Taller 6 de la VII Jornada del Programa Compartim. Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, 4 de desembre de 2012

1. VII Jornada Compartim
Taller 6
El pragmatisme. Les CoP assumint projectes
aplicats com a grups de millora i innovació
Comunitat de pràctica Biblioteques judicials
Eulàlia Sau Baiget
E-moderadora
Barcelona, 4 de desembre de 2012
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n
permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una
obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi el titular dels drets (Generalitat de
Catalunya. Departament de Justícia). La llicència completa es pot consultar a
http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.
1

2. VII Jornada Compartim
• CoP Biblioteques judicials: 21 bibliotecaris judicials
• Xarxa de Biblioteques Judicials de Catalunya
• Serveis de biblioteca i documentació per
a l’Administració de justícia a Catalunya
Donem servei a 1.972 usuaris: magistrats, jutges,
fiscals i secretaris judicials
• 21 biblioteques
· 13 amb atenció presencial a
temps complet i 8 a temps parcial
• 19 dotacions bibliogràfiques
· Atenció presencial periòdica
2

3. COP: Jornada Compartim
VII Biblioteques judicials
• Què fa un bibliotecari?
• Atendre la biblioteca.
• Resoldre les consultes que fan els usuaris.
• Organitzar i catalogar materials bibliogràfics i
documentals.
• Conèixer i explotar eines d’informació: bases de
dades, publicacions, catàlegs, etc.
• Elaborar documents i serveis per difondre informació.
• Lliurar material bibliogràfic i documental.
• Fer gestions per obtenir documents i/o informació.
• Resum: serveix i ajuda els seus usuaris en temes
d’informació i documentació.
3

4. COP: Jornada Compartim
VII Biblioteques judicials
Interessos de l’“organització”
• Satisfacció quantitativa i qualitativa dels
seus usuaris amb els serveis que ofereix
• Màxim retorn de la seva “inversió”
• Promoció de l’organització
L’“èxit” per a un bibliotecari
• Fer bé la seva feina.
• Oferir uns serveis de qualitat.
• Millora contínua dels serveis.
• Que l’usuari estigui satisfet amb els serveis.
• Satisfacció dels usuaris.
• Augment de l’ús de la biblioteca.
• Mantenir la qualitat del servei: noves eines
• Obtenir reconeixement de l’organització: recursos
4

5. VII Jornada Compartim
CoP Biblioteques judicials 2006-2012, i continua...
2006. Taller de màrqueting i Pla de màrqueting
Objectiu estratègic: augmentar la visibilitat de les biblioteques i dels seus serveis.
5

6. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2007
Productes 2007: Serveis de difusió d’informació en línia
Sumaris de revistes: Article destacat:
servei d’informació servei d’alerta
Publicació periòdica a la intranet de tots Cada mes l’equip de bibliotecaris
els sumaris de les revistes i avís als selecciona alguns articles de revista i
usuaris per correu electrònic de la n’envia notícia als usuaris per correu
incorporació dels sumaris del seu electrònic a tall de recomanació.
interès.
6

7. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2008
Productes 2008
Serveis a l’usuari Organització interna
Carta de serveis Protocol per a la gestió de
fons obsolets i duplicats
Defineix i millora l’eficiència i la qualitat Millora la gestió dels fons bibliogràfics i
dels serveis de biblioteca i documentació. facilita la racionalització dels espais.
7

8. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2009
Productes 2009
Serveis a l’usuari Organització interna
Indicadors d’avaluació Implementació del Protocol per a la
de la Carta de serveis gestió de fons obsolets i duplicats
Posada en funcionament del protocol per
Defineix en termes qualitatius i
avaluar el bon funcionament del sistema i
quantitatius les activitats (serveis)
dels models de documents a utilitzar en el
dutes a terme. Defineix la metodologia
procés.
i el procés d’avaluació.
8

9. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2010
Productes 2010
Serveis a l’usuari Organització interna
Pla de promoció de les Aplicació del protocol per a la
biblioteques judicials gestió de fons obsolets i
duplicats
Actes de Sant Jordi 2010
Exemplars Exemplars Exemplars gestionats
proposats procedents de amb el protocol
per donatius
esporgar gestionats
- Felicitació
- Punts de llibre 1.095 9.275 Total 10.370
- Mostra virtual: curiositats bibliogràfiques
- Premsa del dia
- Donació de duplicats
9

10. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2011
Productes 2011
Serveis a l’usuari Organització interna
Pla de promoció de les
biblioteques judicials Aplicació del protocol per a la
gestió de fons obsolets i duplicats
Primer any d’aplicació del protocol en un context
normal i de forma integrada amb l’activitat tècnica
habitual de les biblioteques judicials
• Actes de Sant Jordi 2011
- Felicitació
- Concurs de microrelats
- Exposició virtual
• Protocol de benvinguda de nous usuaris
• SEMOU: sistema de control del moviment d’usuaris
10

11. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2012
Productes 2012
Serveis a l’usuari Organització interna
Pla de promoció
de les biblioteques judicials Aplicació del protocol
• Actes de Sant Jordi 2012 per a la gestió de fons obsolets
i duplicats: continuïtat
Gestió de recursos: plantejament
• Felicitació de Sant Jordi
• IV Mostra virtual de llibres "Vint anys, vint llibres"
• II Marató de microrelats
• I Concurs de Fotografia “Justícia i Biblioteques”
• Llibre de visites 20 anys Biblioteca Palau de Justícia
• 20è aniversari Xarxa Biblioteques Judicials
11

12. VII Jornada Compartim
Programa Compartim 2013
Productes 2013
Serveis a l’usuari Organització interna
Pla de promoció de les biblioteques Aplicació del protocol per a la
judicials gestió de fons obsolets
• Actes de Sant Jordi 2013 i duplicats: continuïtat
• SEMOU
Gestió de recursos: adquisicions
• Manteniment dels serveis compartides
a la Intranet de l’AJ
• Revisió de serveis:
- Sumaris de revistes
- Recull de premsa
- Novetats bibliogràfiques
12

13. VII Jornada Compartim
Circumstàncies prèvies de la CoP Biblioteques
judicials
TIC’S
• Els bibliotecaris judicials estan sempre davant de l’ordinador ja que és la
seva principal eina de treball.
• Ús de les TIC en la tasca quotidiana i coneixement d’aplicacions
informàtiques, bases de dades, internet, etc., com a eines de treball habitual
dels bibliotecaris per trobar informació.
Estructura
• Organització de la Xarxa de Biblioteques Judicials amb 1 coordinador de
Catalunya i 5 coordinadors de demarcacions territorials respecte de les
informacions i tasques tècniques de biblioteca
• Reunió mensual dels coordinadors de la Xarxa
• 2 seminaris anuals: reunió de tot l’equip
• Costum de fer puntualment grups de treball per a determinats temes
13

14. VII Jornada Compartim
Programa Compartim
Marc d’un programa específic
Programa de treball anual
Suport i seguiment...
Formació
Eina virtual: e-Catalunya
Suport de la organització
El Servei de Documentació i Arxius Judicials, del Departament
de Justícia, dóna suport a la participació dels bibliotecaris
judicials en el Programa Compartim.
14

15. VII Jornada Compartim
Metodologia de funcionament de la CoP
2 e-moderadors = funcionament de 2 grups de treball (de 3 a 5 persones a
cada grup)
Reunions presencials / correu-e / google-docs
Seminaris i Jornada BP amb tot l’equip
Poca activitat a través d’e-Catalunya
Tothom en l’activitat quotidiana:
Aplicació dels productes: serveis als usuaris
Participació en l’elaboració quotidiana dels productes d’informació
Participació en el “manteniment” dels productes de serveis
d’informació: revisions del sistema, posada al dia, etc.
Activitats de promoció de les biblioteques: augment de la visibilitat
de cara als usuaris
15

16. VII Jornada Compartim
Característiques de la CoP Biblioteques judicials
• CoP “dirigida” per “superiors jeràrquics”: els e-moderadors tenen el càrrec
de coordinadors de biblioteques.
• Els membres participen voluntàriament en els grups de treball.
• L’aplicació dels productes la fa tot l’equip.
• Els productes de la CoP concorden amb els objectius i/o ideals professionals
del col·lectiu, que “vol millorar els serveis i incrementar els usuaris de la
biblioteca”.
• Els productes de la CoP interessen tot el col·lectiu amb vista a:
- Millorar contínuament els serveis.
- Satisfer els usuaris.
- Incrementar el nombre d’usuaris de les biblioteques.
- Augmentar la visibilitat externa de cara als usuaris: visió com a servei
col·lectiu, presència a la intranet, etc.
- Augmentar la visibilitat interna de cara a l’organització: activitat,
intranet, possible obtenció de recursos, etc. (?).
16

17. VII Jornada Compartim
Interessos de l“organització”
• Satisfacció quantitativa i qualitativa dels usuaris amb els serveis que ofereix
• Màxim retorn de la seva “inversió”
• Promoció de l’”organització”
Interessos dels bibliotecaris
• Millora contínua dels serveis
• Satisfacció dels usuaris
• Increment del nombre d’usuaris de les biblioteques
• Augment de la visibilitat externa de cara als usuaris
• Augment de la visibilitat interna de cara a l’organització
• Els productes de la CoP concorden amb els interessos de
l’organització i del col·lectiu professional.
17

18. VII Jornada Compartim
Avantatges del treball CoP 1
Obtenim els avantatges del treball col·laboratiu
- Bons productes d’informació, més costosos d’obtenir de
manera individual: possibilitat d’oferir uns serveis més bons als
usuaris
- Coneixements tècnics i experiències aportats pels diferents
membres participants
- Unió dels coneixements tècnics propis amb els dels altres
- Enriquiment dels productes obtinguts (contrastos d’opinions,
diferents visions i/o experiències, etc.)
- Més assumpció col·lectiva dels productes
18

19. COP: Biblioteques judicials
Avantatges del treball CoP 2
Obtenim millora dels processos i del funcionament de la Xarxa de
Biblioteques... i del servei a l’usuari
- Obtenció de productes i/o processos estructurats i homologats
perquè els faci servir tota la Xarxa de Biblioteques Judicials
- Més bona adequació dels productes i/o processos obtinguts
(reflexionats, adaptats, contrastats...)
- Millora de l’organització com a Xarxa.
- Sistematització que facilita la feina: què és fa, com es fa, etc.
- Sistematització que afavoreix també la integració dels professionals
que s’incorporen a l’equip
- Més possibilitat d’oferir uns serveis millors als usuaris: obtenció de
bons productes d’informació que, realitzats individualment, resultarien
més costosos.
19

20. COP: Biblioteques judicials
Avantatges del treball CoP 3
Obtenim suport i reconeixement institucional
- El Departament de Justícia i el Servei DAJ ens permeten i possibiliten
treballar d’aquesta manera.
- El Programa ens fa concretar els projectes i les tasques, un calendari
d’execució i un seguiment.
- Disposem de locals i mitjans per a reunions, jornades, jornada BP, etc.
- Plataforma virtual e-Catalunya.
- Tenim possibilitat de treballar amb experts externs, conferenciants, etc.
- També tenim possibilitats de publicar els treballs o els resultats.
- La difusió del Programa també és difusió de les CoP que hi participen.
20

21. COP: Biblioteques judicials
Avantatges del treball CoP 4
Com a equip de biblioteques judicials
- Hem unificat processos, criteris i maneres de treballar a la Xarxa de
Biblioteques.
- S’implementen els productes elaborats: es facilita la feina i es
possibilita millores en el servei als usuaris.
- S’ha anat configurant una cultura de processos de participació i de
comunicació.
- Els membres que no han participat en grups de treball saben que ho
poden fer en el moment en què hi estiguin interessats.
- Fem una jornada anual de bones pràctiques com a resum de la
tasca efectuada durant l’any pels grups de treball i 2 seminaris de
treball a l’any, amb assistència de tots els membres.
21

22. COP: Biblioteques judicials
Avantatges del treball CoP 5
Beneficis addicionals per als participants
- Formació continuada a partir de la tasca d’intercanvi de
coneixements i parers, reflexió, anàlisi, cerca de models de solució,
estudi d’altres experiències o casos, etc.
- Possibilitat de realització de projectes, experiències o
processos professionals que ens costaria dur a terme
individualment i des d’una sola biblioteca.
- Participació en experiències professionals innovadores que
es poden presentar al col·lectiu professional extern. Comunicacions
i participació en jornades i congressos o publicació en revistes o
llibres professionals del procés de realització i/o dels productes
acabats.
- Excel·lència i augment de la vàlua professional.
- Currículum professional.
22

23. VII Jornada Compartim
I ara què?
• Hem perseverat i pensem continuar perseverant.
L’equip veu la bondat del sistema.
• Hem après que fem les coses col·lectivament.
• Hem après a fer les coses col·lectivament.
• De vegades ha costat i costa:
- Saturació de membres i de coordinadors
- “Sempre som els mateixos”
- Divergències
- Disminució de recursos personals i materials
- Manca de temps
etc.
Resum: no volem tornar enrere!
23