情報システム部門のタスク管理とIT全般統制～ Excel管理からの脱却～ (ITS Redmine #RxTstudy #5)

2. Shimadzu Business Systems話者紹介赤羽根（Twitter @akahane92）島津製作所業務系システム子会社→ 開発技術者 → 障害対策専任 → 内部統制 → 基盤技術標準化 (いまここ)

3. Shimadzu Business Systems今日お話しする事内部統制島津製作所グループ IT全般統制情報系業務システム委託子会社

4. Shimadzu Business Systems今日お話しする事初年度整備内部統制島津製作所グループ情報系業務システム委託 IT全般統制監査の為だけの記録が子会社大量に発生

5. Shimadzu Business Systems今日お話しする事経過統合管理効用全面導入情報視点

6. Shimadzu Business Systems今日お話しする事第一部背景、導入全体像(15分)第二部何が改善されたのか(15分)第三部失敗/問題 →対策/工夫(10分)（質疑応答 5分）

7. Shimadzu Business Systems第一部背景、導入全体像

8. Shimadzu Business Systems教えて！ ITS使ってる？内部統制 IT全般統制知ってる？深く関わってる？

9. Shimadzu Business Systems少し説明します。

10. Shimadzu Business Systems内部統制IT全般統制とは？

11. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制とは？巨額粉飾・不正監査株式市場の機能正常化内部統制

12. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制とは？金融商品取引法内部統制報告書二重責任の原則

13. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制とは？ ITシステムへの依存業務処決算開理示統制統制 IT全般統制全社的な統制 IT全般統制

14. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制三行要約内部統制１）株主と株式市場を騙すな。２）三重チェック。自己点検内部監査外部監査３）重大な虚偽があれば、罰則あり。

15. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制三行要約IT全般統制１）１１７のCheck項目でシステム全生涯を記録せよ。２）「記録と承認」無きあらゆるシステム変更は不許可。３）記録は直ちに提出できる状態に整備。

16. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制業務用ITシステムに関わる限り、不可避。課題管理システム導入 Excel脱却。３年間の格闘

17. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 達成要件 背景モデル要求モデル 事案モデル 一貫性モデル 旧管理法と課題阻害要因 問題の核心 ITSによる部分的解決実現モデル 統制項目との対応 [図解] 全体像 / WorkFlow / 計測

18. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 達成要件業務用ITシステムの全般的な管理記録は内部統制や各種認証 (ISO, FDA Part11, ISMS, ITIL, 省庁監査)の要求に答えなければならない。要件結果 •記録と整合 •目的合理性 •精査と承認 •品質管理 •トレーサ •セキュリティービリティー

19. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 - 背景モデル関係者増加／事案多様化／システム増加・分散課題 3 ～課題・要望 C事業部時 Z System 問合せ受付課題 2 ～変更間 B事業部時 Y System 調査と確認問合せ受付間 A事業部課題１～トラブル X System 複数調査と確認時間問合せ受付状況報告複数ユーザー複数方針決定状況報告調査と確認ユーザー複数ユーザー複数対処と確認方針決定状況報告ユーザー複数ユーザー結果報告対処と確認方針決定担当者結果報告対処と確認結果報告 N ： N ： N

20. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 - 背景モデル Global Issue Tracking System 課題 3 ～課題・要望時問合せ受付課題 2 ～トラブル間時調査と確認問合せ受付間課題１～タスク複数調査と確認時間問合せ受付状況報告複数複数のユーザー複数方針決定状況報告調査と確認ユーザー複数複数のユーザー対処と確認方針決定状況報告ユーザー国内外支社結果報告対処と確認国内外部門・販社方針決定・担当者担当者結果報告対処と確認 N ：結果報告 N ： N

21. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 事案モデル作成者担当者関係者経緯成果物意志決定事案資料履歴

22. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 一貫性モデル 統制項目の管理記録が一貫性を維持 DS 8 DS10 問合せ管理障害管理ユーザー AI 6 変更管理

24. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 旧管理法と課題汎用媒体（紙、Eメール、Excel）管理その場限り台帳方式・「現実」を表現できない。課題・不完全な追跡可能性、再利用性。・投入努力に見合わない。

25. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 旧管理法と課題問題の核心汎用媒体（紙、Eメール、Excel）汎用媒体では事案の複雑性と管理フローを表現できない。管理二次元・その場限り台帳方式・「現実」を表現できない。目的に特化した媒体と課題・不完全な追跡可能性、再利用性。支援機能が必要。・投入努力に見合わない。

27. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – ITSによる部分的解決 ITS （Issue Tracking System） １事案＝チケットｎ枚 (n>=1) チケット番号＝永続的に一意 全てのITシステムProjectが利用 監査用のSampling母数を一発抽出 障害管理(DS10)のみ電子承認

28. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 統制項目との対応４種のトラッカー統制項目と下記全ての事案はの関係を持つに分類され問合せ DS8.4 問合せ作成者担当者関係者 DS6 変更管理要望・課題経緯成果物意志決定事案 DS13.2.1 Job管理 DS13.2.2 臨時Job DS13.2.4 ﾃﾞｰﾀ資料履歴タスク強制変更障害・バグ DS10 障害管理

30. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 - 全体像自動化ツール ■日常業務に浸透Project A ビルド •トータルで負担減少テスト Project B リリース •状態の掌握が容易問合せ（未着手） •コミュニケーション促進問合せ要望・課題 ■トレーサビリティー課題管理システム一意性要望・課題 (ITS) 永続的な連鎖性障害・バグ履歴追跡性障害・バグ ■変化への適応タスク状況変化を記録し構成管理ツール追従する。後々のタスク •Subversion, CVS 参照が容易になる。 •版数管理（差分・結合・分派）

31. Shimadzu Business Systems【図解】チケット駆動型事案管理のワークフロー＜凡例＞プロセスステータス課題管理フロー判断 A 接続課題発見者課題記入課題管理システム A 新規（ITS: Issue Tracking System)各システム担当者アサイン承認リーダー/ 期日設定サブリーダー受付担当解決策完了確認会課題解決解決策検討解決策実施担当者調査中対応中解決IT構築チーム解決不可能？ No 対応システムの A 対応システム A リーダー判定の判定 YES 解決策確認会 PMO/ 報告解決策検討解決策実施関連チーム調査中対応中解決

32. Shimadzu Business SystemsITS導入の経過 330名 56,000枚 102 PJ 2010 2011 2012

33. Shimadzu Business SystemsITS導入の経過完了率９０% 月２０００枚 2010 2011 2012

34. Shimadzu Business Systems第二部何が改善されたのか

35. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【背景】初期の状況

36. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【背景】網羅不達標準不在連携未熟

37. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか – 【効用】コスト低減効用業務統制見える化レベル向上

38. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか -【効果の程度感】評価対象 Before After 日々のITS利用が統制実現統制の為だけの作業そのまま証跡管理資料が多様統合・規格化自己点検『収集・評価』が困難『収集・評価』が容易三重チェックが大変何度でもSampling → 可監査対応追加Samplingが大変 Ticket→ 数Click→ 証跡

39. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか -【効果の程度感】評価対象 Before After統制実現１００７０自己点検１００３０監査対応１００５０

40. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【ふるまい】ITSは道具に過ぎない。「ふるまい」が変化したことが重要。「あ、それ、ITSのチケット切っときますね。」 →行動様式：記録・公示・責任「しかたないな。このチケット私にアサインして下さい。」 →行動様式： (渋々) チーム連帯責任「あ、関連チケットにしておこう。」 →行動様式：自己益行動→情報連鎖→価値増加

41. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【ルール】チケットベースの開発・運用 No Ticket, No Work. No Ticket, No Commit. No TestCode, No Merge.

42. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【全体最適】『なぜ、 ITSならばキチンと入力してくれるの？』『楽だから。』

43. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【全体最適】『楽だから。』１）日常業務として無理なく、２）「人と事案」を「記録・連携」できて、３）振り返った時に有効な資産となるから。

44. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【全体最適】『楽だから』局所最適型（自己利益的）行動が結果１）日常業務として無理なく、として全体最適型（統制負担軽減・２）「人と事案」を「記録・連携」できて、情報資産化・品質貢献）の均衡を実現していた。３）振り返った時に有効な資産となるから。

45. Shimadzu Business Systems第三部失敗問題対策工夫

46. Shimadzu Business Systems参考文献１／２知的生産の技術梅棹忠夫先生『忘却の装置』チケットを京大式カー『分類するな、ドの延長線と考えるんや！（想像）検索せよ』『情報容器の規格化』

47. Shimadzu Business Systems参考文献２／２ Redmineによるタスクマネジメント実践技法小川明彦氏、阪井誠氏著『TiDDの可能性』『自動化の可能性』

48. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 ITS全面導入難しい局面も。

49. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫１０ルール

50. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【基底】1) 入力項目を削減 → テンプレートチケット2) ITSは１つ。 → チケット番号の一意性＝生命線3) 情報流通の透明化 →情報システム部門メンバーは全てを閲覧可能

51. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【技術】4) 応答性能主要画面 100ms未満 → MySQL5 BufferPool 1.5GB REE1.8.7 + Passenger■メモRedmine2.xへのUpdateは見送り中。理由：応答性能の改善待ち。チケット１枚表示に700~1000ms。評価環境： MySQL5.1, Ruby1.9, CentOS6原因想定： http://twilog.org/akahane92/date-120602 1)RoR3のStack増によるGC問題(http://goo.gl/LSrs7 ) 2)RedmineのRoR3-ActiveRecordへの対応が手付かずな点(@marutosijp, 38:50, http://t.co/Bl1EWzdz)が原因だろうか。

52. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【技術】5) Redmine改造、Plug-inは最小限 → 性能・安定性・Update追従運転 1,112日障害７回 MTBF 158日 MTTR 19.8H 稼働率 99.5% 324万PV

53. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【支援】6) 事務局重要 → Project乱立、CustomField増加を防ぎ、利便性と統制の均衡を維持。7) 過去データは資産 → 事務局が漏らさず移行支援 ExcelをMacroでWiki構文化し、 Ticketの説明欄へ。大好評。

54. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【統一】8) トラッカー、ステータスを統一 → トラッカー４種、ステータス９種全ての現場で共用できるよう、綿密に検討。 1.新規 6.対応中(E) 2.受付担当 7.解決 3.調査中 8.完了 4.調査中(E) 9.承認 5.対応中

55. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【割れ窓理論】9) 放置チケット対策 1.チケット Mash-Day 2. 「完了理由」対処不要 / 対処完了再現不能 / 応答途絶無効 / 却下 / 保留 3.週次完了率集計 → 社内掲示板

56. Shimadzu Business Systems週次完了率集計 ※青字はITSへのリンク

57. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫－【利便】10) 申請チケット Ticket First実現に役立つ。テンプレートチケットの作り方 1. 初期値を記載したチケットを作成（※永遠に未完了） 2. チケット「コピー」のリンクURLをClipboardへ写し取る 3. リンクとしてWiki等にURLを貼付。『”申請”:/its/pro ject s/foobar/i ssu es/11473/ cop y』 ●

58. Shimadzu Business Systemsまとめ

59. Shimadzu Business Systems 【統制要求】【経営要求】IT全般統制一意識別統制要求ISO 統制コスト低減 ↓ITIL 組織論的属人性関連維持FDA (Part 11) の低減（見える化） ↓省庁監査追跡可能【現場の要求】 ↓ 現実の業務を表現可能【管理手法】信頼可能なタスク管理ツール入力コストに見合うTool ＜ユーザー体験＞個人の利益を動機とする局所最適型行動規範が、（結いつでもどこでも果として）経営に資する知識素早く必ず見つかる管理システムとして、全体最適型の均衡を得ていた。休みやすく

60. Shimadzu Business Systems 協力島津ビジネスシステムズ

61. Shimadzu Business Systems島津製作所のご紹介事業領域・分析計測・医用機器・航空機器・半導体機器・油圧, 光学

62. Shimadzu Business Systems ご静聴ありがとうございました

情報システム部門のタスク管理とIT全般統制 ～ Excel管理からの脱却 ～ (ITS Redmine #RxTstudy #5)

Kuniharu AKAHANE