1. TEMA: MANUALES
FECHA: 04 de Octubre del 2013.
CONTENIDO
Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
· Presentar una visión de conjunto de la organización.
· Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
· Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos.
· Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
· Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
· Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores
de servicios, usuarios y clientes. *( 1 )
TIPOS DE MANUALES: Los manuales son textos utilizados como medio para
coordinar, registrar datos e información en forma sistémica y organizada.
También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o
mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
Pueden distinguirse los manuales de:
Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma
general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada
área.
Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que
deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las
normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento
al que se pertenece y el rol que cumple
Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la
actuación y dirección de una empresa en particular.
Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben
realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.*( 2 )
1
* ( ALVAREZ TORRES, Martín G; “Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos”.)
2
* ( RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquin; “Como elaborar y usar los manuales administrativos
Económico administrativo”.)
2. Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse
tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa,
desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular
de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del
reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el
ámbito laboral.
Puesto: determinan específicamente cuales son las características y
responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.
Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones,
como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la
organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.
Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes
que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y
el controlador.
Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el
sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.
Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de
la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las
actividades en forma sectorial o total de la organización.*( 3 )
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas
generales y sectoriales de la empresa.
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de
nuevos empleados.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general y de sus propios papeles, relaciones pertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros
puestos de la organización.*( 4 )
Necesidad de los Manuales
Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes
circunstancias:
Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de
usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para
ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
3
* ( http://www.tiposde.org/cotidianos/568-tipos-de-manuales/)
4
* ( http://marciachuqui.blogspot.com/2012/05/ventajas-y-desventajas-de-los-manuales.html)
3. SÍNTESIS
Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos
e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de
orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las
tareas a realizar.
Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la
organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su
reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Manual de Organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los
distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Manual de Normas y Procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación
de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los
miembros de la misma.
Secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización,
con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se
desenvuelven.
Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan
dentro de los circuitos administrativos.
Flujo gramas: son los procedimientos descritos de manera gráfica, que se
conocen también como diagramas de procedimientos.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a
la organización. Además, incluyen toda la información referente a la
organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc).
CONCLUSIONES
Mis conclusiones acerca de este tema Manuales; es que son documentos que
se manejan de manera responsable en cada organización. De acuerdo al tipo
de organización se ejecutara el manual correspondiente en base a cada
especialización, área y departamento que conforma la estructura de una
empresa.
Cada política empresarial es determinante para el funcionamiento correcto de
cada área o departamento de una empresa.
En los manuales existen lineamientos que conllevan normas para que exista un
normal desempeño en sus actividades laborales.
4. El uso de los manuales requiere de gran habilidad ya que cada trabajador debe
estar sujeto a normas empresariales y cumplir lo establecido en las mismas.
GLOSARIO
VISIÓN: Acción y resultado de ver. Punto de vista particular sobre un asunto.
SISTÉMICA: De la totalidad de un sistema o relativo a ella.
MANUAL: Libro que recoge lo esencial o básico de una materia.
TÉCNICAS: Que conoce muy bien los procedimientos de una ciencia, un arte o
un oficio y los lleva a la práctica con especial habilidad.
ÁMBITO: Espacio comprendido dentro de unos límites determinados.
DISEÑOS: Actividad creativa y técnica encaminada a idear objetos útiles y
estéticos que puedan llegar a producirse en serie.
FUENTE
ALVAREZ TORRES, Martín G; Panorama (1996) “Manual para elaborar manuales de
políticas y procedimientos”. (Tercera edición)
RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquin; Cengage Learning (2002). “Como elaborar y usar
los manuales administrativos Económico administrativo”. (Cuarta edición)
PÁGINAS DEL INTERNET:
http://www.tiposde.org/cotidianos/568-tipos-de-manuales/
http://marciachuqui.blogspot.com/2012/05/ventajas-y-desventajas-de-los-manuales.html
