3 Sigda

SISTEMI INFORMATIVI PER LA
GESTIONE DELL’AZIENDA
dott. ing. Francesco Guerra
francesco.guerra@unimore.it

SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA

I sistemi ERP

 Le soluzioni ERP rappresentano un’evoluzione e uno
sviluppo dello schema MRP. L’acronimo e’ stato coniato agli
inizi degli anni ’90 per indicare una suite di moduli
applicativi integrati che supportano l’intera gamma dei
processi di una impresa.
 Una suite completa ERP contiene decine di moduli che
possono essere schematicamente classificati nei gruppi:
 Moduli core
 Settoriali
 Inter-settoriali
 Moduli extended

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I sistemi ERP (2)

 Con l’estensione dello schema ERP, le aziende hanno a
disposizione una ampia gamma di applicazioni informatiche:
 Suite core informatizzano le attivita’ aziendali interne di livello
operativo e direzionale
 Suite extended alle suite core sono integrate altre suite per la
gestione del ciclo di vita del prodotto, per l’interazione con
l’utente, per l’e-procurement, …
 Il valore aggiunto dell’integrazione fra ERP e altri ES e’ la
circolarita’ dell’informazione aziendale e interaziendale.
 Ad esempio integrazione fra ERP e CRM: il secondo costituisce il
front-end dell’azienda verso i clienti basandosi sulle informazioni
prelevate dal sistema ERP

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I sistemi ERP (3)

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ERP nelle PMI

 I vendor multinazionali (Sap, Oracle in particolare)
dominano il mercato nelle aziende multinazionali e nelle
grandi imprese
 Nelle PMI i primi 5 vendor hanno una quota minoritaria:
differente necessita’ della PMI e quindi diversa necessita’ di
ERP a causa della:
 Capacita’ di spesa: le aziende spendono per l’IT dal 1% al 7-
10% dei ricavi. I costi di un ERP standard possono essere
superiori alle capacita’ di spesa di una azienda piccola
 Minore complessita’ aziendale: una piccola media impresa e’
spesso situata in un’unica sede, non ha la necessita’ di operare
su piu’ lingue e e’ soggetta a minori vincoli di tipo
contabile/legale, e puo’ essere maggiormente diretta operando
a vista
 Minore complessita’ dei processi: le PMI operano con processi
piu’ semplici e minori casi d’uso.

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ERP nelle PMI (2)

 Il sistema ERP necessario alle PMI deve quindi essere in
generale piu’ piccolo e semplice di quello della grande
impresa. Inoltre il software deve possedere:
 Package orizzontali semplificati
 Nicchie e package “superverticali”: le PMI normalmente si
specializzano in nicchie di settore non coperte dai principali
vendor, per esempio:
 Aziende tessili e di moda (prodotto critico per la gestione delle
taglie, dei colori e per la stagionalita’ del prodotto)
 Piccole aziende municipalizzate (per la gestione dei contratti clienti
e la tariffazione dei consumi)
 Mobilifici e gestione del legno (la criticita’ e’ rappresentata dalla
gestione del magazzino delle materie prime)
 Versioni downsized e prepopolate dei package standard
 Versioni in modalita’ ASP (Application Service Provider)
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Ambiti applicativi

 Il dominio tradizionale dei sistemi ERP e’ quello delle
imprese manufatturiere
 Al variare dell’ambito aziendale rimangono immutate le
procedure di supporto:
 Gestione amministrativa
 Gestione delle risorse umane
 …
 I moduli relativi al core business sono sostituiti cin un
portafoglio operativo idoneo a coprire le esigenze gestionali di
ogni categoria aziendale
 Anche all’interno dello stesso ambito ci possono essere
soluzioni specializzate (verticalizzate)

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Principali ambiti applicativi

 In una PMI manufatturiera, il sistema ERP puo’ essere
scomposto nei seguenti sistemi di base:
 Amministrativo
 Logistico (magazzino)
 Attivo (vendite)
 Passivo (acquisti)
 Produttivo

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Amministrazione

 Il flusso amministrativo contabile e’ l’ambito di prima
applicazione delle procedure informatiche
 Procedure definite dai vincoli legislativi che non permettono molte
innovazioni
 Disposizioni avanzate di controllo e gestione
 Interfacce per l’integrazione con altri flussi
 Obiettivi:
 Registrazione delle transazioni (fatture, pagamenti e incassi)
 Produzione di informazioni di sintesi (bilanci fiscali e report di
controllo di gestione)
 Il flusso amministrativo ruota attorno alle procedure di
contabilita’ generale
 Procedure di base della contabilita’ per la verifica del rispetto delle
normative fiscali
 Strumenti per la redazione delle dichiarazioni IVA e per la stesura
del bilancio fiscale aziendale
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Amministrazione: sotto-sistemi

 Contabilita’ finanziaria
 Controllo dei flussi finanziari aziendali
 Incassi, pagamenti a fornitori, rateizzazione, rapporti con gli
istituti di credito
 Gestione di flussi finanziari in entrata / uscita  gestione della
contabilita’
 Compensi a terzi
 Trattamento complesso perche’ a volte l’azienda funge da
sostituto d’imposta
 Sistemi integrati con la contabilita’  al momento della
registrazione contabile di una parcella sono collegati i
movimenti relativi alle imposte associate
 Flussi amministrativi  le ritenute maturano al momento del
pagamento della prestazione

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 Cespiti
 I beni ammortizzabili costituiscono parte del patrimonio
aziendale
 Materiali (automobili, macchinari, fabbricati)
 Immateriali (software, costi di sviluppo & ricerca, …)
 Mantenimento del registro dei cespiti nel quale anno per anno
sono annotate tutte le operazioni di ammortamento
 Collegato al modulo di contabilita’ per la rilevazione del cespite
all’acquisto e per la generazione dei movimenti contabili di
ammortamento

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 Contabilita’ analitica
 Prevedono strumenti di dettaglio maggiore rispetto a quello
delle analisi puramente contabili
 Definizione dei centri di costo (strutture che rappresentano
suddivisioni logiche del’attivita’ aziendale) che possono essere
articolati in posizioni gerarchiche
 Ogni movimento viene assegnato a uno o piu’ centri di costo.
 E’ possibile misurare il peso di ciascuna porzione dell’attivita’
aziendale
 Budget
 Permettono di indicare gli obiettivi dell’azienda o di suoi settori
per un periodo piu’ o meno ampio
 Redazione di previsioni sull’andamento dell’azienda anche
relativamente ai centri di costo
 Previsioni ripartite su diversi periodi temporali: mensili,
trimestrali, semestrali, annuali

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 Controllo di gestione
 Obiettivo di fornire tempestivamente una visione dello stato
dell’azienda: quadro della situazione corrente, analisi di
confronto rispetto a valori di budget previsti, e analisi a finire
(proiezioni avanti nel tempo)
 Procedure articolate avendo come fonti non solo i dati della
contabilita’, ma anche procedure di valutazione dei costi di
prodotto, di valorizzazione dei magazzini di rilevazione dei
costi e delle presenze del personale

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Logistica

 Le procedure del flusso logistico si occupano del
trattamento dei materiali: definizione dei materiali,
movimentazione, analisi dei costi e delle valorizzazioni.
 Procedure soggette a variazioni dipendenti dal mercato.

 Definizione dell’anagrafica
 A ogni prodotto (materiale o immateriale) occorre associare
delle informazione che ne permettano
 Il riconoscimento (codice)
 Descrizione delle caratteristiche (peso, volume, unita’ di misura,
imballi, …)

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Logistica

 Definizione del layout aziendale
 Il materiale e’ collocato in luoghi identificati ad accogliere in
modo organizzato particolari categorie di prodotti
 Il sistema informativo descrive i materiali contenuti nei
magazzini attraverso movimenti di carico e scarico.
 Esistono sistemi che definiscono delle mappe di magazzino
 Movimentazione
 Un movimento di magazzino e’ registrato ogni volta che un
prodotto entra o lascia un deposito, indicando
 Prodotto, deposito, data, quantita’, causale, ingresso, uscita, conto
visione, conto vendita, scarto.
 La natura ha effetto sulla valorizzazione del magazzino
 La movimentazione e’ fortemente integrata con il flusso attivo
e passivo

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Logistica

 Valutazione dei costi dell’articolo
 Esistono molteplici metodi per definire il costo unitario di un
articolo in magazzino (LIFO, FIFO, …)
 Associare un costo permette:
 Adozione di politiche di prezzi ragionate
 Controllo di gestione puntuale
 Valutazioni inventariali
 Permettono di conoscere le giacenze nei depositi e quindi di
associare un valore alla merce presente in magazzino
 L’inventario e’ utile per conoscere il patrimonio aziendale e nel
controllo operativo.

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Vendite

 Il flusso attivo costituisce la catena di processi che
permette all’azienda di interagire con il cliente:
 presentazione dell’offerta,
 acquisizione dell’ordine,
 evasione con la consegna dell’ordine

 Definizione delle condizioni commerciali:
 Procedure per la gestione delle condizioni commerciali:
 definizione dei listini, gestione delle politiche di sconti (definite
sulla base del cliente)
 Gestione delle provvigioni per gli intermediari e gli agenti
 Gestione di omaggi e di premi su obiettivi di fatturato

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Vendite

 Processi di gestione dell’ordine cliente
 Ricezione: l’ordine e’ raccolto eventualmente a seguito di un
preventivo. L’ordive viene accettato con la verifica da parte del
software delle condizioni commerciali, della solvibilita’ del
cliente, dela disponibilita’ del prodotto/servizio
 Elaborazione: gli ordini passano nel portafoglio ordini.
 Evasione pianificata sulla base di criteri di priorita’ dipendenti dal
cliente e dalla data di consegna. Il flusso passivo puo’ essere
alimentato, se per evadere un ordine e’ necessario emettere un
ordine fornitore
 Evasione: prelievo della mere dal magazziono e
predisposizione dei piani di spedizione, delle bolle di consegna.
 Il processo interseca con la movimentazione del magazzino

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Vendite

 Analisi: le procedure di analisi sono basate sull’insieme dei
dati raccolti tramite gli ordini di acuisti, i documenti di
trasporto e le fatture emesse
 Consentono di avere una visione oggettiva dell’azienda nel
mercato in cui essa e’ collocata

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Acquisti

 Le procedure di flusso passivo permettono all’azienda di
interagire con i propri fornitori per l’apporvvigionamento di
materiali o per la richiesta di lavorazioni/servizi esterni
 Gli attori sono i fornitori che possono essere connotati come
terzisti, vettori, …
 Definizione delle condizioni commerciali:
 I sistemi ERP consentono di importare i listini dei fornitori in
modo da permettere delle valutazione sulla base delle
condizioni di sconto (rispetto a una quantita’, a un prodotto in
promozione …)

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Acquisti

 Processi di gestione dell’ordine fornitore
 Le richieste di approvvigionamento generate dall’analisi delle
scorte e dal portafoglio degli ordini sono in generale raccolte e
periodicamente evase sulla base delle urgenze e delle quantita’
 Raccolta delle richieste: possono provenire da analisi di magazzino
incrociate con il portafoglio degli ordini e il piano di produzione, o
anche da un qualsiasi altro settore aziendale (arredi, materiale di
consumo, …). La fornitura puo’ avere carattere di continuita’ o di
estemporaneita’ e alla richiesta di acquisto puo’ seguire una fase di
contrattazione (normalmente non supportata dall’ERP).
 Emissione dell’ordine fornitore: le richieste di acquisto generano
degli ordini fornitore  registrazione dell’ordine e emissione dello
stesso attraverso canali classici o elettronici
 Evasione dell’ordine: ricezione della merce e controllo della
qualita’. Segue il processo di fatturazione passiva in cui la fattura
del fornitore e’ controllata e contabilizzata

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Produzione

 La gestione del flusso produttivo e’ dipendente dal settore
merceologico in cui l’azienda opera
 Ad es. chi opera con processi discreti non potra’ usare i modelli
utilizzati da aziende che producono per processi continui

 Descrizione dei dati tecnici: occorre definire come un prodotto
deve essere realizzato e con quali materiali:
 Descrizione della struttura del prodotto (distinta base): descrive i
processi necessari per ottenere un certo prodotto.
 Normalmente si concepisce la distinta base come un insieme di
semilavorati ottenuti a loro volta da altri semilavorati …
 Descrizione delle risorse utilizzate: macchinari, impianti, risorse
umane e terzisti che compongono il processo produttivo
 Descrizione del processo produttivo: cicli di produzione = la
sequenza di trasformazioni elementari (fasi) che portano la
materia prima e i semilavorati a diventare un prodotto finito.
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Produzione

 Pianificazione della produzione: uso ottimizzato delle risorse
aziendali in modo da minimizzare i tempi morti di impianti e
persone.
 Richieste di produzione: generate dal portafoglio degli ordini
cliene o dai piani di vendita del settore marketing. Si pongono
vincoli sulla quantita’ e sulla tempistica della produzione
 Disponibilita’ di magazzino: l’azienda deve avere a disposizione
il materiale per attuare la produzione o attivare delle
procedure di approvvigionamento
 Disponibilita’ di risorse interne ed esterne: nella pianficiazione
occorre considerare la disponibilita’ di persone e di macchinari
idonei a quella specifica lavorazione

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Produzione

 Avanzamento e controllo della produzione: emissione di
tutta la documentazione necessaria ai processi di
produzione contenente informazioni relative alla
 Movimentazione (prelievo e versamenti di materiali nel
magazzino);
 Avanzamento effettivo della lavorazione: indicazione di inizio e
fine della fase, pezzi lavorati e scarti di produzione

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Business
Common Manufacturing Database Planning Overview di un sistema ERP

Sales Customer
Planning Service

Production Sales Order
Planning Processing

Material Capacity
Planning Planning

Procurement Production Distribution

Field Service

Accounting

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Business Overview di un sistema ERP
Planning

Vendite
Common Manufacturing Database

Sales Customer
Planning Service

Acquisti
Production Produzione Sales Order
Planning Processing

Material Capacity
Planning Planning
Logistica

Procurement Production Distribution

Field Service

Accounting

Amministrazione dott. ing. Francesco Guerra 26
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Overview di un sistema ERP (2)

 I moduli dell’ERP si basano su una base di dati comune che
consiste di molteplici informazioni sui clienti, venditori,
localizzazione dell’inventario, prodotti…
 I dati su prodotti standard si compongono di 4 tipologie di dati:
 Item: identifica ogni prodotto, sia esso una materia prima o un
prodotto vendibile.
 Bill of material: rappresenta la costruzione del prodotto. Le
informazioni qui contenute permettono di determinare i costi di
produzione, la pianificazione degli acquisti di materie prime, della
produzione, …
 Resources: identifica ogni risorsa interna usata nel processo
manufatturiero. Le risorse identificano anche risorse esterne come
i subcontraenti.
 Routings: identifica la progettazione del processo di operazioni
interne o esterne. Queste informazioni sono usate per determinare
i costi di produzione, la capacità di pianificazione, la schedulazione
dei prodotti,…
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 I dati su prodotti personalizzati si compongono delle note di
configurazione e di pianificazione del prodotto.
 Tali prodotti sono normalmente definiti nel contesto di un
ordine di vendita.
 Permette di memorizzare una BOM e un routing che viene
utilizzato per stabilire i costi e i prezzi del prodotto.

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 Business Planning
 Produce il bilancio annuale e stabilisce i piani finanziari e criteri
per misurare l’attività dell’impresa
 Il piano finanziario può ad esempio includere l’analisi della
contabilità generale per rappresentare i guadagni e i costi per linea
di prodotto.
 Le attività di pianificazione finanziaria utilizzano fogli elettronici,
strumenti di simulazione, …
 Un sistema ERP mantiene traccia dei costi derivanti dalla catena di
fornitura e li compara al bilancio. Revisioni del bilancio possono
essere sviluppate in maniera periodica per pianificare le esigenze
contingenti o anticipare i cambiamenti.

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 Pianificazione delle vendite
 Definisce le richieste di produzione sia ricevute sia previste.
Queste richieste formano l’input principale al processo di
pianificazione della produzione e delle vendite.
 Il piano di vendita per un prodotto MTO consiste nell’ordine di
vendita
 Prodotti con altre strategie possono anticipare la domanda
utilizzando delle tecniche predittive, guidando la produzione dei
prodotti e stoccando gli stessi nelle strutture produttive.
 Gli ordini “consumano” i prodotti e opportune politiche di gestione delle
richieste possono gestire le interazioni tra domande avute e previste.
 La gestione delle scorte in magazzino è usata per gestire la variabilità
della richiesta

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 Pianificazione della produzione
 Fornisce un sistema che, per ogni prodotto, coordina la catena
della fornitura in modo da essere coerente con le domande.
 I piani di produzione sono funzione del prodotto che si deve
realizzare. E’ possibile individuare prodotti consegnati
potenzialmente in ritardo o impossibili da realizzare.
 Esecuzione degli ordini di vendita
 In questa fase viene raccolta l’accettazione di un ordine
indipendentemente dal formato con la quale avviene (entrata
manuale, trasferimento elettronico,…). Deve fornire supporto per:
 Configurazione dell’ordine
 Individuazione della data di consegna
 Controllo dello stato dell’ordine
 La realizzazione di un ordine ha effetti sulle attività della catena di
fornitura
 La richiesta di un ordine può avere effetti su altre aree funzionali
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 Servizio al cliente
 L’obiettivo di questo servizio si estende all’intero ciclo di vita
del prodotto. Alcuni eventi del ciclo di vita hanno un impatto
diretto sull’ERP:
 Quotazione dell’ordine
 Il processo di vendita
 La distribuzione
 Il ritorno delle merci
 Le azioni sono in generale gestite da un apposito software
chiamato CRM

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 Pianificazione della capacità
 Strumenti di questo tipo sono utilizzati per supportare le
vendite e le operazioni di pianificazione.
 Lo scopo è quello di individuare dei periodi di sovraccarico per ogni
risorsa. Situazioni di overload devono essere gestite aumentando
la capacità disponibile (con strumenti e personale aggiuntivo, con
altri sistemi) o riducendo il carico (con la ripianificazione della
produzione e altre misure)
 Pianificazione delle materie
 Si calcola la richiesta di materie sulla base delle BOM e
suggerisce cambiamenti agli ordini ai fornitori esistenti
 Lo scopo è quello di sincronizzare la fornitura di materiale con
la sua richiesta

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 Procurement
 Moduli di questo tipo permettono di identificare e valutare i
fornitori. Il procurement può essere relativo a prodotti o
all’esecuzione di operazioni su semilavorati.
 Produzione
 Si tratta dell’attività di coordinamento giornaliero delle risorse
interne in modo da allineare gli ordini con la produzione.
 Un ordine di produzione definisce la quantità e le date per la
produzione di un oggetto. L’uso di materiali, il lavoro e il
consumo di risorse sono poi riportati per ogni ordine.
 Tale report fornisce le basi per misurare il progresso, l’efficienza e
i costi reali di un prodotto.
 Per ogni prodotto vengono identificate e pianificate tutte le
operazioni che compongono il ciclo di produzione del prodotto.

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 Distribuzione
 Questo settore include le operazioni per la distribuzione degli
ordini e cioè per le attività di:
 Packaging
 Spedizione
 Trasporto
 Servizi FSA
 La gestione e la riparazione di un prodotto presso il cliente
 Accounting
 Attività di generazione delle fatture, aggiornamento della
contabilità generale, …

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Il paradigma ERP
 La suite ERP rispecchia una precisa concezione del sistema
aziendale con caratteristiche distintive di:
 Unicita’ dell’informazione
 Estensione e modularita’ funzionale
 Prescrittivita’
 Unicita’ dell’informazione
 Tutti gli ERP sono caratterizzati da una base di dati unica.
 La base di dati unica garantisce l’aggiornamento unificato e la
conseguente sincronizzazione di processi gestionali interdipendenti.
 Nelle architetture ad isole, dove i db sono differenziati, i dati sono
sincronizzati attraverso periodici processi di allineamento e le
informazioni su uno stesso oggetto (cliente, prodotto, …) sono
temporalmente sfasate e ridondanti.
 In mancanza di una base di dati condivisa, il software deve
riprodurre attraverso le interfacce, il trasferimento
dell’informazione tipico dell’elaborazione manuale:
 Piu’ copie della stessa informazione
 Aumentano i tempi di propagazione dell’informazione
 Crescono i costi dott. ing. Francesco Guerra 36
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ERP- unicita’ dell’informazione

 La base di dati unica garantisce:
 Sincronizzazione dei dati
 la tracciabilita’ degli aggiornamenti:
 Ogni evento e’ testimoniato da un documento
 Integrazione e tracciabilita’ dell’informazione direzionale
 L’unicita’ dell’informazione garantisce anche unicita’ dei dati per la direzione
aziendale rendendo disponibili informazioni sintetiche univoche
 Sincronizzazione: aggiornamento unificato della base di dati.
Esempi di problemi legati alla non sincronizzazione:
 Sfasatura temporale: il saldo dei pagamenti di un cliente presso la
contabilita’ e’ divergente rispetto a quello dell’ufficio commerciale
 Ridondanza e sfasatura temporale: scorte di materiale che possono
essere duplicate nel db per la programmazione della produzione e per
la gestione del magazzino
 Ridondanza dei dati: assicurazione che opera su diversi settori
proponendo polizze diversificate; un utente con piu’ polizze
 Ridondanza e eterogeneita’ dei dati: multinazionale che effettua la
produzione dello stesso manufatto in stabilimenti diversi

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ERP- unicita’ dell’informazione

 Tracciabilita’: requisito legato alla qualita’ della base di dati
e riguarda la registrazione dei documenti associati agli
eventi che aggiornano la base di dati
 Prelievo da magazzino con associato il documento di richiesta
e il certificato di avvenuto prelievo
 L’unicita’ dei dati favorisce l’unicita’ dei dati direzionali
sintesi dei dati operativi (attraverso la sintesi periodica
delle informazioni e l’aggregazione secondo obiettivi di
controllo direzionale).
 Ottenimento dei dati di vendita complessivi di ogni punto
vendita
 Stato complessivo delle merci in magazzino per ogni
stabilimento

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ERP – estensione e modularita’

 Estensione e modularita’
 Grazie alla modularita’, l’azienda puo’ scegliere una strategia
di implementazione coerente con la situazione dei sistemi e
con il grado di rischio che e’ in grado di sostenere.
 Una strategia diffusa e’ quella dell’implementazione parziale:
l’azienda sceglie un piccolo gruppo di moduli che vanno a
sostituire i precedenti modelli legacy.
 La strategia piu’ ambiziosa e’ quella di implementare un alto
numero di moduli:
 One stop shopping
 Best of the breed

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ERP – prescrittivita’

 Prescrittivita’
 I moduli ERP incorporano una logica di processo gestionale: il
software norma il comportamento dell’utente aziendale, ribaltando
la tradizionale concezione secondo la quale e’ il software che si
deve adattare all’utente.
 Semplificazione dell’analisi dei requisiti
 Standardizzazione dei processi e uniforma i comportamenti (vantaggio
per le aziende distribuite territorialmente e per le multinazionali)
 Razionalizzazione dei processi facendo coincidere il progetto
informatico ERP con un progetto di razionalizzazione organizzativa,
noto con la sigla BPR (Business Process Reengineering)
 La prescrittivita’ comporta rigidita’, che puo’ rendere un ERP
incompatibile con le specifiche dell’utente a causa dei tempi, del
contenuto dei processi incompatibile con i valori aziendali, con il
rischio di trasformazione.

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ERP – prescrittivita’ (2)

 L’impatto organizzativo della prescrittivita’ puo’ essere
elevato perche’ costringe un’azienda a conformare il suo
comportamento allo standard previsto dal sistema.
 Tale standard riflette in generale pratiche ottimali (best
practice) a causa della diffusione degli ERP: vantaggio
notevole per i moduli orizzontali
 In questo caso la prescrittivita’, per l’uniformazione e la
standardizzazione, favorizce una razionalizzazione dei processi,
facendo coincidere il progetto informatico ERP con un processo
di razionalizzazione organizzativa (BPR)
 La prescrittivita’ non deve fare concludere che gli ERP siano
non modificabili: il punto nodale di qualsiasi progetto ERP e’
la duplice analisi dei cambiamenti che l’azienda deve fare
per adeguarsi all’ERP e le modifiche da fare all’ERP per
adueguarlo all’azienda

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ERP – prescrittivita’ (3)

Gap Analysis: esempio

Attivita’ del Modello Funzionalita’ ERP Azioni Azioni
Processo funzionale sul processo sul software
corrente
Ricevimento dei Solo registrazione: Controllo sull’ordine (i Adeguamento del -
materiali nessun controllo materiali in entrata processo alla
sull’ordine devono essere stati prescrizione ERP
ordinati)
Controllo qualita’ Guidato da regole Solo registrazione - Adueguamento
predefinite dell’esito del controllo ERP
(regole non incorporate
nel sistema
Carico a Il SI guida la scelta Solo registrazione - Adueguamento
magazzino della ubicazione di dell’evento di avvenuto ERP
magazzino carico
Prelievo a Il SI guida la scelta Solo registrazione - Adueguamento
magazzino della ubicazione di dell’evento di avvenuto ERP
magazzino da cui prelievo
prelevare

Rettifica Modifica dei valori I valori delle scorte Adeguamento del -
inventariale della base di dati sono corretti sulla base processo alla
di apposite transazioni prescrizione ERP
di rettifica
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ERP: Area amministrativa

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Obiettivi

 E’ stato uno dei primi settori informatizzati:
 Le procedure contabili, spesso ripetitive, si adattano ad essere
informatizzate
 Tre obiettivi principali:
 Rispetto delle normative fiscali e civilistiche:
 Stesura del bilancio, libro giornale e documentazione collegata
 Trattamento IVA, sostituti d’imposta e previdenziali, cespiti
 Valutazione consuntiva degli andamenti aziendali
 Redazione del bilancio civilistico
 Trattamento della contabilita’ ordinaria, abalitica e finanziaria
 Valutazione presuntiva degli andamenti aziendali
 Budget finanziari ed economici
 Controllo di gestione

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Strutture di base

 Le strutture di base su cui si articola un sistema informativo
amministrativo sono:
 Piano dei conti
 Anagrafiche
 Clienti
 Fornitori
 Istituti di credito
 Movimentazione contabile
 Movimentazione finanziaria
 Movimentazione IVA

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Piano dei conti

 E’ una struttura dati che rappresenta l’impianto logico del
sistema contabile
 Struttura gerarchica che rappresenta le aree di interesse
suddivise in sottoaree fino alle voci contabili
 Sistemi piu’ elementari il piano dei conti e’ a tre livelli: mastro
– conti – sottoconti
 In sistemi piu’ evoluti il numero dei livelli e’ libero per operare
con organizzazioni diverse in esercizi fiscali diversi e per fare
analisi e riclassificazioni gestionali del piano

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Piano dei conti

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Strutture anagrafiche particolari

 Le informazioni sono legate all’uso che di queste entita’ viene
fatto nel sistema informativo
 Nel flusso attivo per i clienti
 Nel flusso passivo per i fornitori
 Nei processi finanziati per gli istituti di credito
 In alcuni sistemi sono descritti da un’unica struttura
anagrafica
 Anagrafica clienti
 Anagrafica di base: ragione sociale, partita iva …
 Anagrafiche contabili/finanziarie:
 Modalita’ di pagamento concordate
 Riferimenti bancari, sconti e spese finanziarie a cui il cliente e’
soggetto
 Fido concesso al cliente
 Anagrafiche commerciali: listino di riferimento, scontistica, agenti
che lo seguono.
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Strutture anagrafiche particolari

 Fornitori
 Contiene informazioni simmetriche rispetto a quella clienti e
informazioni relative ai fornitori soggetti a ritenute fiscali.
 Istituti di credito
 Istituti esterni dei clienti e dei fornitori: coordinate bancarie
 Propri istituti:
 Tracciabilita’ dei propri movimenti contabili
 Calcolo dei costi e della valuta delle singole operazioni
 Gestione del fido

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Movimentazione contabile

 E’ il cuore del sistema informativo contabile
 Traccia tutte le operazioni di rilevanza fiscale e civilistica
 Gestione della contabilita’ in partita doppia
 Ogni movimento contabile ha una struttura logica che prevede
due parti:
 La testa del movimento con tutte le informazioni che valgono per
quel movimento:
 Data
 Causale
 Numero identificativo
 Tipo di movimento
 Le righe del movimento
 Voce contabile di riferimento
 Valuta
 Tipo di valuta
 Descrizione
 Data di competenza
 …
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Movimentazione finanziaria

 La movimentazione finanziria traccia i debiti e i crediti
rateizzati nel tempo.
 Il sistema deve potere tracciare anche ne note di accredito.
 L’analisi della situazione creditoria e debitoria dell’azienda
permette di avere una prima visione del flusso di cassa che
l’azienda avra’. Deve tenere conto anche di altre situazioni
aziendali (stipendi, affitti futuri, …)
 La sua struttura permette di rappresentare le seguenti
informazioni:
 Testa del movimento:
 Soggetto, tipo, indicatore
 Righe del movimento
 Data della scadenza prevista / effettiva
 Tipo di pagamento – incasso previsto /effettivo
 Livello di sollecito
 Data rischio

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Movimentazione IVA

 La movimentazione IVA e’ alquanto complessa e prevede
molti casi particolari. Un sistema ERP deve essere in grado
di trattare la movimentazione IVA in accordo con le
normative vigenti.
 Operazioni particolari:
 Esenzioni / Non applicabilita’
 IVA intracomunitaria
 Detraibilita’
 Scorporo

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Procedure di alimentazione

 Alimentazione interattiva: normale inserimento della
movimentazione contabile e IVA attraverso maschere
guidate. Il sistema verifica:
 Congruenza dei dati
 Correttezza dei dati
 Persistenza delle operazioni (una volta fatte le chiusure
periodiche, la movimentazione non puo’ essere piu’ modificata)
 Alimentazione automatica da flussi operativi:
 Incassi e pagamenti tramite istituti di credito / tramite
pagamento diretto

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Procedure di supporto operativo

 Generazione e stampa del libro giornale
 Lista cronologica dei movimenti contabili e dei relativi importi
 Generazione e stampa dei registri IVA
 Generazione e stampa del bilancio aziendale
 Scadenzario attivo e passivo
 Estratti conto
 Gestione dei solleciti
 Gestione degli insoluti

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Contabilita’ analitica

 Solitamente opera sulla parte (o su una sottoparte)
economica della contabilita’ ordinaria
 Scomporre la partita di un movimento di contabilita’ ordinaria
su piu’ voci analitiche (i centri di costo (N.B. possono essere
anche centri di ricavo))
 Il sistema viene solitamente alimentato:
 in maniera manuale associando i centri di costo al momento del
data–entry
 In maniera automatica, attraverso meccanismi di scomposizione
prefissati utilizzando tabelle di ribaltamento

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Budget

 Permette di definire delle previsioni sugli andamenti
aziendali
 Viene sviluppato sulla parte economica del piano dei conti di
ordinaria o nel piano dei conti di analitica
 Fa riferimento alle stesse strutture utilizzate per la contabilita’
ordinaria e analitica o a semplificazioni delle stesse strutture
 L’alimentazione puo’ essere manuale o automatica sulla base
di un piano vendite storico che verra’ analizzato e corretto.

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ERP: Area logistica

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Obiettivi

 Definire le caratteristiche gestionali degli articoli trattati in
azienda
 Controllare la movimentazione degli articoli
 Fornire analisi di disponibilita’ e giacenza degli articoli
 Fornire valutazioni inventariali con relative valorizzazioni

 Inoltre, in sistemi evoluti e’ possibile
 Identificare le ubicazioni fisiche degli articoli
 Tracciare origini e destinazioni di gruppi di articoli o di singoli
articoli
 Operare con movimentazione parziale o completamente
automatizzata

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Strutture di base

 Le strutture di base sono:
 Anagrafe degli articoli: descrizione dei prodotti e in particolare
si compone di:
 Anagrafica di base
 Informazioni di approvvigionamento
 Informazione fornitori
 Informazione clienti
 Informazioni amministrative
 Layout aziendale: scomposizione fisica o logica del magazzino
in aree (depositi)
 Movimentazione: rappresentazione dei fenomeni transazionali
sugli articoli

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Anagrafe dei prodotti

 Informazioni di base che vengono gestite dall’ERP
 Codice articolo: inserito manualmente o generato da un
sistema di configurazione
 Descrizione dell’articolo: puo’ essere in piu’ lingue e di
lunghezza variabile
 Unita’ di misura: e’ l’unita’ utilizzata dal magazzino per le
movimentazioni
 Imballo e confezione: specifica il tipo di imballo e la modalita’
di composizione
 Approvvigionamento: indica se l’articolo è acquistato o di
produzione
 Politica di fabbisogno: specifica se l’articolo è una scorta o se
c’è un “impegno” per quella merce

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