Collaboration et gestion des données et contenus dans la transformation digitale

Collaboration et gestion des données et contenus
Denis MEINGAN
Directeur Associé
+33.(0)6.98.80.20.02
denis.meingan@knowledgeconsult.com
dans la transformation digitale
Rencontres internationales
de la Conduite du Changement
24 septembre 2014

Sommaire
1. La transformation digitale et ses principaux mythes
2. L’enquête avec l’EMLYON sur la mise en oeuvre des
RSE et une proposition d’approche d’implémentation
3. L’enquête avec l’EBD sur la gestion des contenus et
des données et des propositions d’amélioration
4. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la
transformation digitale
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale
2

LA TRANSFORMATION DIGITALE
ET SES PRINCIPAUX MYTHES
3

Principaux mythes autour de la transformation
digitale
4
1.
Centrée
sur
la
l’expérience
client
2.
Présentant
un
nouveau
nom
pour
l’informa9que
3.
Nécessitant
un
changement
de
culture
pour
sa
mise
en
oeuvre

En fait, la transformation digitale est partout…
5
1
• Entreprises
• Collec.vités
territoriales
• Hôpitaux
• …
Organisa9ons
• Tradi.onnels
• Digitaux
• Mixtes
Modèles
d’affaires
• Opéra.onnelles
• Support
• Contrôle
Ac9vités

La transformation digitale est l’étape actuelle de la
numérisation des activités des organisations…
Web 2.0 (Entreprise 2.0)
• Approche : Méthode agile (SCRUM)
• Logiciel : Blog / Wiki…
• Technologie : Saas / Mashup
Progiciel (Gestion de projet)
• Approche : Paramétrage et adaptation
• Logiciel : ERP
• Technologie : Réseaux locaux
Web (CRM)
• Approche : Design
• Logiciel : Intranet / Extranet
• Technologie : Internet
Groupware (KM)
• Approche : Conception itérative
• Logiciel : Lotus Notes / Exchange
• Technologie : Client - Serveur
Système d’information (Modélisation)
• Approche : Méthode de conception
• Logiciel : Base de données relationnelles
• Technologie : Minis / Micros
6
1965
1990
1995
2000
2005
1980
2010 Transformation
digitale
Informatique (Automatisation)
• Approche : Analyse fonctionnelle et organique
• Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données
• Technologie : Mainframe
Social Business (Individualisation)
• Approche : Utilisation sans conception
• Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise
• Technologie : Terminaux mobiles / Cloud
2

… mais elle fait aussi intervenir des approches et
technologies différentes de celles de l‘informatique
• Médias sociaux
• Plateformes m-commerce
• Identité numérique
• Social CRM
• Décision temps réel
• Marketing multicanal
Expérience client
7
Collaboration
Fonctionnemen t Infrastructure
• Mobilité
• Paiement NFC
• Imprimante 3D
• Géolocalisation
• Cloud
• Objets Intelligents et/ou connectés
• Equipements autonomes
• Drones
• Big data / Analytics
• MOOC
• Web TV
• Visualisation des données et des
informations (Dataviz / Infoviz)
• Gamification
Internet
• Portails
• Digital workplaces
• Search Based Applications
• Réseaux Sociaux d’Entreprise
• Ateliers digitaux
• Web Conferencing
2

Même si la transformation digitale est un
changement transformationnel…
Transi9on
8
3
• Cible
:
connue
• Etendue
:
limitée
• Profondeur
:
faible
• Rythme
:
progressif
• Mode
de
ges9on
:
imposé
ou
co-‐
construit
• Planifica9on
:
ponctuelle
Changement
incrémental
• Cible
:
connue
pour
l’essen.el
• Etendue
:
variable
• Profondeur
:
forte
• Rythme
:
rapide
le
plus
souvent
• Mode
de
ges9on
:
imposé
• Planifica9on
:
globale
• Cible
:
inconnue
pour
l’essen.el
• Etendue
:
large
• Profondeur
:
forte
• Rythme
:
rapide
• Mode
de
ges9on
:
co-‐construit
• Planifica9on
:
par
séquence
Transforma9on

…sa mise en oeuvre peut s’adapter à une
modification progressive de la culture
9
3
Cible
organisa9onnelle
et
comportementale
définies
Nouvelle
organisa9on
et
nouveaux
comportements
mis
en
place
Résultats
business
aNeints
Culture
transformée
Capacité
de
changement
de
l’organisa9on
augmentée

Au final, la transformation digitale est un concept
parapluie…
10
…qui synthétise l’approche d'utilisation par les
organisations des technologies numériques
existantes et à venir pour leurs différents
besoins.
Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des
voies à des manières différentes de :
• se positionner par rapport à leurs parties
prenantes ;
• déployer leurs différentes activités internes
et externes ;
• mobiliser leurs collaborateurs.

L’ENQUETE AVEC L’EMLYON SUR
LA MISE EN OEUVRE DES RSE ET
UNE PROPOSITION D’APPROCHE
D’IMPLEMENTATION
11

Objectifs de l’enquête avec l’EMLYON
12
Rela9ve
maturité
des
RSE
Absence
de
bilan
de
mise
en
oeuvre
Iden9fier
les
approches,
les
démarches,
les
disposi9fs
de
RSE
mis
en
place
et
leur
mode
d’appropria9on

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE)
La liste présentée ici n’est
pas exhaustive. Par ailleurs,
tous ces outils ne sont pas
équivalents en termes de
couverture fonctionnelle
13

Principales fonctionnalités des RSE
Individus
14
Pilotage
• Profil (coordonnées, compétences, centres d’intérêt…)
• Mise en relation
• Abonnements
• …
• Confidentialité
• Membres
• Tâches
• …
Gestion des profils et du réseautage
Gestion des communautés
Communautés
Flux d’activité
• Statistiques
• Analyse de réseau
• Tableaux de bord
• …
• individu
• communauté
• global
• …
Discussions
Partage de
ressources
Production de
contenus
• Documents
• Vidéos
• Images
• Liens
• …
• Questions / Réponses
• Microblogging
• Messagerie instantanée
• …
• Co-édition de documents
• Blog
• Wiki
• …
Organisation et
accès
• Tagging
• Taxonomie
• Recherche
• Evaluation
• …

Profil des organisations ayant répondu à l’enquête
15
55 cas de mise en oeuvre d’un RSE dans 54 organisations
• ADEME
• AGIR Transport
• AirFrance - KLM Cargo et Martinair Cargo
• Alstom
• Altaïde
• Argus de la presse
• ATOS
• Bouygues Telecom
• CANAL +
• CCI Alsace
• CSC
• Devoteam
• DILA
• E-Megalis
• Empreinte Studio
• ENRX - Nord-Pas de Calais
• Fiducée Groupe
• Groupe Seb
• IBM
• La Poste
• LAFARGE Bétons & Granulats
• Michelin
• MMA
• PEPS Limousin
• Pernod-Ricard
• Rhodia – Solvay
• Saint Gobain
• Sanofi
• SCE
• SNCF
• Sodexo
• 1 association
• 2 entreprises du secteur Banque - Finance - Assurance
• 2 collectivités territoriales
• 1 entreprise du secteur de la Communication
• 1 entreprise du secteur de l’Energie
• 3 entreprises industrielles
• 1 entreprise du secteur de l’Industrie pharmaceutique
• 1 entreprise du secteur de l’édition de logiciel
• 1 entreprise du secteur du Luxe
• 1 entreprise du secteur des Matériaux de construction
• 2 Ministères / Organismes publics
• 1 Organisation consulaire
• 1 entreprise du secteur des Paris
• 5 entreprises du secteur des Services
• 1 entreprise du secteur Télécoms et Internet
Taille de l’échantillon : 55 réponses
TPE
11%
PME
11%
ETI
25%
GE
53%
Taille des organisations
Nombre de salariés
• TPE : moins de 20
• PME : de 20 à 249
• ETI : de 250 à 4 999
• GE : plus de 5 000

Secteur d’activité des répondants
Services
22%
Organisa9on
consulaire
Ministère
/
Organisme
public
16
Associa9on
4%
Banque
-‐
Finance
-‐
Assurance
9%
Collec9vité
territoriale
4%
Communica9on
4%
Edi9on
de
logiciel
4%
Energie
4%
Fabrica9on
et
distribu9on
de
vins
et
spiritueux
2%
Industrie
11%
Industrie
pharmaceu9que
Paris
4%
Luxe
2%
Matériaux
de
construc9on
2%
5%
Medias
2%
9%
4%
Télécoms
et
Internet
5%
Transport
5%

Outils logiciels mis en place
BlueKiwi
ChaNer
Drupal
Elgg
Etheryl
Google
Human
Connect
IBM
Connec9ons
Inspheris
Jalios
Jamespot
Jive
Knowings
KnowledgePlaza
Podio
Seemy
Sharepoint
Sharepoint
&
Newsgator
Sharepoint
&
SocialFactor
Tibbr
Yammer
Clearvale, Dassault, Lifefray, Talkspirit, Webex Social et Zyncro ont
été contactés mais n’ont pas fournis de répondants.
17
YoolinkPro
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
NB : Dans certains cas, plusieurs logiciels ont été mis en place Taille de l’échantillon : 55 réponses

Analyse des principales idées reçues
18
Le RSE se positionne comme un outil à usage social dont
l’implémentation est une fin en soi
Les directions métiers sont très souvent à l’initiative
des projets RSE
Le choix de l’outil de RSE repose principalement sur sa
simplicité d’utilisation
Le RSE va remplacer le mail, l’Intranet, la GED...
Le caractère intuitif d’un RSE supprime la nécessité d’un
accompagnement au changement et d’un pilotage

Points souhaités d’amélioration
Malgré l’adoption des RSE les
collaborateurs restent demandeurs
d’assistance
0
2
4
6
8
10
12
14
Adop9on
par
les
u9lisateurs
Sou9en
du
management
Accompagnement
Déploiement
des
communautés
U9lisa9on
de
l'ou9l
Remplissage
des
profils
Ressources
allouées
Intégra9on
dans
le
système
d'informa9on
Synthèse
et
formalisa9on
des
échanges
Intégra9on
dans
les
process
Déploiement
externe
Collecte
des
success
stories
19

Proposition d’une approche pour la mise en oeuvre
d’un RSE qui doit évoluer suivant…
20
Convaincre
• Etudier
l’opportunité
• Iden9fier
les
changements
à
prévoir
• Fixer
le
type
plateforme
à
retenir
Préparer
• Définir
globalement
le
projet
• Iden9fier
les
communautés
à
meNre
en
place
• Choisir
une
plateforme
MeNre
en
oeuvre
• Gérer
le
projet
de
mise
en
oeuvre
• MeNre
en
place
et
supporter
le
déploiement
des
interac9ons
• Déployer
et
faire
fonc9onner
la
plateforme
Pérenniser
• Passer
à
l’après
projet
• Garan9r
l’ancrage
des
nouveaux
modes
de
fonc9onnement
• S’assurer
que
la
plateforme
est
bien
u9lisée

…la maturité par rapport au travail collaboratif et à la
communication transverse…
• Communautés
• Portail
21
0
1
2
3
• Espace collaboratif
• Intranet de communication
• Groupware
• Gestion documentaire
• Communautés digitales
• Intranet social

…en définissant des actions adaptées
22
Evolution Type de changement Eléments clés pour la mise en oeuvre
Du niveau 0 ou 1
Transformationnel • Fixation de la vision global de
au niveau 3
développement
• Mesure des impacts avec prise en compte
de l’émergence
• Management du projet en séquences avec
retour d’expérience
• Gestion du changement des mentalités et
de la culture
Du niveau 2 au
niveau 3
Transitionnel • Fixation de la vision détaillée de la cible à
atteindre
• Mesure des impacts par rapport à l’existant
• Management du projet dans sa globalité et
sa linéarité
• Gestion du changement des
comportements et des modes de
fonctionnement.

L’ENQUETE AVEC L’EBD SUR LA
GESTION DES CONTENUS ET DES
DONNÉES ET DES PROPOSITIONS
D’AMÉLIORATION
23

Objectifs de l’enquête avec l’EBD
La
réflexion
sur
la
transforma9on
numérique
oublie
trop
souvent
la
dimension
«
contenus
et
données
»
pourtant
centrale
24
L'objet
de
ceNe
enquête
est
de
faire
le
point
sur
la
manière
dont
ceNe
dimension
est
prise
en
compte
dans
les
organisa9ons
à
l'heure
actuelle
en
termes
de
:
Disposi9fs
Fonc9ons
Gouvernance

Profils des répondants
Webmaster
Secrétaire
Général
Resp.
Record
Management
Resp.
KM
Resp.
Gouvernance
de
l'informa9on
Resp.
Ges9on
de
l'informa9on
Resp.
Documenta9on
Resp.
Communica9on
Resp.
Bibliothèque
Resp
Veille
Record
Manager
MOA
SI
Haut
Fonc9onnaire
Ges9onnaire
de
contenu
Expert
documentaliste
En
reconversion
DSI
Documentaliste
Document
controller
Dirigeant
Correspondant
informa9que
Consultant
MOA
GED
Chef
de
projet
Documentaire
Chargée
de
communica9on
visuelle
Chargé
de
marke9ng
Chargé
d'étude
25
N = 83 0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Analyste

Types représentés d’organisations et de secteurs
Organisa9ons
publiques
26%
Industrie
Pharmaceu9que
BTP
5%
Communica9on
Telecom
2%
5%
26
N = 66
Grandes
Entreprises
47%
Pe9tes
et
Moyennes
Entreprises
27%
Banque
-‐
Finance
-‐
Assurance
16%
Ministère
-‐
Organisme
public
18%
Industrie
12%
Energie
7%
Ingénierie
2%
Services
16%
Forma9on
-‐
Educa9on
5%
Luxe
5%
5%
Transport
2%

Une multitude et une grande hétérogénéité des
dispositifs de gestion des données et contenus…
[ERP]
[Entrepôts
de
données
(Datawarehouse
ou
Datamart)
]
[Ou9ls
d’analyse
et
de
repor9ng
]
[Ou9ls
de
visualisa9on
de
l’informa9on
]
[Système
de
partage
de
fichiers
(type
Windows)
]
[Partage
de
fichiers
dans
le
cloud
]
[GED]
[Base
de
connaissances
]
[Portail
Intranet
]
[Site
web
]
[Espace
de
travail
collabora9f
]
[Wiki]
[Réseau
Social
d’Entreprise
]
[Messagerie
instantanée/Chat
]
[Ou9l
de
web
conferencing
]
[Moteur
de
recherche
interne
]
[Ou9l
de
ges9on
de
terminologie
]
[Plateforme
d’e-‐Learning
]
27
N = 66
0
10
20
30
40
50
60
70
[Web
TV
]
Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque
nouvelle vague technologique.
De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par
exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.

…qui ne sont pas gérés de manière centralisée
Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des
grandes entreprises (industrie, banque / assurance,
services, communication, industrie pharma)
NSP
22%
28
Plusieurs
fonc9ons
Aucune
51%
fonc9on
27%
Il
exsite
une
fonc9on
centralisée
11%
Pas
de
fonc9on
dédiée
89%
N = 83
Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme :
• Direction de la gestion et conservation de l’information
• IMO (Information Management Office)
• Direction Records Management
• CDO (Chief Data Officer)
• …
Ces fonctions sont avant tout focalisées
sur les contenus et non les contenus ET
les données.

… et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de
gestion…
29
• Il s’agit de règles globales de gestion
des contenus.
• Elles ne concernent que les grandes
entreprises.
• Elles ne sont pas vraiment
respectées.
Oui
20%
Non
80%
Dans le cas où il n’y a pas de règles
globales, il y a tout de même des règles
sur des aspects spécifiques et
notamment :
• Archivage
• Sécurité / confidentialité
N = 41

… ni de véritable dispositif de pilotage
Réseau
de
collaborateurs
30
Oui
37%
Non
63%
NSP
27%
Indicateurs
/
Sta9s9ques
60%
13%
Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les
statistiques issues des outils.
Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale
se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet.
N = 41

Cependant des évolutions sont en cours
Paradoxalement, malgré les problèmes
liés à un trop grand nombre de
dispositifs, les organisations ont des
projets de mise en oeuvre de nouveaux
dispositifs…
Développement
de
pra9ques
communes
Améliora9on
de
l'organisa9on
et/ou
de
la
gouvernance
des
contenus
Accompagnement
des
collaborateurs
31
Projet(s)
en
cours
67%
Pas
de
projet
33%
N = 83
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Améliora9on
ou
mise
en
place
d'ou9ls
logiciels

Proposition d’amélioration
32
Disposi9fs
Cartographie
globale
Modélisa9on
des
données
et
des
contenus
U9lisa9on
des
métadonnées
des
contenus
Technologies
Etude
d’opportunité
Prise
en
compte
des
impacts
Ressources
Humaines
Informa9ciens
et
/
ou
professionnels
de
l’informa9on
Gouvernance
Inser9on
dans
une
gouvernance
plus
large

ELEMENTS POUR DEFINIR ET
METTRE EN OEUVRE LA
TRANSFORMATION DIGITALE
33

Eléments pour définir et mettre en oeuvre la
transformation digitale (1/2)
34
• Concrète
• Inspiratrice
• Historisée
• Mobilisatrice
Vision
• Engageant
au
changement
des
pra9ques
• Développant
la
s9mula9on
intellectuelle
et
la
créa9vité
• Mo9vant
à
travers
la
communica9on
d’aNentes
élevées
• Inspirant
le
respect
ainsi
que
la
confiance
Leadership
• Intégrant
la
maturité
des
technologies
dont
est
envisagée
l’u9lisa9on
• Prenant
en
compte
la
capabilité
de
l’organisa9on,
des
modes
de
fonc9onnement
et
des
collaborateurs
• Privilégiant
les
projets
courts
en
rafale
• Réalisant
une
évalua9on
dynamiques
des
projets
• Proposant
une
planifica9on
souple
des
projets
Ges9on
de
portefeuille
de
projets

Eléments pour définir et mettre en oeuvre la
transformation digitale (2/2)
• MeNant
en
place
sponsorship
et
leadership
centralisés
et
décentralisés
• Prenant
en
compte
les
impacts
aux
trois
niveaux
(individu,
groupe
et
organisa9on)
• Privilégiant
la
co-‐construc9on
mul9fonc9onnelle,
exploratrice
et
créa9ve
dans
des
équipes
dédiées
• Développant
l’appren9ssage
de
nouveaux
comportements
et
modes
de
fonc9onnement
• Intégrant
les
enjeux
de
pouvoir
notamment
avec
l’IT
• S’appuyant
sur
un
réseau
d’agents
de
changement
35
Management
de
projet
/
Conduite
du
changement
• Gérant
globalement
la
transforma9on
digitale
avec
ses
instances
• Etant
trans-‐organisa9onnelle,
mul9fonc9onnelle
et
avec
différents
niveaux
hiérarchiques
• PermeNant
un
pilotage
complet
du
portefeuille
de
projets
avec
les
indicateurs
adaptés
• Supervisant
le
management
des
disposi9fs
digitaux
avec
les
indicateurs
adaptés
• Intégrant
la
gouvernance
des
données
et
des
contenus
Gouvernance

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