Bài giảng về Tổ chức sự kiện cho Nguyễn Siêu Media Club.

1. Trường Truyền thông VNMG – 12/3/2014
TỔ CHỨC
SỰ KIỆN

2. Sự kiện

10. Nội dung
1. Tổ chức sự kiện là gì?
2. Các bước thực hiện
3. Người tổ chức sự kiện
4. Một số lưu ý
5. Bài tập nhóm

11. Tổ chức
sự kiện

12. Lên kế hoạch Điều phối
Sự
kiện

13. Chỉ có vậy thôi ư?

14. 1. Lên ngân sách
2. Đề ra thời gian làm việc
3. Chọn và đặt địa điểm
4. Xin giấy phép
5. Lên kế hoạch đồ ăn thức uống
6. Điều phối việc vận chuyển
7. Phát triển chủ đề
8. Sắp xếp các hoạt động
9. Chọn diễn giả và bài phát biểu
10. Trang trí và sắp xếp trang thiết bị
11. Quản lý rủi ro và lên kế hoạch dự phòng
12. …

15. Các bước
thực hiện

16. Xây dựng ý tưởng
Lên ngân sách sơ bộ và khảo sát
Lập kế hoạch chi tiết
Thực hiện kế hoạch
Lấy ý kiến phản hồi và đánh giá

17. Xây dựng ý tưởng

18. Lên ngân sách
sơ bộ
& Khảo sát

19. Lập kế hoạch
chi tiết

20. Kế hoạch chi tiết
• Kịch bản: nội dung sự kiện, thời gian và địa điểm diễn ra
• Hậu cần: những thứ cần chuẩn bị
• Nhân sự: ai phụ trách, hỗ trợ việc gì
• Timeline: kiểm tra tiến độ thực hiện
• Ngân sách: cân đối nguồn tài chính và yêu cầu tổ chức
• Cách đánh giá: xác định tiêu chí và cách thức đánh giá sự kiện
• Kế hoạch dự phòng: nếu không thể làm như kế hoạch A thì có phương án
B thay thế không?

22. Thực hiện!
Trước
sự kiện
Trong
sự kiện
Sau
sự kiện

23. Lấy ý kiến phản hồi và đánh giá

24. Ai?sẽ là người tổ chức sự kiện tốt

25. Người tổ chức sự kiện
• Linh động
• Giao tiếp tốt
• Quản lý thời gian
• Quyết đoán
• Đam mê

26. • Đồ ăn
• Diễn giả
• Tình nguyện viên
• Quảng cáo
• Giấy mời
• Quà tặng
• Hoạt động, trò chơi
• Người nổi tiếng
• Trang trí
• Âm thanh ánh sáng

27. Một số điều cần lưu ý

28. • Gửi nhiều email cho thành viên
• Cố gắng lấy phản hồi bằng mọi cách
• In quá nhiều tài liệu
• Hoàn thành công việc sát thời hạn
• Đặt địa điểm càng sớm càng tốt
• Luôn cập nhật danh sách các thứ
cần chuẩn bị (checklist)
• Quan tâm đến mạng xã hội
• Đảm bảo wifi hoạt động
• Tìm hiểu về diễn giả trước khi mời
• Tạo cơ hội kết nối
• Địa điểm tiếp cận cho mọi người
• Tập trung vào nội dung sự kiện

29. Bài tập nhóm