Dipresentasikan di LAN Samarinda, Kalimantan Timur

1. Penajaman Rencana Aksi
Pelatihan Berbasis Kompetensi
Analisis Kesenjangan Kompetensi
Materi Pelatihan TNA/AKD Berbasis Kapasitas
PKP2A LAN Kalimantan – GTZ ProBangkit
Samarinda, 29 Juli -13 Agustus 2008
Prepared by: Mohamad Adriyanto | www.adriyanto.or.id

2. Prinsip Kompetensi

3. Analisis Kesenjangan Kompetensi
• Dari Rencana Aksi Pelatihan yang telah
disusun berdasar Analisis Kesenjangan
Kapasitas Organisasi, didapat “unit
kompetensi dari satu atau lebih
fungsi/prosedur kerja prioritas yang dianggap
memerlukan perbaikan”
• Lakukan analisis kesenjangan kompetensi
lebih lanjut atas masing-masing
fungsi/prosedur kerja tersebut.

4. Analisis Kesenjangan Kompetensi
Analisis
Kesenjangan
Kompetensi
Standar
Kompetensi
Uraian Tugas
Jabatan
Fungsi &
Prosedur
Kerja
Struktur
Jabatan
Fungsi &
Prosedur
Kerja
Standar
Kompetensi
Uraian Tugas
Jabatan
Keadaan saat ini Keadaan yang diharapkan

5. Uraian Tugas
Mengandung unsur-unsur:
– Nama jabatan
– Ringkasan tugas
– Rincian tugas (utama +
tambahan)
– Standar kompetensi
– Pengawasan
– Hubungan dengan
jabatan lain
– Bahan & alat kerja
– Kondisi lingkungan
kerja
– Syarat jabatan
(pendidikan, pelatihan,
kompetensi)

6. Definisi Kompetensi

7. Penyusunan Standar Kompetensi
Uraian
Tugas
Standar
Kompetensi
Pengetahuan
Ketrampilan
Sikap
Kerja
agar dapat
menyelesaikan
Desain
Pelatihan Bagaimana bisa
menyelesaikannya?

8. Level 1 : Mengetahui dan Memahami (Basic)
Level 2 : Mengelola Proses (Intermediate)
Level 3 : Analisis dan Evaluasi Proses (Advance)
Level 4 : Modifikasi & Desain Sistem / Proses (Expert)
Gradasi Kompetensi

9. Gradasi Kompetensi
Level 1
Mengetahui hal hal yang mendasari
aktifitas & melakukan rutinitas
dibawah bimbingan :
– Mampu menjelaskan (pengertian,
maksud & tujuan) istilah, siklus, serta
perangkat perangkat yang umum
digunakan pada kegiatan di bidang
terkait.
– Mampu melaksanakan tugas tugas
yang bersifat rutin operasional,
administratif, dan masih dibawah
bimbingan.
Level 2
Memahami lebih rinci / menyeluruh
acuan aktifitas & melakukan rutinitas
secara mandiri :
– Mampu menjelaskan lebih rinci sistem
yang mendasari kegiatan kegiatan di
bidang terkait, serta melakukan aktivitas
standar & rutin secara mandiri.

10. Gradasi Kompetensi
Level 3
Melakukan supporting & memberikan
rekomendasi :
– Mampu melakukan bentuk-bentuk
supporting ke instansi teknis secara
langsung, mengidentifikasi
permasalahan yang dialami user, serta
memberikan rekomendasi yang
dibutuhkan.
Level 4
Modifikasi / improvement & desain
sistem :
– Mampu merancang & mengembangkan
system yang mendukung peningkatan
kinerja operasional secara terintegrasi,
serta melakukan fasilitasi dalam
mengimplementasikan system baru
tersebut.
– Mampu mengantisipasi tuntutan atau
peluang ke depan dan menjabarkannya
dalam bentuk pengelolaan SDM yang
strategis.

11. Uraian Tugas vs Kompetensi
• Uraian tugas melihat pada apa yang dilakukan,
sedangkan kompetensi difokuskan pada
bagaimana bisa melakukannya
• Uraian tugas melihat pada unsur-unsur dari
pekerjaan dan menggambarkan pekerjaan ke
dalam urutan-urutan tugas yang diperlukan
untuk melaksanakan pekerjaan, sedangkan
kompetensi adalah melihat kemampuan orang-
orang agar dapat melakukan pekerjaan dengan
baik.

12. Tipe Kompetensi
• Kompetensi Manajerial (soft competency)
– Kompetensi yang wajib atau mutlak dimiliki oleh setiap
pemegang jabatan struktural
– Kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk
mengelola pekerjaan dan mengembangkan suatu interaksi
dengan pihak lain
– Contoh: Integritas, Kepemimpinan, Kerjasama, Komunikasi
• Kompetensi Fungsional (hard competency)
– Kompetensi yang wajib dan mutlak dimiliki oleh setiap
pemegang jabatan sesuai bidang pekerjaannya
– Kompetensi yang berkaitan dengan aspek teknis dalam suatu
pekerjaan
– Contoh: Pengelolaan SDM, Keuangan, Persediaan, Pemetaan

13. Contoh: Perencanaan di BKD
1. Merumuskan, mengendalikan dan menyusun
penempatan dalam jabatan struktural dan fungsional.
2. Menyiapkan bahan rencana pemanfaatan dan
penempatan dalam jabatan, dan pengolahan dan
penyiapan penyusunan penempatan dalam jabatan
struktural dan fungsional.
3. Merumuskan dan menyusun analisa kebutuhan
pegawai yang meliputi formasi jabatan dan formasi
pegawai.
4. Membuat rencana kebutuhan diklat stuktural dan
fungsional di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota.
5. Merencanakan, dan pengkoordinasian
penyelenggaraan diklat dengan lembaga pelaksanaan
diklat.
6. Menyelenggarakan proses pengiriman dan
administrasi pelaksanaan pengiriman diklat.
7. Melaksanakan pendataan dan pengolahan data
kepegawaian sebagai bahan pengembangan pegawai.
Uraian Tugas Kompetensi Inti
1. Perencanaan kebutuhan
diklat
Deskripsi: Kemampuan
memahami, melakukan,
mengidentifikasi,
menganalisis,
memfasilitasi dan
membuat rekomendasi
kebutuhan pelatihan
2. Penyelenggaraan diklat
Deskripsi: Kemampuan
menyelenggarakan dan
mendokumentasikan
kegiatan diklat

14. Kompetensi: Perencanaan Kebutuhan Diklat
Level - 4
Indikator Perilaku
Level - 1 Level - 2 Level - 3
• Mampu menjelaskan
siklus pelatihan
• Mampu menjelaskan
pengertian & tujuan dari
AKD
• Mampu menjelaskan
urutan proses dalam
pelaksanaan AKD
• Mampu menjelaskan
metode-metode yang
digunakan dalam AKD
(wawancara, observasi,
test, kuesioner, dll)
• Memahami cara
mengadministrasikan
kegiatan AKD
• Mampu menggunakan
perangkat dan metode-
metode yang
digunakan dalam AKD
(dalam rangka
mengumpulkan data)
• Mampu
mengidentifikasi
kompetensi
• Mampu membuat
laporan sederhana
identifikasi AKD
• Mampu memilah
permasalahan
(pekerjaan spesifik) yang
dapat diatasi melalui
pelatihan dan yang
bukan melalui pelatihan
• Mampu menganalisis
hasil identifikasi masalah
• Mampu menguji
keperluan latihan yang
ada dan mengusulkan
revisi-revisi bila
diperlukan
• Mampu memberikan
rekomendasi bentuk
pelatihan sesuai
kebutuhan
• Mampu mendesain
perangkat (tools) AKD
yang disesuaikan
dengan kebutuhan
organisasinya
• Mampu mendesain dan
mengembangkan
kurikulum pelatihan
• Mampu menentukan
solusi dalam bentuk
pelatihan yang efektif
baik ditingkat organisasi
yang spesifik maupun
umum
Standar Kompetensi

15. Kompetensi: Penyelenggaraan Diklat
Level - 4
Indikator Perilaku
Level - 1 Level - 2 Level - 3
• Mampu menjelaskan
tahapan proses dan
standar
penyelenggaraan diklat
(persiapan,
pelaksanaan, pasca)
• Mampu menjelaskan
sarana prasarana
pelatihan (macam,
manfaat dan cara
penggunaannya)
• Mampu menjelaskan &
mendistribusikan
informasi pelatihan
• Mampu memonitor
kesiapan sarana
prasarana pelatihan
• Mampu melakukan
administrasi &
dokumentasi tahapan
proses
penyelenggaraan diklat
(persiapan, proses,
pasca)
• Mampu membuat
informasi pelatihan
• Mampu
mempersiapkan bahan
pengajaran sesuai
kebutuhan (alat bantu,
game, role play, dll)
• Mampu membuat usulan
biaya dikllat
• Mampu
mengorganisasikan
peserta & instruktur
• Mampu melakukan
seleksi peserta sesuai
dengan klasifikasi
• Mampu menguji sarana
prasarana agar sasaran
diklat tercapai
• Mampu membuat
laporan kegiatan
penyelenggaraan diklat
(mulai dari persiapan,
proses sd pasca)
• Mampu mendesain
penyelenggaraan
sesuai dengan sasaran
diklat (layout ruangan,
out door situation, dll)
• Mampu
mengembangkan media
diklat secara kreatif
untuk jenis diklat yang
berbeda
• Mampu melatih orang
lain dan memberikan
masukan yang
konstruktif agar dapat
menguasai
penyelenggaraan diklat
Standar Kompetensi

16. Analisis Kesenjangan Kompetensi
(Competency GAP)
Standar
Kompetensi
Saat Ini
Desain
Pelatihan
Standar
Kompetensi
yang
Diharapkan
Competency
GAP
Analisis Kesenjangan Kompetensi
 Analisis kapasitas
 Uji kompetensi
 Analisis kinerja
 Survey kebutuhan pelanggan
 Penyesuaian dg aturan, dll
penentuan prioritas

17. Penentuan Prioritas
Pola 1
• Tingkat kesulitan
• Kualitas hasil kerja
• Pengaruh/impact
• Biaya yang
ditimbulkan
• Professional
judgment
Pola 2
• Urgency
• Seriousness
• Growth
Bisa pula menggunakan
pola lain sesuai keadaan
dan kebutuhan…

18. Rencana Aksi
Tujuan &
Sasaran
Pembelajaran
Mata Diklat dan
Pokok Bahasan
Agenda dan
Pelatih
Durasi
Diklat
Program Pelatihan
Materi Pelatihan
Temuan
Kesenjangan
Kapasitas &
Kompetensi
Proses
Desain
Pelatihan
What Next?

19. Contoh Indikator Kebutuhan Diklat
(cara mudah memulai analisis…)
• Keluhan
masyarakat/pelanggan
• Penggunaan waktu kurang
efisien
• Mutu kerja rendah
• Pekerjaan semrawut
• Tidak ada standar kerja
• Tidak ada pengukuran kerja
• Hasil kerja menurun
• Kerusakan alat kerja berulang-
ulang
• Pekerjaan menumpuk (ada
bottleneck)
• Berkembangnya isu-isu
• Lemahnya koordinasi
• Banyak alasan/argumentasi
dalam bekerja
• Motivasi kerja menurun
• Konflik internal & eksternal
• Disiplin kerja menurun
• Terjadinya pengkotak-kotakan
• Arsip tidak teratur
• Informasi hanya pada 1 orang
• Adanya rencana baru
(kerja/produksi, pensiun,
promosi, pengembangan
organisasi)
• Dll…

20. Referensi & Bahan Bacaan
• Paket Bahan Pelatihan bagi Instruktur, Margaret Crockett dan Janet
Foster. The Archives-Skills Consultancy (Panitia Pengarah ICA/SAE
Section on Archival Education and Training dari ICA), 2000-2004.
Informasi lebih lanjut dapat dilihat pada: http://www.ica-sae.org
• Training Needs Assessment Methodology – A Toolkit. Mantha, S.S and
Sivaramakhrisna, M. Center for Good Governance India.
Prepared by: Mohamad Adriyanto | www.adriyanto.or.id