El papel de las PMOs NextGen

1
PMOfficers all rights reserved 2020-21
Webinars Series
La Magia de la PMO
Speaker
Pedro Balsa
CEO Leapman; Project & Portfolio Management.
Digital PMO
El papel de las PMOs en la
gestión eficiente de los fondos
next generation EU
Moderador: Consultor Asociado PMOfficers
Fecha: Miércoles 8 de septiembre de 2021
Barcelona 20.00 Hora Local
Sponsored by

2
Pedro Balsa
• Socio Director de Leapman, consultoría dedicada a la gestión
integral del ciclo completo de vida del proyecto.
• Experto de la Comisión Europea en las áreas de Project
Management, Risk Management y Green Energy.
• Ingeniero de Minas,Máster MBA, Curso Superior de Finanzas
sostenibles y Máster en Ecoauditorías.
• Certificado en dirección de proyectos PMP©, PRINCE2 Practitioner
y PMO Practitioner.
• Ha ocupado varios puestos ejecutivos en empresas multinacionales
así como administraciones públicas.
• Más de 25 años de experiencia en dirección de proyectos
internacionales en los sectores construcción, oil&gas, químico,
minero, retail y energías renovables
• Especializado en implantación y mejoras de la PMO, gestión de
programas y portafolios
• Vicepresidente 1º del Capítulo PMI-Madrid del Project Management
Institute
pedro.balsa@leapman.eu
pedrobalsainternationalpmo
@Balsa_Pedro

3
Leapman es
una consultoría
estratégica
especializada
en la gestión del
ciclo de vida del
proyecto

4
1. Retos que afrontamos en la gestión de los fondos europeos
2. Cómo seleccionar los proyectos estratégicos que el país/empresa precisa
3. Cómo ejecutar en alcance, tiempo y plazo los proyectos aprobados
4. El rol de la PMO en la gestión de proyectos europeos
RUEDA DE PREGUNTAS

5
RUEDA DE PREGUNTAS

6
Ventanilla Única
Lanzado
el 28 de
Junio

7

8

9
RETO 1 ¿Cómo
seleccionar los
proyectos
estratégicos que el
país/empresa
precisa?
Ser capaces de seleccionar los
proyectos cuya ejecución contribuya
de modo significativo a las reformas
estructurales que el
país/autonomía/organización
precisa descritas en el Plan de
Recuperación Transformación y
Resiliencia y el instrumento Next
Generation EU

10
RETO 2 Ser capaces de ejecutar en
tiempo y plazo los proyectos aprobados
Según el Tribunal de Cuentas Europeo entre 2014 y 2020
España solo ha gastado el 39% de las ayudas que recibe. El
61% restante se pierde o retrasa por distintas ineficiencias.
Fuente: Tribunal de Cuentas Europeo
Cuatro meses después de su aprobación, sólo se ha liberado
un 40% de los 7.000 millones previstos para transferencias a
fondo perdido a pymes y autónomos. Cerca de 5.000
millones esperan todavía asignación. Fuente: El economista. 17/08/2021.
distintas ineficiencias
hay que olvidar que según el Tribunal de Cuentas Europeo
entre 2014 y 2020 España solo ha gastado el 39% de las
ayudas que recibe. El 61% restante se pierde o retrasa por
distintas ineficiencias

11
RUEDA DE PREGUNTAS

12
20%
de los
proyectos son
“desperdicio”
Fuente: https://www.pmi.org/-
/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-
leadership/implement-project-portfolio-c-suite.pdf

13
La alineación
estratégica
explica el
80%
de las diferencias
en el desempeño
Fuente - THE IMPACT OF STRATEGIC
ALIGNMENT ON THE PERFORMANCE OF
PUBLIC ORGANISATIONS, Brunel
University London

14
¡La alineación realmente
importa!
Estratégicamente los proyectos alineados tienen:
• 57% más probable de lograr sus negocios y metas
• 50% más probable de terminar a tiempo
• 45% más probable de terminar dentro del
presupuesto
Fuente: PMI –Pulse of the Profession – Indepth Report: The Strategic
Impact of Projects

15
Problemas de priorización
Alineación estratégica
Demasiados proyectos
Encontrar la metodología adecuada
Participación ejecutiva en la cartera

16
Amplificador de priorización
Proceso de
priorización Implementar
en sus
proyectos
Recursos
desperdiciados
Vivir con tu
decisión
Oportunidades
pérdidas de negocio
Fuente de ventaja
competitiva sostenible

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Reúnir a todos
juntos alrededor de
una pizarra
Falta total de
aceptación
• Sin alineación
“¡Política y el arte
de vender gana! "
¡Esto no funciona!
Creo que debemos
hacer la opción 1
No estoy de acuerdo…pero
¿voy a llevar la contraria al
jefe?
Este modelo
no tiene
sentido

18
Construya un
consenso real
alrededor de “cómo
medir valor”
Úselo para evaluar
proyectos
Seleccione los
mejores proyectos
Define
objetivo
s
Ponderar
los criterios
Convertir
en
criterios
Definir objetivos
Convertir
en
criterios
Ponderar
criterios
Recopilar
proyectos
Calificar
proyectos
según
criterios
Agregar
información
Implementar
proyectos

19
La importancia
del pensamiento
divergente

20
RUEDA DE PREGUNTAS

21
Retos en la
gestión del
tiempo
Dur Planeada =10 Dur Planeada =10
1 2
Un retraso en una etapa se pasa en su totalidad a la siguiente etapa mientras
los avances usualmente se pierden.
Dur Real = 8 Dur real =12
No planifique todo el proyecto en modo detallado al
comienzo del mismo.
Planificación iterativa y colaborativa. Involucre a las partes
interesadas desde el minuto uno del proyecto.

22
Retos en la
gestión del
tiempo
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63
+5
-20
Preste especial atención al seguimiento de las
dependencias obligatorias y externas. Ejemplo licencia de
obra.
Registre la puntualidad en la entrega de sus
suministradores. Téngalo en cuenta para futuras
adjudicaciones.

23
Retos en la
gestión del
tiempo
El síndrome del estudiante. Primero luchas por conseguir un margen
de seguridad y luego, cuando ya tienes suficiente tiempo, ¿para qué
apresurarte?
¿Qué ocurre cuando pedimos más tiempo para completar la tarea y
se nos concede?
Mantenga desde el comienzo del proyecto un ritmo de
trabajo fuerte pero sostenible.

24
Retos en la
gestión del
tiempo
Problemas
Por muy bien que se haya planificado, es preciso modificar
el cronograma periódicamente. Incluya esto en el plan para
la dirección del proyecto

25
25
Integración de Synchro con BIM proporcionada por
Aprovecha la
tecnología

26
RUEDA DE PREGUNTAS

27
El impacto del uso
de las buenas
prácticas en
Project
Management
Fuente: informe de PMI Ahead of the Curve: Forging a Future-Focused
Culture. 2020.

28
IDEA
VIABILID
AD
ESPERA
APROBA
CIÓN
INICIO PLANIFIC
ACIÓN
2.
Modelo
de
Gestión:
Planes
de
Dirección
del
Proyecto
EJECUCIÓN
CIERRE
Y
TRANSF
ERENCIA
A O&M
3.
Monitorización
y Control.
Reporte
integrado
1.
Confirmación
de Viabilidad,
Autorización y
Priorización
GESTIÓN DE PROYECTO
GESTIÓN DE PROGRAMA/PORTAFOLIO
4.
Gestión
integrada
de
Cambios
GESTIÓN DE PROPUESTA
Ciclo de vida del proyecto
PMO
Operacional

29
PMO como custodio de los Aspectos ESG (ASG)
Los aspectos EGS Enviromental, Gobernance and Sustainability
son fundamentales para la obtención de los fondos del plan
Las medidas incluidas en un plan de recuperación y resiliencia no
deben ocasionar un perjuicio significativo a objetivos
medioambientales Según el Reglamento del MRR, la evaluación de los
PRR debe garantizar que todas y cada una de las medidas (es decir,
cada reforma y cada inversión) comprendidas en el plan cumplen con
el principio de «no causar un perjuicio significativo» principio
DNSH, por sus siglas en inglés (do no significant harm) .

30
PMO como custodio de los Aspectos ESG (ASG)
Taxonomía
El Reglamento de Taxonomía
establece el criterio para
determinar si una
actividad es sostenible
ambientalmente con el propósito
de establecer el grado de
sostenibilidad ambiental de una
inversión.

31
Beneficios
obtenidos en
proyectos
gestionados por
Leapman
1. Ahorros entre el 5 y el 20% del coste total del
proyecto dependiendo del sector.
2. Resultados recientes en España (sector residencial)
✓ Ahorro del 20 % del coste total
✓ Adelanto en 40% en plazo.
3. Gestión del presupuesto de la cartera (media 100
proyectos) de proyectos anual manteniéndolo +/-
5%.

32
Conclusiones
1. Nos enfrentamos a dos retos: seleccionar los proyectos
óptimos y ejecutarlos de forma eficiente
2. El impacto del uso de metodologías optimizadas de gestión
de proyectos reduce los costes entre un 5% y un 15% según
sector.
3. La alineación estratégica de los proyectos con la
organización explica el 80% de las diferencias en desempeño.
4. Una PMO operacional puede ser la solución optima para
algunas empresas.
5. Los aspectos ESG son claves en los proyectos en la
actualidad no solo los subvencionados por la Unión Europea

33
https://community.pmofficers.org/
https://digital.pmoacademy.org

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Webinars Series
La Magia de la PMO
DATOS DE CONTACTO INVITAD@
Speaker
Pedro Balsa
CEO Leapman; Project & Portfolio
Management. Digital PMO
https://www.linkedin.com/in/pedrobalsaint
ernationalpmo/
https://twitter.com/Balsa_Pedro
pedro.balsa@leapman.eu
http://www.leapman.eu/

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