Projektmanagement

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Cem Yigit | Junis Lampert | Luis Miguel Gisbert

Barefoot Films GmbH

2


Berlin, der 28. April 2009

Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund unserer erfolgreichen Zusammenarbeit bei der letzten Keinohrhasen-Premiere würden wir Ihr Team gerne erneut für die anschließende
Veranstaltung der KeinohrhasenII-Premiere am 17.12.2009 in Berlin beauftragen.

Die Premiere wird dieses Mal im Cinemaxx-Kino am Potsdamer Platz statt nden. Die After-Premieren-Veranstaltung wird gegen 21 Uhr angesetzt, da die
Premierenvorstellung gegen 20.30 Uhr voraussichtlich endet. Es werden ca. 300 geladene Gäste erwartet. Zu unseren Gästen zählen wichtige Investoren,
sämtlich Mitglieder aus verschiedenen Filmsstiftungen und Filmförderungen Deutschlands und Prominenz aus dem deutschen Film- und
Fernsehgeschäft. Die Gala ist nur für die Premierengäste bestimmt. Weitere Gäste sind nicht geplant. Für den Transport unserer Gäste wird der Shuttle
von unserem Hauptsponsor Audi bereitstehen. (Weitere Kontaktdaten von unserem Hauptsponsor nden Sie im Anhang)

Das Ziel der After-Premieren-Gala solle es sein, unseren Premierengästen einen gelungen Abschluss mit einer Rundum-Versorgung zu bieten uns ihnen
die Möglichkeit zu geben sich über das Gesehene auszutauschen. Zudem sollte es eine Tanzmöglichkeit geben, da wir einen Auftritt der Band „The
Killers“ planen. (Im Anhang sind weitere Informationen und Kontaktdaten zum Auftritt von „The Killers“. Wir bitten Sie, sich mit dem Management der
Band bzgl. Deren Auftritt in Verbindung zu setzen. Unterkunkft und Anreise wird über unsere Agentur organisiert.)

Wir hoﬀen auf die Verfügbarkeit Ihres Teams zum gewünschten Termin und freuen uns auf Ihr Angebot.

Mit freundlichen Grüßen,
Dieter Barfuß
Leitung Marketing Abteilung
Barefoot lms GmbH


Die After-Premieren-Veranstaltung
17.12.2009 - 21 Uhr
ca. 300 geladene Gäste
Gästen: wichtige Investoren, sämtlich Mitglieder aus verschiedenen Filmsstiftungen und
Filmförderungen Deutschlands und Prominenz aus dem deutschen Film- und Fernsehgeschäft.
nur für die Premierengäste bestimmt
Für den Transport der Gäste wird der Shuttle vom Hauptsponsor Audi bereitstehen.
Ziel der After-Premieren-Gala: einen gelungen Abschluss mit einer Rundum-Versorgung zu bieten
Tanzmöglichkeit
Auftritt der Band „The Killers“


Vorbereitung


Vorbereitung Durchführung


17.12
21:00

Vorbereitung Durchführung


17.12
21:00

Vorbereitung Durchführung Abschluss


Vorbereitung Durchführung GALA Abschluss



Kickoﬀ Meeting
Buchungen
Location
Recherche
Kommunikationsmittel



Aufbau von
Kickoﬀ Meeting
Buchungen Technik
Catering
Location Deko
Recherche Bar
Checks
Brie ng
Reinigung



Aufbau von
Kickoﬀ Meeting
Buchungen Technik
Catering Catering
Location Deko Eventbetreuung

Recherche Bar
Checks
Brie ng
Reinigung



Abbau von
Aufbau von Catering
Kickoﬀ Meeting
Buchungen Technik Deko
Technik
Catering Catering
Bar
Endreinigung
Recherche Bar
Checks
Brie ng
Reinigung


Nachbereitung

Abbau von
Aufbau von Catering
Kickoﬀ Meeting
Technik
Catering Catering
Bar
Endreinigung
Recherche Bar
Checks
Brie ng
Reinigung


Nachbereitung

Abbau von
Aufbau von Catering
Kickoﬀ Meeting
Technik
Catering Catering
Bar
Endreinigung
Recherche Bar
Checks
Brie ng
Nachkalkulation
Kostenrechnung
Abrechnung
Reinigung Meeting
intern/extern


42 51


Aufbau für
das Catering

Deko

Technik

42 51


Aufbau für
das Catering
Aufbaucheck
Deko
Technik und
Bandprobe
Technik

42 51


Aufbau für Brie ng des
das Catering Personals
Aufbaucheck
Deko Zwischenreinigung
Technik und
Bandprobe Eventbetreuung
Technik
vor Veranstaltung

42 51


Aufbaucheck
Bereitstellung des
Technik und Catering Buﬀets
Technik
vor Veranstaltung

42 51


Aufbaucheck
Bereitstellung des
Technik und Catering Buﬀets
Technik
vor Veranstaltung Eventkoordination I

Eventkoordination II

Eventkoordination III

42 51


18.09.2009
Kick-oﬀ-
Meeting


18.09.2009
Kick-oﬀ-
MeetingNachbereitung
am 21.12.2009


51,8
18.09.2009
Projekttage
Kick-oﬀ-
am 21.12.2009


51,8
18.09.2009
Projekttage
Vorbereitungsphase
Kick-oﬀ-
16,5 Projekttage
geplant sind
am 21.12.2009
22


Zeitpuﬀer von
51,8 2 Monaten und
18.09.2009 5 Tagen
Projekttage
Vorbereitungsphase
Kick-oﬀ-
16,5 Projekttage (12.10.2009 –
geplant sind 17.12.2009)
am 21.12.2009
22


Zeitpuﬀer von
51,8 2 Monaten und
18.09.2009 5 Tagen
Projekttage
Vorbereitungsphase
Kick-oﬀ-
Aktion Day 16,5 Projekttage (12.10.2009 –
geplant sind 17.12.2009)
17.12.07am 21.12.2009 22


Vertragsabschluss Buchungen aller Partneragenturen


Zwischenmeeting - Ist Zustand



Behördengenehmigung



Abschluss des Grundaufbaus




Empfang

Abschluss des Grundaufbaus




Hostessen
„The Killers“
Security Personal
DJ
Gra ker
Projektleitungs Team
Catering + Service
Technik

Catering + Service Technik Hostessen Security Personal


ko sten
S a ch


<-- Check it there
Arbeitskos
te n
ko sten
S a ch


Arbeitskos
te n
ko sten
S a ch


35.296,76€
Arbeitskos
te n
ko sten
S a ch


Stromausfall oder defekte Sicherungen


Verschiedene Stromkreise
Benutzung von 16V oder 32V Starkstromanschluss der
Location, um Stromleitungen zu schonen



Versagen von Veranstaltungstechnik



Ersatz mitbuchen
Checks vor & während der Veranstaltung



Ersatz mitbuchen

Kurzfristiger Personalausfall



Ersatz mitbuchen

Ersatzpersonal auf Bereitschaft



Ersatz mitbuchen


Verlust von Einladungen beim Versand



Ersatz mitbuchen


Bestätigungsmail



Ersatz mitbuchen


Bestätigungsmail

Verspätete Genehmigung der Behörde



Ersatz mitbuchen


Bestätigungsmail

Verspätete Genehmigung der Behörde
Zeitpuﬀer von zwei Monaten zwischen Anmeldebestätigung
und Veranstaltungstag


Fragen? ?
? Vielen dank
für die Aufmerksamkeit
Ihr
Team

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