En savoir plus : https://www.spintank.fr/evenements-live-networking-workshop-etonnons-nos-moments-collectifs-covid-19/ A l’heure du déconfinement, il devient nécessaire de réinventer nos événements à distance ! Conférence live, webinar, expériences B2B ou ateliers collaboratifs, nous partageons avec vous notre analyse et nos solutions pour étonner vos futurs moments collectifs. Pour vous y aider, nous lançons Remote by Spintank, une task-force de 25 personnes issues de nos savoir-faire en conseil, design, éditorial, événementiel et accompagnement de l’innovation.

1. Étonnons nos
moments collectifs !
Mai 2020
Live, networking, workshop

2. Tout annuler,
tout reporter ?
Le jour d’après n’existe pas. Nous ne pourrons pas
reporter ou supprimer tous les événements de la
fin d’année 2020 en attendant que la situation
revienne « à la normale ». À l’heure d’un
déconfinement progressif et de sa somme de
contraintes, il faut dès aujourd’hui réinventer des
moments, des façons de se réunir, d’échanger et
de créer dans une période marquée par une
volonté de faire collectif maintenant pour :
Fédérer vos publics
Entretenir le lien
Faire avancer vos projets
2
et répondre au besoin de collectif…
Photo by Jonas Jacobsson
Photo by Jonas Jacobsson

3. OK, la visio tout le
monde maîtrise.
La multiplication des réunions quotidiennes en
visioconférence et l’offre pléthorique de webinars obligent le
live vidéo à se réinventer. La diffusion live n’est plus une
proposition de valeur en soi. Elle fait partie de nos vies et
s’ancre dans la routine jusqu’à la Zoom Fatigue.
Cela nous oblige à penser des formats originaux et
percutants. Avec une proposition de valeur claire :
apprendre, débattre, réseauter, créer.
Non, ce ne sera pas une énième réunion Zoom.
L’événement doit retrouver sa substantifique moelle à
distance : étonner, faire date, contribuer.
3
+ 220% d’offres
d’événements en live stream
(Avril 2020 - EventBrite)
Photo by Allie

4. Des attentes de base et
de nouvelles motivations
Si le contexte force les usages, l’événement en ligne
reste une pratique ancienne (YouTube Live existe
depuis 2011 !) qui conserve des attentes fondamentales,
loin d’être inédites : les conditions de connexion en tête.
À ces fondamentaux, s’ajoutent désormais de nouvelles
motivations à prendre en compte par rapport à un
événement physique :
- Pas de déplacement : limitation de l’empreinte
carbone, respect de la distanciation physique et
meilleure maîtrise du « temps utile » pour les
participants ;
- Réduction des coûts logistiques par rapport à un
événement physique.
4
Une redécouverte ?
1 La qualité du débit
La facilité de connexion
Les interactions entre participants
2
3
Les attentes les plus importantes pour les
participants d’une conférence vidéo
Harris Interactive pour Livestorm - Janvier 2020, Ademe 2016, Photo by Markus Spiske
Les raisons de préférer la vidéo-conférence
80% du bilan carbone
d’un événement est lié au transport
des biens et des participants.
Eviter de se déplacer
Gagner du temps
Atteindre des participants géographiquement éloignés
1
2
3

5. Un désir de collectif,
la nécessité de dépasser
les contraintes
Le télétravail pratiqué de manière accrue ces dernières semaines
génère un désir presqu’aussi fort de se retrouver dans un collectif.
Une reconquête relationnelle qui permet à chacun de s’inscrire au
sein d’une ou plusieurs communautés utiles et animées
L’organisation d’événement, même à distance, vient répondre à ce
besoin, et peut devenir une condition de pérennité et de bien-être
pour des salariés télétravailleurs et/ou devant limiter leurs contacts
physiques dans les mois à venir.
• Contribuer à la création de nouveaux rituels au sein des équipes
et de l’entreprise (ou intensifier ceux qui existent déjà)
• Développer de nouvelles formes relationnelles avec vos publics
externes
• Transmettre, apprendre, collaborer à plusieurs 5
Merci le télétravail…
43 % des télétravailleurs
confinés regrettent l'émulation
collective du bureau.
Deskeo, avril 2020

6. Savoir faire simple
Les complications liées à nos journées de live parfois
permanent polluent notre quotidien. Elles révèlent
aussi notre difficulté à penser des manières de faire
plus simple en sortant du cadre : si un coup de fil
suffit ? Si une photo suffit ? Un mail ?
L’événement à distance doit agir comme un moment
de pause et d’extraction de notre quotidien.
2 règles clés :
1. Limiter les barrières à l’entrée, l’accès à votre
événement doit être aussi facile que de pousser
une porte.
2. Optimiser l’après : l’événement à distance se
prolonge au-delà du live (replay, contenus
connexes, mises en relations…)
6
Photo by ! Claudio Schwarz

7. Oser de nouvelles formes
d’animation et d’interactions
La simplicité d’accès n’enlève en rien la nécessité de se
démarquer face une offre très homogène marquée par la simple
adaptation d’événements physiques ou la reproduction industrielle
de formats type webinar.
Quelle expérience souhaitons-nous offrir à nos publics ? Que
souhaitons-nous qu’ils retiennent ? Comment pouvons-nous
les faire agir avec nous ?
3 conditions pour réussir :
1. Établir une promesse claire
2. Donner un rôle à vos publics, au-delà du statut de
« spectateur »
3. Investir fortement dans l’animation et facilitation de
l’événement
7
Des outils existent, reste la méthode !
Photo by Paper Textures

8. 3 moments collectifs à
réinventer ensemble
L’événement live
Les expériences
B2B
8
L’atelier
participatif
Pour apprendre et nourrir
une relation
Pour se voir, mais surtout
faire, créer, designer
Pour faire date et mettre
un sujet en débat

9. 1. L’événement live,
pour faire date et mettre un
sujet en débat
9

10. Un enjeu de la
retransmission
Le défi d’une conférence live n’est plus celui de la
retransmission d’un événement existant en physique, et
pensé comme tel prioritairement. C’est devenu un
exercice de transmission direct et exclusif, prévu et pensé
pour maintenir l’écoute d’un public distant par essence.
Les Youtubers l’ont compris avant tout le monde !
Webconférence, webcast, live stream… peu importe le
nom pourvu qu’il y ait la volonté de transmettre,
partager et d’interagir.
Dans un contexte incertain, le live s’affirme ainsi comme
une réponse agile face à des besoins d’écoute et de
proximité.
10
Un moment d’exception ?
Exemple de live réalisé par Orange avec Stéphane Richard,
à destination des salariés à l’aube du déconfinement.

11. Le sens des priorités
11
3.
L’engagement
des publics
2.
Le design du
moment
1.
Les conditions de diffusion
S’assurer de fondations techniques solides : débit
émission/réception, régie fiable, tests de charges sur les
outils utilisés…
Qui produit ? De quoi sommes-nous dépendants ? Plan B
?
Proposer une identité éditoriale et graphique qui rende
l’événement unique, et qui puisse s’exprimer tout au
long du live.
Qui s’exprime ? Comment la marque sera-t-elle visible ?
Animer, donner la parole et faire vivre la conversation
durant l’événement.
Quels modes d’interactions, avant pendant et après ?

12. Le goût du rythme
Une grande partie du succès d’un live se joue dans la
préparation. Une règle de base : pas d’improvisation !
Si la spontanéité et les imprévus font partie des « joies
du direct », la préparation permet d’offrir au public un
moment rythmé et captivant, avec quelques astuces
pour anticiper d’éventuels flottements et accompagner le
ou les speakers.
• Découpage minuté des interventions (évidemment)
• Habillage et visuels d’incrustation : pour varier les
plans, introduire et conclure les séquences.
• Magnétos enregistrés : pour illustrer les propos (et
laisser le speaker se reposer)
• Plusieurs speakers : pour soutenir la prise de parole
et créer une éventuelle discussion
12
… et de l’anticipation
En direct depuis 8 villes de France, nous avons organisé en
2017 le Grand Live de la Fête de la Musique avec le ministère de
la Culture pour donner à voir la FDLM partout en France pendant
plus de 4 heures.

13. Penser la diffusion
Pour le live, si le message ne se réduit pas au medium choisi,
la plateforme de diffusion influe sur l’ambiance de l’événement
et les publics atteignables. Ouvert/restreint,
propriétaire/communautaire, environnement neutre ou
personnalisé… le choix doit être avant tout guidé par l’efficacité
technique et la capacité à un atteindre le public souhaité.
Notre conseil : préférer une plateforme « ouverte » sur une
communauté afin de bénéficier d’un socle technique robuste
(mobile et desktop), d’une audience disponible et habituée à
ces interfaces.
• YouTube pour les communautés apprenantes, les curieux de
tout
• Twitch pour les experts, les geeks, les gamers
• Twitter, pour le débat d’idées, le débat politique
• Instagram, pour les artistes et artisans
13
Avec ou sans communauté
Youtube
Twitter
Facebook Instagram
Twitch
LinkedIn
Photo by Joshua Hoehne
Ustream Livestream
Brightcove
IBM Video
streaming
Généraliste
Communautaire jeux
Communautaire adossé à un média social
Solutions personnalisables (sans communauté)

14. Un moment exceptionnel (ou privilégié) – Exemples
14
Fasciner
Le 24 avril, l’artiste
Travis Scott a produit un
show de 10 minutes sur
le jeu Fortnite (en
collaboration avec Epic
Games) qui a réuni plus
de 12 millions de
spectateurs.
Faire vivre la passion
Le Tour de Suisse 2020 a
été organisé à distance
grâce à des vélos à
rouleurs intelligents reliés
au dénivelé du parcours
et des caméras fixées
chez chaque coureur
cycliste. Le grand prix de
Formule 1 d’Espagne
s’est aussi déroulé en
virtuel et en direct.
Mettre en débat
Aux Sources Du
Numérique reçoit
chaque mois un auteur
pour mettre en débat
son ouvrage sur des
enjeux numérique.
Organisé par Spintank
et Renaissance
Numérique, le premier
direct sur YouTube a
rassemblé plus de 100
spectateurs en
simultané.
Accompagner
les temps forts
de l’actualité
Lors du Super
Tuesday, Spintank
a produit une
émission live
diffusée sur Twitch
de débats et
d’échanges autour
de l’élection
présidentielle
américaine.

15. La check-list pour un événement sans bavure
• Conception du format adapté
aux objectifs et aux publics
• Identification des besoins
techniques
• Création d’un séquencier
éditorial
• Choix de la diffusion :
plateforme, publique / privé
• Promotion du live
• Entrainement (mediatraining
si nécessaire)
• Designer le live pour le
rendre unique (arrière-plan,
logo, overlays, etc.)
• Production d’éléments pour
alimenter le live (visuels,
animation, vidéos, gifs, etc.)
☑ Préparation ☑ Production
15
☑ Animation
• Réalisation en régie pour
une meilleure expérience
• Séquencer le live pour créer
du rythme
• Intégration des éléments
(visuels, vidéos, gif, etc.) qui
permettent des respirations
et/ou complètent les propos
• Faire vivre les échanges
entre les intervenants et
favoriser la participation du
public (chat, call vidéo,
questions / réponses)
☑ Distribution post-live
• Capitaliser sur l’événement
pour le proposer « à la
demande »
• Découpage du live pour le
décliner en pastilles sur les
réseaux sociaux ou usage
interne

16. 2. Les expériences B2B,
pour apprendre et nourrir
une relation
16

17. Une relation mise à
l'épreuve : des formats à
réinventer
Il existe plus que jamais un besoin de "faire
collectif" et la nécessité de réinventer cette mise en
relation entre partenaires, prospects, experts
et ainsi créer de nouvelles collaborations.
Pourtant, sur la scène des événements
professionnels, les propositions de participation à
des webinaires ont fleuri au risque d'en banaliser le
format. Dans un contexte de grande concurrence,
il devient possible et nécessaire de dépasser
ce format convenu pour émerger.
17
Marre des salons ? Préférez votre
cuisine.

18. Miser sur la dimension
servicielle de votre
évènement
Le live B2B doit apporter quelque chose de plus. Il
n’est pas qu’une visioconférence de conseils gratuits,
il peut être une vraie proposition de services pour
vos publics, de façon individuelle ou collective. Ce
que nous vous conseillons :
• Limiter le nombre de participants simultanés :
pour un sentiment d’expérience unique (et
gérable)
• 1 seul sujet, 1 seul message par événement pour
un seul bénéfice clair pour le participant
• Une durée de 30 à 45 minutes maximum pour
préserver l’attention (et la tension si nécessaire)
• Un moment de débrief systématique avec le
participant pour garder le lien et obtenir du
feedback
18
École polytechnique – Flickr - CC BY-SA 2.0

19. Designer de véritables
expériences en
commun
Les possibilités sont multiples : faire du
coaching, proposer de relever un défi commun
(escape game), apprendre à travers des jeux,
proposer des exercices d’animation
surprenants, offrir un univers narratif et visuel
ludique ou atypique…
Il s'agit de concentrer par une expérience
immersive la puissance relationnelle d'un
événement physique, et une capacité
transformative propre aux événements B2B.
19
Pour oublier (un peu) la distance
Une expérience personnalisée façon
« Livre dont vous êtes le héros »
(Spintank+Curiouser pour la DITP,
2019)
Un exemple d’escape
game collaboratif à la
découverte des villes
organisé sur Google
Street View (visuels
Hunting Town)

20. Des moments exclusifs
et personnels entre
participants
À l’inverse du webinar standardisé et du live
collectif généralisé , les moments « en marge »
sont essentiels. À quand remonte votre dernière
discussion seul à seul avec quelqu’un ?
Une solution ? Organiser des ”matchings” entre
les participants à l’aide d’un simple formulaire,
mais aussi leur offrir des canaux d’échanges
plus intimes (pourquoi pas un coup de fil ?) et la
possibilité de prises de contact plus directes
post-événement.
20
Pour entretenir son réseau, trouver
des partenaires business
L’événement Laval Virtual World organisé intégralement en VR, permet de se connecter
à une appli pour retrouver les participants croisés sur place.
Après inscription, un membre
de l’Opéra National de Lorraine
vous appelle sur votre portable
pour vous jouer un air du grand
répertoire. Pour vous seul.
Une mécanique simple et
puissante à transposer dans
d’autres domaines business
(conseils d’entrepreneurs,
investisseurs / startups…)

21. Et après ?
Ces événements représentent une opportunité sans
égale de networking et offrent une base nouvelle de
contacts à convertir dans votre base CRM.
Ils sont aussi l’occasion de récupérer du lead en
capitalisant sur leur valorisation pendant et post-
événement, grâce au live, mais aussi au partage de
contenus a posteriori (retours d’expérience,
success stories…)
Enfin, l’investissement sur la conception d’un
événement peut être répliqué plusieurs fois et
constituer le début d’une série pouvant fidéliser vos
contacts.
21
Capitaliser sur l’événement pour
générer du lead et continuer à faire
vivre le lien
Parrainage pour
un nouveau
participant
Tracking du lead
Abonnements
(newsletter,
social media)
Rendez-vous de
débrief/feedback
Offre
commerciale
Qualification du
lead
Nouvelle
expérience

22. La check-list pour une expérience B2B
• Conception du format adapté
aux objectifs et aux publics
• Identification des besoins
techniques
• Création d’un séquencier
éditorial
• Recrutement de participants
(via CRM notamment)
• Entrainement des
animateurs (événement
pilote)
• Designer l’événement pour le
rendre unique (arrière-plan,
logo, overlays, etc.)
• Production d’éléments pour
alimenter le live (visuels,
animation, vidéos, gifs, etc.)
• Développement des moyens
de récupérations de lead
(formulaires, base de
données…)
☑ Préparation ☑ Production
22
☑ Animation
• Réalisation en régie pour
une meilleure expérience
• Intégration des éléments
(visuels, vidéos, gif, etc.) qui
permettent des respirations
et/ou complètent les propos
selon l’expérience finale
• Faire vivre les échanges
entre les intervenants et
favoriser la participation du
public (chat, call vidéo,
questions / réponses)
☑ Post-événement
• Capitaliser sur l’événement
en proposant de nouveaux
rendez-vous
• Re-contact des participants
pour un rendez-vous débrief
• Envoi personnalisé de
contenus supplémentaires
relatifs à une offre

23. 3. L’atelier participatif,
pour se voir, mais surtout faire,
créer, designer…
23

24. Créer et collaborer
est-ce toujours faisable ?
24
Image by Harriet Cann for United Nations Global Call Out To Creatives
Communication non verbale réduite, niveau d’attention
incertain, participation timide, outils de télétravail
limités… si les freins à la collaboration à distance
restent nombreux la co-construction des projets dans la
situation actuelle devient un impératif de
développement, voire de survie, pour les organisations.
Faire avancer les projets par-delà les contraintes.
3 conditions de réussites :
1. Ne pas calquer les méthodes d’ateliers en physique
2. Plus de préparation, afin de gérer une mobilisation
utile des personnes en séance
3. Proposer des moments d’attention dissociés :
temps collectifs courts et très productifs, temps
individuels diffus et propices à l’échange écrit.

25. (Re)créer en collectif :
l’opportunité de la
contrainte Définir une
réalité
partagée
Engager les
équipes
Générer de
nouvelles
idées
Tester et
améliorer des
solutions
Feedback
25
Le contexte actuel est concomitant à une perte de repères
dans l’organisation. Pour réengager, fixer des objectifs
communs et installer une dynamique, les temps en commun
permettent de poser la nouvelle réalité de l’entreprise et
d’envisager de nouveaux projets.
Pour agir, s’adapter ou innover, la création sous contrainte
est une ressource indispensable pour penser le futur de
l’organisation. L’engagement partagé dans la création, la
priorisation en groupe permettent d’accélérer la faisabilité
des projets et leur mise en œuvre. Faire avec le virus c’est
emmener les solutions sur le terrain, les mettre en dialogue
avec le réel et les évaluer afin de pouvoir rapidement les
faire évoluer si besoin.
On se lance ?

26. Pour faire quoi concrètement ?
26
Fédérer et mieux créer
🚀
Idéation et
projection
🧠
Stratégies &
messages
Poser ou reposer les fondamentaux de
votre marque
Des ateliers pour définir une stratégie de
messages et réviser les moyens (refonte
de site, community management,
contenus).
👀
Connaissance
utilisateurs
Mieux connaître ses publics
Des ateliers pour approfondir la
connaissance utilisateurs en vue de la
réalisation d’un nouveau produit ou
dispositif.
🛠
Co-design
(UX/UI)
Faire émerger de nouveaux projets et
solutions
Des ateliers pour se décentrer et ouvrir
collectivement de nouvelles perspectives
de développement et favoriser
l’expression de besoins.
Prototyper ensemble un nouveau
produit numérique
Des ateliers pour concevoir, tester,
ajuster et déployer collectivement de
nouvelles solutions, en y associant les
expertises nécessaires (UX, UI…)

27. Nos 5 principes clés pour designer des moments
collectifs qui font avancer l’organisation
Dans des moments
qui nécessitent une
attention individuelle,
placer les participants
dans les meilleures
dispositions :
surcommuniquer si
nécessaire, faire
preuve de pédagogie.
Les réunions en visio
s’organisent de façon à
optimiser les temps de
réflexion communs :
sélection des
participants pour
fluidifier les échanges,
outils pensés et
adaptés pour les
ateliers à distance
! (Ré)installer un
climat de confiance
" Favoriser une
collaboration
efficace
27
# Inclure
En matière de
technologies,
concevoir des ateliers
pour le plus petit
dénominateur
commun pour
développer un cadre
collectif sain.
$ Développer de
nouvelles capacités
de création
Rechercher
l’essentiel, collaborer
et faire sens
ensemble, rester
ouvert aux
opportunités de
création, là où à
première vue, un recul
s’opère avec la
distance.
% Penser les
rythmes de partage
et d’animation
Un équilibre est à
trouver entre
communication
synchrone et
asynchrone :
découper les longues
sessions si besoin,
prévoir des outils
d’échange parallèles
aux visioconférences

28. Notre checklist pour une
collaboration fructueuse
28
Penser le
format
Préparer les
échanges
Animer Post-session
Photo by Joanna Kosinska

29. 1. Penser son format
☑ Fixer des objectifs clairs
• Ils doivent être accomplis ensemble et pas individuellement (sinon
pas besoin d’ateliers)
• Les formats d’exercice doivent répondre aux objectifs finaux.
☑ Donner une attention personnalisée
• Anticiper l’état émotionnel des participants pour définir l’expérience
souhaitée (modes de communication privilégiés, historique du projet,
de l’équipe, envies et aspirations)
☑ Penser les ressources minimales
• 1 facilitateur pour gérer les échanges,
• 1 personne pour la prise de notes et la gestion des canaux
asynchrones,
• 1 personne pour les questions techniques (option)
☑ Voir plus loin
• Imaginer de nouvelles possibilités grâce aux outils à disposition
Questionnaire (SY Partners) afin d’impliquer au mieux les
équipes sur un projet
Mural propose une liste de templates préadaptés pour vos
exercices : un gain de temps appréciable !

30. 2. Préparer les échanges
☑ Prévoir une communication plus importante
• Timing, agenda, présentation des outils et liste des participants
sont envoyés en amont.
• Ouvrir un canal Slack/Whatsapp pour créer de la collaboration
avant le workshop et encourager les gens à renseigner quelque
chose sur leur profil (chacun peut comprendre les expertises de
l’autre et ses attentes au regard de l’atelier à venir).
☑ Préparer l’espace de travail
• Tester les outils et s’assurer que les participants puissent au
moins en avoir un aperçu. Un tutoriel est toujours le bienvenu !
☑ Rechercher les personnes les plus appropriées
• Pas plus de 5 participants (réduire le nombre de participants
permet de créer des espaces plus « propices » au travail).
• Il est possible créer des espaces séparés si nécessaire.
30
Et anticiper tous les détails
Cheat sheet (Frog Design) - détaille les commandes
associées à l’interface de Miro

31. 3. Animer
☑ Adopter des règles de collaboration et d’expression
• Caméra ouverte pour tous (« mute » par défaut), règles d’expression dans
le chat ou lorsque l’on souhaite prendre la parole.
☑ Favoriser un climat de confiance
• Présentation des outils dans le déroulé et partage visible des notes de
réunion
• Relance régulière des participants (utilisez leur prénom en vous adressant
à eux) et répétitions des informations importantes pour s’assurer que tout
le monde est aligné
☑ Devenir maître du rythme
• Diviser les temps de travail pour laisser les participants se reposer,
marcher, faire une pause…
• Définir les objectifs amont et rappeler ce qui a été réalisé à la fin de
chaque exercice pour marquer l’avancée.
☑ Documenter, documenter et documenter
• Enregistrement de la session, captures d’écran seront les outils qui vous
serviront à avancer pour la suite.
31
(Et surtout communiquer)
Photo by headway

32. Des outils indispensables
32
Gagnez du temps en laissant visibles aux
participants les consignes (temps, instructions)
et les outils à utiliser, utilisez un chronomètre
pour limiter vos temps de travail
Pensez à regrouper et connecter les idées
des participants en temps réel
Pour commencer à utiliser les outils, vous pouvez
proposer de réaliser un Icebreaker simple dans
lequel chaque participant donne une chose qu’il a
appris récemment à faire.
Icebreaker Consignes claires Collecte des idées

33. 4. Post-session
☑ Clore l’atelier
• Remercier les participants
• Fermer la documentation pour éviter les erreurs de
manipulation, effacement, modification, mais laisser la
possibilité d’y accéder en lecture seule.
☑ Prévoir la suite
• Envoyer un compte-rendu avec les décisions prises et les
prochaines actions qui seront à mener
• Transmettre les livrables présentés pendant la réunion afin que
chacun puisse faire parvenir ses retours ou ajouter des
remarques
• Penser à évaluer le format d’atelier mis en œuvre afin
d’améliorer le prochain !
33
Penser aux prochaines étapes
Photo by Gabriel benois

35. Pour vos futurs événements à distance, Remote by Spintank
rassemble une task-force de 25 personnes issues de nos
savoir-faire en conseil, design, éditorial, événementiel et
accompagnement de l’innovation.
Chaque année, nous organisons plus de 200 événements, live,
ateliers ou formations à vocation internes ou externes. Nous
sommes agréés en tant qu’organisme de formation (Datadock).
On passe à l’action ?
Joseph Diaz
Lead Remote by Spintank
joseph@spintank.fr

36. Studio audio pour vos podcasts, interviews,
doublage…
Studio post-prod pour finaliser dans les
meilleurs conditions vos projets audio et vidéo.
Studio vidéo pour vos interviews, lives, vidéos
de présentation…
Nous offrons des conditions de production optimales avec nos
moyens intégrés de tournage et de post-production.

37. Live, networking, workshop :
Passons à l’action ensemble !