Das effiziente Arbeiten innerhalb virtueller Teams wird für Unternehmen immer wichtiger. Wie funktioniert ein Team, das weit verstreut zusammenarbeiten muss? Wie viel persönlichen Kontakt benötigt ein Projekt? Welche Aufgaben werden idealerweise virtuell organisiert und welche nicht? Wie schafft man ein zentrales Aufgaben- und Dokumentenmanagement, das auch gelebt wird? Wie steuert man ein Projekt aus der Ferne?
Workgroup-Plattformen unterstützen die ortsunabhängige Zusammenarbeit, sind jedoch meist nicht auf die Optimierung von Projektmanagement fokusiert. Die KaTe GmbH als Projektleitung, benötigte ein Collaboration Tool, das einen kleinen aber feinen „Werkzeugkasten“ für die effiziente Arbeit mit virtuellen Teams zur Verfügung stellt.
Dargestellt wird ein Projekt, in dem an drei schweizerischen Standorten und in Deutschland eine Kern-Software für zwei voneinander unabhängige Versicherungsunternehmen durch einen externen IT-Dienstleister entwickelt und eingeführt wird.
Das eingesetzte Collaboration Tool war Projectplace.
5. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Agenda
2. PM Herausforderungen
Wo liegen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit virtuellen Teams?
3. Herausforderungen meistern mit Collaboration Tools
Was zeichnet die Arbeit mit Projectplace aus?
5. Fragen & Diskussionsrunde
19.15 Uhr : Pause ca. 15 Minuten
4. Projectplace praktisch
Wie bilde ich ein SAP Projekt in Projectplace ab?
20.15 Uhr : Ende der Veranstaltung
1. Ausgangssituation:
Internationale Projekte virtuelle Teams
Wie leitet man ein Projekt aus der Ferne?
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Ausgangssituation
… Sitz: Glarus, Schweiz … Sitz: Stans, Schweiz
… Sitz: Zürich, Schweiz
Internationale Projekte virtuelle Projektteams
Versicherungs-
Unternehmen
GLS
Versicherungs-
Unternehmen
NSV
Software-
Entwicklung
… Sitz: Stuttgart, Deutschland
Projektleitung
6
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Herausforderungen (1/4)
Teambildung nach Tuckman
Forming Storming Norming Performing Adjourning
Erschwerter Prozess bei virtuellen Teams!
• Nonverbale Kommunikation reduziert
• Beziehungsebenen schwer zu entwickeln
• Konflikte lange verborgen
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Kein Wir-Gefühl
9
…Kantinengespräche…
…Kontextinformationen…
(Kind in Firmen-Kindertagesstätte)
„sollen wir dutschi machen“
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Herausforderungen (2/4)
Motivation & Führung
Zuwendung, Zugehörigkeit,
Anerkennung, Wertschätzung
Grundlagen der
Motivation eines Teams.
Directing, Coaching, Supporting,
Delegating
Grundlagen situativer
Führung eines Teams.
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Nonverbale Kommunikation reduziert
• Beziehungsebenen schwer zu entwickeln
• Konflikte lange verborgen
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Kein Wir-Gefühl
&
10
…ist Mitarbeiter überfordert,
unzufrieden, zu entspannt?
…Kontextinformationen
(Parallelprojekt beansprucht
ihn auch)?
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Herausforderungen (3/4)
Aufgabenmanagement, Projektstrukturierung
Planung und Steuerung aller Aufgaben und Lieferobjekte,
die das Team, zum Erreichen der Projektziele leisten muss.
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Potentielle Förderung von Einzelkämpfern
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Darstellung des Projektstatus erschwert
• Übergabe und Transparenz
der Lieferergebnisse
erschwert
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Ist Aufgabe jemanden anderen
zugeordnet? Welchen Status hat
diese ? Beim letzten Besuch hat er
so komisch geschaut?
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Herausforderungen (4/4)
Dokumentenmanagement, Informationsmanagement
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Zuweisung und Einhaltung von Zugriffsrechten problematisch
• Einhaltung von Strukturvorgaben erschwert
• Disziplinierte Dokumentenablage und Versionierung
schwerer einzufordern und zu kontrollieren
• Durchführung von Reviews komplex
Permanente, strukturierte und verständliche zur Verfügung
Stellung aller Dokumente und Informationen, die das Team
benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen.
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Ich habe die
Prozessbeschreibung zur
Vorbereitung per eMail
versendet – wieso haben
Sie noch etwas geändert?
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Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
40
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
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Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
48
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
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j.knecht@kate-group.com
Testzugang mit SAP Vorlagen
Niederlassung Stuttgart
Quellenstraße 7
70376 Stuttgart
Deutschland
www.kate-group.com
Gerne stellen wir Ihnen einen
kostenfreien Testzugang mit allen
Vorlagen auf unserer Enterprise
Umgebung zur Verfügung!
Kontakt:
j.knecht@kate-group.com
KaTe GmbH
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