Flexible Prozess-Abbildung und schlankes Design verhelfen Kanban zu wachsender Beliebtheit jenseits reiner IT-Applikation. Dieser Erfahrungsbericht befasst sich mit DISCOVERY-Kanban im Online-Marketing und Produkt-Management (SME Hidden-Champion, Groß- & Einzelhandel für Werkzeug, Werkstatt-Ausstattung / Produktionslinien-Bestückung) und datiert auf 2015ff. Aufsetz - Punkt war eine WebShop - Einführung(kundenseitige IT - Abt.vollzog SW - Entwicklung auf Basis Standard - SW - Baukasten - System);das IT - Projekt litt unter Schieflage(offiz.GoLive vollzogen, der eShop generierte aber kaum Umsatz und sah wenig Traffic).Ursache war u.a.eine mangelhafte Such - Funktion(lt.Quick - Assessment von UX - Experten).Nach techn.BugFix und Umstellung der IT - SW - Entwicklung von 'Cargo-Cult Fake-Agile' auf AgileManifesto - konformeres Arbeiten, war klar, dass weitere Engpässe im Online - Marketing(ProductOwner des eShops) in Anforderungs - Selektion und - Vorbereitung bestanden.DISCOVERY - Kanban behob die Engpässe erfolgreich.

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Boris Kneisel
Mining for GOLD-nuggets
– AGNOSTIC „Path-to-Agility“ (‚PEPwarp‘)
Erfahrungen eines Hidden-Champions zum OMNI-
channel eCommerce im SME bei >1bn EUR/a Revenue
Agile Business Development – closing the Loop from
enterprise portfolio discovery to feature-level delivery
05.11.2019
Dr. Boris Oliver Kneisel & Andre Schönherr
LKCE19, DE-Hamburg, 2019-Nov

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The case – initial situation & context
WHY to start an Agile transition?
Nov-193

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Hoffmann Group Qualitätswerkzeuge (‚HOG‘) betrieb bis 2015 einen eShop (Eigenbau).
eCommerce war eher nur ein „2.Vertriebs-Kanal“ – Sales primär per Aussendienst
(pers. Interaktion), Produkt-Listing anhand des Hoffmann-Katalog-Artefakts (Papier!)
Das Herz des Handels – der Katalog (HOG-homepage Abgriff 2019-Nov)
240 Seiten umfasst der erste komplett selbst entwickelte, gestaltete und gedruckte
Katalog, der ab 1952 das gesamte ab Lager verfügbare Verkaufsprogramm enthält.
Hoffmann setzt dabei auf hochwertiges Bildmaterial und eine übersichtliche
Gestaltung. Der Katalog soll ein „technischer Berater“ für seine Kunden sein.
Seit 1978 erscheint die orange „Werkzeug-Bibel“ jährlich. Im Jubiläumsjahr 2019
erscheint Katalog Band 50 in 18 versch. Sprachen mit Auflage von 1,1 mio Exemplaren.
Seit 2000 sind die meisten Produkte online per Hoffmann Group eShop bestellbar.
Dieser wird kontinuierlich erweitert. [„Werkzeug-Kompetenz im Internet ist ORANGE“]
05.11.20194
Starting Situation (2015-Apr)
Context – eco-system – Organizational Culture

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Starke Zunahme von eCommerce-Kundenanfragen – „aufmotzen“ des eShops
HOG fährt IT-seitig eine SAP-strategie, konsequenterweise wurde als eShop zum
Eintritt ins OMNI-channelling ein SAP-nahes Produkt evaluiert:
Go-Live neuer HOG eShop auf Basis SAP Hybris (Baukasten) 2015-Apr…
…Umsätze blieben „flat-line“…bei 100.000 EUR/Monat ext. Kosten
Einscheid bzgl. Papier-Katalog war „beibehalten“
05.11.20196
Starting Situation (2015-Apr)
Context – eco-system – Organizational Culture

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The case – so…WHAT to DO about the
situation? – …and WHAT to CHANGE?
Nov-197

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PRINCIPLES: Establishing ‚DIGITAL‘ mind-set needs to change
thinking from „PAPER-based“ → „ONLINE“… and some decent
interventions…evolutionary change for survivability…
Nov-198

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The case – WHAT we changed…
„Culture follows Structure“
Nov-199

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Initialisierung:
3 mon (Apr-Jun) zur Befähigung des SW-Dev-Teams (Rollen etabliert, ausgebildet, instruiert, aufgestellt – Zeremonien
implementiert)
Restrukturierung:
Ab Q4 Zusammenlegen aller eCommerce-Teile (eShop SW-Devs aus IT-org. herauslösen, merge mit Online-Marketing unter
Führung Head-of-eCommerce).
➔ Umgang mit Widerstand und Etablierung von „Konsequenz-Mgmt“ in der IT
Fokussierung:
Nach erfolgreichem ‚geradeziehen‘ von SW-Dev & Bug-fixing, nun als nächstes…
…sauberer Pipeline-Aufbau anhand von eShop-Analytics (Monitoring conversion-rates, SEO, SEA – identifizieren von Schwach-
Punkten und definieren von Net-New-Features)
Execution:
Vertrauens-Aufbau in die neue eCommerce-Online-Sales Team-Struktur bei der GF (Umgang
mit Sabotage-Versuchen alt-politischer Vorgänger-Strukturen aufgrund der zuvor erfolgten Machtverschiebung).
➔ „Lügen-Strafen“: sauberes Einhalten PULL-basierter COMMITs – LIEFERN hoher QUALITÄT
Skalierung:
Umstellung auf Agiles Arbeitsmodell auch im Online-Marketing:
…Discovery Kanban…unter Einsatz des ‚PEPwarp‘-Ansatzes
05.11.201910
Change Steps (2015-Q4)
…some tough decisions…

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The case – so…WHAT we actually did…
Nov-1911

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Nov-1912
PRACTICE: Establish ONE overall STRUCTURED BACKLOG – reqs. have a
CLEAR PATH to follow (idea→‚DoR‘) – RANK, limit WIP & get to DONE.
(Area) Contin. Emerge Tactical Rel. Backlog
i.e. Strategy-EPIC gets broken-down into SAGAs,
‚SAGA‘ is broken-down into sprintable STORIES
STORY then split into TASKs for agile delivery
Releasable SAGA-
level
(opt. STORY-sets
attached)
Sprintable STORY-
level
(Top #9 to hold
TASKs attached)

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TACTICAL PROGRAM-layer uses adapted Eisenhower-Matrix
to trail-blaze the product development corridor
Nov-1913
Mid-level program tactics = MARKET-to-TECHNOLOGY
fit & trail-blazing a smooth ARCHITECTURE RUNWAY
As (PERSONA) in a (USER-ROLE), I want to achieve
(GOAL), so that I personally receive immediate
(BENEFIT).
USER-STORY template (inspired by and adapted from:
Vitruv / D.A.Norman / J.Nielsen -- K.Beck / M.Cohn / J.Patton)
BackLog-item specific READINESS-checks enable:
Technology stack proposal / decision
Risk-of-technology-maturity (ref. stack-selection)
Evaluation-needs (necessary SPIKES for risk-ID?)
Architecture runway (upfront VS. emerging pattern)
Sourcing: Home-/Near-/Off-shore; IN- vs. OUT-sourced
(hybrids?!); which loc./provider-combo can deliver?
➔ prune to 1 LOC./SAGA: de-couple, enable, simplify
UX: 4steps: UserRes.–InterActionConcept–InfoArch.–UI-design*
* not necessarily graphical – user-interface could be e.g. voice-recognition system
Reliability: mandatory non-funct. MVP/MVF-properties
Exit-criteria (POS!, don’t over-engineer / ‘gold-plate’ ref.
achieved hand-shake after balancing views (the ‚Deal‘)
Skill-sets required in-house on short-/mid-/long-term

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TACTICAL PROGRAM-layer READINESS-checks & SPLIT-criteria
Nov-1914
Mid-level = program tactics = TECHNOLOGY & smooth ARCHITECTURE RUNWAY = matching MARKET / TECHNOLOGY view:
BL-item SPECIFIC READINESS-checks: (BACK-PAGE of CARD)
Technology stack proposal / decision
Risk-of-technology-maturity (ref. stack-selection)
Evaluation-needs (necessary SPIKES for risk-ID?)
Architecture runway (upfront VS. emerging pattern)
Sourcing: Home-/Near-/Off-shore; IN- vs. OUT-sourced
(hybrids?!); which loc./provider-combo can deliver?
➔ prune to 1 LOC./SAGA: de-couple, enable, simplify
UX: 4steps: UserRes.–InterActionConcept–InfoArch.–UI-design*
* not necessarily graphical – user-interface could be e.g. voice-recognition system
Reliability: mandatory non-funct. MVP/MVF-properties
Exit-criteria (POS!, don’t over-engineer / ‘gold-plate’ ref.
achieved hand-shake after balancing views (the ‚Deal‘)
Skill-sets required in-house on short-/mid-/long-term
BL-item CONTEXT related issues IDENTIFY DARK-MATTER:
Technology legacy: syst.landscapes that connect & stay
Retro-fit potential: ‚WRICEFs‘ to be analyzed (see below)
Assumptions: write them down to validate & falsify
Performance: does this scale or cause technical debt?
Sequencing: parent-child relations; parallelization options
‘WRICEF’ an abbreviation commonly used in SAP-contexts for:
Workflows: used for approval steps. SAP delivers standard workflow programs or
customers create own if standards don't meet requirement (e.g. budget approval)
Reports: are customizeable to meet end-user requirements
Interfaces: in- & out-bound from SAP systems. (e.g. iDoc, BAPI).
Conversions: used for system-migration (e.g. LSMW)
Enhancements: “SAP User-exits” to further enhance programs or report-logic
Forms: e.g. PurchaseOrder (PO), Customer Invoice, Customer Statement etc.
➔ all of the above typ. ref. to as “Z-NAME-SPACE” in SAP-systems
AsA PERSONA inA USER-ROLE (FRONT-COVER of CARD)
:
IwT ……… GOAL
:
StI ….. BENEFIT

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OPERATIONAL TEAM-layer (same Eisenhower-logic just fine granular) – eases
cross-dept. team synch. (here: from Online-Marketing to SW-development)
Nov-1915
Team-level = product dev. operations =
condensing all complexity – issues clash here…if
not pro-actively managed b4 with fore-sight…
ALTERNATIVE 1:
As <PERSONA> …. USER-STORY template (see above)
ALTERNATIVE 2:
(ACTION) (RESULT) (OBJECT) (PARAMETERS)
(source: J. De Luca - Feature-Driven-Development FDD)
example: (Calculate) (total revenue=sum)
(of SALES-orders) (created in 2016-Q3)
SPRINT level Readiness-criteria:
Independent (craft boundariey by listing dep.!)
Negotiable (note hand-shake Team vs. PO)
Valuable (e.g. Gilb’s Planguage Value1st AVRs)
Estimable (breakdown into ca.3-12 TASKs)
Small (granular-split to fit XXS, XS, or max. S)
Testable (Gherkin: ‘GIVEN – WHEN – THEN’)

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The case – …some daily real-world
work impressions…
Nov-1916

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‚PEPwarp‘ in action: Collaborative pre-Ranking (input to PO)
Nov-1917

18. info@herontix.com
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Conventions & work-agreements
Nov-1918

19. info@herontix.com
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Useful Tools
Nov-1919

20. info@herontix.com
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The case – WHAT they ACHIEVED…
Nov-1920

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Busines Impact (2016-Jul) – selected NetNewFeature „Product-Details-Page“:
Nach weiteren 6 MON (2015-Dez bis 2016-Jun) endlich Umsätze auf dem eShop.
„Kaum ging es los, ging es auch schon so richtig ab.“ (CAGR 13% → 17% und wachsend)
(gerade noch) rechtzeitige Fertigstellung und Eintritt in kontinuierliche Optimierung
(2020 einsetzende Rezession? / Profit-margen Erosion??)
…Survivability Agenda matters…
Vorläufige Gesamt-Betrachtung:
Business-Problem ist Cost-of-Delay zentrisch – nicht Cash-out & Kosten (ext.SW-devs &
int. HOG-team) sind Haupt-Thema. Dominierend wirken Opp.Loss (anderswo getätigte
Umsätze) und entgangener EBIT – das gehobene Potential bzgl. EBIT bewegt sich im
2-stelligen mio EUR Bereich (ca. Faktor 10x höher, als bei Beauftragung angenommen)
05.11.201921
Result: Business Impact – getting the GOLD-nugget (2016-Jul)
Finally a soaring eShop after 6 more MON (Revenue ca. 400 M€/a via eShop at 13%→17% CAGR (still growing) – profit-margins start
to show erosion (so JIT w.r.t. pot. upcoming recession in DE fro 2020 – survivability matters)

22. info@herontix.com
©2016Dr.BorisOliverKneisel
The case – it‘s all about People.
Nov-1922

23. info@herontix.com
©2016Dr.BorisOliverKneisel
The HOG-team – the people behind the story…
Nov-1923

25. info@herontix.com
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