Esta presentación describe la evolución de la gestión documental hacia un entorno de gobierno integrado de la información, y presenta una metodología basada en procesos para el diseño e implantación de sistemas de gestión documental. This presentation describes the evolution from records management to an integrated information governance framework, and proposes a process based methodology for records and information management systems design and development. Citación recomendada: La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información. IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno". Región de San Martín, Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016.

1. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La definición de sistemas de
gestión documental en el marco de un
gobierno integrado de la información
Jordi Serra Serra
Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE)
Universidad de Barcelona
IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno"
Región de San Martín, Tarapoto (Perú) - 27 de mayo de 2016
@Master_MGDIE

2. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿CÓMO SÓN LOS SISTEMAS (SGD)
QUE DISEÑAMOS ACTUALMENTE?

3. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico

4. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico

5. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.

6. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.

7. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.
100%

8. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.
100%

9. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿HACIA DÓNDE VAMOS?

10. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Para qué queremos un sistema
de gestión documental?
Efectividad Eficiencia
ContinuidadConformidad
Voluntad
Necesidad

11. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
¿Cómo són los sistemas que diseñamos?
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
valoración y
disposición
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Tratamiento
(gestión)
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Sistemas de información + personas + espacios
Documento
Documento
integrado

12. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿En qué contexto estamos diseñando
actualmente los SGD?
Empresarial y
organizacional
Tecnológico
Social
Inmediatez
Transparencia
Reutilización
Refuerzo identidades
Mobile (portabilidad)
Cloud (externalización)
Social (interacción)
Big Data (datificación)
Multiformes
Compuestas
Ubicuas
Agiles

13. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Un ejemplo del ámbito público...
Ley 39/2015 del
procedimiento
administrativo
• Documento y
expediente
obligatoriamente
electrónicos (1 oct.)
• Archivo electrónico
único
Leyes estatal y
autonómicas de
transparencia
• Obligación de
publicidad activa
(integración)
• Reutilización de la
información
(datificación)

14. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Funcionan los SGD que diseñamos?
Excesivamente formal y
autoexigente (perfeccionista)
Perspectiva discreta (focus on
small-data)
Planteado en base a fronteras
(custodialista)
Concepción centralista del
Sistema
Bajo porcentaje de cobertura
real
Poca fiabilidad y seguridad
efectivas
Con poca aportación de valor al
usuario
Con un ROI a (demasiado) largo
plazo

15. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Métricas que demuestran
que no acaban de funcionar
30%
46%
48%
50%
70%
54%
52%
50%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Retail
Manufacturing
Energy services
Financial services
They have
They don't
Iron Mountain (2016)

16. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Bajo porcentaje de cobertura real
?

17. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Poca fiabilidad y seguridad efectivas

18. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Poca fiabilidad y seguridad efectivas
85%
37%
54%
15%
63%
46%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Redes sociales no incluidas en las
políticas de GD
Interacciones esenciales en redes
sociales no capturadas ni conservadas
Empleados que utilizan el correo
particular para enviar datos de
empresa
John Newton, AIIM (2016)

19. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Poca aportación de valor al usuario
Comunicaciones
(correspondencia)
Documentos
(capturados)
+ Confianza -
(en procesos de eDiscovery)

20. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Y el papel se acaba
Memòria d’arxius 2013. Departament de
Cultura, Generalitat de Catalunya.
Crece
33%
Estable
28%
Decrece
39%
2014: crecimiento global 10%
2015: decrecimiento global 6%
(21% empresas >5000 trab.)
Information Governance: too important to be
left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.

21. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La respuesta del sector profesional:
evolución
Information
(records)
Information
and records
governance
About policies
Information
and records
management
About
procedures
ISO 15489
Distintos entornos y
modelos de
implementación
Orientación a sistemas
Metodología de gestión
de proyectos: DIRKS vs. IT
(incluyendo Scrum/Agile)
Migraciones
Análisis funcional y
secuencial vinculados a la
valoración
ISO 9000
Métricas documentadas y
auditables
Refuerzo del enfoque a procesos
Enfoque a riesgos y oportunidades
Información documentada
ISO 30300
Orientación al cliente
Liderazgo y responsabilización de los agentes
Orientación a procesos
Integración en los sistemas globales de
gestión
Mejora contínua

22. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La respuesta del mercado:
revolución
• Information governance is the specification of decision rights and an
accountability framework to encourage desirable behavior in the
valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It
includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the
effective and efficient use of information in enabling an organization to
achieve its goals.
• Information Governance is a framework of people, principles, processes
and tools, that defines why, when and how information is managed
within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations,
reduce costs and reduce risk.
George Parapadakis, 2014
Debra Logan, 2010

23. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Qué actividades forman parte
del gobierno de la información
Fuente: eDiscovery Journal 2014

24. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Qué ámbitos forman parte
del gobierno de la información
Gestión
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologías de
la Información
Legal
(eDiscovery)
Privacidad
Y gestión
de
procesos!

25. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
EL DISEÑO DEL SISTEMA

26. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El SGD, esa nebulosa metodológica...
Política de
disposición Documento
Cuadro de
clasificación
Cuadro de
control de
acceso
Documentos
vitales
Preservación
digital
Normalización
de documentos
Interoperabilidad
Publicidad
activa
Metadatos
Depósitos
físicos
Política de
gestión
documental
Dato
Reutilización
Mejora de
procesos
eAdministración
Firma
electrónica

27. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
La definición conceptual del sistema
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
evaluación y
disposición
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Tratamiento
(gestión)
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Sistemas de información + personas + espacios
Documento*
Documento
integrado

28. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
La definición conceptual del sistema
Clasificaciones
(mapas)
Procedimientos
(agentes)
Reglas
Espacios
Documento

29. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La clasificación: mapeo de una realidad cambiante
Mapeo de
procesos
Mapeo de
sistemas
Mapeo de
tipos
(datos)
Mapeo de
series
Mapeo de
agentes

30. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El sistema como conjunto de reglas
Documento o dato
Quién lo puede
ver y modificar
Acceso y uso
Quién lo debe ver
Publicidad y
reutilización
Cuanto y cómo se
debe conservar
Conservación y
eliminación
Cómo se debe
proteger
Vitalidad

31. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Cómo lo construimos?
El enfoque a procesos
Control y mantenimiento
Automatización
Mejora
Análisis
Identificación

32. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Identificación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de
agentes
Análisis
funcional
ISO 26122

33. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Serie
Acceso y uso
Publicidad y
reutilización
Conservación y
eliminación
Vitalidad y
seguridad
El diseño orientado a procesos
Análisis
Cálculo de
métricas
Descripción del
procedimiento
Derivación del
circuito
documental
Derivación de
series
documentales
Caracterización
de series
documentales
Análisis de
eficiencia, valor
e interacciones
Mapeo de
series
Mapeo de
tipos (datos)
• Evidencias
• Transacciones
Análisis
secuencial
ISO 26122

34. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Mejora
Análisis de
eficiencia, valor e
interacciones
Descripción del
procedimiento
Análisis de
requisitos
documentales
Modificaciones:
•Optimización
•Deshibridación
•Datificación
Descripción del
procedimiento
mejorado
Modificaciones:
•Poda
•Reordenación
•Paralelización
Eficiencia Cumplimiento
Mapeo de
series
Mapeo de
tipos
(datos)
Definición
funcional

35. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Automatización
Desarrollo
Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones
Sistemas
dedicados
Sistemas
dedicados
Plataformas
transversales
Sistemas
comunes

36. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Control y mantenimiento
Puntos de control
Monitorización
Auditoría
periódica
Mantenimiento
Actuaciones
transversales
Actuaciones
focales
Contexto único
(organización)
Procesos Sistemas Agentes Series Tipos

37. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Estamos integrando tres tipos de proyectos
Proyecto de
gestión
documental
Proyecto de
desarrollo
tecnológico
Proyecto de
reingeniería
de procesos

38. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
EL PASO DEL MODELO
DOCUMENTAL AL TECNOLÓGICO

39. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD OAISPolíticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización

40. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD OAIS
Políticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización

41. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD
OAIS
Políticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización

42. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD
OAISPolíticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización

43. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD
OAISPolíticas
Pero la organización tiene muchos depósitos.
¿Dónde lo archivo?

44. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 0: silos

45. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 1: records center (silo N)
SGD

46. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 2: in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD

47. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 3: integrated in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD
SGD

48. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La parte física del SGD: los entornos
de gestión, almacenaje y explotación
Buzones de
correo
Discos
compartidos
Entornos
colaborativos
y BPM
Gestores
documentales
Aplicaciones
de negocio
Archivo
electrónico
Gestión de
reglas (RM)
Cuadros de
mando y
auditoría
Explotación de
información
(BI)

49. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Formas de implementar por entorno:
aprovechar las oportunidades
Proyectos
Nivel operativo
Nivel estratégico
Diseño de un
sistema de gestión
documental
Compartido:
actuaciones
puntuales
Soluciones
orientadas a
procesos o trámites
concretos
Soluciones de
colaboración y
trabajo en grupo
Liderado:
actuaciones
transversales
Soluciones para el
trabajo autónomo
de los usuarios
finales
Soluciones de
gestión documental
y / o archivo digital

50. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
EL “NUEVO” PAPEL DEL ARCHIVERO

51. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Una profesión en riesgo de extinción?
Records
manager
IT & Data
analysis
Legal
(especial.)
Automa
tización
Disminución
del papel
• “While there are signs
that the natural habitat
of the records and
information manager is
desappearing, the
future looks bright for
those willing to adapt”.
Sue Trombley, 2016

52. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Hacia dónde centrifugamos competencias?
• Compliance
• Gestión del riesgo
• Control de acceso
• eDiscovery
Departamentos
legales
• Clasificación
• Eliminación
• Conservación
Records
manager
• Gestión de
procesos
• Análisis de datos
• Explotación
• Reutilización
Departamentos
de IT

53. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
focalizadoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM

54. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
ampliadoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM

55. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
híbridoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP

56. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
híbridoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP

57. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
híbridoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP
CRM
BI

58. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Muchas gracias.
Jordi Serra Serra
Universidad de Barcelona
http://www.mgdie.net/
http://bd.ub.edu/pub/serra/
serra@ub.edu