APMP Proposal GuideのExecutive Summaryの章の内容を要約し、説明

1. teian-lab勉強会第6回
エグゼクティブサマリーから学ぶ
効果的な提案活動のはじめ方
及川 和馬
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2. 及川和馬 自己紹介
仕事
外資ITベンダー勤務 5年目
プリセールス(売る前(プリ)の技術支援)
主な業務はパートナー支援やセミナー講師など
趣味
スノーボード
ゴルフ
最近一眼デビューしました
その他
表紙などの挿絵は
今年の京都紅葉特集です
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3. アジェンダ
エグゼクティブサマリーとは？
エグゼクティブサマリーを理解する(フェーズ1)
エグゼクティブサマリーの作成方法(フェーズ2)
レビューおよび移管の指針(フェーズ3)
まとめ
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4. アジェンダ補足
フェーズ1
1. 提案活動にエグゼクティブサマリーをいつも使用する
2. お客様(見込み客)目線を終始一貫せよ
フェーズ2
3. 営業プロセス、営業戦略を強化、構築する
4. 作成したコンテンツをより説得力のあるものにする
5. 4Boxテンプレートを使用し、拡張する
6. 明確な優位性がある形にする
フェーズ3
7. ガイドラインによるチェック
8. プロセスに沿い、依頼や役割分担をする
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5. エグゼクティブサマリーとは？
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6. Executive summaries are
“the most important” pages
in a proposal.
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7. エグゼクティブサマリーが提案指針(土台)になる
→土台が定まってない、的外れな提案は失注の可能性大…
今回のテーマの影響範囲
今回のテーマ
7 ※taian-lab第一回目資料から抜粋

8. エグゼクティブサマリーとは？ お客様目線
意思決定者が読んだだけで提案の主旨を理解できるもの。
全体の5～10%以内のボリュームにまとめる
お客様視点で書かれていること
ニーズや課題と提案が直接リンクする
課題解決方法をクリア(わかりやすく)証明する
競合より優れている点を示す
全てを含む必要はなくテクニカルは後半(Body)に回す
後半のテクニカルな説明を聞きたくする、聞く準備を整える
提案書が20Pにも満たない提案活動では、
エグゼクティブサマリーを行わなくてもよい。
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9. エグゼクティブサマリーとは？ 社内目線
提案チーム(社内)にもメリットが目白押し。
提案の戦略、ストーリーを磨きあげることができる
エグゼクティブサマリーが報告書の一部として
活用できるため、上位層の同意が取りやすい
提案チームとのコミュニケーションが円滑に進む
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10. エグゼクティブサマリー(ES)を理解する
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11. 提案活動にESをいつも使用する
構成を整える。
“サマリー”と”イントロダクション”をわけて構成
サマリー：
提案に不可欠な重要コンテンツを入れる。
イントロダクション：
提案がどういった形で構成されているか。
フォーマット
提案のフォーマットは、お客様から求められている内容に準拠し、
必ず統一させること。
各章の要約になる
ESは提案の各章の要約として使用できる。
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12. お客様(見込み客)目線を終始一貫せよ
お客様目線で確認する。
下記項目に焦点が合っているか確認する。
お客様のビジョンを述べているかどうか。
提案とお客様のビジョンが繋がっているかどうか。
決定権のある方のホットボタンを的確に押せているかどうか。
(決定権のある)お客様のホットボタンを押せるものから順番に、
提案内容や章が構成されているかどうか。
競合他社ではなく、自分たちの提案をお客様が指名するかどうか。
特徴の前に利点を説明しているか。
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13. エグゼクティブサマリー(ES)の作成方法
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14. 営業プロセス、営業戦略を強化、構築する
プロジェクトマネージメントの視点で確認する。
ESを使用し、提案内容をより強化する。
ESは多くの経営層の戦略や営業プロセスを包含しているので、
既存のSalesテンプレート(提案書)からESを作成することができる。
ステップ1: 3つのワークシートを使い提案の核を作る。
 必要な内容にフォーカスし、多い情報を削る。
ステップ2: 作成できた3つのワークシートを元に、
4つ目のワークシートを完成させる。
 ホットボタンと選定ポイントをまとめる。
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15. ①統合ソリューションワークシート
フォーカスポイントを並べ、提案の課題、要求、
競合との位置づけを整理する。
可能な ギャ 競合の 今後の
No. 提案課題 要件 懸念点 懸念点の解
提案 ップ 提案 アクション
2時間のレスポ
システムが
8時間 2時間の 3時間 早い分、 追加コスト ンスタイムを証
必ず使えな 6時
1 のレス レスポ のレス 高いので がないこと 明し、フォト
いといけな 間
ポンス ンス ポンス は？ を強調する サービスを見せ
い
る
2
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16. ②競合分析Martix
選定ポイントがどこにあるか見分けるためのMatrix。
自社が想定している提案が要望とマッチしているか、
競合と比較してどうかを顧客の決定者の目線で確認する。
選定ポイント 重要度 自社 競合A 競合B
クオリティ 35 30 20 20
価格 25 10 25 20
実績 15 15 10 10
拡張性 20 15 20 15
合計 100 70 75 65
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17. ③提案戦略ワークシート
最も選定ポイントの高い項目に照準を合わせて、
提案できるようにする。
我々は
“_______________________________________________________”
を強調して提案し、それは
“_______________________________________________________”
により実現する。
我々の弱みは、
“_______________________________________________________”
であり、その弱みを緩和するために
“_______________________________________________________”
を行う。
我々は競合の強みの重要度を下げるため、
“_______________________________________________________”
をしたい。その実現のために
“_______________________________________________________”
を行う。
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18. ③提案戦略ワークシート(例)
最も選定ポイントの高い項目に照準を合わせて、
提案できるようにする。
我々は
“サービスクオリティーの良さ”
を強調して提案し、それは
“既存システムでの実績を元にレポートを作成し、提案書に盛り込むこと”
により実現する。
我々の弱みは、
“価格”
であり、その弱みを緩和するために
“追加コストを抑制できる提案”
を行う。
我々は競合の強みの重要度を下げるため、
“初年度の導入コストを重視する決定者の視点を変更”
したい。その実現のために
“コストの回収時期を明確化し、他社と比べてコストでも遜色ない提案”
を行う。
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19. ④ES ソリューションワークシート
3つのワークシートの内容を抜粋し、シンプルな1つの
ワークシートにまとめる。
#1 #2 #3 #4
システムの安定稼
ホットボタン
働性の向上
ソリューション 2時間のレスポンス
代替案 3時間のレスポンス
懸念点 追加コストなし
証明 導入した
‐実績 顧客リストの開示
証明 レコードabcから
‐パフォーマンス スコアを抜粋
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20. 作成したコンテンツをより説得力のあるものにする
構成を整える。
前頁のワークシートを4Boxテンプレートに発展させる。
4Boxテンプレートは選定者が入札者に求めるミニ提案書と構造が酷
似しているため、決定者の視点に近づくことができる。
Box1
サマリー:決定者の視点/要求/提案のレビュー/要望
Box2
イントロダクション:ホットボタンを列挙する
Box3
ボディ:ホットボタンに刺さる我々のソリューションを列挙し、
実証方法を記載する
Box4
この提案を受けての感想(いい点/悪い点)、何が足りないかを列挙す
る。それが次のESドラフト作成へのステップへつながる。
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21. ⑤4Boxテンプレート
何を伝えたいか、そして自分が何をしたいかを
Box1: サマリー 感じるままに思うままに。
テーマ
ビジョン HBの項目が響くものになっているか、
提案構成がHBに沿ったものかを再確認する。
Box2: イントロダクション
ホットボタン(HB)の紹介
HBトピックス HBとサブタイトルをBox2からコピー。
HB#1
HB#2
HB#3
Box2の内容をしっかりと立証し、構造も継承
Box3: ボディ する。図や絵を使ってわかりやすく伝えよ。
HB#1 HB#2 HB#3
ソリューション&メリット ソリューション&メリット ソリューション&メリット
証明 証明 証明
図or絵 図or絵 図or絵
この提案を入札するかどうか、
Box4: レビュー Good/Badポイントをそれぞれ記載。
サマリー、レビュー、次のステップ
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22. 4Boxテンプレートを使用し、拡張する
価値のある提案かどうかという目線で。
4Boxテンプレートから5枚のESに発展させる。
このフレームワークは提案のポイントをよりクリアにし、
決定者の視点により近づくことができる。
ポイント
図や絵を使ってわかりやすく。
ソリューションの説明は経験とパフォーマンス証明を元に
説明がされている。
価格やコストは購入者のルールに沿って提示。
最終頁には体制図を必ず入れる。
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23. ⑥4Box to エグゼクティブサマリー
■1P
なぜ我々のソリューション
でないといけないのか？を
含め最初の1Pを作成する。
■2～4P
それぞれのHBを効果を含め、
説明する。各ページの分量は
変化をつけ、最も重要な項目に
分量を割く。
■5P
図や絵を使いわかりやすく、
価格とまとめを記載する。
今後の未来のステップも
記載する。
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24. 明確な優位性がある形にESを発展させる。
提案を決定者に見せる視点で確認する。
最初のKickoff MTGに営業はESのドラフトを完成させ持参する。
ESのドラフトをレビューし、ソリューションの追加や要素が
十分含まれているかを確認し、ESの完成に近づける。
可能であれば、お客様(決定者)にレビューをしてもらう。
提案書の5～10%の決定者が読みやすいボリュームに調整する。
絵や図を使ってよりわかりやすくできないかを考える。
ESは社内での簡単な報告書になる。
提案活動は最初から最後までESのフォーカスポイントに
沿った形で行う。
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25. レビューおよび移管の指針
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26. ガイドラインによるチェック
Mgrが経験と実績に基づく確認をする。
小さい提案(P20以下)を除き、ESは提案活動時で必ず使用する。
ESはノンテクニカルでもわかる上位の経営層向けの内容にする。
ESは提案書全てを包含するものとする。
図や絵を使い、わかりやすく効果的に。
提案の早い段階から情報が十分取れていると思うべからず。
提案による効果、メリットが明確に記されているか。
要求に対する証明がしっかりとなされているか。
まとめで課題に対して、しっかりと提案がされていることが
確認できるか。
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27. プロセスに沿い、依頼や役割分担をする
提案を決定者に見せる視点で確認する。
役割分担をする際、下記の手順に沿うこと。
HBはBox2で定義する(2～5つ)。
各担当者に見た目の大事さを伝え、Box3のHBを強調させる。
各担当のつなぎ目では、決定者が何を必要としていて、それに応え
られるのが唯一我々の提案だけだということ(Box1)を意識する。
Box4の価格、まとめでは”なぜ我々の提案が選ばれるか”を記す。
編集する際にはフォーマットが統一されていることに注意を払う。
提案までの残りの時間で、反対する人の意見の緩和に努める。
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28. まとめ
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29. まとめ
ESは終始、お客様(決定者)の目線で考えられている。
わかりやすく、少ない分量で作成することがポイント
Kickoff MTG前の早い段階でまず1度作成するのがポイント
ESは提案の柱になるので、困ったとき、迷走したときなど、
手詰まりのときの指針になる。
必要な要素だけに削り、それを拡張させているのがポイント
結果、受注率が上がる。
無駄な残業/徹夜が激減する。
社内報告も楽になる。
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