Report sui punti salienti della proposta pubblicata dalla Commissione Europea. Con alcune note dedicate all’uso del CCMS Argo di Kea per realizzare digital documentation ed e-manual

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Il nuovo Regolamento Macchine propone di autorizzare la distribuzione digitale di manuali e dichiarazioni di conformità
Luglio 2021
Il nuovo Regolamento Macchine propone
di autorizzare la distribuzione digitale di
manuali e dichiarazioni di conformità
Report sui punti salienti della proposta pubblicata dalla Commissione Europea.
Con alcune note dedicate all’uso del CCMS Argo di Kea per realizzare digital
documentation ed e-manual
Il 21 aprile 2021 la Commissione Europea ha pubblicato la proposta per il nuovo Regolamento Macchine,
che negli intenti dovrebbe sostituire la Direttiva Macchine 2006/42/CE.
Va sottolineato che il Regolamento (regulation) rappresenta un atto giuridico vincolante a livello europeo: il
nuovo Regolamento Macchine garantirebbe quindi più uniformità applicativa e più certezza della legge,
riducendo quei margini di interpretabilità, che oggi sono forieri di costi amministrativi, soprattutto per i
costruttori di macchine.
Fra i temi della proposta spiccano quelli legati alle cosiddette tecnologie emergenti: cybersafery e
cybersecurity, intelligenza artificiale e machine learning, collaborazione fra persone e robot.
Qui ci concentriamo però sul tema numero 4, che si propone di “semplificare le specifiche della
documentazione, autorizzando i formati digitali” per la distribuzione del manuale di istruzioni e della
dichiarazione di conformità.
Sulla base degli studi preliminari condotti dalla Commissione Europea, la proposta di autorizzare digital
documentation ed e-manual porta più benefici che svantaggi ai costruttori di macchine, agli utilizzatori, alle
autorità e alla società nel suo insieme.
Nei confronti dei costruttori di macchine il nuovo Regolamento Macchine mira a:
• Ridurre gli oneri amministrativi, derivanti per esempio dai margini interpretativi lasciati aperti dalla
Direttiva Macchine attuale o dalla necessità di mettere a disposizione delle autorità di vigilanza del
mercato documentazione stampata
• Ridurre i costi di stampa, consegna e archiviazione della documentazione. Dagli studi preliminari
condotti dalla Commissione Europea emerge che i costi di stampa incidono per l’1-4% sul fatturato
dei costruttori di macchine

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Il nuovo Regolamento Macchine propone di autorizzare la distribuzione digitale di manuali e dichiarazioni di conformità
Luglio 2021
• Semplificare l’iter di aggiornamento della documentazione.
La proposta sottolinea la necessità che il costruttore indichi chiaramente sulla macchina o su un documento
di accompagnamento:
• Come accedere alla documentazione digitale. Dal semplice codice QR alla realtà virtuale, passando
per la realtà aumentata, ogni metodo può essere esplorato in base alle finalità della
comunicazione, alle caratteristiche degli interlocutori e al contesto in cui operano
• Quale versione del manuale corrisponde alla prodotto acquistato
• Come eseguire il download in locale della documentazione.
La Commissione Europea non trascura gli investimenti organizzativi e tecnologici necessari per allestire e
manutenere il flusso di realizzazione e distribuzione della documentazione digitale (sistemi di gestione dei
contenuti, realizzazione degli output e distribuzione della documentazione online agli interlocutori
autorizzati): dagli studi preliminari emerge però che solo il 18% dei costruttori di macchine europei non
produce ancora alcuna forma di documentazione digitale e dovrebbe quindi affrontare l’investimento
iniziale nella produzione e distribuzione di digital documentation ed e-manual.
Secondo gli studi preliminari condotti dalla Commissione Europea gli utilizzatori oltre il 60% degli
utilizzatori desidera ricevere la documentazione solo in formato digitale o, tutt’al più, una versione
stampata della Quick Start Guide (con istruzioni operative di base o informazioni sui principali sistemi di
sicurezza) e il manuale completo in formato digitale.
In base alle modalità realizzative, digital documentation ed e-manual non sono solo più facilmente fruibili
da parte di determinati tipi di utilizzatori, per esempio non vedenti e ipovedenti - come sottolineato dalla
Commissione Europea -, ma migliorano discoverability e findability delle informazioni, danno agli utenti più
strumenti per manipolare i contenuti in base alle loro esigenze e permettono di realizzare applicazioni in
grado di personalizzare proattivamente le informazioni in base alla macchina, all’interlocutore e al suo
contesto operativo.
La proposta riporta tuttavia anche i timori espressi soprattutto da utilizzatori e associazioni di consumatori:
• Persone tecnologicamente poco alfabetizzati potrebbero continuare a preferire la documentazione
stampata
• Gli utilizzatori potrebbero andare incontro a costi non previsti nel caso in cui decidessero di
stampare autonomamente, in tutto o in parte, la documentazione
o Ecco perché permane l’obbligo di fornire copia cartacea gratuita all’utilizzatore che ne
faccia richiesta. Si tratta comunque di un rovesciamento di prospettiva: oggi la carta è il
default, domani potrebbe esserlo l’approccio digital first
• In determinati contesti manca l’accesso a internet
o Ecco perché all’utilizzatore va sempre data la possibilità di eseguire il download in locale
della documentazione, in modo tale da poterla consultare in assenza di connessione al
web. Questa indicazione vale anche per gli help online e i sistemi di user assistance

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Il nuovo Regolamento Macchine propone di autorizzare la distribuzione digitale di manuali e dichiarazioni di conformità
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installati a bordo macchina, che devono essere scaricabili in locale per garantirne l’accesso
anche in caso di guasto della macchina
• La versione aggiornata della documentazione, pubblicata online, potrebbe essere disallineata
rispetto alla versione del prodotto acquistata
o I sistemi CCMS di component content management (come Argo CCMS di Kea) forniscono
strumenti adeguati e consolidati per allineare il ciclo di vita della documentazione a quello
della macchina.
Dal nuovo Regolamento Macchine trarrebbero beneficio anche le autorità di vigilanza del mercato, grazie
alla maggiore facilità e velocità di acquisizione e scambio della documentazione. Secondo la Commissione
Europea ciò si traduce in un’azione più coordinata ed efficace delle autorità a livello europeo e, di riflesso,
nell’incremento della qualità delle macchine europee, della fiducia in esse da parte degli utilizzatori e della
sicurezza del loro utilizzo.
Inoltre, come i costruttori di macchine, così anche le autorità risparmierebbero costi di archiviazione grazie
a digital documentation ed e-manual.
Per la società nel suo insieme, la proposta mira a ridurre “i costi ambientali”, grazie al “risparmio di carta,
alla riduzione delle emissioni di carbonio” e al minor consumo delle risorse idriche necessarie a produrre
carta. Meno documentazione stampata significa un’impronta ecologica più leggera.
Va sottolineata la neutralità tecnologica con cui la Commissione Europea affronta il problema della
documentazione digitale e degli e-manual: si tratta di un aspetto positivo, poiché non indicare il come
permette alle aziende di innovare per centrare gli obiettivi del nuovo Regolamento Macchine.
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I contenuti gestiti con Argo CCMS - il sistema di component content management di Kea dedicato alla
documentazione tecnica e di prodotto - sono già pronti per confluire in qualsiasi forma di digital
documentation ed e-manual: dal PDF o flip-book del manuale sfogliabile online all’e-manual in formato
HTML5; da help online o applicazioni di user assistance installate a bordo macchina a knowledge base
accessibili via web; da app e web app dedicate ad applicazioni di realtà aumentata e di realtà virtuale; dai
connettori fisico-digitali (come i codici QR) alle funzioni di download in locale della documentazione.
Autore: Petra Dal Santo | dalsanto@keanet.it