Alle verandering is moeilijk. Waar moet u beginnen? Hoe verlaagt u weerstand? Deze workshop geeft u handvatten om uw processen te verbeteren. Door zelf aan de slag te gaan met LEGO ervaart u welke bouwstenen u nodig heeft om succesvol te veranderen. (workshop door Jordi Recasens en Erikjan Capelleveen op TOPdesk Symposium 2012)
3. Workshopvorm
· Vier groepen
· Per groep twee observatoren
· Evaluatie en verbeterpunten
· Vertaalslag naar de praktijk
· Inhoudelijke verdieping
· Directeur en consultant
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
4. Bouwfase 1
Doelstelling: Bouw een huis
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
5. Bouwfase 1
Evaluatie en verbeterpunten
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
6. De bouwstenen
> Legostenen
> Stappenplan
∆ Doelstellingen
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
7. De bouwstenen
> Tool
> Documentatie
∆ Doelstellingen
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
8. De bouwstenen: documentatie
Welke verschillende vormen van documentatie
komen kijken bij procesmanagement?
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
9. Processen, Procedures en Werkinstructies
· Procesbeschrijving: het kader
- Doel, definities en scope
· Procedures: wat doen we wanneer
- Verschillende stapjes
· Werkinstructie: hoe met de tool
- Screenshots en stappenplan
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
10. Processen, Procedures en Werkinstructies
· Procesbeschrijving: het kader
- Doel, definities en scope
· Procedures: wat doen we wanneer
- Verschillende stapjes
· Werkinstructie: hoe met de tool
- Screenshots en stappenplan
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
14. De bouwstenen
> Tool- en werkinstructies
> Proces en procedures
∆ Doelstellingen
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
15. De bouwstenen
> Legostenen
> Stappenplan
∆ Doelstellingen
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
16. Bouwfase 2
Doelstelling: Bouw een grote villa van
minimaal twee verdiepingen met carport,
een riant dakterras, mooie tuin met BBQ en
uiteraard zonnepanelen
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
17. Bouwfase 2
Evaluatie en verbeterpunten
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
35. Procescontrole
Bedenk een aantal voorbeelden van procescontrole
in een meldingenbeheerproces
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
36. Procescontrole
Worden de stappen zoals bedacht in de
procesbeschrijving, procedures en werkinstructies
goed uitgevoerd?
· Statusveld up-to-date?
· Correct geprioriteerd?
· Soort melding correct?
· Correct gecommuniceerd?
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
39. De bouwstenen
> Procesverbetering
> Procescontrole
> Rollen
> Tool- en werkinstructies
> Proces en procedures
∆ Doelstellingen
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
40. Taken
· Doelstellingen bepalen
· Middelen beschikbaar stellen
· Aanpak bepalen en vastleggen
· Procescontrole
· Verbeteringen doorvoeren
· Uitvoeren
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
42. De bouwstenen
> Procesverbetering
> Procescontrole
> Rollen
> Tool- en werkinstructies
> Proces en procedures
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
43. Procesverbetering in stappen
> Procesverbetering
> Procescontrole > Procescontrole
> Rollen > Rollen > Rollen
> Tool- en > Tool- en > Tool- en
werkinstructies werkinstructies werkinstructies
> Proces en > Proces en procedures > Proces en procedures
procedures
Definiëren Realiseren Verbeteren
∆ Doelstellingen ∆ Live-gang ∆ Doelstelling 1 ∆ Doelstelling 2
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
44. Conclusie
1. Leg de basis met Tool, Proces en Rollen
Tip 1: Kies je doelstellingen: KISS!
Tip 2: Maak de documentatie makkelijk
beschikbaar in TOPdesk
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
45. Conclusie
1. Leg de basis met Tool, Proces en Rollen
2. Begeleid verandering en controle
Tip 1: Maak een controle planning
Tip 2: Train de mensen voor deze nieuwe rol!
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12
46. Conclusie
1. Leg de basis met Tool, Proces en Rollen
2. Begeleid verandering en controle
3. Stapsgewijs verbeteren
Tip 1: Prioriteer verbeterpunten
Tip 2: Blijf in stappen werken
Twitter mee #T12JRe #TOPdesk12