Wie kann man in Kommunikationsjobs die Flut täglicher "To Do’s“ im Griff behalten, Überlastungen vermeiden und dabei sogar die (Team-)Produktivität steigern? In ihrem Vortrag gibt Julia Kümmel (Digital Marketing Managerin bei Immonet.de) Einblicke in Anwendung der agilen Prozessmanagementmethode Kanban im PR- und Marketingbereich. Sie erklärt wie man Engpässe und Lastspitzen in Teams vermeidet und einheitliche Arbeitsbelastungen schafft – zugunsten von effizienteren Arbeitsabläufen, motivierteren Mitarbeitern und zufriedeneren Kunden und Stakeholdern.

1. WORK
SMARTER
Change management
im Marketing mit KAnban
Julia Kümmel | @kuemmel_hh
Social WeB-Coffee Club, Hamburg 2014

2. KANBAN
ABOUTME.
AGILES VORGEHEN IM Marketing
WHO IS JULIA KÜMMEL?
Julia Kümmel arbeitet seit 2009 als Online Marketing
Managerin und Kommunikationsberaterin.
digitale kommunikation
@Kuemmel_HH
auf twitter Folgen?
JULIA KÜMMEL
Marketing Manager
@ Immonet GmbH

3. REASONWHY.
herausforderung in kommunikationsjobs
#flut täglicher to do‘s im griff behalten
#überlastungen vermeiden
#team-produktivität steigern
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing

4. KANBAN IM HAMBURGER UNTERNEHMEN JIMDO.
Quelle: http://vimeo.com/19785278

5. KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
HERZSTÜCK: DAS KANBAN BOARD
Kanban ist eine evolutionäre agile Changemanagement-Methode, die die Menge an paralleler Arbeit beschränkt und dadurch die Durchlaufzeiten
der einzelnen Projekte verkürztt. Es basiert auf den Grundprinzipien der – ursprünglich von Toyota für die Automobilindustrie entwickelten – „Lean
Production“ & überträgt diese Prinzipien auf die Software-Entwicklung oder das Marketing. Bei Immonet haben wir die Methode für das Social
Media Marketing Team adaptiert und an unsere Bedürfnisse angepasst.

6. KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
Kanban: Just inches
from do whatever but
still surprisingly powerful.
-
Quelle: Henrik Kniberg, Kanban-Evangelist

7. PUSHVSPULL.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
WASSERFALL VS. AGILES VORGEHEN.
WASSERFALL-PROJEKTMANAGEMENT
- Das Wasserfallmodell ist ein lineares (nicht iteratives) Vorgehensmodell, das in Phasen organisiert wird.
- Im Wasserfallmodell hat jede Phase vordefinierte Start- und Endpunkte mit eindeutig definierten Ergebnissen.
- In Meilensteinsitzungen am jeweiligen Phasenende werden die Ergebnisdokumente verabschiedet.

8. KANBAN
AGILEVSWASSERFALL.
grundformel: limited Work in progress (WIP)
AGILES VORGEHEN IM Marketing
Agile (IT-) Projekte sind, gemäss der 8 jährigen Erfahrungswerte des CHAOS Manifesto der Standish Group von 2011, mehr als 3 Mal erfolgreicher
als Projekte nach Wasserfall. Zudem sinkt die Abbruchrate von Projekten signifikant, von fast 30% bei klassischen auf unter 10% bei agilen
Projekten. Quelle: http://blog.standishgroup.com/

9. REASONWHY.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
WARUM PROZESSOPTIMIERUNG?
#Bei größeren Projekten Ist Status eines tasks nicht mit To Do
Listen visualisierbar
#REDUKTION PROJEKTMANAGEMENT-AUFWAND
#EIGENVERANTWORTLICHES ARBEITEN (auch vom team)
#NICHT PLANBARE ARBEITSSPITZEN
-> ECHTZEITMOMENT
-> SCHNITTSTELLENFUNKTION SOM/PR MANAGER

10. KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
WIE FUNKTIONIERT DAS ARBEITEN MIT
KANBAN KONKRET?

11. KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
Visualisierung der Tasks mittels eines Boards, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben. Das Board ist in verschiedene, frei definierbare Spalten
aufgeteilt, die unseren Workflow visualisieren. In diesen Spalten landen alle unser Arbeitspakete, die auf Karten notiert und priorisiert werden.
Das Team bedient sich anschließend selber. („Pull“ statt „Push“) und arbeitet dann Paket für Paket die Tasks ab.

12. DAILYSTANDUP.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
ITS ALL ABOUT STAYING CONNECTED.
TRANSPARENZ IST DAS ZAUBERWORT.
- Um alle ins Bild zu setzen und unnötige Probleme durch fehlende Kommunikation zu vermeiden (5-15 min/Tag)
- Kann von jedem besucht werden.
- Aber: Daily Standup ist kein Statusreport an den Teamleiter etc.

13. LIMITEDWIP.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
DEVISE: Tasks VISUALISIEREN & LIMITIEREN.
KANBAN – AUFGABEN IM FLUSS HALTEN.
Das WIP-Limit (Work in Progress-Limit) legt fest, wie viele Arbeitspakete sich gleichzeitig in einem Prozessschritt befinden dürfen. Es bestimmt
sich somit aus der Kapazität des Teams und verhindert damit dessen Überlastung.
Engpässe im Prozess fallen sofort auf und können schnell behoben werden.

14. BACKLOG.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
DER PLATZ FÜR ALLE PROJEKTE UND IDEEN.
PUSH PRINZIP GREIFT NUR AN EINER STELLE
Der einzige Punkt an dem ich als Teamleiter aktiv Dinge in den Prozess hineingebe ist im Backlog. Die Punkte des Backlogs leiten sich aus
unserer digitalen Strategie, aus Anfragen und Projekten von Vorgesetzten und den Stakeholdern, aus digitalen Entwicklungen per se & Ideen
aus dem Team ab. Das Beste dabei: Nichts geht verloren.

15. STORYVSTASKS.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
WIE GEHEN WIR PROJEKTE AN?
...TASK FÜR TASK
– Story: das, den einzelnen Aufgaben zugrundeliegende Projekt (z. B. Community Management oder eine Facebook Kampagne)
- Aufgabe/Task: kleinere Einheiten, die zusammen das Projekt ergeben (Posts veröffentlichen, Gewinnspiel, etc.)

16. KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
DEFINITIONOFDONE. OF
DONE
WANN IST EIN TASK ERLEDIGT?
COMMITTMENT AUF EXPLIZITE POLICIES.
Das soll vor allem sicherstellen, dass das Team eine gemeinsame Vorstellung vom Ablauf, Arbeitsprozess und den Bedingungen hat, wie
etwa eine "Definition of Done" (DoD). Diese Policies müssne immer wieder geprüft und besprochen werden. Die DoD stellen z. B. klar, wann
eine Aufgabe wirklich beendet ist.

17. Retrospektive.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM SOCIAL MEDIA MANAGEMENT
KONTINUIERLICHE ITERATIONSZYKLEN BRINGEN DAS TEAM WEITER.
Unsere Retrospektive findet alle sechs Wochen statt. Im Mittelpunkt steht dabei nicht das reine Ergebnis der Projekte (Erfolg oder Nichterfolg),
sondern vielmehr der eigentliche Entwicklungsprozess und die Zusammenarbeit des Teams. Das Team blickt zurück und rekapituliert die
aufgetretenen Probleme, Ereignisse und Erfahrungen. Positive Erfahrungen werden dadurch offengelegt und dienen somit zusätzlich als
Motivation. Das Team entscheidet dabei selbst, welche Arbeitsweisen es behalten und in welche Richtung es sich weiterentwickeln will.

18. KANBAN
FAZIT.
AGILES VORGEHEN IM Marketing
UND ZUSAMMENFASSUNG.
# zentrale Bündelung aller Aufgaben
# Verbesserte Koordination der verschiedenen Aufgaben.
# Konzentration des Teams auf eigentliche Aufgaben
# WiP-Limits vermeiden Überlastung, minimieren Kontextwechsel
# Board schafft Transparenz
# Status-Meetings und Nachfragen reduzieren sich
UNTERM STRICH...
-
...löst Kanban sein Versprechen, damit eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit bei gesteigerter Produktivität zu erreichen
vollständig ein, obwohl das System (im Vergleich zu SCRUM z. B.) fast ohne Regeln auskommt.

19. KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing

20. KANBAN
Q&A
QUESTIONTIME.
AGILES VORGEHEN IM Marketing
WE‘RE
HIRING!

21. LINKS.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
# Limited WIP Society Deutschland (Dach der deutschen Kanban Usergroups)
# Limited WIP Society Yahoo Group (Haupt-Diskussiongruppe)
# Die Lean-Kanban University , Dachorganisation der Akkreditierung/
Zertifizierung
# Trello: https://trello.com/ , Tool zur Online Umsetzung
# Blogpost von David J Anderson zum Akkreditierungsprogramm der LKU
# t3n-Artikel Kanban: Entwicklungsprozesse im Produktionsablauf geschickt
verschlanken

22. CONTACTme.
KANBAN
AGILES VORGEHEN IM Marketing
HOW to contact me
OUR website
immonet.de
E-MAIL ADDRESS
Julia.Kuemmel@immonet.de
TWITTER
@Kuemmel_hh