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Apuntes de GTD (productividad)

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Apuntes de productividad personal y GTD

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Apuntes de GTD (productividad)

  1. 1. 1 Recopilar
  2. 2. 2 Mi sistema GTD, de la A a la Z Por: Jerónimo Sánchez del blog http://jeronimosanchez.com/ Con este artículo doy comienzo a una serie dedicada a mi implementación de GTD, el método de productividad personal ideado por David Allen. En un principio tenía pensando describir el método paso a paso. Pero después de pensarlo un poco me dije que no merecía la pena escribir un curso más (otro) de GTD. La verdad es que hay ya varios blogs que han hablado mucho y bien sobre el asunto, y no creo poder aportar nada realmente nuevo a lo ya dicho. (Ver la sección Blogs recomendados en la barra lateral.)- Así que, finalmente, decidí que sería más interesante mostrar cómo funciona un sistema GTD en la práctica: mi propio sistema Ver una implementación particular creo que puede aportar más que volver a repetir por enésima vez las mismas cosas. Por tanto, sólo repasaré los conceptos clave de GTD muy rápidamente, según vayan surgiendo, y me centraré principalmente en cómo hago yo las cosas, para bien o para mal. A lo largo de la serie explicaré cómo llevo a cabo las cinco fases típicas del método: recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión. También explicaré cómo realizo la gestión creativa de proyectos, un tema que considero de vital importancia pero que es muchas veces olvidado al hablar de GTD. Al final haré un repaso rápido de qué técnicas adicionales utilizo, tomadas de otros sistemas derivados como ZTD o Simply GTD, y de otros estudiosos de la productividad. Mi sistema GTD: recopilación Organizarse de forma efectiva no es difícil, sólo requiere un poco de sentido común y algo de disciplina. En nuestro viaje por GTD, el método de productividad de David Allen, pasaremos por 5 procesos que deben realizarse de forma independiente, pero que están todos conectados en un ciclo sin fin: recopilar las cosas por hacer, procesarlas, organizarlas, ejecutar el trabajo que resulte y, finalmente, revisarlo todo periódicamente.
  3. 3. 3 Como vemos, todo empieza con la recopilación. Sin recopilación no hay nada que procesar, organizar o hacer. ¡Empecemos nuestro viaje! ¿Qué hay que recopilar? Es muy sencillo: hay que recopilar las cosas que hay que hacer. Pero, ¿qué son las cosas que hay que hacer? Bueno, cualquier cosa que requiera una actuación por nuestra parte, bien sea por obligación o porque nosotros asumimos esa responsabilidad. La forma más sencilla de identificar esas cosas por hacer es pensar en todo aquello que continuamente ocupa nuestra mente porque hay algo que hacer al respecto y todavía no está hecho. Algunos ejemplos de cosas por hacer son: la declaración de impuestos, cambiarle las pilas al mando a distancia, planear las vacaciones, entregar un reporte de ventas, hacer la mudanza de la casa, formar una empresa, hacer la compra del super, enviar un correo a un amigo, escribir un artículo del blog, llevar el coche al taller, aprender a tocar el piano… En fin, creo que captas la idea. Como puedes ver, dentro de “cosas por hacer” entran cosas muy sencillas y muy complejas, cosas que se pueden hacer en 1 minuto, o que pueden llevar meses, cosas que hay que hacer inmediatamente o que ni siquiera estamos seguros de si algún día las haremos, pero en este momento queremos tenerlas en cuenta. El identificar y no olvidar todas las cosas que tenemos y queremos hacer es la base de nuestra productividad. ¿Cómo recopilar? El problema es que tratar de mantener en la cabeza una lista con todos esos “pendientes” es una locura, y la causa principal de que la mayor parte de la humanidad sufra de estrés, no cumpla a tiempo o, sencillamente, se olvide de sus metas y de hacer lo que tiene que hacer. Por eso, una buena recopilación gira entorno a un único concepto: recopilar los pendientes en un sistema físico que esté fuera de la cabeza.
  4. 4. 4 A continuación describiré mi forma de recopilar, diferenciando dos contextos: cuando estoy en mi mesa de trabajo (en casa o en la oficina), y cuando estoy en la calle, ya que uso diferentes técnicas y herramientas de recopilación en cada caso. 1. Recopilar en la mesa de trabajo La mayor parte de la recopilación la realizo en una bandeja de entrada, tanto en la oficina como en casa. Cualquier cosa que llega a mis manos y que representa algo que debo hacer, va a parar a la bandeja. Casi siempre son papeles, pero muchas veces son objetos, como pilas descargadas (que me recuerdan que tengo que cargarlas), tarjetas de presentación para registrar en mi agenda, cartuchos gastados de la pluma estilográfica (que me recuerdan que tengo que comprar cartuchos nuevos), etc. Si la “cosa” por hacer es simplemente una idea que me viene a la cabeza, la anoto en una hoja de mi libreta recopiladora, le pongo la fecha y la echo en la bandeja junto con todo lo demás. Como ves, es algo bastante mecánico. La recopilación es un proceso continuo que puede suceder, y de hecho sucede, mientras estoy trabajando en otras cosas. Nunca, repito, NUNCA dejo de hacer lo que estoy haciendo. Cuando llega algo de lo que me tengo que ocupar, simplemente pongo un recordatorio en la bandeja de entrada y me olvido. El analizar lo que eso significa es parte del procesamiento, el segundo de los procesos de GTD. Aquí sólo estoy recopilando para que no se me olviden las cosas. Dos bandejas de entrada implícitas son las del correo electrónico y la de mensajes de voz del teléfono móvil. Las cosas llegan ahí solitas, por lo que la recolección se realiza automáticamente. No hay mucho qué hacer ni de qué preocuparse en estos casos Otra bandeja de entrada no tan obvias pueden ser la del lector de feeds, que no representan más que material que quiero revisar y leer 2. Recopilar en la calle En la calle utilizo básicamente dos herramientas: la libreta recopiladora de la que ya hablé, y la grabadora de notas de voz de mi teléfono. Dependiendo de la situación en la que me encuentre, uso una u otra. Normalmente prefiero escribir, pero si voy conduciendo, grabo una nota de voz. En cualquier caso, siempre incluyo la fecha.
  5. 5. 5 Cuando estoy fuera, no sólo recopilo ideas que me vienen a la cabeza, también recopilo mis gastos. Este hábito es parte fundamental de mi sistema de finanzas personales. A fin de cuentas, las notas con los gastos pueden ser tratados exactamente igual que cualquier otra cosa por hacer (en este caso, gastos que tengo que registrar en mi sistema contable). Cuando llego a casa o la oficina, saco todas las notas de mi libreta y las pongo en la bandeja de entrada física. De nuevo, esto lo hago de forma automática; no me pongo a procesar o a ejecutar el trabajo que representan, simplemente saco las hojas, las dejo en la bandeja y me pongo a hacer lo que tuviera previsto hacer (escribir un artículo del blog, ponerme un café o preparar el reporte de ventas). Obviamente, las notas de voz se quedan guardadas en el teléfono, igual que las fotos y los vídeos que haya podido grabar. El teléfono es la propia bandeja de entrada, y ahí se quedarán hasta que les llegue el momento de ser procesados, como veremos más adelante. Listo para el siguiente paso Recopilar es un proceso continuo que no requiere mucho esfuerzo, pero sí un poco de disciplina. La idea principal con la recopilación es que puedas estar seguro de que no se te escapa nada. No importa cuándo vayas a empezar a trabajar en cada cosa, lo importante es que, llegado el momento, puedas estar seguro de que todo está ahí. Con una buena recopilación ya no tienes que estar continuamente tratando de recordar dónde dejaste aquella tarjeta de presentación, o qué era lo que tenías que incluir en el reporte de ventas. O peor aún, pensando que tenías que hacer algo pero sin recordar el qué. Ahora bien, puedes estar recopilando todo el día, pero en algún momento tendrás que revisar lo que hay en las bandejas de entrada y decidir qué es exactamente lo que hay que hacer al respecto de cada cosa. Como veremos, esto ya no es tan sencillo como parece. Es el llamado procesamiento de las bandejas de entrada, y de ello me ocuparé en la siguiente entrega de la serie.
  6. 6. 6 Procesar
  7. 7. 7 Mi sistema GTD: procesamiento En el artículo anterior de la serie expliqué cómo recopilar todas las cosas que tenemos o que queremos hacer, de manera que no se nos escape nada. Después de haber recopilado tendrás las distintas bandejas de entrada llenas de papeles, objetos varios, notas de voz, fotos digitales y todo lo que se te pueda ocurrir que representen asuntos pendientes. Ahora ha llegado el momento de revisar esas bandejas una a una, y de tomar la decisión de qué es lo que hay que hacer al respecto de cada cosa que encuentres. ¡Empecemos! Bueno, antes de empezar tengo que hacer una aclaración: procesar las cosas de las bandejas no es hacer el trabajo que representan. Uno de los errores más comunes de los GTD-ianos neófitos es pensar que tienen que hacer algo con todo lo que encuentran en las bandejas en ese preciso momento. Eso les genera estrés y, en muchos casos, les termina disuadiendo de implementar el sistema. En este paso sólo se toman decisiones, no se hacen las tareas en sí mismas. Un buen procesamiento debe ser muy fluido, y sólo requiere pensar rápido y bien. Las 3 reglas del procesamiento Para hacer un buen procesamiento debes tener en cuenta estas 3 reglas: 1. Tomar las cosas de la bandeja una a una. A la hora de procesar debes tomar cada cosa de la bandeja por orden, de arriba a abajo. No es necesario aplicar prioridades o tomar primero lo más urgente. Una vez que te pongas a procesar todo saldrá de la bandeja, y habrás decidido qué hacer con todo ello en cuestión de minutos. ¿Para qué molestarse en priorizar? (Las prioridades pueden ser un concepto útil cuando te pongas a ejecutar el trabajo, no en este momento.) 2. Lo que sale no vuelve a entrar. Es muy tentador tomar algo de la bandeja, y al ver que no puedes decidir fácilmente qué hacer con ello, devolverlo y tomar otra cosa. ¡Error! Si tomas algo ya no debe regresar, o corres el riesgo de que ciertas cosas nunca
  8. 8. 8 salgan de la bandeja. A veces no es fácil tomar una decisión… ¡pero ese es precisamente tu trabajo! 3. Procesar cada bandeja las veces que sea necesario. Hay que entender que cada bandeja tiene su ritmo. Seguramente el correo del trabajo lo procesarás al menos una vez al día (o puede que más), mientras que las fotos de tu teléfono móvil pueden quedarse ahí varios días sin causar mayores problemas. Por tanto, tienes que crear rutinas que te permitan procesar cada bandeja con la frecuencia adecuada. Ni más, ni menos. Un lector me preguntaba en el artículo anterior si no me preocupaba dejar notas personales en la bandeja del trabajo cuando me iba a casa, o viceversa. Y la respuesta es no, ya que siempre proceso mis bandejas físicas al final del día, de forma que cuando salgo de casa o de la oficina ya tengo toda la información integrada en mi sistema GTD. (En otro artículo os contaré qué herramienta uso para llevar siempre conmigo mi sistema GTD.) ¿Qué hacer con cada cosa? Tienes las bandejas rebosantes de cosas. Ha llegado el momento de la verdad. Acabas de sacar algo de una bandeja de entrada y tienes que decidir. Bueno, estás de suerte Sólo hay 5 cosas que puedes hacer con ella: 1. Tirarla. No sé por qué hay tanta gente que tiene alergia a tirar cosas. Muchas más veces de las que te imaginas lo mejor que puedes hacer con algo es tirarlo. ¿No tiene valor actual, ni tampoco vas a hacer nada con ello en el futuro? Entonces, ¡tíralo! Sin remordimientos. Es rápido y sencillo, y dejará de estar ocupando espacio y tiempo. Truco: Si de verdad eres incapaz de tirarlo “no vaya a ser que luego”, entonces… 2. Guardarla. Muchas cosas no requieren que hagas nada con ellas, simplemente quieres conservarlas para referencia futura, como por ejemplo la declaración de impuestos, un artículo de una revista, o los mapas de tu último viaje a Praga. En ese caso guárdalo, pero guárdalo ahora mismo, no esperes. Cuando lleguemos al proceso de organización veremos algunas técnicas y herramientas para construir sistemas de archivo eficaces y rápidos de usar, en función del tipo de
  9. 9. 9 material a archivar. Que sean fáciles y rápidos de usar es crítico si no queremos tener la tentación de dejar la tarea de archivar para luego (es decir, nunca). 3. Delegar. Está bien, has decidido que hay que hacer algo al respecto. Entonces, antes de seguir adelante averigua si es posible delegarlo en alguien más. Igual que hay gente que tiene alergia a tirar cosas, hay gente que tiene alergia a delegar. Si conoces a alguien que lo puede hacer mejor que tú, o más rápidamente, o simplemente no quieres hacerlo tú mismo y tienes la autoridad para delegarlo, no lo dudes: delega la tarea y anota un recordatorio en tu sistema. (Cuando lleguemos al proceso de organización veremos cómo registrar recordatorios.) 4. Hacer. No te has desecho de la cosa ni la has podido delegar. Bueno, entonces aquí es donde entra en juego la celebérrima regla de los 2 minutos, que reza así:“si el tiempo estimado para hacerlo es menor a 2 minutos, hazlo ahora”. ¿Por qué? Por una simple cuestión de eficiencia. Es más costoso registrarlo y darle seguimiento en tu sistema GTD que hacerlo en este mismo momento. Algunos ejemplos típicos de cosas que puedes hacer en menos de 2 minutos son responder un correo rápido, hacer una cita por teléfono, archivar un documento, etc. Truco: En realidad los 2 minutos son orientativos. Se trata de que evalúes el tiempo que te llevará hacer algo, y si no es mucho, hazlo inmediatamente. De todos modos vas a terminar haciéndolo, así que ¿por qué esperar? 5. Diferir. Finalmente has decidido que la cosa representa algo que tienes que hacer personalmente y, además, no se puede hacer rápidamente. En ese caso, y sólo en ese caso, tendrás que registrarlo en tu sistema GTD para hacerlo en cuanto sea posible, según un sistema de listas de proyectos y siguientes acciones que veremos en el próximo artículo. Como has podido comprobar, el procesamiento de las bandejas de entrada es una tarea puramente intelectual. Aquí no hay herramientas, sólo tu propio cerebro. Como seguro ya intuyes, el procesamiento va de la mano de la organización, especialmente si hay que guardar el material de consulta, o delegar o diferir el trabajo. Sin embargo, es importante distinguir ambos pasos para fijar el orden correcto de actuación y poder dominar el método.
  10. 10. 10 Organizar
  11. 11. 11 Mi sistema GTD: organización (I) En el artículo anterior vimos cómo realizar el procesamiento de nuestra bandejas de entrada. Nos deshicimos de algunas cosas, pero la mayoría de ellas significaban trabajo por hacer o material de referencia para guardar. Vimos cómo tomar la decisión de qué había que hacer con cada cosa, pero no dijimos nada sobre cómo organizarlo en un sistema sencillo y eficiente. Como ya te estás dando cuenta, el procesamiento va siempre de la mano de la organización. Cuando procesamos un elemento de la bandeja de entrada debemos organizarlo inmediatamente, es decir, integrarlo al sistema de productividad. Dependiendo de la decisión que hayamos tomado, utilizaremos unas herramientas u otras. Veamos cómo hacerlo. Organizar material de referencia Si decidimos que algo debe ser guardado, hay que guardarlo en ese mismo momento. No se te ocurra dejarlo en un montón para guardarlo después, o corres el riesgo de que se quede ahí para toda la eterninad y, por supuesto, que no lo encuentres cuando lo necesites. Por eso es muy importante que tengamos sistemas de archivo sencillos y muy rápidos de utilizar. En mi caso, tengo dos sistemas: 1. En el ordenador. La mayor parte del tiempo uso el ordenador para trabajar, así que tengo un sistema de carpetas diseñado para dar cabida a todo el material electrónico que me llega. Las cosas que organizo en el ordenador incluyen archivos adjuntos en correos electrónicos, manuales de aparatos, reportes, resguardos de operaciones por internet y un largo etcétera. Siempre que puedo, procuro mantener las cosas en formato electrónico, en lugar de en papel. No sólo ocupan menos espacio y es más rápido buscar cosas, sino que también estoy ayudando a conservar al medio ambiente.
  12. 12. 12 Como explicaba en un artículo anterior, en una carpeta del ordenador llamada “Mi Referencia” tengo subcarpetas por cada empleo que he tenido, así como una subcarpeta para archivos personales, otra para la documentación general de referencia (manuales, libros, cursos, etc.), y varias para los distintos proyectos no profesionales que son lo suficientemente complejos como para tener su propia subcarpeta. Dentro de ellas no hago muchas subdivisiones; prefiero utilizar una herramienta de búsqueda (como Windows Search) que se encarga de encontrar lo que necesito en cada momento. 2. En archivadores físicos tipo A-Z para lo que tengo que guardar en papel obligatoriamente. Tengo dos, uno en la oficina (ver la foto del encabezado), y uno pequeño, portátil, en casa. La organización es idéntica en los dos casos. A pesar de lo que dice David Allen, a mi me funciona muy bien el sistema de carpetas colgantes, cada una con una carpeta manila en su interior. Funciona así: Cuando quiero guardar algo, lo pongo en una carpeta manila vacía, luego creo dos etiquetas iguales con el asunto (por ejemplo, “COCHE”), y las pego en las carpetas. Finalmente, pongo la carpeta manila dentro de la carpeta colgante, y las guardo en el archivador por orden alfabético de asunto. Si por algún motivo tengo que trabajar con algún material, saco la carpeta manila y dejo la carpeta colgantes en el archivador. Puedo tener la carpeta manila unas horas o unos días, pero cuando acabe de usarla sé perfectamente donde tiene que ir archivada: exacto, en la carpeta colgante con el mismo nombre Para que el sistema sea eficiente es importante no intentar utilizar categorías para clasificar las carpetas, ya que tarde o temprano dejarán de ser adecuadas y te obligarán a reclasificar una y otra vez. Cada carpeta debe contener material relativo a un único asunto, el cual debe ser bien visible en la pestaña de la carpeta colgante. Un truco que utilizo para que no me de pereza archivar es tener en el archivador una carpeta colgante de diferente color (naranja), donde guardo carpetas manila vacías. Detrás del separador cuelgo 10 ó 12 carpetas colgantes también vacías. Así no tengo que buscar nada, y archivar cualquier cosa me lleva menos de 1 minuto: pienso un nombre apropiado para el asunto, imprimo dos copias de la etiqueta en mi etiquetadora electrónica, las pego en las carpetas y las guardo en el archivero.
  13. 13. 13 Registrar recordatorios con fecha Si lo que tengo que recordar tiene una fecha fija, como una cita, una reunión o el comienzo de una feria, entonces lo anoto directamente en el calendario. He utilizado varios calendarios a lo largo del tiempo, como el calendario de mi teléfono móvil y el de mi programa de correo electrónico. En realidad sirve cualquiera, siempre que sea fácil de actualizar y consultar. En el calendario SOLO van recordatorios con fecha fija, no las buenas intenciones. Está completamente prohibido utilizar el calendario para programar el trabajo, es decir, no debemos anotar lo que QUEREMOS hacer hacer cada día, sino lo que TENEMOS que hacer. Programar el trabajo es la causa principal de que fallen la mayoría de los sistemas de productividad. Normalmente los imprevistos echan por tierra cualquier intento de programación, así que no programes. (En otros artículos de la serie veremos cómo ordenar y priorizar las tareas para hacer a tiempo todo lo que es realmente importante para nosotros.) El calendario debe mostrar de un vistazo los compromisos fijos. He comprobado que si el calendario tiene demasiada información pierde efectividad. Por eso, algunos recordatorios, como los aniversarios y los cumpleaños, prefiero llevarlos en listas, no en el calendario. Como veremos más adelante, utilizar listas y revisarlas periódicamente es fundamental en GTD. De momento basta decir que en mi sistema GTD portátil tengo una lista separada para los aniversarios y cumpleaños, que reviso periódicamente para saber a quién tengo que felicitar. Sólo si implica algún tipo de preparación, como comprar un regalo, lo anoto en el caledario con la suficiente antelación. David Allen propone además un sistema de 43 carpetas para organizar los recordatorios, especialmente si trabajas mucho con papel (tendremos ocasión de profundizar en ello en otro artículo). Yo, sin embargo, sólo utilizo un calendario electrónico y listas en el ordenador. Registrar las tareas delegadas Cualquier cosa que no vayas a hacer tú, pero que tiene que ser hecha, tienes que delegarla en alguien. Y si la delegas en alguien, tienes que tener una forma de llevar la
  14. 14. 14 cuenta de qué has delegado, cuándo, quién lo hará y, en su caso, para cuándo tiene que estar listo. Llevar este control es la única forma de poder hacer revisiones de lo que está pendiente, y pedir cuentas a las personas en que delegaste las tareas. De nuevo, para esto utilizo una lista. David Allen la llame la lista “A la espera”, es decir, la lista de cosas que estás esperando que hagan otras personas. La forma en que lleves esta lista no es importante, siempre que la revises y la mantengas actualizada (eso lo veremos en próximos artículos de la serie). En mi caso, además de la lista de aniversarios y cumpleaños, tengo otra lista de cosas a la espera. Ahí es donde anoto todo lo que delego, de forma que nunca se me olvide nada. Como truco te diré que el título de cada una de estas tareas empieza siempre por el nombre de la persona que tiene que hacerlo, seguido de una descripción breve de lo que espero recibir, y la fecha en que lo delegué. Por ejemplo, si el día 5 de octubre le encargué a mi amigo Pedro que me comprara el nuevo libro de productividad de Berto Pena, anotaría algo así: “Pedro – Libro de productividad de Berto Pena – 5 Oct” En la lista de “A la espera” no sólo debes anotar lo que delegas expresamente, sino lo que está delegado de forma implícita. Es decir, lo que tú no has pedido pero que de todos modos tienes que recibir de un tercero. Un ejemplo típico es la declaración de ingresos que te tiene que dar tu empresa para hacer la liquidación de impuestos anual. Y aquí vamos a dejar esta primera parte dedicada a la organización. Como vemos,no necesitamos muchas cosas para organizarnos: un archivador, un calendario y listas. De hecho, la mayor parte del tiempo te lo pasarás trabajando con listas, añadiendo, modificando y eliminando elementos de ellas. Por eso es importante que elijas una forma de manejar listas que te sea práctica, ya sea en hojas de papel o en un programa en el ordenador. Hay literalmente miles de opciones. El método GTD no te dice con qué herramienta debes trabajar (eso debes decidirlo tú), sino cómo trabajar con las listas.
  15. 15. 15 Mi sistema GTD: organización (y II) Si recordáis, en el artículo anterior de la serie dejamos la organización a medias. Nos ocupamos de cómo organizar el material de referencia, cómo registrar los recordatorios con fecha y cómo llevar el control de las tareas que delegamos en terceras personas. Ahora nos toca meternos de lleno en cómo organizar el trabajo que nos toca hacer a nosotros. Ya dijimos que para el trabajo que tenemos que hacer nosotros mismos sólo hay dos opciones: 1) si estimamos que nos llevará menos de 2 minutos, lo hacemos inmediatamente y nos olvidamos del asunto, o 2) si nos va a llevar más tiempo, lo diferimos para hacerlo lo antes posible. Pero, ¿cómo organizamos el trabajo diferido? De eso nos vamos a ocupar ahora. Acciones y proyectos En la terminología GTD hablamos de acciones cuando lo que hay que hacer es una tarea simple, y de proyectos si lo que hay que hacer involucra dos o más tareas simples. Puede parecer un poco exagerado, pero en realidad es una definición muy práctica, como veremos después. Así que lo primero que tienes que hacer antes de organizar algo para diferirlo es responder a la pregunta: ¿el trabajo se puede llevar a cabo mediante una tarea simple o necesitaré crear un proyecto? O dicho de otro modo, ¿tengo todo lo que necesito para hacerlo o hay otras cosas que debo hacer primero? Una de las partes que resultan más complicadas para llegar a dominar GTD es saber hacer una correcta distinción entre acciones y proyectos. Una vez realiza la clasificación es muy fácil organizar el trabajo. Pero diferenciarlos no siempre resulta fácil. Supongamos que tienes que cambiar una bombilla fundida de la habitación. A priori parece algo simple, así que decides que se trata de una acción. Pero enseguida te das cuenta de que no tienes bombillas de repuesto, y que ni siquiera sabes de qué potencia debe ser. Así que, lo que parecía una tarea simple en realidad no es tan simple, sino un
  16. 16. 16 mini-proyecto compuesto de varias acciones: “Averiguar la potencia de la bombilla”, “Comprar una bombilla de repuesto” y “Cambiar la bombilla”. Si hubieras registrado simplemente “Cambiar bombilla de la habitación” en tu lista de tareas, probablemente te hubiera costado mucho tiempo hacerlo. Cada vez que vieras esa tarea en la lista te darías cuenta de que no tienes la información ni los elementos necesarios para llevarla a cabo, así que te la saltarías e irías a la siguiente tarea que sí pudieras hacer. Y así una y otra vez, quién sabe por cuánto tiempo (quizá para siempre). Es lo que yo llamo el “síndrome de la procrastinación forzada”, y es muy común cuando no tienes en marcha un sistema de organización como GTD. Como ves, una de las claves de GTD es definir correctamente las tareas como acciones concretas y físicas que puedas llevar a cabo de manera directa. En mi caso, para ayudarme a la hora de definir proyectos y acciones aplico los siguientes tres pasos: 1. Empiezo definiendo el objetivo que quiero conseguir, asumiendo que es un proyecto. Por ejemplo, “Bombilla de la habitación cambiada” (fijaos que empiezo con un sustantivo, no un verbo). 2. Analizo las posibles acciones que tendré que llevar a cabo para conseguir el objetivo, definidas como verbos. Por ejemplo: “averiguar la potencia”, “comprar un repuesto”, “cambiar la bombilla” (todas las acciones son verbos). 3. Si no consigo desglosar el supuesto proyecto en acciones, entonces muy probablemente se trata de una tarea simple. Por ejemplo, si ya sé que la bombilla es de 100W y tengo bombillas de repuesto, entonces reformulo el proyecto y lo convierto en tarea así: “Cambiar la bombilla de la habitación”. Al principio, estos tres pasos los hacía por escrito la mayoría de las veces, pero con el tiempo he terminado haciéndolo mentalmente y en cuestión de segundos. Como todo, la práctica es la que te ayuda a dominar la técnica.
  17. 17. 17 Organizar los proyectos Los proyectos representan simplemente los frentes abiertos que tienes en un momento dado. En realidad, los proyectos no son trabajo por hacer. El verdadero trabajo está representado por las acciones que forman esos proyectos. Aún así, es necesario mantener una lista de esos frentes abiertos para tener una visión general de nuestro trabajo. Y en GTD a esa lista se la llama, sorprendentemente, “Proyectos” Así de sencillo. No hay más que contar. En próximos artículos de la serie veremos cómo manejar esta lista para asegurarnos de que todos los proyectos tienen tareas definidas y avanzan adecuadamente. Organizar las acciones Las acciones representan el trabajo real que tenemos que hacer: comprar, revisar, llamar por teléfono, enviar un correo, lavar, escribir un artículo, etc. Podríamos mantener todas las tareas en una sola lista llamada “Tareas” (de hecho, eso es lo que hacemos normalmente cuando no tenemos un método), pero David Allen descubrió que la forma más eficiente para organizar las tareas es utilizar contextos. No tiene sentido que tengas juntas las cosas que sólo puedes hacer en la oficina, con las que sólo puedas hacer en casa, con las que sólo puedes hacer cuando andas en la calle… Es muy ineficiente, y complica muchísimo las cosas, el tener que buscar en una lista larguísima donde tienes todo mezclado. Por eso, en GTD se alienta el uso de diferentes listas de tareas, una por cada contexto. Por ejemplo “@Casa”, “@Oficina”, “@Recados”, etc. (El signo de arroba delante del nombre del contexto significa “at”, o “en” en inglés, y se usa mucho en GTD.) Cada uno de nosotros debemos definir qué contextos se adaptan mejor a nuestras actividades, y crear las listas correspondientes. Los anteriores son contextos muy comunes, pero mucha gente tiene además otros contextos específicos para la escuela (“@Escuela”), para cuando tiene un teléfono a mano (“@Teléfono”), etc. Una vez definidos los contextos que más te convengan, simplemente debes añadir cada tarea a la lista adecuada. Así, cuando te encuentres en un contexto determinado sólo tendrás que revisar la lista de ese contexto y decidir qué hacer a continuación (lo veremos en el artículo dedicado a la ejecución del trabajo).
  18. 18. 18 La lista “Algún día/Quizá” Pero, ¿qué pasa con los proyectos que quieres hacer y no tienes tiempo en este momento, o simplemente no estás seguro de si vas a querer hacerlos alguna vez? En esta categoría caen cosas como aprender a tocar el piano, obtener una certificación profesional, hacer un viaje a China, o pintar de rojo el salón de tu casa. Son cosas que no quieres que caigan en el olvido, pero ahora no tienes tiempo o ganas de trabajar en ellas. Para este tipo de cosas se utiliza una lista llamada “Algún día/Quizá”. Como la lista de “Proyectos”, esta lista no representa trabajo por hacer, es sólo una forma de aparcar temporalmente nuestras ideas e inquietudes a la espera de un momento adecuado para trabajar en ellas. Mover proyectos de la lista “Proyectos” a “Algún día/Quizá” es todo un arte, y dominarlo es uno de los secretos para reducir el estrés diario. Como veremos en otro artículo de la serie, la lista “Algún día/Quizá” deberá ser revisada con la frecuencia adecuada, de modo que podamos “despertar” estos proyectos dormidos llegado el momento, transfiriéndolos a la lista de “Proyectos”. Conclusión Si te das cuenta, para organizar el trabajo sólo hemos utilizado listas: una para los proyectos o frentes abiertos, varias listas contextuales para las acciones siguientes que tenemos que ejecutar, y una más para aparcar futuros proyectos e ideas interesantes. De todas ellas, sólo las listas contextuales representan trabajo real por hacer. En el próximo artículo veremos cómo manejar estas listas para llevar a cabo el trabajo, y descubriremos las ventajas de haber separado correctamente los proyectos de las tareas, y de haber clasificado las tareas según sus contextos.
  19. 19. 19 Ejecutar
  20. 20. 20 Mi sistema GTD: ejecución Por fin ha llegado la hora de la verdad Hasta ahora hemos recolectado las cosas pendientes, las hemos procesado para averiguar qué es lo que significan realmente para nosotros, y las hemos organizado en un sistema confiable en forma de listas de proyectos y siguientes acciones. Pero todo ese esfuerzo no sirve para nada si no completamos el círculo y ejecutamos realmente el trabajo, que en definitiva es para lo que estamos usando GTD. Vamos a echar un vistazo a cómo es un día de trabajo típico usando GTD. Pero antes veamos un par de criterios que David Allen sugiere utilizar en lugar de un sistema de prioridades tradicional, y por qué hacerlo. Cómo elegir el trabajo a realizar Como dijimos en el artículo anterior de esta serie, todo el trabajo está representado por tareas en las listas de siguientes acciones, divididas por contextos. Para decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo las listas de siguientes acciones y, quizá, la lista de tareas “a la espera”. En los métodos de productividad tradicionales es muy común establecer prioridades para cada tarea, e ir seleccionando cada una por orden: primero las más prioritarias, luego las menos. Sin embargo, esta forma de trabajar tiene algunos problemas. En primer lugar, la asignación de prioridades es algo bastante subjetivo, y lo que unas veces parece prioritario puede dejar de serlo en otras circunstancias. Además, es muy fácil confundir lo prioritario con lo urgente, lo que hace aún más difícil establecer una escala de prioridades realmente objetiva que permanezca constante en el tiempo. Para empeorar las cosas, no siempre estamos en la situación más adecuada para afrontar ciertas tareas, por falta de medios o de la energía necesaria. Entonces, ¿cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento? Debemos partir de un hecho claro: si hemos realizado una buena recopilación, procesamiento y organización del trabajo, no importa lo urgente o “prioritario” de cada una de las tareas de nuestras listas: todas ellas deben hacerse lo antes posible, sin excepción. Y la forma más eficiente de hacerlo es teniendo en cuenta dos criterios:
  21. 21. 21 1. El contexto de trabajo. No tiene sentido obsesionarnos con una llamada telefónica importantísima que tenemos que hacer, si en este momento no tenemos un teléfono disponible. Igualmente, si te encuentras revisando tu correo electrónico resulta estúpido dejar de autorizar una compra (que te lleva menos de 1 minuto), sólo porque el informe de tu jefe es más prioritario. Es por eso que en el artículo anterior de la serie hicimos una división de las “siguientes acciones” teniendo en cuenta los contextos. De esa forma podemos tener rápidamente a la mano una lista de todo el trabajo que tenemos que hacer según el entorno oen que nos encontremos. 2. Nuestro nivel de energía. No siempre tenemos la misma energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, al final del día solemos estar más cansados. Quizá no sea una buena idea trabajar en la planeación de un nuevo proyecto, que requiere mucha concentración y capacidad creativa. En lugar de ello, es más inteligente ocupar esos momento de baja energía en hacer tareas rutinarias, repetitivas y que requieran poca concentración, como archivar documentos, hacer llamadas telefónicas rápidas, o leer un artículo de un blog que te interesó. Un día de trabajo usando GTD Ahora sí, con estos dos criterios presentes, veamos cómo es uno de mis días de trabajo usando GTD: La primera actividad siempre es revisar las bandejas de entrada(principalmente el correo electrónico y los mensajes de voz), para procesar todas las nuevas tareas y organizar el trabajo que resulte. La idea es tener un conjunto de listas actualizado, incluido lo que haya podido surgir desde el día anterior, como notas de voz o correos de mis compañeros de Europa, antes de decidir por donde empezar. Inmediatamente después es hora de echar un vistazo a la lista de tareas “a la espera” y enviar los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen el trabajo lo antes posible.
  22. 22. 22 Con el trabajo organizado, empiezo a moverme. Teniendo en cuenta mi nivel de energía y el contexto en que me encuentro, tomo las listas de siguientes acciones y dedico un bloque de tiempo de entre 1 y 2 horas a trabajar en una o varias tareas relacionadas con los proyectos que son más importantes para mi. Por ejemplo, planear los recursos de un nuevo proyecto, preparar una auditoría interna, instalar y configurar un nuevo sistema, o escribir el manual para un curso de formación. En este punto no hay recetas. Cada uno, teniendo en cuenta sus objetivos profesionales y personales, es el único responsable de decidir qué tiene que atacar primero en cada momento. Quizá sea ahora cuando el concepto de urgencia pueda influir un poco más. Pero si se hace bien, tendremos que realizar todo el trabajo que está recogido en las listas contextuales en un período de tiempo razonable. En general, suelo crear 2-3 bloques de trabajo “pesado” a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos importantes, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar, etc. Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con un compañero en la máquina de café, dando un pequeño estirón fuera de la oficina, o leyendo un artículo de mis blogs preferidos. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien hecho. Cuando inicio un bloque de trabajo pesado elimino todas las distracciones, como el correo electrónico e Internet. Es más, si llega un compañero y me obliga a interrumpir lo que estoy haciendo, lo atiendo rápidamente, tomo nota de lo que quiere, lo pongo en la bandeja de entrada y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para ese bloque de trabajo. Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el correo electrónico), depuro las listas de siguientes acciones (eliminando el trabajo ya
  23. 23. 23 completado), y le doy otro repaso a la lista de tareas a la espera. De esa forma puedo “cerrar el kiosko” con la tranquilidad de que todo está bajo control. Por supuesto, hay mucho más que decir con respecto a la ejecución del trabajo, como iremos viendo en otros artículos, pero espero que esto te haya servido para captar la idea general, y empezar a aplicar los principios fundamentales que descansan detrás de una buena gestión del trabajo. En el próximo artículo de la serie veremos un aspecto muy importante del trabajo al que se le suele prestar poca atención, y que a mi juicio es una de las grandes aportaciones de GTD: la gestión creativa de proyectos. Dado que la mayor parte del trabajo está formado por pequeño y grandes proyectos, saber gestionarlos de forma adecuada resultará de gran ayuda. Mi sistema GTD: gestión de proyectos Nos aproximamos al final de la serie. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas y organizarlas, y cómo ejecutar el trabajo que representan. Precisamente a la hora de ejecutar el trabajo nos dimos cuenta de que muchas de las tareas no eran en realidad tareas, sino proyectos. Por eso merece la pena detenernos un momento en la explicación del método y profundizar un poquito en cómo manejar esos proyectos. David Allen propone una estrategia para la gestión creativa de proyectos que muchas veces es ignorada por los aprendices de GTD por considerarla superficial. En realidad se trata de una herramienta muy poderosa que nos permite “atar” perfectamente cualquier cabo suelto, especialmente las maromas de los grandes proyectos que a veces tenemos que afrontar. Pero, ¿en qué consiste esta forma de gestionar proyectos? Las 2 verdades sobre los proyectos Antes de seguir, veamos 2 grandes verdades sobre los proyectos que a lo mejor te hacen abrir los ojos:
  24. 24. 24 Verdad #1. La mayor parte del trabajo no está formado por tareas simples, sino por proyectos. Aunque no lo parezca, la mayor parte del trabajo que hagas serán proyectos, al menos según la definición de proyecto de GTD. De forma consciente o inconsciente, siempre estás gestionando proyectos, desde cambiar una bombilla (como veíamos en el artículo anterior de la serie), hasta organizar una boda. Casi todo son proyectos. Verdad #2. Para gestionar el 99% de los proyectos no necesitas herramientas especiales (ni siquiera para muchos de los considerados grandes proyectos). Salvo contadísimas excepciones, nunca necesitarás herramientas del tipo Microsoft Project (o cualquier de las opciones libres como, Planner o GanttProject). Bastará papel, lápiz y… El modelo de planificación natural Para planificar un proyecto adecuadamente debes utilizar los 5 pasos que sigue la mente de forma natural para afrontar cualquier problema: 1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir); 2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea el producto final); 3. Generar una lluvia de ideas (qué tareas y recursos necesitaremos); 4. Organizar las tareas y los recursos (para asegurar la consecución del objetivo) y; 5. Identificar las acciones siguientes según se vayan completando las anteriores. Por muy lógico que parezca a primera vista, constantemente nos empeñamos en trabajar justo al contrario, empezando a identificar las acciones mucho antes de definir el resultado, visualizarlo, generar ideas y organizarlas. Es lo que se llama planificación reactiva, porque se utiliza cuando ya tienes los problemas encima, y lejos de ser la excepción, se ha convertido en el estándar de muchas personas.
  25. 25. 25 Cómo planificar un proyecto en la práctica Los proyectos pequeños resultan bastante sencillos de gestionar. Como ya vimos cuando hablaba de la ejecución del trabajo, un proyecto no es más que un conjunto de dos o más acciones físicas que hay que llevar a cabo. Cuando un proyecto tiene un número manejable de acciones bien definidas, basta con mantener una lista de las acciones de forma que sea fácil revisarlas, eliminar las que ya están completadas, y añadir otras nuevas si fuera necesario. (Afortunadamente, la mayoría de los proyectos que afrontamos diariamente son de este tipo.) Cuando el proyecto ya tiene cierta complejidad, entonces hay que aplicar el modelo natural. En primer lugar es necesario definir el objetivo y el resultado. En mi caso dedico una sesión de trabajo a poner por escrito lo más detalladamente posible qué es lo que quiero conseguir, por qué, y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado (para lo que uso mi libreta ecológica tamaño A4/carta). Por ejemplo, si estoy diseñando un curso pongo por escrito los contenidos a impartir, a quién va a ir dirigido, por qué es necesario el curso y cuáles son los factores de éxito (número de personas capacitadas, tiempos, costos máximos, etc.) Con el qué y el porqué claros, es hora de empezar con el cómo. Y una de las formas más efectivas es utilizar la lluvia de ideas junto con los mapas mentales(los mapas mentales merecen su propio artículo). Se trata de liberar la mente y anotar cualquier idea relacionada con el proyecto, por loca o absurda que parezca. Después nos encargaremos de ordenarlas, pulirlas, desarrollarlas y descartar aquellas que no sean aplicables. El objetivo en esta fase es crear un plan, con acciones, tiempos y responsables, para llevar a cabo el proyecto. Salvo para proyectos realmente grandes, mis planes están compuestos por simples listas de siguientes acciones, aunque eso sí, listas que pueden ser muy largas. Si alguna actividad no está clara todavía o puede ser compleja, en su lugar coloco un subproyecto. Al final, el truco está en que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos y, en su caso, las fechas límites.
  26. 26. 26 El último paso consiste en empezar a ejecutar el trabajo de la lista, de arriba a abajo. Es la parte más fácil y mecánica de la gestión del proyecto. Pero para llegar a ello, hemos tenido que pasar primero por los 4 pasos anteriores. Conclusiones La gestión de la mayoría de los proyectos no necesita de pompa y boato. Unos minutos de pensamiento creativo utilizando el modelo de planificación natural, y una lista, es lo único que necesitarás para tener todo bajo control. Sólo en proyectos realmente grandes (menos del 1%, si es que alguna vez llegas a enfrentarte a uno de ellos), necesitarás técnicas y herramientas especiales para gestión de proyectos.
  27. 27. 27 Revisar
  28. 28. 28 Mi sistema GTD: revisión Hasta ahora hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y ejecutar el trabajo. Parecería que ya no hay mucho más que hacer, que ya tenemos todas las herramientas que necesitamos para ser productivos. ¡Craso error! Precisamente creer que ahí termina todo es el problema de otros métodos de productividad personal. Uno de los puntos fundamentales de GTD y, no voy a negarlo, también una de las cosas que más disciplina requiere, es la revisión permanente de todo el sistema. Una revisión frecuente y adecuada permite renovar el sistema, pulirlo, refrescarlo, dejarlo listo para seguir trabajando con él un día más. Adquirir el hábito de la revisión es la última pieza del rompecabezas. Pero, ¿qué revisar y cada cuánto tiempo? Por qué revisar Si no hacemos “limpieza” de las listas llegará un momento en que ya no estaremos seguros de si lo que aparece en ellas es trabajo real pendiente de hacer o trabajo ya terminado. Si se nos olvida “mover” siguientes acciones de un proyecto a la lista contextual correspondiente, es muy posible que se nos olvide realizar el trabajo. Si no borramos los proyectos terminados y añadimos nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá”, no progresaremos en nuestros objetivos. En resumen, si no revisamos nuestro sistema regularmente, empezará a descontrolarse bajo una especie de entropía. Empezará a ser poco fiable y, más temprano que tarde, dejaremos de utilizarlo. Por tanto, revisar el sistema nos permite tener en todo momento una “fotografía” exacta de los compromisos, los objetivos y el trabajo que tenemos por delante. Qué hay que revisar Básicamente tenemos que revisar dos cosas: las listas y el calendario. Las listas, especialmente las de siguientes acciones, cambian constantemente. Lo ideal sería poder eliminar las acciones en el momento que se completan, y añadir nuevas en tiempo real. Pero la realidad es que la actividad diaria casi nunca nos permite realizar
  29. 29. 29 este trabajo sobre la marcha, y en muchas ocasiones es casi contraproducente desde un punto de vista productivo. Por eso, es necesario fijar ciertos momentos para revisar y depurar las listas, eliminando aquellas acciones que ya están completadas, y añadiendo nuevas acciones para hacer avanzar los distintos proyectos. La lista de proyectos cambian mucho más despacio, pero en algún momento tendremos que revisarla para eliminar los proyectos que ya han sido terminados, y pasar nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá” a la lista de proyectos vivos. El calendario también cambia, quizá a mayor velocidad que la lista de proyectos, aunque no tan rápidamente como las listas de siguientes acciones. Hay que eliminar los compromisos cubiertos, y quizá reprogramar algunos que han cambiado de fecha. Como podemos ver, son varias las cosas que tenemos que revisar, cada una con un ritmo de cambios distinto, por lo que habrá que decidir cuándo y cómo revisar cada una de ellas. Cómo revisar David Allen hace mucho hincapié en la revisión semanal, donde teóricamente deberíamos revisar todos y cada uno de los elementos de nuestro sistema de productividad. Yo, sin embargo, soy más partidario de realizar pequeñas revisiones diarias, y una revisión semanal global, lo que permite hacer más fácil y rápido el mantenimiento de las listas. Para que te hagas una idea de cómo realizar una revisión, te cuento a continuación lo que yo hago cada día al final de la jornada: 1. Recopilo, proceso y organizo. Para estar seguro de que mi sistema es esa “fotografía” fiel de mis obligaciones, primero recopilo todo lo que me pueda quedar pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego procuro dejar mis bandejas de entrada limpias, incluído el correo electrónico y las notas de voz de mi teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Como hago esto todos los días, generalmente no me lleva más de 5 minutos. 2. Actualizo las listas de siguientes acciones. Una vez estoy seguro de que todo está organizado en mis listas, procedo a repasarlas una a una para eliminar todas las
  30. 30. 30 acciones que ya fueron completadas a lo largo del día. Luego repaso la lista de proyectos, y me aseguro de que cada proyecto tiene al menos una siguiente acción definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarme de que todos los proyectos seguirán avanzando mañana. 3. Reviso el calendario. Antes de irme compruebo cuáles serán mis compromisos del día siguiente, por si tengo que preparar algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas. 4. Selecciono las tareas más importantes (TMIs). Hablaremos más de esto en el próximo artículo, pero básicamente consiste en seleccionar 2-4 siguientes acciones de las listas contextuales que me obligaré a completar el día siguiente. Selecciono estas tareas teniendo en cuenta su urgencia y los objetivos que quiero alcanzar a corto y medio plazo. (Este es el único mecanismo de priorización que utilizo para ejecutar el trabajo.) Además de las actividades anteriores, que hago todos los días, una vez a la semana (generalmente los viernes) realizo además otras tareas destinadas a pulir la lista de proyectos y la planificación a medio plazo: 5. Actualizo la lista de proyectos. Después de una semana de trabajo es posible que algunos proyectos ya estén terminados, así que los elimino de la lista. Y dado que la lista empieza a disminuir de tamaño, quizá sea el momento de “activar” nuevos proyectos, por lo que reviso la lista “Algún día/Quizá” para ver qué es lo que voy a mover a la lista de proyectos. (En la revisión semanal, este paso es el segundo, entre la recopilación y la actualización de las listas de siguientes acciones.) 6. Actualizo el calendario. Elimino todos los compromisos completados de la semana, reprogramo para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente, y reviso lo que voy a tener que hacer la próxima semana por si hay que preparar algo por adelantado. (Este paso es, en realidad, un paso 3 ampliado, así que los llevo a cabo al mismo tiempo.) 7. Hago una lluvia de ideas. Por último, me tomo unos minutos para pensar en todas las cosas que andan por mi cabeza y las vuelco a un papel. Trato de realizar una lluvia de ideas, anotando todo lo que se me viene a la cabeza, por muy absurdo que parezca. Es el momento de ser creativos, sacando a la luz ideas locas, proyectos que
  31. 31. 31 siempre hemos querido llevar a cabo, o asuntos que nos preocupan. Una vez terminada la lluvia de ideas, lo paso todo al sistema, ya sea como proyectos “Algún día/Quizá” (hacer un viaje a Australia), próximas acciones (se me olvidó recoger el traje del tinte) o compromisos (el viernes voy a ir a la Feria del Libro). Conclusión Tomarte el tiempo para hacer una pequeña revisión diaria, y una revisión completa una vez a la semana, es la diferencia entre ser productivo y trabajar sin ver avanzar tus proyectos. Si adquieres el hábito de la revisión GTD diaria, hacer una revisión semanal completa no debería llevarte más de 30 minutos. Así que no hay excusa para dejar que tu sistema se descontrole y, por ende, no sirva para nada.
  32. 32. 32 Técnicas adicionales
  33. 33. 33 Mi sistema GTD: técnicas adicionales Después de haber recorrido el método de productividad de David Allen paso a paso, llegamos al último de los artículos de esta serie. (No os preocupéis, este no será ni mucho menos el último artículo sobre GTD y productividad; hay mucho más que decir, y lo diremos en próximos artículos.) Para terminar con broche de oro, profundizaremos en algunas técnicas adicionales que muchos GTD-ianos utilizamos frecuentemente al implementar el método. Alguna no forma parte del método propiamente dicho, pero se ha hecho tan popular que frecuentemente se termina considerando parte de él. Otras son simplemente ideas geniales que he conocido por otros “productivos”. En fin, espero que os resulten tan útiles e interesantes como a mi. Las tareas más importantes Basado en una idea de Stephen R. Covey (entre otros), y popularizada entre los “productivos” por Leo Babauta de Zen Habits, consiste en realizar todos los días una lista de 2-3 tareas más importantes que debemos llevar a cabo al día siguiente, sin excusas. Como ya he comentado en otros artículos, esta es la única forma de priorización que yo utilizo. Cada tarde, como parte de mi revisión diaria, busco las siguientes acciones relacionadas con mis proyectos más importantes, aquellos que quiero hacer avanzar en primer lugar porque están relacionados a su vez con mis objetivos clave. Además, identifico las siguientes acciones que son urgentes (por ejemplo, una llamada telefónica que me comprometí a hacer). De entre todas selecciono finalmente las 2-3 tareas más importantes (TMIs), las que debo hacer sin falta al día siguiente. En realidad, el número exacto de TMIs no es tan importante. Hay días en que sólo tengo 2 de ellas, y otras 4 o incluso 5, dependiendo de los frentes que tenga abiertos. La clave es organizarme de modo que estas tareas salgan lo antes posible a lo largo del día (generalmente una a primera hora, otra a lo largo de la mañana, y la última a primera hora de la tarde). La idea que se esconde detrás de ello es que si dejamos que las tareas rutinarias vayan ocupando el tiempo, al final nos podemos encontrar con que no tenemos tiempo para lo realmente importante.
  34. 34. 34 Las bandejas “en curso” y “leer/revisar” Hemos hablado mucho de la bandeja de entrada física, pero en realidad tengo tres bandejas físicas: una para todo lo relacionado con el trabajo en curso, y otra para el material que tengo pendiente de leer o revisar, como revistas o informes técnicos. La bandeja de trabajo en curso tiene una carpeta manila por cada proyecto en que estoy trabajando en este momento. No es muy práctico tener que guardar y sacar las carpetas del archivo de referencia todo el tiempo, así que las mantengo en su propia bandeja, accesible simplemente con alargar el brazo. Sólo cuando cierro un proyecto definitivamente paso la carpeta al archivo de referencia. La bandeja “leer/revisar” no es más que una especie de lista contextual, que representa lo que tengo que hacer cuando estoy en el modo “lectura”. En lugar de crear un contexto en mi sistema GTD, y escribir cada nueva revista, informe o documento que tengo que leer, lo pongo en la bandeja. La propia bandeja es la lista contextual. Así, cuando tengo un rato para leer, o si voy a salir y preveo que tendré algún tiempo “muerto” (en el metro, en el dentista, etc.), puedo tomar algo de la bandeja y llevármelo. Las bandejas portátiles Es relativamente común que cuando estoy de viaje, o simplemente ando fuera de la oficina o de casa, me encuentre con algún papel que tengo que procesar, como mapas turísticos, recibos de compras, notas rápidas, etc. ¿Qué hacer si no tenemos la bandeja de entrada con nosotros? Bueno, en mi caso tengo una bandeja de entrada portátil. Mi bandeja de entrada portátil no es más que un sobre manila un poco más resistente y grande que los de tamaño A4 o carta. Lo llevo siempre en mi mochila, en la sección para documentos, y voy echando en ella cualquier cosa que debo procesar después. Cuando llego a casa o a la oficina, vuelco el contenido en la bandeja física y, en su momento, lo proceso. Además de la bandeja de entrada portátil también tengo una “bandeja” de documentos en tránsito, un sobre de plástico transparente con cierre hermético donde transporto temporalmente los documentos que tengo que sacar de mi archivo de referencia, por ejemplo, cuando tengo que hacer una fotocopia, o presentarlo para
  35. 35. 35 alguna gestión. Cuando regreso a casa o la oficina, vacío el contenido y lo vuelvo a archivar. Los pseudo-contextos Un concepto que yo aprendí de José Miguel Bolívar, en su blog Optima Infinito. Si bien hemos visto que podemos crear una lista por contexto o situación posible en que nos podemos encontrar (en casa, en la oficina, en la calle, etc.), no tenemos por qué limitarnos sólo a ellos. José Miguel propone crear también pseudo-contextos para una herramienta específica (por ejemplo, “al correo electrónico”), una persona (“con el jefe”), un lugar (“el supermercado”) e incluso un nivel de energía (“alto”, “medio” o “bajo”), o el tiempo que tengamos disponible antes de que tengamos que hacer otra cosa (“5 minutos”, “15 minutos”, etc.). Sólo hay que tener cuidado de no sobre organizar el sistema. Si tenemos 25 siguientes acciones, no tiene sentido crear 20 pseudo-contextos diferentes. Los pseudo-contextos son muy útiles si tenemos muchas acciones siguientes que organizar, y facilitan mucho el trabajo por lotes. Los perfiles personales Otro concepto que aprendí de un gran “productivo” como es Alex Bergonzini deGTD Bergonzini. Consiste en mantener un registro de los datos más importantes de la gente con las que mantienes algún tipo de relación: cumpleaños, gustos, nombre de la pareja e hijos, anécdotas personales… Como dice el propio Bergonzini, no se trata tanto de mantener comunicaciones mecánicas y frías, basadas en un registro en el ordenador, sino de mejorar las relaciones personales, hacerlas más ricas y próximas, gracias a la información que registramos en los perfiles. De hecho, no puedo imaginar mejor halago para alguien que el saber que te tomas la molestia de registrar esos pequeños detalles, que mantienes una especie de diario de la relación. Se me hace simplemente una idea genial.
  36. 36. 36 Créditos. Información recopilada del blog de JeronimoSanchez.comJeronimoSanchez.comJeronimoSanchez.comJeronimoSanchez.com, uno de los principales blogueros que versan sobre la temática de productividad personal y GTD, compartiendo conocimientos, tips, experiencias. Al mismo tiempo me permito recomendar el blog, en base a su diseño minimalista y su contenido correctamente estructurado, el cual permite adentrarse dentro del tema de la productividad personal. La presente recopilación es simplemente un extracto de todo lo escrito. Saludos. Miguel Ángel (licmigguel@gmail.com)

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