Các công cụ cho 5S trong y tế

1. CÁC CÔNG CỤ 5S
Hà Nội, ngày 16 tháng 06 năm 2018

2. CÔNG CỤ 5S LÀ GÌ?
• Các “Công cụ 5S” được tạo ra để hỗ trợ các
hoạt động triển khai 5S
• Nhiều công cụ 5S sử dụng các kỹ thuật
quản lý gọi là “Trực quan” để dễ nhận diện
và tương tác với các hoạt động

3. CÔNG CỤ 5S LÀ GÌ?
• Các công cụ 5S có thể được kết hợp với
nhau để tăng hiệu quả của các hoạt động
5S
• Tất cả các công cụ cần được đồng thuận
về nguyên tắc sử dụng
• Tất cả nhân viên làm việc trong môi
trường y tế phải biết các nguyên tắc và
mọi người cần phải tuân thủ

4. Phân nhóm các công cụ 5S
1. Thẻ đỏ - Red tag
2. Sắp xếp thẳng hàng – Alignment
3. Dán nhãn - Labeling, Tapes
4. Đánh số, chữ cái - Numbering,
Alphabetical cording
5. Các chỉ dẫn an toàn - Safety signs

5. Phân nhóm các công cụ 5S
6. Bảng chỉ dẫn – Signboard
7. Khoanh vùng – Zone
8. Trục X-Y - X-Y axis
9. Ký hiệu – Symbols
10.Đánh dấu bằng màu sắc - Color coding
11.Góc 5S - 5S Corner

6. 5-S
KAIZEN
Total Quality Management
Tưduylãnhđạovàlàmviệcnhóm
Chấtlượngdịchvụvàquảnlý
Môitrườnglàm
việc
Thái độ tích cực
Tư duy lãnh đạo và
cam kết cho QLCL
Các công cụ 5S như phân bón cho bộ rễ của CÂY QLCL!
Color coding
X-Y axis
Symbols
Sign board
Labeling
Numbering

7. Nhãn đỏ - Red Tag
• Hữu dụng cho S1
• Sử dụng khi không quyết định
được vật dụng lcần thiết hay
không?
• Ghi nhận các thông tin cần thiết
trên nhãn đỏ, đính vào vật dụng
chưa quyết định được.
• Nếu vật dụng không được sử dụng
trong 1 tháng = Không cần thiết
• Nếu vật dụng được sử dụng trong
1 tháng = Cần thiết

8. Sắp xếp thẳng hàng
• Hữu dụng cho S2
• Được dùng để tăng tính
trật tự và mỹ quang khi
sắp xếp các sơ mi, tài liệu,
các vật liệu khác..

9. Dán nhãn - Labeling
• Hữu ích cho S2 và S4
• Các nhãn được dùng khi
xác định từng vật dụng và
tổ chức, sắp xếp chúng hợp
lý
• Đặc biệt hữu dụng trong
lưu trữ các sơ mi và vật
dụng trong các ngăn/kệ.

10. Dán băng - Taping
• Hữu dụng cho S2 và S4
• Vẽ các đường chéo liên tục trên
gáy các quyển sách hoặc sơ mi
• Đường kẻ giúp cho người sử
dụng hoàn trả/sắp xếp các vật
dụng đúng thứ tự

11. Đánh số/chữ cái
Numbering / Alphabetical cording
• Hữu dụng cho S2
• Dùng để sắp xếp các file hồ
sơ hoặc những vật dụng
khác bằng đánh số/chữa cái
• Giúp tìm các vật dụng cần
thiết nhanh chóng và dễ
dàng
• Hữu dụng cho thực hiện
nguyên tắc “dễ thấy – dể
lấy – dễ hoàn trả”

12. Chỉ dẫn an toàn - Safety signs
• Hữu ích cho S2 và S4
• Sử dụng để cảnh báo mọi
người lưu ý các trường
hợp nguy hại
• Hầu hết các cảnh báo nguy
hại thường được sử dụng
trong bệnh viện đều được
chuẩn hóa quốc tế
• Khuyến cáo sử dụng các ký
hiệu an toàn thường gặp

13. Bảng chỉ dẫn - Signboard
• Hữu ích cho S4
• Bảng chỉ dẫn được dùng
để xác định vị trí hoặc
hướng dẫn đi đến các vị
trí cần thiết
• Khuyến cáo sử dụng ngôn
ngữ sao cho mọi người
đều có thể hiểu được

14. Khoanh vùng - Zone
• Hữu ích cho S2 và S4
• Dùng để xác định hoặc nhận ra các vị trí phù hợp
cho các dụng cụ
• Giúp mọi người hiểu “nơi nào dành cho vật nào”

15. Trục X-Y - X-Y Axis
• Hữu ích cho S2 và S4, đặc biệt
cho cung cấp thông tin/poster
• Được dùng để tăng vẻ đẹp và
ngăn nắp
• Vị trí được giới hạn có thể được
tận dụng tối đa và giúp dễ dàng
tìm được thông tin cần thiết
• Điều quan trọng là cần gỡ bỏ
các poster cũ/hết hạn để giữ
cho bảng thông báo được cập
nhật và gọn gàng
Y
X

16. Các ký hiệu - Symbols
• Hữu dụng cho S2 và S4
• Mọi người có thể hiểu ý nghĩa
của các vật bằng các ký hiệu
với sự giải thích tối thiểu
hoặc không cần giải thích

17. Đánh dấu bằng màu sắc -
Color coding
• Hữu ích cho S4
• Sử dụng màu sắc giúp cho
người sử dụng dễ hiểu
các trang dụng cụ bằng ý
nghĩa của màu sắc
• Thường được sử dụng
cho việc phân biệt rác thải,
phân nhóm các khu vực
cho các dụng cụ đặc biệt

18. Góc 5S - 5S corner
• Hiệu quả cho 5S
• Sử dụng các bảng thông
báo có sẵn hoặc thiết
kế bảng mới

19. Góc 5S - 5S corner
Dùng cho:
Các poster 5S
Các báo cáo tiến trình bằng
hình ảnh
Các bảng/biểu đồ cho tiến
trình thực hiện
Các thông tin theo dõi và
đánh giá 5S
Thông tin tập huấn

20. Góc 5S - 5S corner
Dùng cho:
Cung cấp thông tin họp
của các nhóm QIT/WIT
Tuyên bố về sứ mệnh của
QI
Hướng dẫn về màu sắc
thùng rác và phân loại rác
Nguyên tắc sử dụng của
các công cụ 5S
................

21. Màu Mục đích sử dụng
Vàng Lối đi, khu vực làm việc
Trắng Đồ đạt, trang thiết bị không sử dụng trong các màu khác
Xanh dương,
xanh lá
và/hoặc đen
Nguyên vật liệu, các bộ phận, sản phẩm đang thực hiện
và sản phảm đã hoàn tất
Cam Nguyên vật liệu hoặc sản phẩm được giám sát
Đỏ Sản phẩm lỗi, phế liệu, việc làm lại và khu vực nhãn đỏ
Đỏ và trắng Khu vực được để trống vì lí do an toàn/theo yêu cầu (Ví
dụ: khu vực trước các bảng điều khiển, thiết bị chữa
cháy, các thiết bị an toàn như thiết bị rửa mắt, vòi tắm
an toàn và thiết bị sơ cứu)
Đen và trắng Khu vực cần để trống dùng cho mục đích vận hành
(không liên quan đến lí do an toàn hoặc theo yêu cầu)
Đen và vàng Khu vực phơi nhiễm/nguy hiểm
MÀU KẺ SÀN CHO 5S

22. Sử dụng càng ít màu càng tốt.
• Giúp cho nhân viên dễ nhớ và
• Giảm số loại vật liệu cần sử dụng để kẻ
màu
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

23. Màu cho khu vực trang thiết bị và khu vực
làm việc
• Một số đơn vị sử dụng màu cho khu vực
trang thiết bị cùng màu với sử dụng cho
lối đi và khu vực làm việc. Điều này giúp
đơn giản hóa cho công việc.
• Tuy nhiên, cần xem xét ở những vị trí
giao nhau và các đơn vị trong cùng một
khu thì màu khác nhau sẽ giúp phân biệt
tốt hơn.
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

24. Màu cho khu vực nguyên vật liệu.
• Nên sử dụng đường kẻ màu giống nhau
cho tất cả khu vực chứa nguyên vật liệu.
• Có thể dùng màu khác khi có lí do quan
trọng cần phải phân biệt.
• Hoặc có thể sử dụng màu nhãn khác
nhau để phân biệt.
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

25. Màu cho đồ đạc không chứa nguyên vật
liệu.
• Dùng màu kẻ cho các đồ đạc như các kệ
chứa nguyên vật liệu, sản phẩm đang
thực hiện hoặc sản phẩn hoàn thiện nên
dung màu xanh lá cây, xanh dương và
đen.
• Ngược lại, sử dụng màu trắng hoặc xám
cho các đồ đạt còn lại.
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

26. Khu vực cần để trống vì mục đích an toàn và theo
yêu cầu.
• Một số đơn vị dung màu đỏ và sọc trắng/đỏ
trước các dụng cụ chữa cháy, và xanh lá cây hoặc
sọc xanh lá cây/trắng trước các thiết bị an toàn.
• Khuyến cáo nên sử dụng chung 1 màu cho cả các
thiết bị an toàn và theo yêu cầu.
• Ngoài ra đối với thiết bị chữa cháy và các thiết bị
an toàn, cũng như các ký hiệu hướng dẫn trên
tường liên quan nên sử dụng màu đỏ và màu
xanh lá cây để dễ nhận biết từ xa.
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

27. Màu cho khu vực trước các bảng điều
khiển.
• Sử dụng sọc đỏ/trắng theo hướng dẫn.
• Một số đơn vị sử dụng sử dụng sọc
vàng/đen.
• Cần dán nhãn nguy hiểm phía bên
ngoài bảng điều khiển để cảnh báo.
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

28. Màu cho khu vực để trống cho mục đích
vận hành.
• Chẳng hạn như trước các thang máy, sử
dụng sọc trắng/đen như hướng dẫn.
Khu vực/ thiết bị nguy hiểm.
• Dùng sọc vàng/đen.
Hướng dẫn sử dụng màu kẻ sàn

29. CÁC VÍ DỤ

30. CÁC VÍ DỤ

32. Điểm chính cho việc sử dụng
các công cụ 5S
• Mọi nhân viên trong cơ sở y tế phải
biết về ý nghĩa và nguyên tắc của
các công cụ 5S
• Cần nghĩ đến người làm ở bước
tiếp theo của mình
• Cần phải có cơ chế giám sát để
kiểm tra sự dử dụng công cụ 5S hợp
lý và hiệu quả

33. Các công cụ 5S theo giai đoạn 5S
Công cụ 5S S1 S2 S3 S4 S5
1 Thẻ đỏ
2 Đánh số, chữ cái
3 Dán nhãn
4 Chỉ dẫn an toàn
5 Bảng chỉ dẫn
6 Khoanh vùng
7 Trục X-Y
8 Sắp xếp thẳng hàng
9 Ký hiệu
10 Đánh dấu màu sắc
11 Góc 5S

34. KIỂM SOÁT TRỰC QUAN
VISUAL CONTROL

35. Định nghĩa (1)
• Visual – See, eye, optical: trực quan
• Control – manage, direct: Kiểm soát
• Định nghĩa: Kiểm soát trực quan là một kỹ
thuật được sử dụng ở nhiều nơi khi các
thông tin được trao đổi bằng cách sử dụng
các ký hiệu trực quan thay cho văn bản
hoặc các hướng dẫn
• Kiểm soát trực quan là các dấu hiệu hoặc
ký hiệu được nhìn rõ bằng mắt để quản lý
nơi/môi trường làm việc

36. • “Các dấu hiệu trực quan được sử dụng thay
cho văn bản hoặc hướng dẫn bằng chữ”
• Các thiết kế nhằm mục đích giúp cho việc
nhận diện nhanh chóng các thông tin cần
trao đổi, để tăng tính hiệu quả và rõ ràng
Information source: http://en.wikipedia.org/wiki/Visual control
Định nghĩa (2)

37. • Kiểm soát trực quan là nguyên lý làm tăng
tính hiệu quả và năng suất một các đơn giản
bằng cách làm mọi vật dễ thấy một cách có
chủ ý
• Khi vật thấy trong tầm mắt thì chúng mới
được lưu ý
• Cũng nhằm chắc rằng mọi người có quan
điểm chung về mọi thứ đang hiện diện
Định nghĩa (3)

38. Kiểm soát trực quan
Trực
quan
hóa
Nhận
diện
Đánh
giá
Trao đổi
Hành
động
Kiểm tra Giải quyết vấn đề

39. Các ví dụ của Kiểm soát trực quan
Kiểm soát dự trữ bằng
màu sắc Kế hoạch vs Thực tế

40. Bảng điều khiển của máy
Dòng chảy công việc
chuẩn
Các ví dụ của Kiểm soát trực quan

41. Vít được siết chặt
“Bình thường”
Vít bị lỏng hoặc quá chặt
“Bất thường”
Các ví dụ của Kiểm soát trực quan

42. Các ví dụ của Kiểm soát trực quan

43. Có gì sai?

44. Các ví dụ của KSTQ với Công cụ
5S

45. Các ví dụ của KSTQ với Công cụ
5S

46. Các ví dụ của KSTQ với Công cụ
5S

47. Lây nhiễm Không lây nhiễm
Các ví dụ của KSTQ với Công cụ
5S

48. Kiểm soát trực quan cần hai
điều kiện đơn giản
 1. Cần có sự thống nhất
về các nguyên tắc
 2. Mọi người phải biết
các nguyên tắc trên

49. Các lĩnh vực sử dụng hiệu quả
kiểm soát trực quan
1. Kiểm soát kế hoạch và phân phối
2. Kiểm soát chất lượng
3. Kiểm soát công việc
4. Kiểm soát khoa/phòng
5. Kiểm soát dụng cụ và trang thiết bị
6. Kiểm soát việc cải tiến thực hiện
7. Kiểm soát dòng chảy của nguyên vật liệu

50. Phối hợp các công cụ 5S
Đánh số
Màu
sắc
Nhãn
Trục X-Y

51. Chỉ dẫn an
toàn
Chỉ dẫn
Chỉ dẫn
Phối hợp các công cụ 5S

52. Nhóm Công cụ 5S Ví dụ Mục đích
Màu sắc
– Colours
1. Đánh dấu
bằng màu
sắc
1.1. Thùng rác cho rác thải
1.2. Thùng đựng chất khữ khuẩn
1.3. Hệ thống giặt ủi
1.4. Bình oxy (Đầy – Xanh, hết – Đỏ)
Phân biệt các
vật với nhau
Hình
dạng
2. Khoanh
vùng
2.1. Nơi để xe lăn, xe đẩy
2.2. Nơi đậu xe
2.3. Vị trí của thùng rác
Xác định vị trí
Ký hiệu -
Symbols
3. Ký hiệu 3.1. Ký hiệu cho vị trí để xe lăn, xe đẩy
3.2. Nhà vệ sinh
3.3. Khu vực cấm hút thuốc
3.4. Khu vực nguy hiệm (điện cao thế, lò đốt...)
Phân biệt các
vật với nhau
Ký tự -
Character
s
4. Chữ cái
5. Dán nhãn
6. Bảng chỉ
dẫn
4.1. Lưu trữ hồ sơ
5.1. Quản lý vật tư y tế
6.1. Chỉ dẫn trong bệnh viện
6.2. Xác định khoa/phòng trong bệnh viện
Xác định vị trí
Số 7. Đánh số 7.1. Lưu trữ hồ sơ bệnh án
7.2. Giấy tờ hành chính
Xác định vị trí
Biểu
đồ/bảng
8. Bảng kiểm
9. Trục X-Y
8.1. Báo cáo tiến độ, đánh giá kết quả.
9.1. Thông báo, poster trên bảng thông
báo/góc 5S
Các form đặc
biệt và chỉ số
về số lượng

53. Bạn nghĩ gì…?

54. Màu sắc được sử dụng để phân loại rác thải, được
dán trên thùng rác, có bảng hướng dẫn cho nhân
viên ... Tại sao vấn đề này còn xảy ra?

55. Nguyên nhân có thể có
Ý thức kém của nhân viên về quản lý rác
thải
Cam kết kém của nhân viên về phân loại
rác thải
Không nghiêm trong việc thực hiện các
nguyên tắc và nội qui của đơn vị

56. Việc cần làm để cải tiến
Tập huấn, hướng dẫn phù hợp cho nhân viên
• Nhân viên y tế
• Nhân viên ngoài y tế
Cam kết và suy nghĩ tích cực
Sử dụng màu cho các khu vực phân loại rác
thải
Phổ biến thông tin về phân loại rác thải theo
màu cho toàn thể nhân viên
Thiết lập hệ thống giám sát

57. Lợi ích của việc sử dụng quản
lý trực quan tại nơi làm việc
Giúp cho mọi người đều nhìn thất được vấn đề
= Hành động điều chỉnh có thể thực hiện ngay
Diễn giải các qui trình hoạt động dưới hình thức
dễ nhận biết
Tiết kiệm thời gian để tìm kiếm (dụng cụ, địa
điểm...)
Dễ quản lý các dụng cụ, nguyên vật liệu… = giảm
tồn kho
Giúp dễ hiểu các qui định và qui tắc tại đơn vị