Se describen los procedimientos de las Etapas de Pre-evento, Evento y Post-evento

1. Universidad de Oriente Núcleo de Nueva Esparta Escuela Hotelería y Turismo Dpto. de Servicios Turísticos Los Eventos y sus Etapas Lcda. Maribel Lárez Salazar. Msc

2. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos EVENTO Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación. Fuente: Instituto de Capacitación Turística:Manual sobre Coordinación de Eventos Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

3. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

4. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

5. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un Evento* Gómez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995 Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998 Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997 Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998 * Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

6. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Pre-Evento

7. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre. Determinar QUÉse quiere alcanzar con la realización del Evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

9. Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional Ejemplo:2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

10. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 2.- Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente Coordinador General Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

11. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 2.- Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Logística Transporte Alojamiento Alimentación Secretaría Servicios Generales Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

13. Revisar el temario a desarrollar.

14. Determinar metodología de trabajo.

15. Coordinar la reproducción y distribuciónde las ponencias. Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

17. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.

18. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

20. Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

21. La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

23. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.

24. Horario y frecuencia de los transportes.

25. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

26. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 4.- Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de público. Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales. Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento. Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular. Invitados Especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político ,le confieren notoriedad al evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

28. Instalaciones específicas donde se realizará el evento:

29. Capacidad

30. Comodidad

31. Iluminación

32. Equipos

33. AccesoLcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

35. Social

36. Para Acompañantes

37. De Visitas Técnicas

38. Turístico DURACIÓN OBJETIVOS Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

39. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 7.- Estimación de Recursos HUMANOS: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento Recursos TÉCNICOS: Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc. MATERIALES: Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

41. Impresos y Originales

42. Alojamiento

43. Alquiler y Montaje Salones

44. Transporte

45. Eventos Sociales

46. Recursos Humanos

47. Servicios Profesionales

48. Papelería

49. Alquiler de Equipos

50. Otros

52. Actividades especiales

53. Venta de comidas y bebidas

54. Concesiones para venta

55. Cuotas de registro al evento

56. Donativos y patrocinios

57. Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

58. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 9.- Promoción del Evento Medios de Comunicación Correo Directo Publicidad Impresa Aviso de Prensa Volante Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

59. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 10.-Diseño y Elaboración de Impresos Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

60. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 11.- Selección y Capacitación del Personal Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

61. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 12.- Adquisición o Contratación de Materiales, Equipos y Servicios Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

62. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

63. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Evento 1.- Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

64. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Evento 2.- Registro de los Participantes 3.- Realización del Acto de Inauguración 4.- Realización Cóctel de Bienvenida 5.- Implantación del Programa General de Actividades 6.- Clausura del Evento 7.- Realización Evento Social de Despedida 8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

65. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Post-Evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

66. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Post-Evento 1.- Recopilación y Archivo de la Información Pertinente al Evento. Conclusiones Elaboración de la Memoria Información de Tipo Académica y Administrativa Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

68. Expositores o Ponentes

69. Comité OrganizadorLcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

71. Patrocinantes

72. Ponentes

73. Otros ColaboradoresLcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

75. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.

76. Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

77. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Comité Organizador Organizador de Eventos (PCO) Servicios: Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intérpretes, guías, sonido, audiovisuales, etc. Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000. Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

78. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Pre-Evento 1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios. Gerente Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentación, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos turísticos, etc. Personal de Servicio Precio de los Servicios Políticas de Pago Cliente Tipo de Evento Fecha. Hora de Inicio y Duración. Número de Pax. Alimentos y Bebidas. Servicios requeridos. Presupuesto Estimado. Cliente Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

79. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Pre-Evento 2.- Elaboración Cotización. 3.- Contrato- Facturación. 4.- Contratación Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento. Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

80. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Evento Montaje de los Salones Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

81. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Evento Montaje de los Salones Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

82. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Evento Supervisar Servicios y Personal Comidas Transporte Personal de Servicio Equipos Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

83. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Evento Supervisión durante Desarrollo del Evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

84. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Empresas Organizadoras de Eventos Post-Evento 1.- Evaluación 2.- Facturación – Cierre de Cuenta Cliente 3.- Pago a Proveedores 4.- Pago al personal contratado para el evento Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

85. Organización de Eventos Gracias… Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc