1. XIII ORGANIZOVANJE SASTANKA

2. Sastanak!
 Mesto gde svi izmjenjuju sve informacije
istovremeno, gde se rešavaju problemi,
razvijaju kreativne ideje,
ILI
 gubitak vremena?

3. Sastanak
Sastanak - osnovni oblik kolektivnog rada i predstavlja
učešće većeg broja ljudi raznih specijalnosti u donošenju
odluka ili zaključaka - preporuka.
Sastanak – jedno od glavnih sredstava komunikacije pri
upravljanju
Uspešan sastanak ako je svim učesnicima jasno
 šta je dogovoreno,
 koje aktivnosti trebaju preduzeti,
 u kojem roku,
 ko je za šta odgovoran

4. Treba li nam sastanak?
 DA AKO,
 Postoji neki problem koji se najbolje može rešiti u grupi
 Postoji potreba za komunikacijom,
 Postoji potreba za jačanjem kohezije tima,
 Trebaju li nam saveti pre donošenja neke odluke.

5. Prednost sastanka u odnosu na druge
oblike dogovaranja
 povratna informacija - odmah
 razmenjivanje informacija
 brzo rešavanje problema
 pojašnjavanje odgovornosti
 osećaj zajedničke vizije
 jačanje tima
 kontinuirano upoređivanje postignutog

6. Priprema sastanka
 svrha sastanka – određuje način vođenja
 poziv na sastanak
- vreme početka i završetka,
- mesto održavanja,
- popis tema,
- imena referenata

7. Priprema sastanka
 Idejno koncepcijska
- cilj
- glavna pitanja
- potrebni podaci
- uvodno izlaganje
- priprema predsedavajućeg
- priprema referenata
 Tehnička priprema
- način
- učesnici
- dnevni red
- zakazivanje (vreme početka i završetka, mesto održavanja, dnevi
red...)

8. Vođenje sastanka
 Uvodno izlaganje
 Razmatranje problematike – diskusija
 Usvajanje odluka .
Predsedavajući:
 kontroa toka, sadržaja i trajanja
 vođenje i podsticanje rasprave
 sprečavanje prikrivenih namera ili tenzija

9. Vođenje sastanka
OTVORITE SASTANAK → pozitivno i direktno
RASPRAVLJAJTE → bez prekoračenog
O TEMAMA vremena
USMERAVAJTE → raspravite sve
KA CILJU mogućnosti
DONESITE ODLUKU → postignite kompromis
ZAKLJUČITE → sažeto iznesite
SASTANAK zaključke
ZAPISNIK → u što kraćem roku,
svim učesnicima

10. Šta učiniti pre sastanka?
 Odrediti zašto se sastanak održava?
 Dolaženje do ideja,
 Savetovanje menadžera,
 Donošenje odluke.
 Odlučiti se ko su učesnici – kroz odgovore na pitanja!
 Ko ima informacije neophodne za sastanak?
 Ko treba da učestvuje zbog strateških razloga (na koga utiču
odluke)?
 Koliki broj osoba omogućava kvalitetan rad (5-7) ?
 Koliko je važno da tim bude homogen ili heterogen?
 Pozicije ljudi u pravnom subjektu (poslovne funkcije)!
 Pošaljite pozive pravovremeno i uskladite mogućnosti
učestvovanja svih učesnika sastanka!

11. Koje je trajanje sastanka?
 U pozivu najavite:
 Dan, vreme i mesto početka
 Teme o kojima će se raspravljati
 Ciljeve koji se žele postići
 Trajanje pojedinih tačaka i njihove nosioce
 Ukupno vreme trajanja sastanka
 VAŽNO: sastanak duži od 90 minuta je
neproduktivan

12. Šta činiti za vreme sastanka
Kao predsedavajući ?
 Proverite poznaju li se svi učesnici, ako ne zamolite ih da se svi
predstave, ko su i zašto su na sastanku.
 Započnite s pregledom dnevnog reda i iznesite očekivanja od sastanka
(opis problema i traženje novih rešenja) – zamolite da to netko učini
kao uvod.
 Ne budite previše precizni i ne objašnjavajte previše precizno šta
želite, naznačite samo smer, jer preciznost smanjuje kreativnost.
 Pripremite pitanja otvorenog tipa kojima bi potakli učesnike na
raspravu.
 Vodite računa o svakom pojedincu i onom stidljivom i onom
dominantnom.
 Svojim ponašanjem pokažite da sve komentare i predloge jednako
vrednujete.
 Izbegavajte prepirke i usmeravajte raspravu.
 Ne stajte ni na čiju stranu, a u slučaju prepirke zaključite i odložita
tačku

13. Šta činiti za vreme sastanka
kao učesnik?
 Dođite na vreme.
 Pitajte predsedavajućeg šta se očekuje od sastanka i od vas na
sastanku.
 Posvetite sastanku pažnju (isključite telefon, ne izlazite).
 Šta trebate reći recite pre kraja tačke ili sastanka,
 Pitajte da Vam se razjasni.
 Učestvujte aktivno.
 Pokažite poštovanje.
 Budite uljudni.

14. Šta posle sastanka?
 Napravite kratak zapis sa sastanka.
 Ko, šta, zašto, gde, kada, s kim, s čim, kako!
 Javno objavite zapisnik sa sastanka,
 Dostavite zapisnik učesnicima i svima koji su sastankom
dotaknuti - odlukama ili zaključcima.
 Vodite računa o sprovođenju odluka.
 Izveštavajte o sprovođenju odluka.

15. Šta treba znati!
 Izbegavajte točku razno jer neko baš nju čeka, a niko se za nju nije
pripremio – bolje je za zadnju tačku predvideti priedloge tema za
sledeći sastanak.
 Istraživanja pokazuju da u grupi od 7-8 članova 80% vremena govore
dvojica najdominantnijih - ne često najstručnijih.
 Osobe s višim formalnim statusom često sprečavaju niže rangirane
učesnika da se izjasne, pa postoji mogućnost da ne čujete sve
informacije.
 Često se troši puno vremena na početno upoznavanje i prilagođavanje
 Postoji tendencija da se na sastanku izgubi smer i razgovara o
trivijalnim stvarima.
 U grupi često vlada konformizam, pa pojedinac s oprečnim mišljenjima
obično nailazi na otpor grupe.

16. Sastanak - najčešće greške
 kašnjenje na sastanak
 loše odabrano mesto održavanja
 nejasna svrha sastanka
 irelevantne teme
 suviše detalja
 nedostatak fleksibilnosti
 loše upravljanje sastankom

17. Sastanak nije gubitak vremena!
 Ako se poštuju
protokoli i pravila
vođenja sastanka i ako
je dobro vođen prema
ciljevima.