2. Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes
cantidades de información de forma organizada para que luego podamos
encontrar y utilizar fácilmente.
3. Recordemos Bases de datos
¿Qué son las bases Microsoft Excel 2007
de datos? Extensión de los archivos de
excel(.xls ó .xlsx)
Las bases de datos son un conjunto de información perteneciente al
mismo contexto, por ejemplo: la base de datos de los clientes de una Excel es un programa de la familia
empresa puede tener información como nombre completo del cliente, Microsoft Office, quiere decir que los
empresa en la que trabaja, teléfono de contacto, número celular, correo elementos dispuestos en pantalla para la
electrónico, tipo de producto que adquiere con mayor regularidad, utilización del programa, es muy similar a
producto de adquiere con menor regularidad, frecuencia de compra, Word y PowerPoint, pero a diferencia de
entre otros. Éste tipo de información permite a los empresarios tener un estos programas, Excel funciona a través de hojas de cálculo en las que se
punto de partida para promocionar nuevos productos, presentar pueden realizar operaciones matemáticas, crear bases de datos, flujos
promociones y aumentar el volumen de ventas. de caja, manejar inventarios, realizar facturas, entre otros.
Ésta herramienta permite guardar grandes cantidades de información Las hojas de cálculo son aquellas que nos permiten manipular datos
de forma organizada con el objetivo de hacer más fácil la búsqueda y la numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tabla, quiere decir,
utilización de información de contacto con diferentes tipos de clientes. una composición de filas y columnas en las que se puede ingresar
Por lo general se utiliza el programa Microsoft Excel para la creación, información por medio de celdas.
búsqueda, edición y utilización de bases de datos debido a que éstas,
son construidas por filas y columnas creando registros que van desde la
columna A, hasta la columna XFD, y de la fila 1, hasta la fila 1'048.576.
Columnas
Las hojas de cálculo son
aquellas compuestas por
filas y columnas, en cuya
intersección se crean celdas Celda C4
Filas:
nombradas dando prioridad
a la columna, y luego a la fila.
En la gráfica se encuentra
resaltada la celda C4.
4. Recordemos Bases de datos
Luego de dar Clic en el
Con el objetivo de recordar los aspectos básicos
b o t ó n To d o s l o s
de Microsoft Excel 2007 realizaremos el ejerció de Programas, se despliegan
crear una base de datos con los campos: v a r i a s c a r p e t a s . Co n
ayuda de la barra de
Nombre completo desplazamiento,
buscamos la carpeta de
Ciudad nombre Microsoft Office, y
damos Clic en ella.
Teléfono
Correo electrónico Por último Clic en el icono
de Excel.
Producto de preferencia
1er paso:
Para comenzar a identificar los elementos que conforman excel y su uso,
debemos abrir el programa, por lo general accedemos a el por medio del Al ingresar a Excel la primera pantalla será muy similar a la siguiente
botón inicio como indica la gráfica: imagen:
Clic en el botón
inicio ubicado en la
parte inferior
izquierda de la
pantalla de la
computadora. Clic en el botón Todos los Programas.
5. Recordemos Bases de datos
La imagen inicial presenta una serie de herramientas dispuestas en su mayoría en la parte superior de la
pantalla. Todo lo que vemos en la pantalla se llama interfaz, y de ahora en adelante haremos
referencia a lo vemos en la pantalla como interfaz gráfica. Podemos decir que la imagen inicial que
Excel nos presenta una vez iniciado el programa, se llama interfaz gráfica de Excel.
6. Recordemos Bases de datos
Identifiquemos los elementos y sus usos – Ahora todo
es rápido y sencillo -:
Excel 2007 se compone de varias secciones, una de ellas la llamaremos la
cinta, ubicada en la parte superior de la interfaz gráfica de excel.
La cinta mantiene a la vista los comandos de uso más frecuente una imagen, por ello debemos dar clic en la pestaña insertar, y
agrupadas en pestañas, lo que nos permitirá encontrar los luego dar clic en el botón imagen.
elementos con mayor facilidad cada vez que tengamos que
realizar una acción en el texto que estemos trabajando.
Por ejemplo: Si queremos colocar una fotografía en el texto, por
asociación podemos decir que lo que vamos hacer es insertar
Una de las pestañas que compone la cinta tiene por nombre
<inicio>, en ésta hallaremos botones útiles para:
Para hacer usos de estas herramientas en textos, lo primero que se
debe hacer es seleccionar el texto al que se le quiere realizar cambios.
La forma de seleccionarlo es: Un Clic sostenido al inicio del texto, y
luego mueve el cursor a la izquierda seleccionando así el texto.
7. Recordemos Bases de datos
Continuando con la exploración de la pestaña <Inicio> identificaremos
varios grupos que a la vez contienen herramientas útiles asociadas al Alineación:
grupo. Por ejemplo: Alinear en la parte superior
Alinear en el medio
Alinear en la parte inferior
Fuente: Orientación
Agrupa todos los elementos relacionados con la modificación del tipo Ajustar texto
de la letra o de la fuente. Se pueden modificar características como el
tamaño, el color, si es negrilla, cursiva o subrayada. Tambien es posible
cambiar el estilo o tipo de letra, entre los más comunes se encuentran:
Arial, Verdana, Calibri y Times New Roman.
Tipo de fuente
Tamaño de fuente
Aumentar tamaño de fuente
Disminuir tamaño de fuente
Alinear a la izquierda
Centrar
Alinear a la derecha
Disminuir y aumentar sangría
Combinar y centrar
Formato de número
Fuente o tipo de letra en negrilla
Fuente o tipo de letra cursiva
Fuente o tipo de letra subrayada Aumentar decimales
Disminuir decimales
Bordes Formato millares
Color de fuente o tipo de letra Formato porcentual
Resaltado Formato número de contabilidad
8. Recordemos Bases de datos
Despues de dar un vistazo por los elementos básicos, inicaremos la
tarea de recordar el uso de Excel por medio de la creación de una
base de datos
Luego un Clic en la opción Libro en blanco.
Después de abrir Excel vamos a dar Clic en el botón
ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, y seleccionamos
Nuevo.
Excel como los demás programas de la familia Microsoft office,
presenta la opción de elegir plantillas predeterminadas para la
creación de: Agendas, calendarios, facturas, inventarios, informes de
gastos, informes de ventas y hojas de asistencias, entre otros. Lo
invitamos a explorar.
9. Recordemos Bases de datos
Para guardar un Libro de Excel:
Clic en el botón
Luego Clic en el botón Guardar.
En la pantalla de la computadora aparecerá una ventana emergente en
la que deberá seleccionar el nombre del archivo que desea guardar, y su
ubicación para encontrarlo con mayor facilidad la próxima vez que
desee acceder a él.
Después de haber determinado el nombre del archivo y su ubicación, es
necesario dar Clic en el botón Guardar, ubicado en la parte inferior de la
ventana emergente.
Un atajo para guardar un documento es realizando Clic en el botón Recordemos que los documentos de Excel son
guardados con las extensiones .xls ó .xlsx
10. Recordemos Bases de datos
Para abrir un Libro de Excel guardado:
Pestaña desplegable
Clic en el botón
Clic en abrir
Si el archivo se abre una, dos, tres o más veces y se
guarda, el archivo siempre tendrá el nombre asignado
por primera vez, a no ser, que en algún momento, los
usuarios del programa hayan cambiado el nombre
original.
En la ventana emergente buscamos con ayuda de pestaña desplegable
la ubicación del archivo, y posterior a ello, identificamos el archivo con el
nombre asignado en el momento en el que se guardó por primera vez.
11. Recordemos Bases de datos
Demos inicio a la creación de la base de datos
Lo primero es abrir Excel, nos entraremos la pantalla de inicio y una
interfaz gráfica que permitirá reconocer elementos de formato de texto
en la parte superior de la pantalla, específicamente en el área de la cinta
superior.
Cinta
{ Clic en la celda A1
Luego escribimos el título BASE DE DATOS
Una celda es la intersección entre una columna en la celda y Clic sostenido hasta la celda
y una fila, y se nombra dando prioridad a la F1.
columna. Ejemplo: Celda F13
Clic en botón Combinar y Centar
12. Recordemos Bases de datos
Después, con la ayuda de los conjuntos de Fuente y alineación damos cambiamos
el tipo de letra, el tamaño, la alineación y el color de la misma.
Continúe llenando los espacios con ayuda del ejemplo:
13. Recordemos Mercadeo
Luego hará Clic sostenido desde la celda A2 hasta F2.
Suelte el Clic, y luego Clic en botón Ordenar y Filtrar, y luego Clic en Filtro.
En la pantalla observará unos cambios, una especie de triángulos al lado
derecho de cada celda seleccionada.
14. Recordemos Bases de datos
Al realizar estas acciones se crea un
filtro por el cual se puede seleccionar
que datos serán visibles, de acuerdo
a determinadas condiciones.
Con el objetivo de orientar a las
unidades productivas en la
incorporación y fortalecimiento de
TIC, proponemos la realización del
ejerció de FLUJO DE C A JA,
documento que se encuentra en el
CD. No sin antes realizar un repaso de
las fórmulas básicas – Sumar, restar,
multiplicar y dividir-
La gráfica muestra la opción de preservar visibles los datos de los clientes por producto de preferencia,
En el CD encontrará un archivo
quiere decir, si la opción seleccionar todo está chuleada, se mostraran todos los registros, en cambio, si de Excel con el nombre
solo desea observar a los clientes que les gusta el chocolate, por ejemplo, debe chulear solo la opción – FLUJO DE CAJA-
chocolate, y al dar clic en aceptar, solo serán visibles los datos de las personas que les gusta el chocolate
Éste tipo de base de datos es útil, para cuando usted como empresario desee entrar en contacto con
clientes con características específicas. Con esto podrá ahorrarse la búsqueda en tarjeteros, en papelitos
o en el celular.
Cuando usted publique un nuevo artículo en su sitio web, podrá enviar por correo electrónico un
mensaje a los clientes que desee contactar. Así, a los clientes que les guste el chocolate, por
colocar un ejemplo, usted los tendrá en cuenta solo para enviarles información sobre el
chocolate. Esto aumenta la probabilidad de compra y cada vez que a ese cliente le llegue un
correo electrónico suyo, no lo eliminará, porque no lo considerará basura, y tendrá mayor
probabilidad de que el cliente lea la información enviada.
15. Recordemos Bases de datos
Para realizar una operación matemática en Excel es necesario dos o Restar:
más celdas con datos. Basado en ello, y para que de forma práctica
recordemos las operaciones matemáticas básicas, utilizaremos
una hoja de cálculo guía.
Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que aparecerá el
resultado de la operación)
Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =
Clic en la celda que haga referencia al primer valor en la operación
matemática, por ejemplo, Clic en B2
Presionar la tecla menos (-)
En ella hay datos del producto, de su valor unitario, la cantidad adquirida Clic en la celda que haga referencia al segundo valor en la
y el valor, y por último el total, que sería la sumatoria de todos los valores operación matemática, por ejemplo, Clic en C2
de la columna D. Luego en la barra de fórmulas presiona la tecla Intro ó enter.
Sumar: Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que
aparecerá el resultado de la operación)
Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir:
=SUMA(
Clic en la celda que haga referencia al primer
valor en la operación matemática, por
ejemplo, Clic en B2
Clic en la celda que haga referencia al segundo
valor en la operación matemática, por
ejemplo, Clic en C2
Luego en la barra de fórmulas, cierra
paréntesis y presiona la tecla Intro ó enter.
16. Recordemos Bases de datos
Multiplicar: Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que
aparecerá el resultado de la operación)
Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =
Clic en la celda que haga referencia al primer
valor en la operación matemática, por
ejemplo, Clic en B2
Presionar la tecla multiplicar (*)
Clic en la celda que haga referencia al segundo
valor en la operación matemática, por
ejemplo, Clic en C2
Luego en la barra de fórmulas presiona la tecla
Intro ó enter.
Dividir: Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que
aparecerá el resultado de la operación)
Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =
Clic en la celda que haga referencia al primer
valor en la operación matemática, por
ejemplo, Clic en B2
Presionar la tecla dividir (/)
Clic en la celda que haga referencia al segundo
valor en la operación matemática, por
ejemplo, Clic en C2
Luego en la barra de fórmulas presiona la tecla
Intro ó enter.
