![Om prosjektet ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Similar to UBiT 2010 lik UBiT next
Similar to UBiT 2010 lik UBiT next (20)
UBiT 2010 lik UBiT next
- 1. UBiT 2010 lik UBiT next? Lene Bertheussen
- 11. Takk for meg
Editor's Notes
- Hei. Mitt navn er Lene Bertheussen og jeg jobber ved universitetsbiblioteket i Trondheim. Det har jeg gjort i drøye tre år nå og to av de åra har jeg jobbet i prosjektet UBiT 2010.
- På de her 25 minuttene, har jeg tenkt å si noe om prosjektet. Hvorfor det ble startet opp. Kort om hva som er målet og litt om hvordan vi jobber. Og så syntes jeg det var interessant å se hvordan prosjektet og arbeidet i prosjektet har og kan påvirke organisasjonen. Jeg tenker altså da på UBiT, det er ikke nødvendigvis slik flere steder.
- Ok, så hvorfor ble det satt i gang et prosjekt? For det første så har NTNU hatt en del kurs som alle ansatte kan melde seg på. Blant annet så har de kjørt en del kurs rettet mot det å drive eller jobbe i prosjekt - flere ansatte har deltatt. For det andre så tror jeg at det var ønskelig å prøve noe nytt. UBiT er eller var et sånt type sted hvor alle jobber litt på hver sin haug - bokstavlig talt. Og når noe skal gjøres, blir det satt sammen en komite/gruppe som utreder eller gjerne skriver en rapport/anbefaling. Det kan hende at dette skjer uten at folk utenfor gruppa veit om det. En skjønte såpass at bilblioteket seiler litt akterut. Eller det her er det en tror i hvert fall og det er vel i all hovedsak basert på at det er liten interesse fra brukerne for biblioteket. Vi opplever nemlig til stadighet at eldre studenter knapt vet at det finnes et bibliotek. Og så er det jo selvfølgelig litt statistikk og den her generelle følelsen som alle opplever, nemlig at alt skal være tilgjengelig på internett. Vel det må og helst være mulig å finne det. Dette er litt på kanten altså. men det er i hvert fall slike tanker fra folk som meg som har gjort at det kom et ønske fra ansatte om at et prosjekt skulle startes opp.
- UBiT gikk inn for virkelig å satse på prosjekt - ansatte prosjektleder og fylte opp prosjektet, om enn litt tilfeldig kanskje med personer de mente ville passe til et slikt prosjekt. Mandat: Utforme tjenestetilbud med minst 10 nye tjenester. Beskrive en teknisk plattform for utvikling av tjenestene. Få opp bruken av ting altså involvere brukerne mer. Få orden på rutiner rundt evaluering, kompetanseutvikling. Spre kompetanse om nye tjenester og ny teknologi innad i biblioteket. Markedsføre UBiT som ledende innenfor dette feltet. Og faktisk - utarbeide et forslag til organisasjonstilpasning... Hvis dere ønsker generell informasjon om prosjektet, så er det bare å google UBiT2010.
- Vi startet med å lage arbeidsplaner basert på mandatet. Bestemme oss for hvordan vi skulle jobbe, hvordan vi skulle følge opp at vi fikk gjort tinga vi skulle og sånne ting. Så etter hvert som vi ble litt mer kjent og som vi arbeidet, så utvidet vi ting og kom på nye ting. Ledelsen og folk rundt på UBiT kom på nye ting eller satte spm ved ting vi gjorde som gjorde at vi gjorde endringer. Til tider følte vi vel at vi var ganske langt fra mandatet. Og vi har vel og følt til tider at nesten alt som skjer på biblioteket var innom oss. Til og med vaffelsteikinga på fredager. Men så er det jo sånn at prosjektet etter planen avsluttes i år, så vi har vel og begynt å innse at vi må bli nødt til å tenke på mandatet igjen og summere opp sånn at vi kan vise til reelle resultater. Altså at UBiT skal få noe igjen for pengene.
- Ubit er i utgangspunktet en ikke-prosjekt organisasjon. Vi har ikke hatt for vane å kjøre prosjekter, alt har vært lagt til arbeidsgrupper som utarbeider det det måtte være behov for. Og UBiT2010 har som det første ordentlige prosjektet som gjennomføres, påvirket UBiT på flere måter. Brukerne våre er vel ennå ikke så veldig påvirket. Altså noen er påvirket fordi vi har involvert en del studenter direkte i oppgaver vi vil løse. Det har vi faktisk gjort en del og vi har også fått satt i gang en større brukerundersøkelse som vi skal ta tak i når vi får igjen rapporten om et par ukers tid. Da får vi direkte tilbakemelding og kan møte deres ønsker da - forhåpentligvis :) De ansatte på NTNU er kanskje mer irritert på oss...eller vi har satt en del krav og vi har i hvert fall ringt en masse ganger til it-støtte. Vi setter flere krav - og på mange måter vært litt mer rundt. Så et nærmere samarbeid med enkelte har vi nok fått, men ikke noe som vi kan generealisere. De ansatte internt hos oss er helt klart påvirket. Har skrevet noe om dette over - de ønsker å bidra, kommenerer mer, blir mer bevisst sine egne standpunkt og hvordan de forsvarer sitt eget ståsted.Og for noen hvordan de tar tak i nytt arbeid og at de aktivt ønsker å ta tak i nye prosjekter eller arbeidsoppgaver. Flere av dem har også fått øynene opp for nye teknologier og bruker faktisk selv chat i den grad det er nytt og twitter, facebook. F.eks - og det gjelder også noen som kanskje ikke engang ville det i starten. Ledelsen hos oss har vært ganske involvert i prosjektet. Både fordi prosjektlederen vår jo kjenner noen av dem fra før og har pratet en del om prosjektet og sikkert om andre ting og til dem og fått både kritiske og ukritiske tilbakemeldinger. Og de ser at det skjer noe og de har og merket at vi setter flere krav til dem. De har imøtekommet en del av kravene og natulig nok blitt involert i mye av det vi har jobbet med fordi vi må ha en underskrift, godkjenning, penger eller betaling i noen form. Noen av dem jeg har pratet med føler mer på kroppen at det skjer ting i biblioteket. Og vi ser ut i fra nye arbeidsoppgaver som blir gitt at de tenker seg om før de formulerer seg. Jeg vet ikke om det er lagt så mye mer tanke bak hvilke personer som blir valgt ut til ulike oppgaver, men det kommer og til å måtte taes hensyn til. Organisasjonen: Det har kanskje blitt startet i overkant mange prosjekter - sånn sett ut i fra at vi ikke har hatt noen av de før. Men det vil ikke hjelpe noe særlig hvis vi ikke tar lærdom av det vi erfarer og justerer oss inn etter dette. En kan ikke bare starte prosjekt for alt som ska løses og forvente bedre utbytte enn tidligere. Men vi har fått litt mer fokus på samarbeid og helhetlig satsning. Og jeg har hørt folk si at det jo kanskje er en løsning om vi går over til å avgjøre hvor folk jobber etter hva de gjør. Vi har jo og et punkt i mandataet hvor det står at vi skal komme med forslag til organisasjonstilpasning.
- Positivt. Det har blitt mer samarbeid mellom de ulike seksjonene på bibliboteket, eller i hvert fall av og til hvor de har blitt tvunget til det og kanskje opplevd at det ikke er så skummelt. Det har i hvert fall vært litt samarbeid med eksterne. Men det at det har blitt mer fokus på prosjekt og at det har dukket opp flere prosjekt har gjort til at folk settes sammen og derfor må samarbeide. Enkelte velger også oppgaver og blir flyttet rundt hva lokasjon angår f.eks for å bedre samarbeidet. Vi føler at vi har klart å involvere noen ubitere i hvert fall og vi har involvert brukere til en viss grad. Det jeg tror vi har klart er å få folk til å begynne å tenke over viktigheten av å involere brukere - og hverandre. Dette høres banalt ut, men det er faktisk en tanke som vi har, men ikke alltid følger. En del av de tingene som vi jobber med ender opp som egne prosjektet eller arbeidsoppgaver. På denne måten får vi trukket inn flere folk og videreført deler av prosjektet. Det er altså noen ting vi løser selv, noen som settes bort til andre interne folk og som jeg sa i stad noe som settes bort til studenter. Prosjektet i seg selv og de tinga vi jobber med har vært ganske mye presentert rundt om i Norge og i verden faktisk. Og vi har sånn ikke helt regelmessig, men likevel markedsført tinga våre intern og. Så den her delen har vi klart ganske bra. Det er nok en del av dere som har hørt om det her prosjektet allerede vil jeg tro. Man er bevissst på at prosjektarbeid kan fungere godt, men at vi må ha kunnskap om slikt arbeid og ikke bare gjøre det samme arbeidet vi har gjort før i nye rammer. Ser fortsatt at mange av problemene hvis man kan si de fortsatt oppstår. Og da tenker jeg på hvordan en får godkjennelse/tillatelse til ting. Det går nok til tider litt bedre, men ikke hver gang. Men vi ser også at enkelte ting i forhold til tjenestene våre kanskje må endres en god del for å få til å oppnå de målene vi har, ikke bare i mandatet vårt, men og i handlingsplanen.
- Negativt. Vi som organisasjon må generelt bli flnkere til å involvere både brukere, interne og eksterne folk. Vi må ha et realistisk forhold til hva vi kan gjøre selv, hva vi bør gjøre selv og ikke minst hva vi har kunnskap nok til å ta stilling til selv. Enkelte ansatte og da mener jeg både de på toppen og de på bunnen virker til å ha en iboende frykt for å endre noe. Om det er frykt eller latskap, det vites egentlig ikke, men jeg liker å tro at det er frykt for det kan vel endres ved at en bare ser nytten av endringe og resultater for en selv og virksomheten. Siden vi arbeider med nettjenester og automatiskering, er nok enkelte litt redd for å bli overflødig. De føler seg mindre verdt enn andre kompetanser. Vi prøver ikke å få dette resultatet. En kan jo tenke seg at dersom en får bruken av biblioteket veldig opp selv om det bare er på elektroniske tjenester så trenger en kanskje til og med flere folk for å få alle hjulene til å gå rundt. Så må vi endre folks tro. Altså jeg mener ikke at vi skal prøve å få folk mer religiøse, snarere tvert imot skulle jeg til å si. Vi må alle sammen ha et veldig realistisk og jordnært forhold til det vi gjør slik at vi ikke havner i problemene over her. Til slutt så må også kommunikasjonen settes i fokus mer enn den er. Markedsføring både internt og eksternt ser vi at fungerer. En må klare å forsvare det en gjør og det betyr at arbeidet må være fornufig og en får fort tilbakemdleinger. Er det for eksempel slik at en eksternt ser at alle andre har andre løsninger så må en jo enten stå for det og endre det andre gjør eller endre seg selv. Og å få opp interessen for å nå ut kanskje mer allment enn det vi tradisjonelt har gjort og å innse at det ikke nødvendigvis ødelegger arbeidet for oss, tror jeg er veldig viktig.
- Jeg tror det har fungert fordi det var nytt og fordi det var noe som virkelig ble satset på. Det er en del prosjekter som er startet opp i ettertid som ikke har fått like mye blest, men det er da gjerne mindre prosjekter som kanskje heller ikke burde vært kalt prosjek. Altså hvor det ikke er noen klar prosjektstruktur eller klart mandat eller at de som jobber der føler at de gjør noe nyttig eller at noe forventes av dem. Det er helt klart at det at de ansatte har ønsket det gjør at de har fulgt mer med og satt noen krav til oss underveis. I starten var det nok og en del Misunnelse: Folk på huset vil vise at det de gjør og er av betydning. De gjør f.eks mye i KB 2.0 - internopplæringen. I tillegg har ting vi har jobbet med, blant annet som Ru skal presentere etter meg nå gjort til at vi har mottatt interesse fra eksterne og, og at vi har involvert oss med eksterne. Dette er positivt og gjør at det blir mer blest om det. Og så ikke minst så er de tinga vi gjør faktisk veldig aktuelle. Og det ser vi og det ser UBiT og eksterne. Snart brukerne og forhåpentligvis :) Det er oppgaver som faktisk kan hjelpe bibliboteket til å bli mer moderne, i en eller annen form. Og det viser at vi kanskje faktisk kan og har kunnskap nok om å endre det vi trenger å endre. Og så er det jo klart at det nok er litt personavhengig og. Vi har blitt ganske godt kjent vi som jobber sammen og vi har hatt ganske mange sterke meninger og opphetede diskusjoner som gjør at vi faktisk har fått bedre kvalitet på ting.
- Siden dette var det første prosjektet som ble kjørt i gang i en ikke-prosjekt organisasjon, så var det overraskende mye respekt og interesse for prosjektet og arbeidet som ble gjort der, eller blir gjort der. Nysjgerrighet og misunnelse. Mange har vist interesse for nyoppstartede prosjekt i etterkant og ønsker å være med. De vil også jobbe på "viktige" ting. Sånn at viljen til å jobbe med tekniske eller bare nye ting er endret hos mange. Så har vi faktisk gjennomført en god del kompetansebygging - karen skal si litt om dette. Men det har og endret kunnskapen folk sitter med og kanskje litt frykten for nye ting. LItt klasseskille vil jeg nesten si. At vi driver med andre/avanserte ting. Vi prøver å motarbeide dette. Dette er noe alle bør drive med. Og det må vi jobbe mer mer. UBiT 2010 har blitt et begrep her på huset. Kanskje andre steder og for alt jeg vet siden Ole har reist rundt og holdt foredrag overalt her. UBiT har blitt satt litt mer på kartet. I hvert fall innenfor våre egne felt så langt.
- Takk for meg, er det noen spørsmål?