Este documento resume los principales conceptos y métodos del libro "Organízate con eficacia" de David Allen. Propone un método en 5 pasos para gestionar las tareas y compromisos de forma eficaz: 1) recopilar todas las cosas por hacer, 2) procesar cada elemento para identificar la acción siguiente, 3) organizar los elementos en diferentes categorías, 4) revisar periódicamente y 5) llevar a cabo las acciones. El objetivo es captar todas las tareas fuera de la mente en un sistema externo para ganar claridad y

1. IDEAS CENTRALES DEL LIBRO
(resumen realizado por Lidia Enrich)
DAVID ALLEN:
ORGANÍZATE CON EFICACIA
1

2. OBJETIVOS DE ESTE MÉTODO
2
1. Captar todas las cosas que hay que
hacer , para colocarlas en un sistema
lógico y fiable que no tengamos que
llevar en la cabeza (recordar).
2. Adquirir la disciplina necesaria para
tomar decisiones sobre todo aquello que
“entra” en nuestras vidas, de modo que
tengamos siempre un plan para nuestras
“acciones siguientes” que podamos
poner en marcha o reconsiderar en

3. LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS
3
Cualquier cosa que tenga que hacer y
que no le lleve más de 2 minutos…
¡¡HÁGALA INMEDIATAMENTE!!

4. REQUISITOS BÁSICOS PARA
GESTIONAR LOS COMPROMISOS
Cualquier cosa (TODO) que considere inacabada
ha de quedar en un sistema que sea EXTERIOR A
SU MENTE
Debe aclarar exactamente cuál es su compromiso y
decidir qué ha de hacer (ACCIONES)
Debe mantener los recordatorios de las acciones
BIEN ORGANIZADOS en un sistema que revise
con regularidad
4
EJERCICIO:
Escriba el proyecto o situación que tenga en en mente en este
momento.
Escriba la primera ACCIÓN FÍSICA necesaria para que la situación

5. 5 PASOS PARA DOMINAR EL FLUJO DE
TRABAJO
5
1
RECOPILAR
2
PROCESAR
3
ORGANIZAR
4
EVALUAR
5
HACER

6. REQUISITOS BÁSICOS PARA
GESTIONAR LOS COMPROMISOS
6
DIAGRAMA DEL FLUJO DE TRABAJO
PROCESAMIENTO
Autor: David Allen

7. Cosas que
hacer
Asuntos
¿Cuál es la acción
siguiente?
delegarlo
¿Requiere
acción?
¿le llevará menos de 2
minutos?
SÍ NO
Qué
es
hacerl
o
posponerl
o
Pendiente
(de que alguien lo
haga)
Agenda
(fijar fecha para
hacerlo)
Acciones siguientes
(hacerlo en cuanto
pueda)
Desechar
(papelera)
Algún día/tal vez
(conservar/incubar)
(archivo de
seguimiento)
Consulta
(recuperable cuando
haga falta)
Proyectos
(planificación)
Planes del
proyecto
(evaluar para
determinar
acciones
Proyecto
s de
varios
pasos
Bandeja de entrada
Cesto de
recopilación
DIAGRAMA DEL
FLUJO DE
TRABAJO
PROCESAMIENT
O
Autor: David Allen
SÍ
N
O
7

8. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y
HERRAMIENTAS
8
COSAS QUE HACER = “PONER LAS COSAS EN LA PUERTA” (de
nuestra mente)
RESERVARSE TIEMPO
• El proceso de recopilación es largo
• Dedique al menos dos días
PREPARAR EL ESPACIO
• Es imprescindible un lugar físico de trabajo
donde poner una “bandeja de entrada”
• Disponga de un sistema doméstico “satélite”
idéntico al de la oficina
• Si viaja, disponga de un “microdespacho móvil”
(maletín, portátil,…)
• ¡No comparta su espacio!
HERRAMIENTAS NECESARIAS
• Material de papelería
(papel, clips, grapadora, archivadores, etc.)
• Un “organizador” (libreta, papeles, evernote o
similar, etc) para no guardar la información en
su cabeza.
• Un buen sistema de archivo (ver siguiente
diapositiva)

9. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y
HERRAMIENTAS
9
“Debería llevarle menos de un minuto sacar algo de
la “bandeja de entrada” o imprimirlo desde el
programa de correo electrónico, decidir que no
requiere ninguna acción, aunque sí tiene algún tipo
de valor potencial para el futuro, y terminar
archivándolo en algún sistema fiable.Si completar la secuencia de
acciones le lleva más de un
minuto, entonces tiene una
importante oportunidad de
mejorar, ya que probablemente
no archivará el documento, sino
que lo amontonará.”
(David Allen)

10. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
ANTES DE EMPEZAR: TIEMPO, ESPACIO Y
HERRAMIENTAS
7 directrices para archivar con éxito
10
Tenga sus archivos de
consulta general AL
ALCANCE DE LA MANO
Tenga UN SOLO sistema
de archivo
alfabetizado, no varios.
Puede añadir un
subgrupo de temas en
cada letra
(Ej.: “Jardín: ideas”)
Mantenga los cajones a
menos de tres cuartos
de su capacidad.
(Si están
llenos, inconscientement
e no querrá introducir
más cosas….
Etiquete sus
carpetas CON
LETRA IMPRESA
(no a mano)
No escatime en la
calidad de los
archivadores
Si
puede, deshágase
de los
archivadores
colgantes Haga limpieza
de sus
archivos por lo
menos una vez
al año
Instaure el “Día
anual del
contenedor de
basura”

11. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
PRIMER PASO: RECOPILAR
11
1
RECOPILAR
2
PROCESAR
3
ORGANIZAR
4
EVALUAR
5
HACER

12. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
PRIMER PASO: RECOPILAR
12
El “cesto de las cosas por
hacer” , o “bandeja de
entrada” es el lugar donde
reunir todas las tareas
incompletas y/o las cosas
que están fuera de su lugarAlgunas normas para la recopilación “física”:
1. Si le resulta físicamente imposible trasladar algoo a la bandeja de
entrada, escriba una nota en una hoja de papel que lo represente (Ej:
cambiar cuadro de la pared)
2. Si encuentra algo que ya no le sirve para nada, tírelo directamente.
3. Comience por su escritorio y siga con los
armarios, estantes, paredes, etc.
Recopilación “mental”: DESPEJE SU MENTE (VACÍELA)
Escriba cada pensamiento, cada idea, cada proyecto que merezca su
atención en una hoja aparte
Lista de ”recordatorios”:profesionales, personales.

13. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
SEGUNDO PASO: PROCESAR
13
1
RECOPILAR
2
PROCESAR
3
ORGANIZAR
4
EVALUAR
5
HACER

14. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
SEGUNDO PASO: PROCESAR
14
Procesar = Vaciar el cesto
No significa llevar a cabo todas las acciones y proyectos que ha
ido recopilando, sino sólo identificar cada uno de los elementos y
decidir qué son, qué significan y qué va a hacer con ellos
Cuando termine de procesar el contenido del “cesto”
habrá:
•Eliminado todo lo que no necesita
•Completado todas las acciones que requieren menos de 2
minutos
•Confiado a otros las tareas que se pueden delegar
•Colocado en su sistema organizativo recordatoriossobre
accions que requieren más de dos minutos
•Identificado cualquier compromiso mayor (“proyecto”)que
tenga basándose en la información disponible

15. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
SEGUNDO PASO: PROCESAR
15
Procese en primer
lugar el elemento
que esté arriba del
todo
Procese los
elementos de uno
en uno
Nunca vuelva a
meter nada en el
cesto por segunda
vez
REGLAS BÁSICAS DE PROCESAMIENTO

16. Cosas que
hacer
Asuntos
¿Cuál es la acción
siguiente?
delegarlo
¿Requiere
acción?
¿le llevará menos de 2
minutos?
SÍ NO
Qué
es
hacerl
o
posponerl
o
Pendiente
(de que alguien lo
haga)
Agenda
(fijar fecha para
hacerlo)
Acciones siguientes
(hacerlo en cuanto
pueda)
Desechar
(papelera)
Algún día/tal vez
(conservar/incubar)
(archivo de
seguimiento)
Consulta
(recuperable cuando
haga falta)
Proyectos
(planificación)
Planes del
proyecto
(evaluar para
determinar
acciones
Proyecto
s de
varios
pasos
Bandeja de entrada
Cesto de
recopilación
PROCESAMIENT
O
Autor: David Allen
SÍ
N
O
16

17. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
SEGUNDO PASO: PROCESAR
17
LA PREGUNTA CLAVE DEL
PROCESAMIENTO ES
¿CUÁL ES LA ACCIÓN
SIGUIENTE??

18. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
TERCER PASO: ORGANIZAR
(o crear los recipientes apropiados…)
18
1
RECOPILAR
2
PROCESAR
3
ORGANIZAR
4
EVALUAR
5
HACER

19. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
TERCER PASO: ORGANIZAR
(o crear los recipientes apropiados…)
19
Existen siete tipos primarios de cosas a las que deberá seguir
la pista y manejar de forma organizadas:
1. Una lista de “proyectos”
2. Material de apoyo para los proyectos
3. Acciones e información con fecha fijada de antemano
(agenda)
4. Una lista de “acciones siguientes”
5. Una lista de “a la espera” (cosas delegadas o pendientes
de otras personas)
6. Material de consulta
7. Una lista de “algún día/tal vez”
Ver cada apartado en el
diagrama de
procesamiento
Las categorías deben mantenerse visual, física y
psicológicamente separadas

20. Cosas que
hacer
Asuntos
¿Cuál es la acción
siguiente?
delegarlo
¿Requiere
acción?
¿le llevará menos de 2
minutos?
SÍ NO
Qué
es
hacerl
o
posponerl
o
Pendiente
(de que alguien lo
haga)
Agenda
(fijar fecha para
hacerlo)
Acciones siguientes
(hacerlo en cuanto
pueda)
Desechar
(papelera)
Algún día/tal vez
(conservar/incubar)
(archivo de
seguimiento)
Consulta
(recuperable cuando
haga falta)
Proyectos
(planificación)
Planes del
proyecto
(evaluar para
determinar
acciones
Proyecto
s de
varios
pasos
Bandeja de entrada
Cesto de
recopilación
PROCESAMIENT
O
Autor: David Allen
SÍ
N
O
20

21. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
TERCER PASO: ORGANIZAR
(o crear los recipientes apropiados…)
21
Documentosimpresos
Los recordatorios
deben estar
clasificados en
categorías
abiertas basadas
en la acción
siguiente
requerida
Dos ejemplos:
“leer/revisar” y
“entrada de
datos”
Correoselectrónicos
Nuevas carpetas:
A@CCIÓN
A@LA ESPERA
A@LGUN DÍA/TAL VEZ
Vaciar la bandeja de
entrada:
- BORRAR
- ARCHIVAR (si no
requiere ninguna acción)
- HACER lo que requiera
menos de dos minutos, y
- PASAR los mensajes a
alguna de las tres
nuevas carpetas

22. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
CUARTO PASO: EVALUAR / REVISAR
22
1
RECOPILAR
2
PROCESAR
3
ORGANIZAR
4
EVALUAR /
REVISAR
5
HACER

23. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
CUARTO PASO: EVALUAR / REVISAR
23
QUÉ COSAS DEBE TENER
EN CUENTA Y CUÁNDO
Primero: mirar el
calendario y la carpeta
de asuntos diarios
Revisar las listas de
acciones siguientes (no
para hacerlas
inmediatamente, sino
para tenerlas en mente)
En cada contexto
(oficina, viaje, casa,…)
ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA
REVISIÓN SEMANAL
de
notas, citas, proyectos, lista
s, etc.
Importante: tener un
RITUAL DE REVISIÓN
SEMANAL (día y hora
concreto, lugar, etc.)
REVISIONES GENERALES
Objetivos a largo plazo, puntos
de vista, principios,…

24. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
QUINTO PASO: HACER
24
1
RECOPILAR
2
PROCESAR
3
ORGANIZAR
4
EVALUAR /
REVISAR
5
HACER

25. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
QUINTO PASO: HACER
(tres posibles modelos a elegir)
25
EL MODELO DE CUATRO
CRITERIOS PARA ELEGIR
ACCIONES AL MOMENTO
EL MODELO TRIPLE PARA
ELEGIR EL TRABAJO
DIARIO
EL MODELO DE SEIS
NIVELES PARA REVISAR
SU PROPIO TRABAJO

26. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
QUINTO PASO: HACER
(tres posibles modelos a elegir)
26
EL MODELO DE CUATRO CRITERIOS PARA
ELEGIR ACCIONES AL MOMENTO
• Valorar qué puede hacer, teniendo en cuenta
el lugar donde se encuentra y las
herramientas de que dispone
• Útil: organizar sus recordatorios de acción por
situación (“en casa”, “al
ordenador”, “recados”, “citas”, etc.)
SITUACIÓN
• Aprovechar las “pequeñas ventanas de
tiempo” de cada día para llevar a cabo
pequeñas acciones
TIEMPO DISPONIBLE
• Es interesante poder cerrar aquellas tareas
que requieren poca energía o creatividad, para
estar disponible para otras tareas de más
importancia
ENERGÍA DISPONIBLE
PRIORIDAD
. Responder a la pregunta: “de entre todas las
opciones que me quedan, ¿qué es lo más
importante que debo hacer’

27. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
QUINTO PASO: HACER
(tres posibles modelos a elegir)
27
EL MODELO TRIPLE PARA EVALUAR EL TRABAJO
DIARIO
Realizar un trabajo predefinido
Realizar un trabajo a medida que éste
surge
Definir su trabajo
“Cuando se ha adquirido la habilidad y el hábito de procesar la
información entrante en un sistema rigurosamente definido, resulta
mucho más sencillo confiar en las propias opiniones acerca de qué
hacer y qué dejar de hacer”

28. PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS
QUINTO PASO: HACER
(tres posibles modelos a elegir)
28
EL MODELO DE SEIS NIVELES PARA REVISAR SU
PROPIO TRABAJO
Los 6 niveles de trabajo pueden plantearse en
términos de altitud:
1. 15.000 metros o más: vida
2. 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años
3. 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
4. 6.000 metros: áreas de responsabilidad
5. 3.000 metros: proyectos actuales
6. Pista de aterrizaje: acciones actuales

29. 5 PASOS EN LA PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS
29
Definir
propósitos
y
principios
Visualiza
r los
resultad
os
Generar
lluvia de
ideas
Organizar
Identificar
las
acciones
siguiente
s
1
2
3
4
5
PROYECTO es cualquier
resultado que pretenda
conseguir y que requiera
más de una acción para
concluirlo

30. PASO Nº1: DEFINIR PROPÓSITOS Y
PRINCIPIOS
30
PROPÓSITOS
Preguntar “por qué”:
- Define el éxito.
- Genera criterios para
la toma de decisiones.
- Distribuye recursos.
- Motiva.
- Clarifica el enfoque.
- Hace aumentar las
opciones. PRINCIPIOS
Proporcionan claridad
y un buen punto de
referencia para
desarrollar una
conducta positiva.
Los principios
comunes definen los
parámetros de acción
y los criterios para la
óptima realización de
la tarea.

31. PASO Nº 2: VISUALIZAR LOS RESULTADOS
31
Pasos para desarrollar una visión:
1. Visualizar el proyecto mucho
después de la fecha de
finalización.
2. Visualizar un ÉXITO ROTUNDO.
3. Registrar los nuevos
“No comprenderá cómo se
hace algo hasta que se vea a
sí mismo haciéndolo”.

32. PASO Nº 3: LLUVIA DE IDEAS
32
Claves de la lluvia de ideas:
1. No juzgue, pondere, evalúe ni
critique.
2. Busque la cantidad, no la calidad.
3. Deje en un segundo plano el análisis
y la organización.
Una técnica
de lluvia de
ideas son los
“mapas
mentales”

33. PASO Nº 4: ORGANIZAR
33
Planificación de proyectos:
1. Identificar las partes
significativas.
2. Organizarlas por
componentes, secuencias y/o
prioridades.
¿cuál
es el
plan?

34. PASO Nº 5: ACCIONES SIGUIENTES
34
Se trata de distribuir y redistribuir los recursos
materiales necesarios para hacer que el
proyecto AVANCE.
Consiste en responder a la pregunta:
¿Cuál es la acción siguiente?
“Un proyecto estará lo suficientemente
planificado para llevarlo a cabo cuando se hayan
decidido con antelación las próximas acciones en
todos los frentes que pueden avanzar sin tener
que completar previamente ningún otro
componente”Desarrolle la planificación hasta un grado tal que le permita
OLVIDARSE del proyecto

35. 5 PASOS EN LA PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS
35
Si necesita un mayor grado de
claridad, desplace su pensamiento hacia
atrás en la escala de planificación natural
(pase al punto 4, o al 3…)

36. 36
“Una visión sin una tarea es sólo
un sueño. Una tarea sin una
visión es un trabajo fatigoso. Pero
cuando la visión y la tarea van de
la mano son la esperanza del
mundo”
(inscripción en una iglesia de
Sussex, Inglaterra, hacia 1730)