
rupiah)
3. Selain sumbangan kedukaan, ahli waris karyawan yang meninggal dunia juga
mendapatkan:
a. Upah untuk bulan yang sedang berjalan.
b. Uang Pesangon, Penghargaan Masa Kerja (PMK) dan Uang Penggantian Hak yang
besarnya serendah-rendahnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku tentang Ketenagakerjaan dan pelaksanaannya.
c. Santunan BPJS Ketenagakerjaan, pensiun, dan lain-lain.
4. Sumbangan kedukaan tidak diberikan bila yang meninggal adalah orangtua karyawan
(ayah/ibu) atau kakak/adik karyawan.
5. Karyawan yang meninggal dunia karena kecelakaan kerja atau bukan karena kecelakaan
kerja (bukan karena akibat kesalahan sendiri atau self misconduct), maka Perusahaan
akan memberikan kepada ahli warisnya upah dalam satu bulan yang sedang berjalan, dan
uang santunan sesuai ketentuan perusahaan yang berlaku
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN SUMBANGAN KEDUKAAN

28
· Memberitahukan kpd Atasan ybs
mengenai berita duka tsbt
· Memberitahukan kepada HR
melalui e-mail atau berita tertulis
KARYAWAN
HR EMPLOYEE SERVICE
Karyawan menerima sumbangan
kedukaan
· Pemberian Santunan bersamaan dengan
pembayaran gaji.
· Melampirkan Surat Keterangan Kematian
dari Instansi Pemerintah/Kelurahan
Suami/Istri atau Anak Karyawan Meninggal Dunia :
Ahli waris karyawan menerima
sumbangan kedukaaan
· Memberitahukan kepada Atasan
ybs mengenai berita duka tsbt
· Memberitahukan kepada HR
Regional/HR Employee Services
KELUARGA/REKAN KARYAWAN
HR EMPLOYEE SERVICE
Karyawan/ti Meninggal Dunia :
Menyertakan Surat Keterangan Kematian dari
Kelurahan/Kecamatan setempat (untuk proses ke
BPJS Ketenagakerjaan), sedangkan untuk unit
pemberitahuan via HR Regional melalui e-mail
Sumbangan kedudukan diberikan bersamaan
dengan hak2 lainnya (upah, pesangon dan
lainnya).
g. Sumbangan Pernikahan
Defenisi
Merupakan pemberian bantuan kepada karyawan/ti yang melakukan pernikahan untuk
pertama kalinya
Tujuan
Sumbangan Perusahaan sebagai bentuk sukacita terhadap karyawan /karyawati yang baru
saja melakukan pernikahan.
Penanggung jawab
HR Employee Servise
HR Site
HR PGA
Policy

29
- Sumbangan pernikahan diberikan apabila karyawan/ti sudah menyelesaikan
administrasi dokumen berupa surat undangan pernikahan, fotocopy surat nikah, form
perubahan data karyawan dan fotocopy KTP pasangan
- Besarnya sumbangan yang diberikan sebesar dengan rincian sebagai berikut :
a. Staff : Rp. 1.500.000,-
b. Non Staf : Rp. 500.000,-
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN SUMBANGAN PERNIKAHAN
KARYAWAN
Mengajukan permohonan kepada HR
Site/HR PGA (Site) dan HR Employee
Services (Jakarta)
Menerima sumbangan pernikahan
HR EMPLOYEE SERVICES /HR SITE
Karyawan menyerahkan bukti fotokopi Surat
Nikah dan fotokopi KTP karyawan & pasangan.
Sumbangan pernikahan diberikan bersamaan
dengan pembayaran gaji.
h. Cuti Tahunan
Defenisi
Cuti tahunan adalah cuti yang diberikan kepada karyawan setelah bekerja selama 12 (dua
belas) bulan secara terus menerus.
Tujuan
- Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meluangkan waktunya untuk urusan
keluarga, pribadi dsb diluar waktu kerja
- Menjaga kondisi fisik dan mental karyawan agar dapat lebih kelihatan sehat dan fresh
Penanggung Jawab
HR Site

30
HR PGA
Policy
1. Karyawan yang telah bekerja selama 12 (dua belas) tahun secara terus menerus
2. Karyawan berhak mendapatkan cuti tahunan sebanyak 12 (dua belas) hari kerja.
3. Masa pengambilan cuti tahunan baru dapat digunakan pada tahun ke 2 (dua) berjalan.
4. Pekerja yang mengambil cuti tahunan berhak atas upah penuhnya yaitu gaji pokoknya dan
tidak termasuk tunjangan-tunjangan yang diperhitungkan berdasarkan kehadirannya di
tempat kerja per hari.
5. Perusahaan berwenang untuk menolak permintaan cuti dari karyawan yang belum genap 1
tahun bekerja.
6. Cuti bersama sesuai dengan kebijakan perusahaan maka secara otomatis akan memotong
jumlah jatah cuti tahunan karyawan.
7. Karyawan yang tidak masuk kerja/mangkir minimal 1 (satu) hari tanpa alasan yang jelas
maka secara otomatis akan memotong jatah cuti karyawan, apabila karyawan tersebut
belum memiliki jatah cuti tahunan maka akan dilakukan pemotongan gaji secara prorate
8. Hak cuti tahunan akan gugur akan gugur setelah 12 (duabelas) bulan terhitung sejak
timbulnya hak cuti tersebut bila karyawan tidak menggunakan haknya bukan karena alasan
yang diberikan perusahaan
9. Cuti tahunan disetujui secara tertulis oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti
Tata Cara
PROSES PENGAJUAN CUTI TAHUNAN
KARYAWAN
· Karyawan menagajukan cuti melalui Form
Pengajuan cuti tahuan
· Meminta persetujuan kepada atasan
langsung minimal 2 (dua) hari sebelum
pengambilan cuti
· Karyawan mengirimkan Form Pengajuan
Cuti yang sudah disetujui ke HR Site/
Employee Services
HR EMPLOYEE SERVICES/HR SITE/HR PGA
· Melakukan pengecekan dan pencatatan
jumlah cuti karyawan ybs
· Memberikan izin/menolak pengajuan cuti
· Pengajuan pengambilan jatah cuti
tahunan harus sesuai dengan kuota
sisa cuti
i. Cuti Besar
Defenisi
Cuti Besar adalah cuti yang diberikan kepada karyawan setelah bekerja selama 5 (lima) tahun
secara terus menerus
Tujuan

31
Bentuk perhatian dari perusahaan atas loyalitas karyawan yang dalam bekerja
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy
Penerapan Cuti Besar berlaku untuk karyawan perusahaan yang tergabung dalam Barito
Rubber Group (PT. Wanamukti Wisesa, PT. Lestari Asri Jaya, dan PT. Multi Kusuma
Cemerlang) yang telah memiliki masa kerja 5 (Lima) tahun atau lebih dan berstatus tetap
(Permanen) dengan ketentuan sebagai berikut
1. Setiap karyawan berstatus tetap (Permanen) yang memiliki masa kerja sekurang-
kurangnya 5 (lima) tahun secara terus-menerus dan setiap kelipatan 5 (lima) tahun
berikutnya berhak atas cuti besar selama 10 (sepuluh) hari kerja diluar cuti tahunan 12
(dua belas) hari.
2. Untuk masa kerja karyawan terhitung dari tanggal, bulan, dan tahun pengangkatan
karyawan tersebut menjadi karyawan tetap (Permanen).
3. Cuti besar harus diambil sekaligus secara penuh atau diambil 2 (dua) kali masing-
masing 5 (lima) hari pada tahun yang sama.
4. Pada cuti besar setiap karyawan berhak atas kompensasi 1 (satu) kali gaji pokok.
5. Kompensasi 1(satu) kali gaji dapat dicairkan bersamaan dengan pengajuan cuti besar
tersebut.
6. Cuti besar yang tidak diambil sampai dengan 12 (dua belas) bulan timbulnya masa cuti
besar maka dinyatakan kadaluwarsa (hangus) berikut kompensasi yang menyertainya
7. Proses pengajuan pengambilan Cuti Besar harus dilakukan minimal 1 (satu) bulan
sebelum pengambilan cuti
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN CUTI BESAR

32
KARYAWAN
· Karyawan menagajukan cuti melalui Form
Pengajuan Cuti Besar
· Meminta persetujuan kepada atasan
langsung minimal 1 (satu) bulan sebelum
pengambilan cuti
· Karyawan mengirimkan Form Pengajuan
Cuti yang sudah disetujui ke HR
· Melakukan cek & review masa kerja
karyawan ybs
· Melakukan in put data pengajuan cuti
· Memberikan tunjangan cuti pada saat pada
saat tanggal pembayaran penggajiani
i. Klaim Kesehatan
Defenisi
Adalah proses pemberian bantuan kepada karyawan terkait dengan perawatan kesehatan
yang meliputi rawat inap, rawat jalan dan melahirkan.
Tujuan
Untuk memberikan jaminan kesehatan bagi Karyawan dan anggota keluarganya.
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy

33
1. Tunjangan kesehatan karyawan di bagi ke dalam 3 (tiga) bagian yaitu : rawat inap,
rawat jalan dan melahirkan
2. Seluruh pengelolahan kesehatan karyawan di kelola oleh BPJS Kesehatan.
3. Tata cara penggunaan BPJS Kesehatan akan disosialisasikan oleh petugas BPJS
Kesehatan yang di undang oleh HRD
4. Adapun penambahan fasilitas kesehatan lainya di atur dengan Kebijakan
Perusahaan melalui Memo Internal.
Bab VII
Performance Management
a. Performance Management System
Defenisi
Adalah proses Performance Management merupakan hubungan yang saling terintegrasi :
1. Rencana kerja
2. Rencana pengembangan

34
3. Evaluasi kinerja terkait dengan aktivitas yang dilakukan karyawan yang
mengacu kepada strategi perusahaan.
Tujuan
Menyediakan kesempatan untuk melakukan evalusi terhadap kinerja secara objektif:
· Arahan dan umpan balik terhadap kinerja
· Komunikasi dua arah
· Rencana pengembangna dan perbaikan yang terstruktur
· Berhubungan dengan pemberian reward dan penghargaan kepada karyawan
Penangung Jawab
Performance Management Cycle
· Activy Plan/KPI – Rencana pengembangan disusun setelah IPP disepakati
dan merupakan hal yamg terpenting dalam menentukan area pengembangan
apa yang dibutuhkan untuk mrnampilkan keahlian atau kompetensi uang
diharapkan sehingga target kinerja tercapai.
· Individual Performance Plan (IPP) – Rencana kerja individu yang diturunkan
dari strategi perusahaan. Individual Performance Plan (IPP) pada awal tahun,
termasuk didalamnya target pencapaian dancara mencapai target tersebut.
Hal yang perlu diperhatikan pada saat menyusun IPP adalah tujuan dan
rencana kerja harus jelas, efektif dan terukur.
· On going Performance (Monitoring) - Pemberian umpan balik/feedback
wajib dilakukan sepanjang tahun. Tanpa pemberian feedback yang teratur dan
terus menerus, dapat terjadi kemungkinan ketidakpuasan, ketidaksetujuan, dal
lain-lain terkait dengan kinerjanya. Hal yang sangat positif dalam pemberian
feedback adalah bahwa hal ini secara langsung dan tidak langsung mampu
memotivasi dan mengembangkan karyawan dan merupakan kompetensi yang
kritikal bagi supervisor dan manager
· PICA Review – Penilain karya akhir tahun merupakan evaluasi akhir terhadap
pencapaian kinerja karyawan terhadap keseluruhan kinerja selama 1 tahun
yang berdampak pada keberhasilan perusahaan. Tahap ini mengikutsertakan
evaluasi pimpinan, evaluasi karyawan sendiri, diskusi hasil akhir dan
dokumnetasi hail final. Setelah evaluasi penilaian karya final/lengkap, hasil
kerja akan diikuti dengan proses pemberian penghargaan dan reward.

35
· Performance Appraisal (Penilaian Karya) – Penilaian karya akhir tahun
merupakan evaluasi akhir terhadap pencapaian kinerja karyawan terhadap
keseluaruhan kinerja selama 1 tahun yang berdampak pad akeberhasilan
perusahaan. Tahp ini mengikutsertakan evaluasi manager, evaluasi karyawan
sendiri, diskusi hasil akhir dan dokumentasi hasil final. Setelah evalusi
penilaian karya final/lengkap, hasil kinerja akan diikuti dengan proses
pemberian penghargaan dan reward.
a. Penilaian Karya
Defenisi
Adalah proses penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan
dalam periode rentang 1 (satu) tahun berjalan. Proses penialaian kerja juga meliputi proses
coaching dan counseling.
Tujuan
- Mengenali kelebihan dan kelemahan pekerja, sehingga dapat diketahui adanya
kebutuhan pelatihan dan disiapkan arah pengembangan selanjutnya.
• Performace Appraisal
(Penilaian Karya) :
Final Review (Nilai PK),
Coaching & Counseling
--> On November
•Reward & Punisment
: Bonus, Salary
Increasement,
Development
Planning, Career
Planning
• On Going Performance
(Monitoring) : PICA
Review, Coaching &
Counseling
•Performance Planning
(IPP) : Activity
Plan/KPI -->
• Submit KPI : Dec
• Start KPI : Jan
Plan Do
CheckAction
Diagram Performance Management Cycle

36
- Sebagai alat komunikasi antara atasan dan bawahan sehingga terbina hubungan
yang sehat dan harmonis, bawahan memahami apa yang diharapkan atasan,
sebaliknya atasan mengenali aspirasi/harapan bawahan.
- Menyadarkan Pekerja bahwa keberadaannya di Perusahaan menimbulkan
kewajiban bagi dirinya untuk memberikan prestasi kerja yang terbaik bagi
Perusahaan, sehingga penilaian karya akan mempengaruhi nilai kenaikan upah,
kesempatan promosi, sanksi dan penghargaan
Penanggung Jawab
HR Site
Policy
- Penilaian pelaksanaan pekerjaan (penilaian karya) dilakukan sekurang-kurangnya
1 (satu) kali dalam setahun bersifat rahasia antar sesama Pekerja namun bersifat
terbuka antara atasan dan bawahan
- Bahwa yang berwenang membuat penilaian pelaksanaan pekerjaan (performance
appraisal) diatur secara berjenjang yaitu atasan langsung dan akan dilakukan
balancing dari Atasan dari Atasan Langsung dan HR Site
- Dilakukan setiap akhir tahun (Januari- Desember).
- Berguna sebagai :
a. sarana evaluasi performa kerja karyawan.
b. landasan perhitungan bonus, kenaikan gaji, demosi, dan promosi reguler.
c. landasan untuk melakukan coaching dan counseling.
Tata Cara
PROSEDUR PENILAIAN KARYA

37
HR TALENT MANAGEMENT/HR
ORGANIZATION DEVELOPMENT
· Melakukan reminder kepada seluruh
Pimpinan Direktorat, Divisi dan Departmen
terkait dengan proses pelaksanaan
Penilaian Karya (PK)
· Proses reminder dilakukan sebelum bulan
Desember (tenggat waktu pengumpulan
PK)
· Memastikan seluruh Pimpinan Direktorat,
Divisi dan Departemen sudah melakukan
proses penilaian dan berjalan sesuai
dengan yang direncanakan
DIRECTOR, GENERAL MANAGER, DIV HEAD
& DEPT HEAD
· Melakukan proses penilaian karya untuk
masing – masing karyawan sesuai dengan
target kerja yang sudah di susun pada awal
tahun
· Memastikan adanya proses coaching &
counseling pada saat
· Melakukan proses balancing Penilaian
Karya di tingkat Direktorat, Divisi dan
Department
· Mengirimkan hasil penilaian karya, kepada
HR terkait sesuai dengan tengat waktu
yang ditentukan
· Melakukan proses pengumpulan Penilaian
Karya dari seluruh Direktorat, Divisi, dan
Department
· Melakukan proses balancing dari setiap
Direktorate, Divisi dan Departemen
· Menggunakan penilaian PK untuk
keperluan :
1. Landasan Perhitungan Bonus
2. Perhitungan Gaji
3. Promosi
4. Demosi
HR TALENT MANAGEMENT/HR OD/HR SITE
·
Karyawan yang dinilai adalah karyawan yang
sudah bekerja ≥ 3 bulan atau sudah melawati
masa percobaan
Bagi karyawan yang masa kerja ≤ 3 bulan, tidak
dilakukan proses penilaian
·
· Aspek penilaian yang menjadi tolak ukur
adalah pencapaian target sesuai dengan
penyusunan IPP di awal tahun berjalan
· Bagi karyawan yang belum melakukan
penyusun IPP di awal tahun berjalan
(karyawan baru) maka indikator tolak ukur
adalah pencapaian hasil kerja selama
proses waktu berjalan
· Kriteria Hasil Penilaian Karya yaitu
1. Baik Sekali : (A)
2. Baik : (B)
3. Cukup : (C)
4. Kurang : (D)
5. Kurang Sekali : (E)
Bab VIII

38
Perencanaan Karier
a. Promosi
Defenisi
Promosi adalah kenaikan jabatan dan atau pangkat yang diberikan kepada karyawan
berdasarkan keputusan manajemen sesuai dengan peraturan yang di atur lebih lanjut di dalam
kebijakan promosi
Tujuan
Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atas posisi tertentu atau sebagai bentuk apresiasi
perusahaan atas prestasi karyawan.
Penanggung Jawab
Policy
- Setiap pengajuan promosi harus disesuaikan dengan MPP.
- Promosi berdasarkan Kompetensi / kemampuan kerja dari Pekerja dan adanya formasi
posisi dalam Perusahaan
- Proses promosi harus melalui asesmen dan hasil dari Penilaian Karya (PK).
- Setiap promosi di ikuti dengan perubahan remunerasi
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN PROMOSI
ATASAN LANGSUNG/ATASAN DARI ATASAN
LANGSUNG
· Mengajukan permohonan pengajuan
promosi melalui Form Request Change
Status
· Melampirkan dokumen nilai PK dan
dokumen pendukung lain (jika diperlukan)
· Melakukan review dan analisa dari
pengajuan promosi
· Melakukan proses asesmen secara
kompetensi bila di perlukan
· Untuk promosi ke level managerial ke atas
perlu dilakukan people review
· Melakukan proses pencetakan Surat
Keterangan
· Menyerahkan SK Promosi kepada atasan
ybs
ATASAN LANGSUNG/ATASAN DARI ATASAN
LANGSUNG
Menyampaikan SK Promosi kepada karyawan
ybs
b. People Review
Defenisi

39
People review adalah penilaian terhadap potensi dan kinerja staff yang dilakukan oleh Komite
People Review sebagai persyaratan promosi pada tingkat Manager ke atas.
Tujuan
Untuk menentukan sejauh mana kesiapan seseorang yang akan di promosikan dengan melihat
apa yang telah di lakukan dan apa yang akan di lakukan untuk memajukan perusahaan
Penanggung Jawab
Policy
- People review dilakukan dengan mempertimbangkan atas dasar kesiapan karyawan
untuk di promosikan ke jabatan yang lebih tinggi. Dalam hal ini promosi kepangkatan
yang di maksud adalah untuk promosi dari level manager ke atas
- Dalam proses people review dapat diberlakukan proses assesment tambahan jika di
perlukan.
- Beberapa metode yang dapat di gunakan untuk proses people review antara lain :
1. Potential Review, metode untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang
Potensi yang di miliki oleh individu.
Teknisnya dapat melalui:
- Tes Psikologi.
- Presentasi.
- Panel Interview.
- Leaderless Group Discussion ( Kelompok Diskusi ).
2. Comprehensive Test Metode evaluasi karyawan selama menjalani masa Acting.
Teknisnya dapat melalui:
- Presentasi.
- Interview Panel.
Tata Cara
PROSEDUR PELAKSANAAN PEOPLE REVIEW

40
· Menginformasi kepada peserta people
review terkait dengan jadwal
pelaksanaan, materi yang akan di
sampaikan dan pengumpulan materi ke
HR
· Mengundang para komite peserta people
review sesuai dengan jadwal
· Melakukan review dan feedback terkait
dengan materi peserta people review
PESERTA PEOPLE REVIEW
· Mengumpulkan materi people review ke
HR Talent Management sesuai dengan
tenggat waktu yang ditentukan
· Melakukan revisi materi people review
(jika diperlukan)
· Melakukan presentasi pemaparan di
hadapan Komite People Review
· Meminta rekap penilaian dari masing –
masing anggota Komite People Review
· Membuat Rekapitulasi Hasil penilaian
dari masing – masing anggota Komite
People Review
· Menyampaikan hasil People Review
kepada peserta People Review
Bentuk pemaparan materi berupa :
- Presentasi.
- Panel Interview.
- Leaderless Group Discussion
Apabila penilaian dari masing – masing
anggota Komite People Review tidak
memenuhi persyaratan maka akan dilakukan
People Review ulangan jika di perlukan
c. Demosi
Defenisi
Demosi adalah kewenangan Perusahaan untuk mengambil tindakan berupa perubahan
jabatan yang lebih rendah dalam satu bagian maupun antar bagian yang dikarenakan
Karyawan tidak dapat memenuhi kualifikasi tugas-tugasnya atau melanggar Peraturan
Perusahaan yang dapat dikenakan sanksi.
Tujuan
- Untuk memberikan sanksi/punishment kepada karyawan yang telah melakukan
pelanggaran
- Sanksi yang diberlakukan bersifat membina bagi karyawan ybs
Penanggung Jawab
HR Corporate

41
Policy
Demosi dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
- Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang dipromosikan menunjukan bahwa yang
bersangkutan dinilai tidak mampu menempati jabatan tersebut sehingga harus kembali
ke jabatan yang lama.
- Hasil Penilaian Prestasi Kerja menunjukan bahwa yang bersangkutan dinilai tidak
mampu menempati jabatan saat ini, sehingga harus diturunkan jabatan atau golongan
yang lebih rendah.
- Terjadi kesalahan maupun kelalaian karyawan yang mengakibatkan kerugian
Perusahaan baik materi ataupun non-materi.
- Terjadi kelalaian karena tidak melaporkan usaha-usaha yang merugikan Perusahaan.
- Pada dasarnya karyawan tidak mengalami penurunan gaji pokok. Namun penyesuaian
tunjangan, tetap dimungkinkan jika karyawan didemosi.
d. Mutasi
Defenisi
Mutasi adalah kewenangan Perusahaan untuk memindahkan karyawan dari suatu jabatan ke
jabatan lain, dari suatu bagian ke bagian lain, atau dari suatu lokasi tempat kerja ke lokasi lain,
yang disesuaikan kebutuhan organisasi perusahaan.
Tujuan
Untuk Pengalihtugasan karyawan dilakukan untuk mendayagunakan tenaga kerja serta dalam
rangka mencapai tujuan Perusahaan.
Penanggung Jawab
HR Corporate
HR Site
HR PGA
Policy
- Dalam hal pelaksanaan Mutasi, perusahaan terlebih dahulu membicarakan kepada
karyawan yang bersangkutan paling lambat 2 (dua) minggu sebelumnya.
- Pekerja yang dimutasi, tidak mengurangi upah yang diterima, minimal sama dengan
upah yang diterima sebelum dipindahkan.
- Biaya yang timbul dalam proses Mutasi diatur lebih lanjut dalam Kebijakan
Perusahaan.
- Mutasi bukan merupakan tindakan hukuman terhadap pekerja.
Tata Cara
PROSEDUR PENGAJUAN MUTASI

42
DIVISI/DEPARTMENT TERKAIT
· Divisi atau Department terkait
mengajukan permohonan pengajuan
mutasi
· Mengirimkan pengajuan permohonan
mutasi kepada HR Terkait
HR CORPORATE/HR Site
· Melakukan Review dan analisa terkait
dengan pengajuan mutasi
· HR berhak menolak pengajuan mutasi
dengan alasan kebutuhan perusahaan
· HR Employee Services/HR Site
mencetak SK Mutasi dan
mengirimkanya ke bagian terkait
· Up date data perubahan ke dalam
sistem dan Struktur Organisasi
DIVISI/DEPARTMENT TERKAIT
· Memberikan SK Mutasi kepada
karyawan ybs
· Menyiapkan segala hal yang
berhubungan dengan serah terima
dokumen
Bab IX

43
Program Pengembangan
a. Internal Training & Inhouse Training
Defenisi
- Internal Training adalah Training yg diselenggarakan oleh Learning Center
berdasarkan identifikasi & analisa kebutuhan karyawan atau berdasarkan permintaan.
- Inhouse Training adalah Training yg diselenggarakan oleh pihak lain baik diluar
perusahaan maupun didalam perusahaan yg seluruh pesertanya adalah karyawan
Rubber Barito Group
Tujuan
Untuk memberi pembekalan tentang basic skill, motivasi, dan pengembangan diri kepada
karyawan baik di level Staff maupun Manager melalui training yang diadakan di Learning
Center
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Tata Cara
PROSEDUR INTERNAL TRAINING & INHOUSE TRAINING
(TRAINER DARI INTERNAL PERUSAHAAN)
BRG LEARNING CENTER
· Menginformasikan kepada masing – masing
atasan tentang pelaksanaan kegiatan
pelatihan
· Mengatur akomodasi, konsumsi dan adaptasi
· Memberikan pengrahan proses keberangkatan
dan kepulangan peserta training
KARYAWAN
· Berangkat menuju ke lokasi Pelatihan (BRG
Learning Center)
· Mengikuti program pelatihan sesuai dengan
jadwal yang sudah ditetapkan
BRG LEARNING CENTER
· Mengisi dan mengumpulkan absensi peserta
pelatihan
· Melakukan evaluasi hasil pelatihan
· Membuat sertifikat bagi peserta
· Meng in put data pelatihan ke dalam sistem
PROSEDUR INTERNAL TRAINING & INHOUSE TRAINING
(TRAINER DARI LUAR PERUSAHAAN)

44
DIVISI/DEPARTEMENT TERKAIT
· Mengajukan Form Pengajuan Pelatihan
· Berkoordinasi dengan pihak Learning Center
terkait dengan pelaksanaan kegiatan pelatihan
· Jika menggunakan vendor maka Divisi/
Department terkait wajib melakukan pitching
vendor minimal 3 (tiga) vendor sebagai
pembanding
· Melampirkan rincian biaya, jadwal dan peserta
pelatihan
· Meminta persetujuan dari HR Talent
Management
KARYAWAN
Mengajukan Form Pelatihan Internal dan meminta
pesetujuan atasan langsung
ATASAN LANGSUNG
Memberikan persetujuan Form Pelatihan yang di
ajukan oleh karyawan
· Menerima permintaan pengajuan pelaksanaan
pelatihan
· Melakukan analisa terhadap vendor yang di
tunjuk oleh pemohon
· Berkordinasi dengan pihak Learning Center
terkait dengan proses pelaksanaan pelatihan
· Melakukan proses pembayaran biaya pelatihan
· Melakukan proses evaluasi proses kegiatan
pelaksanaan pelatihan diakhir kegiatan
· Melaksanakan proses pelaksanaan
kegiatan pelatihan
· Menyerahkan Invoice biaya pelatihan
beserta dokumen – dokumen yang
diperlukan
Koordinasi dengan pihak Learning Center
terkait dengan akomodasi, kosumsi dan
transportasi
VENDOR PELATIHAN
b. Public Training

45
Definisi
Mengikutsertakan karyawan pada training yg diselenggarakan oleh pihak lain (eksternal).
Tujuan
Memberi kesempatan kepada Karyawan untuk mengikuti training di luar yang diselenggarakan
oleh pihak luar (eksternal) guna mengembangkan pengetahuan dan kemampuan kerja
Karyawan (di luar training yang diadakan oleh perusahaan
Penanggung Jawab
Tata Cara
PROSEDUR PELAKSANAAN PELATIHAN PUBLIC TRAINING
KARYAWAN
· Mengajukan permohonan mengikuti kegiatan
Pelatihan melalui Form Permintaan Pelatihan
Eksternal
· Meminta persetujuan dari Atasan dan Atasan
Langsung
· Meminta persetujuan kepada Direktur Terkait
· Menyerahkan Form Permintaan Pelatihan
Eksternal kepada HR terkait (HR Talent
Management & HR Regional)
HR TALENT MANAGEMENT/ HR REGIONAL
· Melakukan review dan analisa terkait dengan
dokumen pengajuan
· HR berhak menolak pengajuan permohonan
apabila tidak sesuai dengan kebijakan
perusahaan
· Mendaftarkan peserta ke pihak penyelengara
pelatihan
· Berkoordinasi dengan pihak penyelenggara
terkait dengan pelaksanaaan pelatihan
VENDOR PELATIHAN
· Melaksanakan proses pelaksanaan kegiatan
pelatihan
· Menyerahkan Invoice biaya pelatihan beserta
dokumen – dokumen yang diperlukan
· Membayarkan biaya pelatihan
· Melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan
· Melakukan in put data pelaksanaan kegiatan
pelatihan
HR TALENT MANAGEMENT/ HR REGIONAL
· Mengikuti kegiatan pelatihan sesuai
dengan waktu yang di jadwalkan
· Melaporkan pelaksanaan kegiatan
pelatihan kepada HR
· Mengisi Form Evalusasi Pelatihan dan
menyerahkan fotocopy sertifikat pelatihan
KARYAWAN
Bab X :

46
Termination
a. Pemutusan Hubungan Kerja
Definisi
Terputusnya hubungan kerja antara Perusahaan dengan Karyawan yang terbagi atas
beberapa kelompok:
1. Karyawan / Karyawati mengundurkan diri.
2. Karyawan / Karyawati meninggal dunia.
3. Pemberhentian karena usia lanjut ( Pensiun ).
4. Berakhirnya Kesepakatan Kerja Waktu Tertentu.
5. Karyawan / Karyawati tidak memenuhi syarat pada saat masa percobaan.
6. Karyawan / Karyawati tidak mencapai standar prestasi kerja yang ditetapkan
perusahaan.
7. Tidak mampu bekerja karena alasan kesehatan.
8. Pelanggaran peraturan tata tertib dan disiplin.
9. Pembebasan tugas ( skorsing ).
10. Pemberhentian umum.
Policy
Ketentuan mengenai uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian
hak mengacu pada Peraturan Perusahaan dan Undang-Undang No.13 Tahun 2003 tentang
Ketenagakerjaan.
Penanggung Jawab
HR Corporate
HR Site
HR PGA
Tata Cara

47
PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN
KARYAWAN
· Mengajukan surat pengunduran diri
minimal 1 (satu) bulan sebelum karyawan
mengundurkan diri
· Mengisi dan memberikan Form Exit
Interview ke bagian HR
· Mengajukan surat pengunduran diri
minimal 1 (satu) bulan sebelum karyawan
mengundurkan diri
· Mengisi dan memberikan Form Exit
Interview ke bagian HR
HR CORPORATE/HR SITE/HR PGA
Menyelesaikan segala kewajiban karyawan
(Exit Clereance)
KARYAWAN
IT DIVISION
Melakukan penutupan akses
Memberikan rekomendasi Surat Keterangan
Kerja & Surat Referensi Kerja
Menyelesaikan kewajiban seperti serah terima
pekerjaan, hutang atau pinjaman yang masih
tersisa
Pemberian Surat Keterangan Kerja dan Surat
Referesi Kerja diberikan pada hari terakhir
karyawan bekerja
Proses pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran Peraturan Perusahaan (mengacu
pada PP berlaku) akan melalui mekanisme tersendiri:
PROSEDUR PROSES PHK

48
DIVISI/DEPARTEMENT TERKAIT
· Menemukan pelanggaran
karyawan berdasarkan fakta dan
temuan di lapangan
· Membuat laporan dan rekomendasi
GM atau Manager memberikan tanggapan/
rekomendasi atas temuan yang dilaporkan mengenai
karyawan yang bersangkutan. diberi jangka waktu 10
hari sejak temuan pelanggaran dilaporkan untuk
membuat laporan / rekomendasi mengenai karyawan
ybs. Laporan / rekomendasi ditujukan ke Audit.
ATASAN LANGSUNG
Mengajukan permohonan PHK ke HR
Corporate
HR CORPORATE/HR SITE
· Membuat Surat Perjanjian
Bersama (SPB) atau Surat
Pemutusan Hubungan Kerja
· Melakukan penandatangan SPB
· Serah terima SPB bersama
karyawan ybs
· Surat PHK dan SPB ditandatangani oleh HR dan
Atasan ybs, kemudian diserahkan ke karyawan ybs
dengan dibubuhkan tanda tangan karyawan ybs
sebagai bukti bahwa surat PHK dan SPB terlah
disepakati.
· Surat PHK dan SPB di fotocopy 2 rangkap ( 1 untuk
Dept. Head/BM/ROH dan 1 untuk karyawan ),
sedangkan yang asli disimpan oleh pihak HR
b. Surat Pengunduran Diri
Tujuan
Adanya bukti tertulis kepada Perusahaan atas permohonan pengunduran diri karyawan.
Penanggung Jawab
HR Site
Policy
1. Surat permohonan pengunduran diri karyawan kepada perusahaan diajukan paling lambat
1 (satu) bulan sebelum tanggal pengunduran diri.
2. Apabila pengunduran diri kurang dari 1 (satu) bulan maka karyawan tidak akan
mendapatkan Surat Referensi Kerja
c. Exit Interview (Wawancara Akhir Kerja)
Defenisi
Merupakan fase tahapan akhir wawancara bagi karyawan yang akan mengundurkan diri dari
perusahaan
Tujuan
Mendapatkan informasi, tanggapan atau masukan dari karyawan mengenai perusahaan dan
atasan sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan.
Penanggung Jawab

49
HR Corporate
HR Site
Policy
1. Atasan langsung karyawan ( setingkat Dept. Head ) harus melaporkan kepada pihak HRD
paling lambat 3 hari kerja setelah menerima permohonan pengunduran diri karyawannya.
2. Exit Interview Form dan Exit Clearance diserahkan ke HRD paling lambat 2 (dua) minggu
sebelum hari efektif karyawan tersebut keluar, dilampiri surat pengunduran diri atau berita
acara pemutusan hubungan kerja.
Tata Cara
PROSEDUR EXIT INTERVIEW
KARYAWAN
· Pengajuan pengunduran diri
· Mengisi Form Exit Interview
ATASAN LANGSUNG
Mengisi Form Exit Clereance dari
Karyawan ybs
· Menyerahkan Form Exit Interview
dan Exit Clereance ke HR terkait
· Melakukan wawancara dengan
Atasan Langsung
· Jika diperlukan lakukan wawancara
dengan HR terkait
KARYAWAN
HR EMPLOYEE SERVICES/HR SITE
Melakukan pengarsipan Form Exit
Clereance dan Exit Interview
d. Penyelesaian Kewajiban Karyawan
Tujuan
Sebagai pertanggungjawaban atas kewajiban karyawan terhadap perusahaan berupa
pengembalian asset perusahaan, seperti hutang (KTA, Medical, Koperasi), ID Card, fasilitas
kantor (kamera, notebook, login user, dll).
Penanggung Jawab
HR Site
HR PGA
Policy

50
Bila terjadi pemutusan hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan yang disebabkan
oleh alasan apapun, maka karyawan wajib melunasi semua hutangnya kepada perusahaan
pada saat terputusnya hubungan kerja terjadi
e. Penutupan Akses Karyawan
Tujuan
Menjaga kerahasiaan dan menghindari penyalahgunaan data perusahaan.
Penanggung Jawab
HR Site
Policy
Penutupan access seperti login user dan e-mail melalui permohonan dari atasan langsung (
setingkat Dept. Head ).
Tata Cara
PROSEDUR PENUTUPAN AKSES
ATASAN LANGSUNG
Mengajukan permohonan
penutupan akses via email
Melakukan penutupan akses
berdsarkan permintaan dari
atasan langsung
IT HEAD
Atasan langsung mengirimkan informasi
kepada HR melalui email
IT menutup akses bila sudah mendapatkan
konfirmasi dari pihak HR terkait
f. Surat Keterangan Kerja dan Surat Referensi Kerja
Defenisi
Adalah surat yang diberikan kepada karyawan berupa keterangan kerja dan referensi kerja
yang diberikan kepada karyawan yang mengundurkan diri
Tujuan
- Memberikan kemudahan kepada mantan karyawan untuk mengurus hal-hal yang masih
berhubungan dengan hak-haknya (Jamsostek atau pensiun
- Sebagai rekomendasi perusahaan mengenai kinerja selama karyawan tersebut bekerja.
Penanggung Jawab
HR Site
Policy

51
1. Semua karyawan yang keluar dari perusahaan berhak untuk mendapatkan Surat
Keterangan Kerja.
2. Surat Referensi kerja di berikan kepada karyawan dengan syarat:
a. Telah mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya
30 hari sebelum tanggal pengunduran diri.
b. Sudah menjadi karyawan tetap.
c. Memiliki tingkat produktivitas sesuai dengan standar produktivitas yang ditetapkan
perusahaan ( tidak low performance ).
d. Tidak melakukan fraud atau melakukan perbuatan yang merugikan perusahaan baik
secara finansial maupun reputasi/nama baik perusahaan.
e. Telah menyelesaikan semua kewajiban terhadap perusahaan
f. Bagi karyawan yang menundurkan diri tidak seusai dengan masa one month notice
maka karyawan ybs tidak berhak mendapatkan Surat Referensi Kerja

HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1

Similar to HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1 (20)

HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1