La transformation digitale et l'évolution des collectivités nécessitent de repenser l’organisation et de faire évoluer le fonctionnement interne. Mobilité des agents, collaboration changent les organisations. Quels bénéfices apportent les nouveaux outils : réseaux sociaux d’entreprise, les intranets collaboratifs et les extranets participatifs ? Quelle gouvernance mettre en place pour réussir ces projets ?

1. La transformation c'est aussi en interne !
#Efficacité

2. La transformation c'est aussi en interne !
#Efficacité

3. Siège social:
42, route de Bischwiller
67300 SCHILTIGHEIM
Tél. 03 88 62 23 00
Fax : 03 88 33 38 23
Bureau de Paris:
171 Quai Valmy
75010 Paris
Tél. 1 40 38 61 10
Fax : 03 88 33 38 23
info@voirin-consultants.com
www.voirin-consultants.com
@cabvoirin
voirin-consultants
Voirin-Conseil-en-Management

4. © VOIRIN Consultants 2014-2015
Quel est le premier pas dans une démarche de progression ? Savoir ou se situer !
Dans une démarche de changement vers plus de collaboratif, plusieurs outils sont
disponibles pour faire le point et mesurer les aspirations des agents pour le futur:
Ateliers présentiels
Entretiens
Enquêtes
Benchmarks

5. Vous pourrez trouver sur votre siège
un extrait d’un questionnaire
d’auto-évaluation visant à déterminer
le niveau de maturité
de votre collectivité au regard
des dimensions collaboratives
et sociales.
Ce questionnaire a été
préparé par le Lab des Usages
de VOIRIN et sert à se
positionner sur une échelle de
maturité :
traditionnelle
Verticale
Connectée
Sociale
Démocratie
d’affaires

6. Sur cet extrait de questionnaire, six thématiques:
Autonomie et transversalitéManagement
Outils disponibles Ex: Wiki, blogs, réseaux sociaux
Gestion documentaire
Valorisation
Organisation
Ex: Politique définie, règles de nommage,
métadonnées
Reconnaissance de la collaboration par les pairs
et la hiérarchie
Ex: relations avec les partenaires et fournisseurs
via des outils collaboratifs
Ex: règles claires de création de communautésGouvernance

7. La transformation c'est aussi en interne !
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8. 9%
Réseau social d’entreprise
(page45)
Jalios : 1er éditeur français d’Intranet collaboratif
1er éditeur français
observatoire-intranet.com (2014)
Solution la plus riche
referentiel.lecko.fr/jalios (2014)
Jalios Agora (v8)

9. 600 000 intranautes, des millions d’Internautes
Secteur public…

10. 600 000 intranautes, des millions d’Internautes
… secteur privé

11. Les nouveaux outils 2.0 ?
GED
Intranet
Collaboration
Communication
Mobilité
Portail
Réseau Social d’Entreprise
Annuaire
Gestion de connaissances

12. Une même solution pour toutes les fonctionnalités

13. Bénéfices attendus
Convergence
vers un Intranet collaboratif 2.0
DG/DGS
DSI
DRH
DirCom
Manager /
Chef de service
Employé / Agent
Externe
Rationnaliser
Animer
Valoriser
Participer
Fédérer
Impliquer
Innover

14. Animer les organisations
•Structures hiérarchiques
•Structures géographiques
•Organisations en réseau
•…
Outiller les projets
•Réponse à appels d’offres
•Conception / Réalisation de produit
•Task force
•…
Développer les réseaux transverses
•Veille, Innovation
•Equipes transverses
•Animations extra-professionnelles
•…
Organisations et Usages

15. La transformation c'est aussi en interne !
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16. LE NUMÉRIQUE OMNIPRESENT
DANS LA RELATION AVEC LE CITOYEN
Smartphone et tablette
Services en ligne
Open data Sites thématiques (transport, culture,
patrimoine, …)
Gestion de la relation
citoyen
Réseaux sociaux
Live tweet
Alertes SMS
v
La e-Collectivité augmente l’efficacité et la
qualité des services qu’elle rend
Portail citoyen

17. LES AGENTS SONT PRETS POUR UNE
ORGANISATION HYPER CONNECTEE
Le poste de l’agent s’élargit
Multi-localisé, en télétravail,
en horaires décalés
Hyper-connexion, BYOD
Projets transverses
L’agent évolue à titre personnel
Usage intensif du numérique
La génération Y entre en
management
Avènement des réseaux sociaux
professionnels
L’Intranet est le reflet de la maturité
organisationnelle, il permet
L’organisation sans couture

18. L’INTRANET EST LE MIROIR DE LA
MATURITE ORGANISATIONNELLE
18
2 démarches alternatives :
1. Mettre en place l’outil et laisser faire
2. Accompagner la transformation de la collectivité en
utilisant l’intranet comme un levier de transformation
« Montrez moi votre Intranet, je vous dirai
comment fonctionne votre organisation ! »

19. L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Partager la stratégie d’entreprise et les projets
Connaitre qui fait quoi et qui rend quels services
Diffuser sélectivement l’actualité et l’agenda

20. L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Supprimer de nombreux emails
Contextualiser les documents de l’entreprise
Fournir un accès unifié aux applications
Donner un meilleur accès à l’ensemble
des outils du travail quotidien

21. Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Outil unique de pilotage de projet
Coordination à grande échelle,
Capitalisation sur le long terme,
Accès facilité, productivité
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE

22. Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Outil unique de pilotage de projet
Evolution des habitudes de travail
Fluidification de l’information
Soutenir et encourager les initiatives personnelles
Capitalisation et traçabilité
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
L’Intranet collaboratif amène des responsabilités
nouvelles pour l’agent et l’organisation

23. INTEGRER UNE SOLUTION INTUITIVE
POUR FACILITER LE CHANGEMENT
23
L’outil doit être intuitif :
Ne doit pas nécessiter de formation
Propose des fonctionnalités prêtes à l’emploi
Pas ou peu de développements spécifiques
Personnalisation
Conduite de changement
Avant mise en ligne
En continu après mise en ligne
Sensibiliser le management intermédiaire
Le succès et l’appropriation
doivent être immédiats

24. ENCADRER L’UTILISATION
PAR UNE CHARTE
24
La charte d’utilisation de l’Intranet
collaboratif est spécifique à l’organisation :
I. Pourquoi un réseau social d'entreprise, des espaces
collaboratifs ?
II. En quoi consiste l’Intranet collaboratif ?
III. Comment y accède t on ? Comment l’utilise t on ?
IV. Quelles sont les règles d'usage à respecter ?
V. Quelles sont les règles de sécurité à respecter ?
VI. Quelques rappels de principe légal
Afin de rendre ce document plus didactique et plus attrayant, illustrer par des
schémas et visuels ludiques.

25. La transformation c'est aussi en interne !
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26. Les espaces de travail collaboratif
• Projet transversal mutualisé
• Objectifs des espaces de travail collaboratif
• Description des espaces : Quelques chiffres …
• Les usages
• Structuration des espaces
• L’accompagnement au changement
• Les enseignements
• Les perspectives d’évolution

27. Un projet transversal mutualisé
• Un projet porté par un groupe projet mutualisé ville de
Chambéry et Chambéry métropole avec :
– Des chefs de projet métier de chacune des entités
– Un chef de projet informatique au sein de la DSI
– Des responsables de la communication
– Des responsables des services ressources humaines
– Des chefs de projet techniques des deux collectivités
– Des documentalistes et archivistes pour structurer et homogénéiser
le classement de l’information

28. Objectifs des espaces collaboratifs
• Les objectifs étaient de répondre aux besoins de :
– partage d’informations et notamment de documents
accessibles par tous les membres d’un espace (information privée
et publique)
– travail collectif de co-contribution autour d’actions et de projets
intra ou inter collectivités voire avec des partenaires extérieurs
– structuration de l’information en disposant d’espaces
génériques (modèle d’espaces) avec une organisation de
l’information la plus uniforme possible (plan de classement)
– disposer d’un outil accessible, convivial et pérenne : web et
ouvert en extranet

29. Description des espaces – Quelques
chiffres
• JCMS V8 installé fin 2013
• 25 espaces crées (partage de documents, agenda,
planification de réunion, suivi des activités, FAQ)
• 212 membres dont 104 comptes externes(partenaires,
prestataires …)
• Plus de 1200 fichiers indexés représentant environ 4,5
Go
• Des administrateurs fonctionnels pour la ville et
l’agglomération, des animateurs d’espaces (au moins 1
voire 2 par espaces) et des utilisateurs rédacteurs

30. Les deux types d’usages
• Usage collaboratif autour d’une
action : co-contribution transversale
autour de documents
essentiellement avec un plan de
classement assez simple
• Usage projet sur un temps donné :
co-contribution autour d’informations
type documents, planning,
événements … avec des plans de
classement plus complets liés à la
problématique de gestion de projet.

31. Structuration d’un espace de travail

32. Structuration d’un espace de travail

33. L’accompagnement au changement
• Sites pilotes : valider les outils mis à disposition, les
modèles d’espace et les plans de classement
• Présentation dans les deux Comités de direction ville
et agglo avec validation des critères d’ouverture
d’espaces
• Information en interne via nos intranets
• Animation des espaces : les animateurs deviennent
progressivement des référents pour l’utilisation et la
promotion des espaces collaboratifs (appropriation de
l’outil vis-à-vis des membres de leurs espaces).
• Les membres en fonction de leurs besoins deviennent
assez rapidement demandeurs de nouveaux espaces.

34. Les outils (1 sur 4)
• Fiches de demande d’ouverture d’un espace :
critères d’ouverture d’un espace collaboratif
– Objectifs en termes de collaboration
– Transversalité des échanges
– Nombre de contributeurs concernés
– Durée estimée
– Animateur(s) identifié(s) pour la gestion de l’espace et
l’accompagnement des membres
– Description de l’espace
– Liste des contributeurs (internes (nom, prénom,
service) et externes (nom, prénom et email)

35. Les outils (2 sur 4)
• Charte d’utilisation des espaces :
– Règle de nommage des espaces et des catégories,
– Description d’un espace de travail,
– Gestion des versions des documents
(mineure/majeure),
– Gestion des membres de l’espace
– Gestion des profils

36. Les outils (3 sur 4)
• Espace ressources avec des kits d’utilisation pour les
animateurs, les simples membres et les membres
externes.

37. Les outils (4 sur 4)
• Espace ressources avec les listes des animateurs, des
espaces de conversation et le suivi des derniers
documents déposés.

38. Les enseignements
• Un outil convivial, facile à prendre en main
• Assez peu de recours aux kit d’utilisation (sauf au début)
mais plutôt des présentations réalisées par les animateurs à
destination des membres + accompagnement en fonction
des besoins de chacun
• Utilisation sans souci particulier par des utilisateurs externes
(directeurs d’école, partenaires et prestataires externes)
• Le rôle particulier de l’animateur d’espace :
• Formation nécessaire (édition des documents, gestion des
évènements, planning, profils …)
• Il devient progressivement référent pour l’utilisation et la
promotion des espaces collaboratifs (appropriation de l’outil
vis-à-vis des membres de leurs espaces)
• Un outil partiellement exploité :
• Une utilisation encore centrée sur du partage de documents
• Peu de planification d’évènements et de macro planning
• Espaces de conversation (boîte à idée) et aspect réseau
social encore assez peu développés

39. Perspectives d’évolution
• Etude envisagée sur l’opportunité d’intégrer les
intranets ville de Chambéry , Chambéry
métropole et CCAS dans ce même outil sur 2016
• Développer les outils disponibles dans Jcms :
réseau social, espaces de conversation …

40. La transformation c'est aussi en interne !
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41. Interconnectés
2014
Retour d’expérience de Concarneau Cornouaille Agglomération
Interconnectés, le 11 décembre 2014
Convocation électronique des élus
Direction des Systèmes d’Information et du développement Numérique
démarche, résultats, impacts et points de vigilance

42. Le contexte
► 9 communes - 51 000 habitants - 130 agents
► Situation géographique
La collectivité
► Dématérialiser les convocations et les envois de documents aux élus
 respecter le cadre légal
 Optimiser-neutraliser les coûts / process papier
 tester avant de valider le dispositif (16 élus + comité de direction)
La commande (fin 2012)
► Suivi des coûts d’organisation des instances depuis 2009
► Organisation « tournante » des conseils communautaires dans les
communes
► Pas de wifi dans les salles communales
► Ne pas déporter la reprographie sur les élus = fourniture de tablettes
► Pas de logiciel de gestion des délibérations
► Des élus peu formés aux usages SI
Les données de base du projet

43. La démarche
► Le cadre légal
 Article L2121-13-1 du CGCT
 Réponse ministérielle Assemblée nationale | Question écrite N° 32944 de
M. Francis Saint-Léger publiée le 30 décembre 2008
Le cadre légal
S’outiller
 Solution logicielle : cahier des charges et mise en concurrence
 Terminaux mobiles : compatibilité OS/solution logicielle, coûts, performances
Focus sur les choix techniques
► Solution logicielle
 Solutions très performantes identifiées lors de la phase marché
 Solutions couteuses et dépassant le domaine fonctionnel souhaité

44. ► Système d’exploitation
 OS android (rapport coût / performance avantageux début 2013)
 Terminaux mobiles : 10 pouces, compatibles 3G / 4G
► Connectivité
 Pas de fourniture d’abonnements 3G (coûts), au choix et au frais des élus
 Sinon, téléchargement en mairie ou à domicile
 Choix de système d’exploitation mobile parfois restreint
→ Choix de SESF (multi OS) proposé par Mégalis : plate-forme de dépôt
(web) et application mobile.
La démarche
Accompagner
► Formation individuelle de chaque élu
► Support en début de séances (bureau et conseil communautaire)
► Procédures écrites diverses (logiciel, partages de connexion mobiles)
► Paramétrage de wifi domestiques
► Formation des assistantes

45. Le résultat
Illustrations
dépôt et horodatage

46. Le résultat
Illustrations
Consultation par l’élu

47. ► Préparation des documents :
 Un document unique pour inviter les élus, livrer la note de synthèse et ses
annexes contre X documents dans le process papier
► Livraison des documents :
 Un dépôt unique par le service gestionnaire des assemblées (ou
l’assistante s’il s’agit d’une commission)
 Une alerte automatique à chaque élu lors du dépôt
 Un téléchargement à réaliser par l’élu
► Consultation des documents en séance
 PDF avec système de sommaire automatique et signets
Usages
Le résultat

48. Le résultat
Aspects financiers
► Amortissement de la démarche en 3 ans
Qtté Coût unitaire Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5
Tablettes (mise en production) 16 410 € 7 380 €
Tablettes (spare) 2 410 € 820 € 820 € 820 € 820 €
Abonnement annuel SESF 1 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 €
Temps passé (h) DSI - Déploiement 76 20 € 1 292 €
Temps passé (h) DSI - Maintenance 32 20 € 640 € 640 € 640 € 640 €
Cumul de dépenses nouvelles 10 522 € 13 832 € 17 142 € 20 452 € 23 762 €
Cumul de dépenses annulées 5 630 € 11 260 € 16 890 € 22 520 € 28 150 €

49. Impacts & points de vigilance
► Usages
 Changement de pratique total pour les élus ;
 Pour les services : chaîne de production documentaire à adapter (à outiller
le cas échéant).
► Organisation & procédures
 Pour les assistantes : se former, accepter le changement, voire promouvoir
la démarche ;
 Pour la DSI : gérer la relation directe aux élus, s’organiser pour gérer le
déport de charge de travail du service « assemblées » vers la DSI ;
 Outiller la chaîne de traitement pour adapter les documents à
l’environnement mobile.
► Technique
 Gestion de flotte : maîtrise les cycles de mises à jour OS et application
mobile ;
 Doter les sites en wifi ;
 Dimensionner les bornes wifi pour gérer les flux.
Impacts

50. Points de vigilance
La démarche de CCA est simple mais les points de vigilance suivants peuvent être
dégagés :
► Points techniques :
 Connectivité
 Ergonomie de la partie mobile
 Gestion des équipements mobiles : si inexistantes se doter d’une plate-
forme de MDM au-delà d’une certaine quantité d’équipements
 Évolutivité / intégration au système d’information : possibilité d’évoluer vers
un environnement mobile dédié aux élus (parapheur électronique etc.)
 Attention aux systèmes fermés (mono OS mobile par exemple)
► Capacité à changer :
 Volonté des élus
 Niveau d’implication d’une service gestionnaire des assemblées, et des
assistantes
 Qualité et temps accordé au changement (concertation, formations, suivi,
documentation).
 Report de charge des assemblées vers le SI

51. Découvrez en plus sur nos stands
#Efficacité
Stand 23
Stand 24