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Événement spécial

Vieille présentation datant de 2008 sur Comment organiser un événement spécial de financement.

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Événement spécial

  1. 1. Organiser un événement spécial de collecte de fonds Ligia Pe ñ a Coach en collecte de fonds [email_address]
  2. 2. Ordre du jour <ul><li>Aperçu </li></ul><ul><ul><li>C’est quoi? </li></ul></ul><ul><ul><li>Objectifs d’un événement spécial </li></ul></ul><ul><ul><li>Considérations éthiques </li></ul></ul><ul><li>Avant l’événement </li></ul><ul><ul><li>Question d’argent? </li></ul></ul><ul><ul><li>Critères de succès </li></ul></ul><ul><ul><li>La sélection de l’idée: les gagnants et les perdants </li></ul></ul><ul><ul><li>Question mathématique </li></ul></ul><ul><li>On commence … </li></ul><ul><ul><li>La sélection de l’événement </li></ul></ul><ul><ul><li>Questions à considérés </li></ul></ul><ul><ul><li>On est prêt … on y va! </li></ul></ul><ul><ul><li>Obtenir des gros dons </li></ul></ul><ul><ul><li>Après l’événement </li></ul></ul><ul><ul><li>Post-mortem </li></ul></ul><ul><ul><li>Reçu d’impôts </li></ul></ul>
  3. 3. Aperçu <ul><li>C’est quoi? </li></ul><ul><li>Un événement spécial est une stratégie de collecte de fonds qui se produit à un moment et un endroit spécifique pour amasser des fonds pour une cause en particulier. </li></ul><ul><li>L’argent peut être récolté au préalable mais l’événement est l’activité culminante des efforts. </li></ul><ul><li>Objectifs d’un événement spécial </li></ul><ul><li>La publicité est l’objectif ultime de l’événement </li></ul><ul><li>Le “quotient de visibilité” de l’organisme </li></ul><ul><li>Amasser des fonds </li></ul><ul><li>Les événements peuvent être utilisés pour reconnaître les donateurs et impliquer les bénévoles </li></ul>
  4. 4. Aperçu <ul><li>Considérations éthiques </li></ul><ul><li>L’argent amassé doit être utilisé pour le project en question </li></ul><ul><li>Gardez les dépenses à un minimum </li></ul><ul><li>Attention à ne pas donner un traitement préférentiel aux fournisseurs habituels </li></ul><ul><li>Les standards de la communauté doivent être respectés </li></ul><ul><li>Attention à la consommation d’alcool </li></ul><ul><li>L’usage du tabac doit être une considération </li></ul><ul><li>Le jeu </li></ul><ul><li>Accessibilité </li></ul><ul><li>Le multi-culturalisme doit être addressé </li></ul><ul><li>Des boycotts peuvent être un problème </li></ul><ul><li>Frais élitistes </li></ul><ul><li>Les OSBLs doivent se respecter </li></ul>
  5. 5. Avant l’événement <ul><li>Est-ce une question d’argent? </li></ul><ul><li>Une bonne approche à la collecte de fonds doit offrir l’opportunité d’obtenir des gains autres que de l’argent. En fait, si l’événement collecte que de l’argent, ce ne sera pas vraiment un succès à la longue. L’argent peut financer des projets très important mais ce ne sera pas à long terme. Heureusement, les événements peuvent produire plus que de l’argent. </li></ul><ul><li>Argent froid </li></ul><ul><li>Sentiments chaleureux </li></ul><ul><li>Flash de chaleur </li></ul><ul><li>L’échec </li></ul><ul><li>Pourquoi des événements sont des échecs? </li></ul><ul><li>Coûts trop élévés </li></ul><ul><li>Prix de vente est trop bas </li></ul><ul><li>Les billets ne se vendent pas </li></ul><ul><li>Les attentes ne sont pas réalistes </li></ul>
  6. 6. Avant l’événement <ul><li>Sélectioner une idée: les gagnants et les perdants à éviter </li></ul><ul><li>Un bon FIT est le facteur le plus important en choisissant l’événement. Il y a des milliers d’idéés mais quelle est la meilleure pour votre organisme? La bonne idée répondra aux ... </li></ul><ul><li>Ressources humaines </li></ul><ul><li>Ressources financières </li></ul><ul><li>L’image de l’organisme </li></ul><ul><li>L’audience </li></ul><ul><li>Le timing </li></ul><ul><li>Attention aux... lave-auto, vente aux enchères de célibataires ou d’esclaves , vente de produits, etc. </li></ul><ul><li>Question mathématique </li></ul><ul><li>Règlement #1: Coût par dollar collecté </li></ul><ul><li>Règlement #2: Implication des bénévoles </li></ul><ul><li>Règlement #3: Le prix maximum de vente du billet </li></ul>
  7. 7. On commence <ul><li>Critères pour aider la sélection de l’événement </li></ul><ul><ul><li>Qui sera l’audience? </li></ul></ul><ul><ul><li>Que voulez-vous d’eux? </li></ul></ul><ul><ul><li>Seriez-vous capable des rejoindres d’une autre façon? </li></ul></ul><ul><ul><li>Qu’est-ce qui va les rejoindre? </li></ul></ul><ul><ul><li>Quel prix que ce marché est prêt à payer? </li></ul></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Questions à considérer avant de commencer à organiser l’événement </li></ul><ul><ul><li>Est-ce que l’événement que vous avez sélectionné est approprié? </li></ul></ul><ul><ul><li>Est-ce que l’événement promouvoit l’image de l’organisme? </li></ul></ul><ul><ul><li>Avez-vous une mise de fonds? </li></ul></ul>
  8. 8. On commence <ul><li>On est prêt .... On y va! </li></ul><ul><li>Le comité organisateur </li></ul><ul><li>A entre 6 à 10 membres ayant une expérience diversifiée qui veillera sur l’organisation de l’événement. </li></ul><ul><li>Le sous-comité de finance </li></ul><ul><li>Suivi du budget </li></ul><ul><li>Approbation des dépenses </li></ul><ul><li>Paye les factures </li></ul><ul><li>Approuve et signe les contrats </li></ul><ul><li>Achète l’assurance responsabilité </li></ul><ul><li>Émet les reçus d’impôt </li></ul><ul><li>Établi le prix du billet et s’occupe de la vente </li></ul><ul><li>Recherche des commanditaires </li></ul><ul><li>Décide s’il y aura des articles promotionnels à vendre </li></ul><ul><li>Embauche le personnel </li></ul><ul><li>Licences et permis </li></ul>
  9. 9. On commence <ul><li>Le sous-comité d’animation </li></ul><ul><li>Programme </li></ul><ul><li>Sélection de l’orchestre </li></ul><ul><li>Sélection et location de costumes </li></ul><ul><li>Sélection du menu et contact avec le traiteur </li></ul><ul><li>Organise le cocktail et achète l’alcool </li></ul><ul><li>S’il y a un encan, recherche les articles </li></ul><ul><li>Recherche de cadeaux spéciaux pour les invités </li></ul><ul><li>Le sous-comité de décoration </li></ul><ul><li>Le plan de la salle </li></ul><ul><li>Trouve l’espace de rangement </li></ul><ul><li>S’occupe des rénovations et de la mise en place de la salle </li></ul><ul><li>Décoration à l’intérieur et l’extérieur de la salle </li></ul>
  10. 10. On commence <ul><li>Le sous-comité de communication </li></ul><ul><li>Organise la conférence de presse </li></ul><ul><li>Prépare les kits pour les médias </li></ul><ul><li>Envoi les communiqués aux médias </li></ul><ul><li>Réception des VIPs </li></ul><ul><li>Assigne les places aux tables </li></ul><ul><li>S’assure que le protocol est suivi </li></ul><ul><li>Rédige le discours du PDG ou du Président d’honneur </li></ul><ul><li>Vérifie le programme ou tout autre document public </li></ul><ul><li>Publicité </li></ul><ul><li>Le sous-comité du déroulement </li></ul><ul><li>Description des tâches et recrutement des bénévoles </li></ul><ul><li>Formation des employés et des bénévoles </li></ul><ul><li>Prépare le déroulement </li></ul><ul><li>Organise la pratique </li></ul><ul><li>Assure la sécurité durant l’événement </li></ul><ul><li>Prépare le plan de contingence </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Les mots qui obtiennent de plus gros dons </li></ul><ul><ul><li>Dites aux gens que vous allez leur demander de l’argent </li></ul></ul><ul><ul><li>Utiliser l’ humour </li></ul></ul><ul><ul><li>Relaxez et soyez vous-même </li></ul></ul><ul><ul><li>Faites participer l’audience </li></ul></ul><ul><ul><li>Dites aux gens à quoi sert l’argent … concrètement </li></ul></ul><ul><ul><li>Dites aux gens que la culpabilité ne sera pas utilisé pour obtenir des dons </li></ul></ul><ul><ul><li>Encouragez les gros dons </li></ul></ul><ul><ul><li>Obtenez un don exemplaire avant l’événement </li></ul></ul><ul><ul><li>Passez un chapeau ou tout autre méthode </li></ul></ul><ul><ul><li>Conclure avec conviction </li></ul></ul><ul><ul><li>Avant la fin de l’événement, annoncez le résultat </li></ul></ul>On commence
  12. 12. <ul><li>Post-Mortem </li></ul><ul><li>Pourquoi? </li></ul><ul><li>Évaluer le succès, les choses à améliorer </li></ul><ul><li>Évaluer la viabilité de l’événement </li></ul><ul><li>Apprendre de l’expérience </li></ul><ul><li>Planifier pour le prochain événement </li></ul><ul><li>Mémoire de l’événement </li></ul><ul><li>Sentiment de clôture pour les événements et les bénévoles </li></ul><ul><li>Communiquer les résultats financiers et intangibles </li></ul><ul><li>Reçu d’impôt </li></ul><ul><li>Les dons sont admissibles pour un reçu d’impôt si : </li></ul><ul><ul><li>Transfer de propriété (argent ou produit mais les services sont exclus) </li></ul></ul><ul><ul><li>Transfer volontaire </li></ul></ul><ul><ul><li>Sans attente de retour d’un avantage </li></ul></ul>Après l’événement
  13. 13. Autres ressources <ul><li>Intention des événements </li></ul><ul><li>10 Étapes à suivre </li></ul><ul><li>Période de questions et réponses </li></ul>
  14. 14. Merci et bonne chance !

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