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プロのPMが教える!議事録作成のコツ

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弊社(https://www.j-q.co.jp/)の社内教育で練りあげられた議事録作成のコツを公開します。
議事録を書く人も、レビューする人も参考にしてみてください。

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プロのPMが教える!議事録作成のコツ

  1. 1. 議事録の作成ポイント
  2. 2. 弊社紹介 2 DX組織立上げ、AI開発などのDX案件や、デジマ案件、成長ベンチャー支援 案件、基幹刷新案件など幅広い案件の「PM」を担っています。 株式会社JQ(ジェイキュー)(https://www.j-q.co.jp) プロジェクトマネジメント サービスデザイン (自社サービス開発事業) 元素記号にないアルファベット「J」「Q」。 「この世界にない新しい価値を創りたい。」そんな思いから株式会社JQは生まれました。 様々な事業創出とプロジェクト支援で培ったマネジメント力と創造力で、 明日や将来を楽しみに思える 世界を実現します。 お問い合わせ先: info@j-q.co.jp ECサイトやオンラインリサーチプラットフォームを運用しています。 多肉植物専門ストア solxsol(https://www.solxsol.com/)
  3. 3. 3 会議の目的 会議の目的とは何か?を可能な限り3つにまとめて答えよ。
  4. 4. 4 会議の目的 会議の目的は①意思決定をすることと、②次に誰が何をいつまでにするか(タスク)を 決めること、そして③情報共有である。 意思決定をすること 誰が何をいつまでにするか 情報共有 ・このまま進行するのかしないのか ・A案とB案どちらにするか ・スコープ(担当範囲)をどうするか ・誰がそのタスクをいつまでにやるのか ・課題/リスクは誰が責任をもって対応するのか ・進行状況の共有 ・課題やリスクの共有 ・要件や設計内容の共有
  5. 5. 5 議事録の目的 議事録を作成する目的は、会議の目的に沿った証跡を残すこと、とプロジェクト関係者 の記憶補助である。 意思決定をすること 誰が何をいつまでにするか 情報共有 こういう議論を経て 誰が何と言って 決まったかの証跡 誰に何が依頼されたかの 証跡 いつどんな情報が共有されたかの証 跡 決まったことを思い返すときに見る 自分がいつまでに何をするか 見返すときに見る 状況を思い返すときに見る 証跡の例 会議の目的 記憶補助の例 議事録の目的
  6. 6. 6 議事録の目的(証跡の目的) なぜ証跡を取るのか?それは、 プロジェクトがうまくいかない時に責任の所在を明らかにすること、 ひいては、裁判沙汰になったときの重要な証拠とすることである。 なんでプロジェクトをもっと早く停め なかったの? 停めるように進言はしたのですが。 いつ?どこにも書いてないし、聞いた 覚えはないよ なんでこの作業こんなに遅延している の? 佐藤さんに依頼したのですが、対応い ただけてません いつ依頼したの?佐藤さんは聞いてな いって言ってるよ あれ、こんな大事なことなんで今に なって言ってくるの? 例)関連システム側の大幅な遅延など 以前、打ち合わせで口頭でご報告しま した。 覚えてないなー。 先週の定例会議の議事録に書いてあります。 議事録の回付もされています。 トラブルの時の重要な証拠になる 顧客 PM 顧客 PM
  7. 7. 7 議事録の目的(証跡の目的) PMは仕切る立場ゆえに、スケープゴートになりやすい。 だからこそ普段から自分を守るための努力=メモ・回付を怠らない。
  8. 8. 8 議事録の目的(記憶の補助) プロジェクトでは大量の情報がインプットで入ってきて、日々処理されていく。 そのため先週起きたこと、議論したことを覚えている人はほとんどいない。 だからこそ議事録で思い返せるようにしておく。 あれ?なんでこうなってるんだっ け? あー、そっか こういう経緯か。 あれ?何やればいいいんだっけ。 このタスクが漏れてたな。 この件って共有されてたっけ?さ れてないなら詰めなきゃ。 あ、共有されてたな。 議事録に書いてありますよ 作業の漏れや、作業方向性のずれ、 余計なコミュニケーションの発生を防ぐことができる メンバー メンバー PM
  9. 9. 9 議事録のアウトプットのレベル感 議事録 議事メモ 誰が何を言ってのかを、やり取りを含めて記載する 重要な報告、結論/決まったこと、ToDO、課題のみを記載す る。やりとりは記載しない。 【ToDO】 ・中山:会員登録機能の開発進捗をメールで報告する(7/18) 【決定事項】 ・Facebook,Twitter認証を導入する 【課題】 ・Y!,Google認証の要否を検討する ------------------------- 1.進捗報告について 会員登録機能の開発が遅延しているが、その理由を教えたいただきたい(下田) →要員の体調不良によるもの。復帰したため、リカバリできると想定(中山) →いつ頃にリカバリができるかの目処を教えていただきたい(下田) →7/16週中にはリカバリできる見込み(中山) →7/18日時点で、状況をメールで共有いただきたい(下田) →★承知した(中山) ・・・ 2. 課題について 課題No.10の外部アカウント認証の検討はどうなっているか(下田) →Facebook、Twitterの連携を行う想定(中山) →選定根拠は何か(下田) →GAのソーシャルの利用状況に鑑みてFacebook、Twitterの2つの認証を行うこと とした。(中山) →ソーシャルだけでなく、Y!やGoogleなども検討する必要がある(下田) →■課題として引き続き管理する(中山) 【ToDO】 ・中山:会員登録機能の開発進捗をメールで報告する(7/18) 【決定事項】 ・Facebook,Twitter認証を導入する 【課題】 ・Y!,Google認証の要否を検討する ------------------------- 1.進捗報告について ・会員登録機能の遅延は要員の体調不良によるもの。7/16週にはリカバリ可能。 →★7/18日時点で、状況をメールで共有する(中山) 2. 課題について 課題No.10は、Facebook、Twitterの連携を行うことで決定(中山) ■Y!やGoogle連携は引き続き課題とする(下田)
  10. 10. 10 議事録のアウトプットのTIPS 議事録は文量が多くなるので、どこを見るべきかがわかりづらい。 そのため、★や■などの記号(黒い記号)をつけて、どこを見るべきか印をつけておくと、自 分自身にとっても読み手にとっても便利。 例)★:ToDO、■:課題 ※決定事項は何が決定事項か微妙なものがあるので(ToDoと決定事項の違いがなんなんのか という)、記号管理しないほうが無難。
  11. 11. 11 議事録のアウトプットのレベル感 あとでうるさいことを言ってきそうかどうか、によって使い分けをする プロジェクトメンバー、ステークホル ダーの中であとでうるさいことを言いそ うな人がいるかどうか。 議事メモレベルでよい 議事録レベルにすべき 例)外部のPMOが入ってきている 例)初めてのお客様である 例)ちゃぶ台返しするようなメンバー・上司がいる 例)お任せしてくれるお客様 例)PJTをコントロールしている 例)内部のMTGで、ちゃぶ台返しするように人はいない YES NO
  12. 12. 12 議事録作成時に抑えるべきポイント ① 短めの文章で主語・述語・目的語の対応がわかるように <NG例> 課題No10の外部認証に関しては、GAのソーシャルの利用状 況を確認したところ、FacebookとTwitterの利用が8割と、多 かったことから、連携対象としてFacebookとSNSの認証の みを対象とすることにした。 <OK例> ・課題No10の外部認証はFacebookとTwitter認証を行うこと で決定。 ・GAでのソーシャルの利用状況を確認したところ、Facebo ok、Twitterで全体の8割を占めている。 ② 対象や方法が特定できるようにする <NG例> 7/19日時点で進捗状況を報告する <OK例> 7/19日時点で会員登録機能の進捗状況をメールにて報告する
  13. 13. 13 議事録作成時に抑えるべきポイント 意思決定関連 誰が何をいつまでにするか 情報共有 • 決まった方針(A案で行く/このまま進めるなど) • 決まったスコープ(開発範囲、担当範囲) • お金が関係すること(発注/買うなど) • 顧客のタスク • 「やりましょうか」と軽いノリのタスク • 「やる必要があります」→「そうですね」と 同意型のタスクや、「やりましょうかね」のような軽いノリのタスク (スルーされやすい) • 進捗の遅延 • 課題・リスクの共有 • キーパーソンの発言 (たまにしかMTGに出ない癖に自分が言ったことを結構覚えている) ③ 意思決定・タスク・情報共有をもらさない
  14. 14. 14 議事録のレビュー方法 文脈・単語レベルでわからない 大きくわからないところは早めに確認する。 So Whatなど、自分で推察すべき部分は一度考えてみる。 レビュー依頼前に必ずセルフチェック! 早めに確認する (議事録を作り切る前に) So Whatがわからない 自分で想像して、 こうではないか?と 想定した上で確認する 事前に確認すること レビュー前に確認すること セルフチェックで 誤字脱字・文章のおかしいところ まだわかっていないところ などをチェックしておく
  15. 15. 15 議事録作成の目安時間 以下の目安時間を目指そう。 上級者 中級者 初心者 打ち合わせ中に作成。 終了後、すぐに送付できる。 打ち合わせ中に作成。 終了後、30分程度で送付できる。 打ち合わせ終了後、打ち合わせの 半分程度の時間で作成して送付できる。 打ち合わせ終了後、打ち合わせと同じ時間を かけて作成して送付できる。 打ち合わせ終了後、打ち合わせの 2倍程度の時間をかけて作成して送付でき る。 打ち合わせ終了後、打ち合わせと同じ時間を かけて作成して送付できる。 議事メモレベル 議事録レベルスキル

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